ДТП и аварии

Что является командировкой. Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Работники предприятий могут покидать пределы своего рабочего места, чтобы выполнить служебное поручение в другом городе или стране. Такого рода работа возможна только по письменному распоряжению руководства и называется служебной командировкой. Порядок оформления командировки закреплен в Трудовом кодексе РФ. Максимальный срок служебной командировки по ТК РФ в 2019 году устанавливает работодатель, исходя из соображений целесообразности, сложности, требуемой эффективности решения производственных задач.

Что такое командировка

Служебной командировкой называют отправку одного или нескольких работников на какое-то время для выполнения производственных задач в другое подразделение. Отправлять в командировку имеет право руководитель предприятия своим распоряжением, на основании которого убывающему выдаются необходимые документы и денежные средства.

Определение понятия служебной командировки дается в статье 166 Трудового кодекса РФ

Кто и по каким критериям устанавливает длительность командировки

Продолжительность служебной командировки может быть такой, какая нужна работодателю для эффективного выполнения производственной задачи.

Во времена СССР порядок отправления работающих в командировки устанавливали распоряжения соответствующих министерств. Существовала Инструкция Минфина, Госкомтруда и ВЦСПС СССР №62 , которая регламентировала действия руководителей предприятий в части распоряжений по такому критерию, как срок командировки. В соответствии с этим документом, директора заводов и организаций имели право устанавливать срок для выполнения задания вне предприятия не более 40 дней, без учета времени в дороге туда и обратно.

Для работников, связанных с монтажными, наладочными и строительными работами срок командировки мог быть продлен до года.

Более длительные командировки утверждались министерствами. Данные правила действовали на территории страны до принятия Постановления РФ от 13.10.2008 №749 . Этим нормативным актом утверждено «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» . Согласно п.4 «Положения» , решение о длительности командировки принимает глава организации, руководствуясь соображениями производственной и иной надобности, сложностью предстоящей работы и др. Поэтому, максимальный срок нахождения в командировке может быть любым, то есть - неограниченным.

Положения Инструкции №62 работодатель вправе использовать и в настоящее время, если они не противоречат ТК РФ. Поскольку Трудовой Кодекс не регламентирует минимальный и максимальный сроки командировки, работодатель вправе придерживаться п.2 Инструкции, который устанавливает минимальную продолжительность командировки - 24 часа . Если работник выполнил задание и вернулся на основное место работы в тот же день, командировочное удостоверение не оформляется.

День выезда командированного и день прибытия

Днем отъезда в служебную поездку считается дата отхода поезда, вылета самолета, отправления автобуса, такси. Если средство передвижения отправляется до 24.00 включительно дня отъезда, то днем отъезда считают текущие сутки. Если после - наступившие сутки. По такому же правилу определяется день прибытия к месту назначения.

Какие документы и зачем предоставляет командировочный по окончании поездки

Порядок возмещения расходов устанавливается локальными инструкциями или коллективным договором.

Вернувшись из служебной командировки, сотрудник обязан в течение трех дней предоставить:

командировочное удостоверение, с отметками, удостоверяющими прибытие и отъезд с места, куда он направлялся;
авансовый отчет;
чеки и счета, подтверждающие расходы на транспорт, проживание, иные нужды, необходимые для выполнения производственных заданий.

Как оплачивается время командировки

Согласно ст.167 Трудового кодекса РФ, оплата в командировке производится по среднедневному заработку за каждый день отсутствия на рабочем месте. Среднедневной доход рассчитывается за календарный год, предшествующий наступлению времени командировки.

Расчет оплаты за дни командировки

Если работник отработал меньше года, определяется средний заработок за фактически отработанное до момента командировки время, даже если это время составляет несколько дней.

Определив расчетный период, бухгалтер убирает из него те выплаты, которые сотрудник получал, не работая: пособие по нетрудоспособности, отпускные, дни простоя по вине работодателя, отпускные по уходу за ребенком, и др.

Иными словами, для подсчета среднего заработка берется во внимание только доход, полученный за действительно проработанное время.

В результате, чтобы получить среднедневной заработок, выплаты, полученные в расчетном периоде за фактически отработанное время, делят на число отработанных дней расчетного периода.

Умножив полученную величину среднедневного заработка на число дней командировки, определяется заработок командированного в период выполнения служебного поручения вне основного места работы.

Если среднедневной заработок превышает обычный дневной, расчет оплаты командировочных дней ведется по среднедневному.

Если среднедневной заработок ниже, чем обычный дневной, вопрос выплаты по большему значению решается локальным распоряжениям руководства, как правило, в пользу работника.

