Случаи принятия организациями на баланс или на условиях аренды зданий и сооружений не так редки в финансово-экономической деятельности. Однако часто возникают вопросы как именно оформить такие объекты и включить их в состав основных средств, а также правильно вести по ним учет.

Законодательно определено, что процедура приема-передачи строений, сооружений или зданий сопровождается документальным оформлением акта унифицированной формы ОС-1. На основании этого документа организации и предприятия:

Включают поступившие на баланс объекты в состав основных средств. Прием сооружений и зданий тесно связан с процессом их ввода в эксплуатацию (с предварительным монтажом или без), и по заключению специальной комиссии составляется акт приема объекта, который может поступать:

• на основании заключенного контракта или договора, предметом которого является приобретение данного имущества, аренда с последующим выкупом, мена и иные способы передачи в собственность;
• в результате сделок купли-продажи, оплаченных денежными средствами, изготовления, строительства посредством собственных производственных сил и ввода в эксплуатационный процесс.

Оформление операции выбытия из системы учета основных средств предприятия в результате продажи, мены, аренды с последующим выкупом.

Для некоторых случаев законодательством предусмотрен особый порядок оформления процедуры приемки и передачи зданий и сооружений.

Документальное оформление

Общие документы, которые применяются при оформлении приема и/или передачи объектов основного учета, представляют собой акт:

• , предназначенный для учета ОС, за исключением сооружений, зданий;
• формы ОС-1А, используемый исключительно для постановки на учет зданий и сооружений;
• формы ОС-1Б, в котором отражаются любые группы учета ОС, за исключением зданий и сооружений.

Любой из вышеперечисленных видов документов должен утверждаться руководителями предприятия-сдатчика и предприятия-получателя имущества. Минимальное количество экземпляров акта – два. В качестве дополнительной документации к акту могут быть приложены технические данные по объектам.

Графа «государственная регистрация прав» должна быть заполнена в случае осуществления сделок с недвижимым имуществом.

Раздел 1 форм ОС-1 и ОС-1А отражает данные, которые предоставляются стороной сдатчика, и носит информационный характер для бывших в эксплуатации основных средств. При розничной продаже этот раздел не заполняется.

В графе «Сумма начисленного износа (амортизации)» должна быть указана совокупная сумма амортизационных начислений за весь период эксплуатации объекта с момента его ввода.

Во втором разделе сведения заполняются только предприятием-получателем в единственном (своем) экземпляре.

Справочный раздел документа предназначен для отражения особой и дополнительной информации. В случае если объект недвижимости находится в долевой собственности, то каждая из организаций обозначается в акте приема-передачи соразмерно долевому участию в общем составе совладельцев. К категории особых сведений относится информация относительно иностранной валюты расчетов (условных единиц) и курсу ЦБ на момент совершения операции, если такой факт имеет место.

Перемещение основного средства от одного владельца к другому сопровождается оформление передаточного акта, по которому бывший собственник передает объект новому собственнику. Для оформления может быть использован типовой бланк акта приема-передачи форма ОС-1. Данный бланк используется для передачи одного объекта, не относящегося к зданиям, сооружениям.

В отношении последних предусмотрена отдельная форма акта — . Если оформляется передача группы однородных объектов, то следует вместо нескольких актов ОС-1 составить одну форму ОС-1б.

Скачать бланк акта приема-передачи основных средств форма ОС-1 и образец заполнения можно в данной статье ниже.

Акт приема-передачи обычно выступает приложение к договору, заключенному между двумя сторонами, и подтверждает факт выполнения обязательства по передаче объекта другому лицу. Это может быть договор купли-продажи, дарения, мены. Также передаточный акт составляется при принятии объекта к учету после его создания, изготовления.

Передаточный акт формируется как минимум в двух экземплярах — для передающей и принимающей стороны. Если в сделке участвует еще одна сторона, например, инвестор, то для него также подготавливается один экземпляр акта. Дополнительно к документу прилагается техническая документация на основное средство, паспорт на него.

Если объект требует монтажа, то перед вводом его в эксплуатацию его нужно принять на склад по акту о приеме оборудования ОС-14, после чего передать в монтаж по акту форма ОС-15. После того, как основное средство будет собрано, проверено и испытано, оно может быть принято к учету в качестве основного средства.