Расчет суточных

Суточные - это денежные средства, выплачиваемые командированному из соображений достаточности их на удовлетворение им своих потребностей в течение суток. Документального подтверждения того, куда были потрачены суточные, не требуется. В РФ в 2019 году размер суточных для командировок по стране составляет 700 рублей, для зарубежных командировок - 2500 рублей .

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выплатить работнику суточные за каждый день командировки, включая выходные, праздничные, дни, потраченные на дорогу, время вынужденных задержек в пути.

Если командировка заграничная, суточные выдаются:

в иностранной валюте по курсу на день выдачи;
за последний день зарубежной командировки - по внутрироссийскому тарифу - 700 руб.

Последнее правило не является обязательным, но рекомендованным ИФНС, ссылающейся на то, что в последний день командировки работник пересекает границу РФ.

Направляя работника в зарубежную командировку, в числе иных расходов работодатель возмещает:

расходы на оформление загранпаспорта, визы и др.;
обязательные консульские сборы;
сборы за право въезда автомобиля;
расходы на оформление медицинской страховки;
иные необходимые платежи и сборы.

Транспортные издержки, проживание . Оплачиваются по факту предоставленных проездных документов, гостиничных счетов, квитанций о комиссионных сборах за провоз багажа, и т.п.

Об особенностях оформления служебных командировок смотрите видеосюжет:

Немного о налогообложении

В командировочные расходы входят траты на дорогу, проживание, суточные. Также работник может совершать иные траты, заранее санкционированные работодателем.

Возмещение расходов производится в порядке, установленном трудовым договором или локальными НПА. При этом, если средняя зарплата облагается подоходным налогом, то командировочные расходы на проезд, проживание, связь, оформление виз, обмен валюты и пр., а также суточные, при соблюдении определенных правил, от НДФЛ освобождаются.

Облагаются налогом неподтвержденные документально командировочные расходы и суточные, если их размер превышает установленный нормативами. Если потерян билет, делается запрос перевозчику, и расходы возмещаются на основании выданной перевозчиком, подтверждающей факт поездки, справки.

Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье

Комментарий к статье 166

1. Служебной командировкой признается направление работника для выполнения производственного задания не только в организацию, находящуюся в другой местности, но также в организацию, находящуюся в той же местности.

2. Не является служебной командировкой направление работника на переподготовку и курсы повышения квалификации.

3. Под местом постоянной работы понимается организация (структурное подразделение), в которой работник выполняет трудовую функцию, определенную трудовым договором, постоянно.

4. Перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение организации, расположенное в той же местности, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора, не является служебной командировкой. Отличие командировки от временного перевода на другую работу состоит в том, что временный перевод имеет место у того же работодателя (см. ст. 72.2 ТК). Служебная командировка обычно предполагает выполнение служебного поручения у другого работодателя, за исключением ситуаций, когда работник направляется в филиал, представительство, иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности.

5. Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением). В приказе о направлении работника в командировку указываются структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки.

На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, которое является документом, удостоверяющим время пребывания работника в командировке (время прибытия в пункт(-ы) назначения и время выбытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью. После возвращения работника из командировки в организацию он составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Основанием для направления работника в командировку является служебное задание (поручение), составленное руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Служебное задание определяет место назначения, куда направляется работник, срок командировки, ее цель. Оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. На основе служебного задания кадровая служба организации издает приказ о направлении работника в командировку.

Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе. Заключение о выполнении задания согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Отчет о выполнении служебного задания, командировочное удостоверение, авансовый отчет работник представляет в бухгалтерию.

Руководители организаций вправе в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов.

Расчет выданной суммы, подписанный руководителем и командируемым работником, хранится в бухгалтерии организации. По прибытии работника из командировки надлежаще оформленное командировочное удостоверение сдается им в бухгалтерию; отчет об израсходованных суммах не представляется.

В случаях, когда в установленном порядке изменяются сроки командировки, производится соответствующий перерасчет.

6. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (пристани, аэропорта). Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции о служебных командировках).

7. Командированные в организацию работники проходят в установленном порядке вводный инструктаж. До начала самостоятельной работы с ними проводится первичный инструктаж на рабочем месте (п. п. 2.1.2, 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организации, утв. Постановлением от 13 января 2003 г. Минтруда России N 1 и Минобразования России N 29 // БНА РФ. 2003. N 17).

Работники, находящиеся в командировке, подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую они командированы. Не использованные во время командировки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются.

Если командировка предполагает работу в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии со ст. 153 ТК.

При направлении работника (по распоряжению работодателя) в командировку в выходной день ему по возвращении из командировки - по его желанию - предоставляется другой день отдыха.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем.

8. Несчастные случаи, произошедшие с работниками в период командировки, в т. ч. при следовании к месту служебной командировки и обратно, подлежат расследованию и учету (см. коммент. к ст. 227).

9. Если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, работа машинистов, проводников), то такие служебные поездки не являются командировками. О возмещении расходов, связанных с такими служебными поездками работников, см. коммент. к ст. 168.1.

10. К компетенции Правительства РФ отнесено определение порядка установления особенностей направления работников в служебные командировки.

Выполнение трудовой деятельности может осуществляться и за пределами организации. Закон позволяет посылать сотрудников в командировку. Отправка гражданина в другую страну или город должна происходить строго с соблюдением положений Трудового кодекса РФ. Он фиксирует порядок оформления служебной поездки и ее максимальную продолжительность.

Внимание

Нарушение положений действующего законодательства чревато негативными последствиями. Потому стоит заранее разобраться во всех особенностях командировки по ТК РФ.

Что считается командировкой?

Командировка - это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.

Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

К сведению

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

Руководство издает соответствующий приказ.
Гражданину предоставляется аванс.
Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

Виды командировок

Трудовой кодекс разделяет командировки на два вида - на территории России и за пределами страны. Однако на этом классификация служебных поездок не заканчивается. Бывают:

плановые;
внеплановые;
краткосрочные и длительные;
одиночные и групповые.

Срок командировки по ТК РФ

Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749 . В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
продолжительность выполнения служебного задания;
иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.

Дополнительная информация

Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.

К сведению

Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ .

Направление работника в командировку по ТК РФ

Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

Работодатель утверждает график.
В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.

Оплата

Особенности оплаты служебных поездок отражены в статье 167 ТК РФ . В ней говорится, что расчет с сотрудниками производится по среднему дневному заработку. Денежные средства начисляются за каждый день отсутствия на рабочем месте. Для расчета среднедневного дохода во внимание принимается календарный год, который предшествует периоду отправки в поездку.

Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:

пособие по нетрудоспособности;
выплаты за дни простоя;
иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.

Дополнительная информация

Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность. Итоговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке. Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами. Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.

Отказ от командировки

женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.

ВАЖНО

Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.

Командировка в выходной день

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально. Гражданину предстоит предоставить подтверждающие бумаги в бухгалтерию организации. Сведения о работе в выходные дни вносятся в табель учета рабочего дня. Дополнительно факт отражается в приказе.

Оплата командировок в выходные дни ТК РФ

Внимание

Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ . Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.

Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Дополнительная информация

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Нюансы

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.

К омандировки - неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.

Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.

Что такое командировка?

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Кого отправить в командировку?

В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.

К сведению

Свернуть Показать

На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).

Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).

Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и что они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:

женщины, имеющие ребенка до трех лет;
матери (отцы) воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
работники, имеющие детей-инвалидов;
работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Срок командировки

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.

Оформление командировки

При направлении в командировку нужно оформить:

служебное задание (форма № Т-10а);
приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Служебное задание , как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:

информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
место командировки (государство, город и название компании);
срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
основание для командирования.

На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.

Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.

Свернуть Показать

ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки - 5 рабочих дней.

Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:

Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.

Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках - 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

К сведению

Свернуть Показать

Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.

Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то, что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.

Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.

На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: № Т-9 и Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую - при командировании нескольких.

В документе следует отразить:

информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
название структурного подразделения, где он работает;
цель, время и место командировки;
источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).

Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.

Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.

Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму № Т-9.

Свернуть Показать

Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.

Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму № Т-10.

Свернуть Показать

Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

К сведению

Свернуть Показать

Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:

если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностей - в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

Журналы учета

Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).

Свернуть Показать

Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:

фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
дата прибытия и дата выбытия.

Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).

Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.

Мы уже рассмотрели с вами основные вопросы, касающиеся командировок: командировочные расходы: гарантии и компенсации которые должен представить работодатель командированному сотруднику, порядок документального оформления командировок , также затронули тему возможности принятия к налоговому учету тех или иных расходов связанных с командировками. Тема эта неисчерпаема, также как и ситуации, с которыми многие из нас сталкиваются в ходе работы.
Получив множество вопросов по данной теме, мы решили их сгруппировать в данном материале.

Считается ли командировкой поездка работника в пределах города

Если правильно оформить все документы – да, такая поездка является командировкой.
Так, согласно Трудовому кодексу, командировка – поездка работника с целью выполнения служебного задания на определенный срок, на расположенный по другому адресу объект, по распоряжению руководства.

Иными словами, если организация, куда направлен работник, расположена по адресу, отличающемуся от адреса места работы.
В трудовом договоре указывается адрес постоянного места работы сотрудника. И если работник распоряжением руководителя направляется в другую организацию, формально, такая поездка может приравниваться к командировке. Пункт 3 Положения о командировках содержит норму, согласно которой местом постоянной работы является место нахождения организации, в которой работник выполняет свои служебные обязанности.