Образец заполнения ОС-1

По передаточному акту может быть принят новый объект основных средств или бывший в эксплуатации. Заполнение формы ОС-1 в данных случаях будет немного отличаться. Если объект ранее использовался, то должны быть приведены в первом разделе сведения о состоянии основного средства на дату приема-передачи, эти сведения заполняются представителем передающей стороны. Если объект новый, то первый раздел не заполняется.

В верхней части бланка акта следует указать сведения об обоих участниках сделка по передачи основного средства. В поле для указания госрегистрации прав на недвижимость нужно указать сведения только по тем объектам, которые можно отнести к недвижимым, в отношении которых предусмотрена обязательная государственная регистрация права собственности нового владельца на объект. Если по акту приема-передачи передается оборудование, транспортные средства или иное имущество, не относящееся к недвижимым объектам, то поле не заполняется.

Второй раздел формы ОС-1 заполняется только получающая сторона в своем экземпляре, здесь показываются данные об объекте на момент принятия к учету.

Если объект был в использовании, то в графе для указания срока полезного использования следует учитывать оставшийся срок с учетом того периода, на протяжении которого он эксплуатировался (из первого раздела).

В третьем разделе показываются индивидуальные характеристики объекта, в частности указывается содержание драгоценных металлов в составе основного средства.

При приеме и передаче основного средства собирается комиссия, которая проводит осмотр и оценку объекта, устанавливает степень соответствия характеристик нужным требованиям. Если в состоянии объекта обнаружены дефекта, они должны быть зафиксированы в форме ОС-1.

На последнем листе акта приема-передачи ОС-1 пишется заключение комиссии, в приложении перечисляется техническая документация, прикладываемая к акту. Документ должен быть подписан представителями обеих сторон.

Вверху формы ОС-1 имеется место для постановки утверждающей визы. Если приобретается новый объект в магазине, у поставщика, то ставится подпись только представителя принимающей стороны. Если же осуществляется передача не нового объекта, то утверждающая виза должна быть поставлена представителями обеих сторон.

Форма ОС-1. Указания по заполнению акта приемки-передачи основных средств.

Акт приемки-передачи по форме ОС-1 применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) в организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

• по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
• путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами:

• по форме №ОС-1 - для объекта основных средств (кроме зданий, сооружений);
• по форме №ОС-1а - для зданий, сооружений;
• по форме №ОС-1б - для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений);

которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Реквизит "Государственная регистрация прав" заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

В формах №ОС-1 и №ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.

В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице в раздел "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), - сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи по унифицированной форме N ОС-1 (далее - акт ОС-1) необходим для (далее - ОС) . От того, насколько верно он заполнен, может зависеть правильность исчисления налога на имущество и налога на прибыль. Поэтому рассмотрим на примере, что вписывается в ту или иную строку (графу) этого первичного документа.

Когда составляется акт ОС-1

Вам придется оформить акт :

- при приемке имущества, переданного вам (при приобретении, безвозмездном получении и т.д.) другим лицом , у которого передаваемое имущество не числилось в составе ОС, при том что это имущество, согласно вашей учетной политике, должно быть включено в состав ОС. Вместе с тем если имущество, отвечающее условиям признания ОС, стоит менее 20 000 руб. без НДС и у вас в учетной политике прописано, что такое имущество учитывается в составе МПЗ, то акт ОС-1 составлять не нужно.

Обратите внимание, при приемке имущества, которое у передающей стороны было в составе ОС (далее будем называть такое имущество бывшим в эксплуатации), вы не составляете отдельный акт ОС-1, а просто в акте ОС-1, который передаст вам продавец, заполняете отдельные строки и графы. Но если вы приобретаете бывшее в эксплуатации ОС для перепродажи (то есть для вас это товар), вам не нужно заполнять свою часть акта ОС-1, оформленного продавцом;

- при создании ОС вашей организацией ;

- при передаче ОС в собственность другому лицу (как организации, так и физическому лицу) или на баланс лизингополучателя.

Внимание! Акт ОС-1 нужно составлять и при передаче ОС физическому лицу - не предпринимателю.

Когда вы принимаете к учету оборудование, которое требует монтажа, то на него надо составить акт о приеме (поступлении) оборудования по форме N ОС-14. И только после монтажа такого оборудования и его перевода в состав ОС нужно будет составить акт ОС-1. А если вы приобрели бывшее в эксплуатации оборудование, то свою часть акта ОС-1, переданного продавцом, вы заполняете после монтажа и перевода оборудования в состав ОС.