Таким образом, такую поездку можно оформить как служебную командировку, оформив все необходимые документы надлежащим образом.

Напомним, что суточные по таким командировкам не выплачиваются (п.11 Положения). Также не следует оплачивать расходы на проживание работника. В остальном все оформляется в общем порядке.

Однако из данного вопроса вытекает следующий.

Являются ли регулярные поездки экспедитора командировкой

Нет, такие поездки командировкой не являются.
В статье 166 ТК РФ говорится о том, что командировками не признаются служебные поездки работников, работа которых связана с постоянными разъездами или проходит в пути.

Иными словами поездки курьеров, развозных и разносных продавцов, рабочих, выполнение служебных обязанностей которых связано с разъездами или выездом к заказчику, водителей, экспедиторов, проводников, машинистов, пилотов и т.д., командировкой не считаются и, не являются фактически.
Следовательно, таким категориям работников не оформляются командировочные удостоверения и не выдаются суточные даже в том случае, если длительность поездки составляет более одного дня.

Является ли командировкой однодневная поездка в другой город

Длительность командировки может составлять один день. Данный вопрос нами был рассмотрен в

Подробности не будем повторять, хотим лишь напомнить, что суточные при такой продолжительности командировки не выплачиваются.

Может ли командировка быть бесконечной

Нет, в служебном задании должен быть установлен срок продолжительности командировки. Ранее действующая Инструкция, регламентирующая данный вопрос, устанавливала максимальный срок для командировок максимальной продолжительностью в 40 дней непосредственно, в месте назначения.

В этот срок не включалось время нахождения в пути.

Действующее в настоящее время Положение о командировках не содержит ограничений по срокам. Однако пункт 4 Положения устанавливает, то работодатель самостоятельно устанавливает продолжительность командировки, исходя из объема, сложности и прочих особенностей задания.
Таким образом, на сегодняшний день длительность командировки не ограничивается 40 днями. Тем не менее, в статье 166 Трудового кодекса говорится, что командировкой является поездка работника с целью выполнения служебного задания. Отсюда делаем вывод, что продолжительность командировки зависит от сроков выполнения связанного с ним поручения.

Помимо этого, срок обязательно указывается в командировочном удостоверении.
Поэтому, если при проверке обнаружится, что по истечении срока, в течении которого служебное задание должно было быть выполнено, работник продолжает находится в командировке, либо сроки в документах не определены, а цель поездки сформулирована размыто, это все может быть квалифицировано как перевод работника.
Ответственность работодателя в данном случае может дойти вплоть до приостановления деятельности организации, а также руководителю может грозить дисквалификация (ст.5.27 КоАП РФ). Помимо этого, при налоговой проверке будут сняты все расходы по «командировке», а также могут предъявить обвинение, что организация создала обособленное подразделение или филиал, не выполняя требований законодательства о постановке на учет.

Как определить день отъезда в командировку, если самолет отлетает в первом часу ночи

В данной ситуации днем отъезда будет являться предшествующий вылету день.

Дело в том, что в соответствии с пунктом 4 Положения о командировках, при определении времени, следует учитывать, необходимое для проезда до места вылета самолета, или отбытия поезда, время, если место отлета или отъезда находится за чертой города.

Поскольку, для того, чтобы добраться до аэропорта, который практически всегда расположен за чертой города, работник должен выехать заблаговременно, в данном случае до 12 часов ночи, следовательно, этот день и будет являться днем отъезда в командировку.
Однако, в данной ситуации дата, указанная в билете не будет совпадать с датой отъезда. Поэтому, если работник добирается до аэропорта общественным транспортом, то ему следует сохранить проездной билет и впоследствии, передать его в бухгалтерию.

В командировке у работника был шестидневный график, обязан ли работодатель предоставить ему дополнительные выходные

Такой обязанности у работодателя нет. Обратимся к Инструкции. Согласно пункту 8, командированный сотрудник работает по графику, принятому в организации, в которую он прибыл в командировку. О возникновении дополнительных обязательств у работодателя в такой ситуации, не сказано ни в Инструкции, ни в Трудовом кодексе.

Если работник заболел в командировке выплачиваются ли ему суточные

Работодатель обязан в данной ситуации выплачивать суточные, а также проживание работника. Согласно пункту 25 Положения, если работник заболел, находясь в командировке, работодатель обязан возместить расходы за проживание, а также выплатить суточные за все время болезни.
Пункт 16 этого же документа содержит указания, согласно которым дни болезни исключаются из срока, указанного в командировочном удостоверении. Иными словами, командировка продлевается на время болезни работника.