Таким образом, акт ОС-1 составляется:

(если) передается бывшее в эксплуатации имущество (которое у передающей стороны числилось в составе ОС) - в двух экземплярах, которые заполняются:

Передающей стороной;

Принимающей стороной;

(если) имущество приобретено через розничную торговую сеть, у физлица или изготовлено вашей организацией - в одном экземпляре, который заполняется принимающей стороной. Далее мы будем называть такое имущество новым.

Обсуди с контрагентом

Чтобы стороне, передающей имущество, не пришлось оформлять дополнительный документ, подтверждающий данные ее налогового учета, можно эти данные включить в акт ОС-1, дополнив его несколькими графами.

К акту ОС-1 нужно приложить техническую документацию на объект (например, технический паспорт, инструкцию по эксплуатации). Если же при приеме ОС нужно проверить соответствие объекта техническим условиям, его пригодность к эксплуатации и необходимость его доработки, то можно приказом руководителя создать для этого комиссию.

Заполнение акта ОС-1

Сразу скажем, что форма акта предусматривает указание в нем показателей исключительно для бухгалтерского учета, а никак не для налогового. Поэтому для удобства вы можете дополнить форму акта графами или строками для данных налогового учета. Дополненную форму акта нужно утвердить приказом руководителя.

А если ваш бухгалтерский учет настолько сближен с налоговым, что все бухгалтерские показатели, отражаемые в акте, совпадут с налоговыми, вы можете сделать на акте ОС-1 пометку об этом, например написать "Расхождений между данными бухгалтерского и налогового учета нет".

Заполняем первую страницу

Заполнение первой страницы акта начинается с указания данных об организации-получателе и организации-сдатчике. При этом если приобретено новое ОС, то, соответственно, данные о сдатчике не заполняются.

В строке "Основание для составления акта" вы можете указать любой документ, например договор купли-продажи, или накладную, или счет.

Таблица справа на этой странице акта (начиная со строки "Дата принятия к бухгалтерскому учету") заполняется передающей стороной при передаче ОС, бывшего в эксплуатации.

То есть при приобретении нового ОС вам нужно поставить в строках этой таблицы прочерки.

И обратите внимание, что на первой странице акта ОС-1 передающая сторона указывает номер амортизационной группы, в которую у нее включался объект. И вы при приобретении ОС, бывшего в эксплуатации, должны включить объект для целей налогового учета в состав той же амортизационной группы (подгруппы), в которой он числился у предыдущего собственника. Если передающая сторона изначально неправильно определила амортизационную налоговую группу ОС и неверно отражала объект в своем учете, но при передаче вам объекта отказывается исправить группу на правильную, то вы не можете самостоятельно ее поменять. Вы должны включить принятое ОС в ту же самую амортизационную группу.

А, как выяснилось, в Минфине предъявляют довольно жесткие требования к данным об основном средстве, отражаемым в акте ОС-1.

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Раздел 1 акта по форме N ОС-1 заполняется на основании сведений передающей стороны и носит информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

Как разъяснил Минфин России в Письме от 05.07.2010 N 03-03-06/1/448, в случае отсутствия у получателя акта приема-передачи по бывшему в эксплуатации основному средству амортизация по такому основному средству у него не начисляется.

Если же форма N ОС-1 есть, но она заполнена неправильно, к примеру неверно был определен срок полезного использования основного средства, то получается, что достоверных документов о приобретенном основном средстве у принимающей стороны нет, и, следовательно, амортизация по такому основному средству начисляться не может".

Но мы бы не советовали вам ориентироваться лишь на сведения об амортизационной группе, указанные на первой странице акта ОС-1. Ведь передающая сторона необязательно указала в акте номер группы именно для целей налогового учета. Лучше если сведения о номере будут подтверждены отдельным документом, переданным вам предыдущим собственником. По вашему запросу он может передать вам справку в произвольной форме, оформленную, к примеру, так.

Справка-подтверждение

Подтверждаем, что копир Canon imageRUNNER IR-2520, переданный ООО "Роза" по акту о приеме-передаче от 05.08.2010 N 9 (договор купли-продажи от 19.07.2010 N 134), числился в налоговом учете нашей организации в составе III амортизационной группы.

Главный бухгалтер ------------ (Розанова М.А.)

Печать

Если же основное средство вам передает организация-спецрежимник, то, поскольку она не определяла амортизационную группу для целей налогообложения, вы можете определить ее самостоятельно.

Чтобы заполнить строку "Организация-изготовитель" на первой странице акта, нужно посмотреть технические документы на объект (например, технический паспорт). А если эти сведения найти невозможно, то в строке ставится прочерк.

В шапке первой страницы акта ОС-1 обязательно должны поставить свои подписи руководители передающей (если приобретено ОС, бывшее в эксплуатации) и принимающей сторон, а также должны стоять даты утверждения ими акта ОС-1.

Заполняем раздел 1 второй страницы акта

Этот раздел заполняет только сторона, передающая основное средство. Следовательно, он вообще не заполняется при приеме-передаче нового ОС.

Если это вы передаете свое ОС, то вам надо обратить внимание на графу 4 разд. 1 - фактический срок эксплуатации ОС. Он определяется по формуле:

Фактический срок эксплуатации ОС (графа 4 разд. 1) = Период от даты ввода ОС в эксплуатацию до даты списания ОС - Месяцы и годы, когда фактически ОС не использовались

В срок, когда фактически ОС не использовалось, включаются периоды, когда по нему приостанавливалось начисление амортизации:

В бухгалтерском учете:

При переводе на восстановление (ремонт, реконструкцию, модернизацию) продолжительностью свыше 12 месяцев;

В налоговом учете (Пункт 3 ст. 256 НК РФ):

При передаче в безвозмездное пользование;

При переводе на консервацию продолжительностью свыше 3 месяцев;

При переводе на реконструкцию (модернизацию) сроком свыше 12 месяцев.

Если же вы сторона, принимающая бывшее в эксплуатации ОС, и вы видите, что разд. 1 акта организацией-сдатчиком заполнен лишь для бухгалтерского учета, то вы можете дополнительно запросить у нее сведения о некоторых показателях налогового учета (по аналогии с подтверждением номера амортизационной группы), в частности о фактическом сроке эксплуатации ОС. Ведь при применении линейного метода начисления амортизации для целей налогообложения прибыли вы можете уменьшить срок полезного использования полученного объекта на фактический срок его эксплуатации предыдущим собственником (Пункт 7 ст. 258 НК РФ).

Заполняем раздел 2 второй страницы акта

Этот раздел заполняет только получатель ОС .

При этом надо обратить внимание на следующие показатели этого раздела:

Графа 1 "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету". Для бухгалтерского учета это будет сумма, которая списывается с кредита счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в дебет счета 01 "Основные средства". А для налогового учета это сумма расходов на приобретение ОС (его сооружение, изготовление, доставку), а также на доведение ОС до состояния, пригодного для использования, за минусом суммы входного НДС (кроме случаев, когда входной НДС учитывается в стоимости ОС). Причем первоначальная стоимость в бухгалтерском и налоговом учете может и не совпасть. Например, разница может равняться сумме процентов по кредиту, полученному для покупки этого ОС;

Графа 2 "Срок полезного использования". Как мы уже сказали выше, при приобретении бывшего в эксплуатации ОС этот срок для целей налогового учета может быть рассчитан по формуле:

Срок полезного использования ОС для целей налогообложения прибыли = Срок полезного использования объекта в соответствии с Классификацией основных средств - Фактический срок эксплуатации ОС предыдущим собственником

Если же на дату получения ОС срок полезного использования у предыдущего собственника уже истек, то вы определяете срок полезного использования самостоятельно исходя из технических условий и рекомендаций изготовителей, способности ОС приносить доход и технических характеристик;

Графа 4 "Норма амортизации". В случае если срок полезного использования в графе 2 разд. 2 акта ОС-1 указан в месяцах, то и норма амортизации должна быть месячная. Тогда ее можно рассчитать по формуле:

Месячная норма амортизации в % = 100% / Срок полезного использования на дату принятия ОС к учету (в годах) / 12 месяцев

Если же в бухгалтерском учете амортизация начисляется:

(или) способом списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;

(или) способом списания стоимости пропорционально объему продукции (работ), то в графе 4 разд. 2 акта ОС-1 нужно поставить прочерки.

Заполняем раздел 3 второй страницы акта

В разд. 3 акта ОС-1 указываются индивидуальные характеристики ОС. Например, здесь можно указать, в каком состоянии передается ОС, при наличии каких-либо дефектов у объекта - зафиксировать их.

Раздел 3 обязательно нужно заполнять, если из технических документов на ОС (из паспорта, руководства по эксплуатации, справочников) видно, что в нем есть детали, содержащие драгоценные материалы. Если в этих документах ничего о содержании драгметаллов не сказано, то в таблице разд. 3 акта надо поставить прочерки.

Заполняем третью страницу акта

Если для приема и проверки технического состояния ОС создавалась комиссия, то на третьей странице акта она:

Проставляет дату испытания ОС;

Отмечает соответствие или несоответствие ОС его техническим условиям;

Указывает, нужна ли этому ОС доработка.

Далее комиссия уточняет, что именно не соответствует техническим условиям и что требует доработки. И на основании результатов испытания и осмотра ОС дает свое заключение. Если по результатам проверки был составлен какой-то документ, то его надо приложить к акту и указать его в строке "Приложение".

Заполненный и подписанный членами комиссии акт ОС-1 в тот же день передается в бухгалтерию. На основании этого акта открывается инвентарная карточка учета ОС по форме N ОС-6. Об этом в акте ОС-1 ставится отметка.

При заполнении акта ОС-1 по объекту, бывшему в эксплуатации, особенно внимательной следует быть принимающей стороне, поскольку от показателей, отраженных в акте, у нее могут зависеть налоговые и бухгалтерские расходы.

Акт приема-передачи объекта основных средств форма ОС-1 в обязательном порядке заполняется на предприятии для учёта и оформления операций по аренде, приобретению, продаже, безвозмездной передаче объектов ОС (основных средств).

Назначение акта ОС-1

Правильно заполненный и оформленный бланк акта ОС-1 является основанием для принятия нового полученного или купленного основного средства к бухгалтерскому учёту. Кроме того, данные актов приёма-передачи используются в налоговом учёте для исчисления амортизации, налогов на имущество и на прибыль.

	Форма ОС-1 бланк

В каких случаях заполняется форма ОС-1

Акт приема-передачи основных средств оформляется в следующих случаях:

• Приёмка нового имущества в результате покупки, безвозмездного получения или взятия в аренду. Новый акт приема-передчи составляется приобретателем, если у предыдущего владельца этот объект не числился в качестве основного средства. Если же у передающей стороны это имущество состояло на балансе как основное средство, то новый владелец заполняет лишь отдельные строки в уже существующей форме. В этом случае документ составляется в двух экземплярах.
• При покупке нового имущества в рознице либо у производителя или, если основные средства были изготовлены на предприятии самостоятельно, акт ОС-1 оформляется принимающей стороной в одном экземплярах.
• Если полученное имущество требует монтажа, то сначала приёмка осуществляется по форме ОС-14, а после проведенных работ оформляется акт приема-передачи форма ОС-1.

Если требуется принять к учету объект недвижимости, то нужно оформлять акт приема-передачи форма ОС-1а, скачать его бланк и образец можно .

Данные о приеме основного средства к учету заносятся в или в .

Порядок заполнения акта приема-передачи основного средств форма ОС-1

Оформление бланка ОС-1 начинают с указания на первой странице реквизитов организаций получателя и предыдущего владельца имущества.

Если же объекты основных средств приобретены в рознице или у производителя, то заполняются только данные нового владельца.

Там же, на первой странице в специальной строке указывается основание для заполнения акта приема-передачи. Это может быть счёт, накладная, договор.

На первой странице предыдущий владелец прописывает амортизационную группу, к которой принадлежало имущество. И получатель обязан включить полученное основное средство в ту же самую группу.

Первый раздел второй страницы заполняет предыдущий владелец имущества. Следовательно, если приобретается новое основное средство, то в этом разделе ставятся прочерки.

Второй раздел второй странице заполняет новый владелец объекта ОС. Сюда вносятся следующие данные:

• первоначальная стоимость;
• срок полезного использования;
• норма амортизации.

Третий раздел второй страницы бланка акта приема-передачи содержит технические характеристики имущества. Там же обязательно указывается количество и вид драгоценных металлов, если они есть в данных основных средствах.

Третья страница формы ОС-1 содержит выводы комиссии по приёму объекта основных средств, а именно: результаты и дату проведенных испытаний, указывается степень соответствия тех. условиям, необходимость доработки.