Реклама на портале

Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами. Классификация документов

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:

1. государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации;

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тексту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии предложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 - наименование организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

17 - заголовок к тексту;

19 - текст документа;

21 - подпись;

23 - визы согласования документа;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.

Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе

Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.

Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.

· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.

Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.

В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ офор­мления дат 31 октября 1998 г.

Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.

Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.10.2001 г. №

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:

На № от. г.

Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:

· об открытии клуба;

· о награждении победителей предметной олимпиады;

· об утверждении плана туристического похода, и т. п.

Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.


Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.

Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.

Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности

Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре

Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:

- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;

- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;

- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:

Директор А. В. Соколов

При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.

Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.

Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:

Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:

Директор А.В. Соколов

Главный бухгалтер В.И. Шилова

При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:

Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.

Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в ниж­ней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.

Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшива­ется документ для хранения.

Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.

Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение

Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:

- угловое - в левом верхнем углу;

- продольное - вдоль верхнего поля документа.

Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа . Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром . Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром . Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

Состав и правила оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов . Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Состав и порядок применения реквизитов деловых документов

При подготовке и оформлении деловых документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации . Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).

02 - герб субъекта Российской Федерации . Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) . Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

04 - код организации . Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) . Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - код формы документа . Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 - справочные данные об организации . Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.
Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.

10 - наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11 - дата документа . Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.

12 - регистрационный номер документа . Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14 - место составления или издания документа . Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.

16 - гриф утверждения документа . Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

17 - резолюция . Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

18 - заголовок к тексту - краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

19 - отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.

20 - текст документа - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа. Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

21 - отметка о наличии приложения , названного в тексте.

22 - подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 - гриф согласования документа . Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 - визы согласования документа . Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.

25 - печать - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.

26 - отметка о заверении копии . Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27 - отметка об исполнителе . Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело . Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - отметка о поступлении документа в организацию . Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Юридическая сила документа

Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов и придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия.

Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем (например, коммерческая операция, оформленная посредством этого документа).

Требования к изложению и форме документа определяет вид документа. Основными требованиями являются :

  • использование официально-делового стиля и соблюдение грамматических правил используемого языка;
  • соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
  • актуальность излагаемой информации (адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность и исключение повторов, лаконичность и обстоятельность).

Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью : утверждения, согласования, заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, приведен в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н):

наименование и код документа (формы);

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи этих работников и их расшифровки.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Код формы - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Если же для операции, по которой типовой бланк не предусмотрен, вы разработали форму документа самостоятельно, реквизит "Код формы" можно не заполнять. Остальные реквизиты должны присутствовать.

В первичном документе, который фирма разработала самостоятельно, печать нужна только в том случае, если ее необходимость вы предусмотрели, утверждая бланк этого документа в учетной политике (договоре). Наличие печати в первичном документе, составленном по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России, зависит от того, что сказано в указаниях (инструкциях) по заполнению унифицированных форм.

Сроки хранения документации.

Помимо Закона «О бухгалтерском учете» и НК РФ, сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство.

Для хранения , документацию условно можно разделить на три группы:

- постоянного срока хранения (устав, решения, положения, постановления, приказы, планы, годовые отчеты, протоколы, переписка с государственными органами и т.д.);

Документы текущей деятельности - временного срока хранения (устанавливаются правилами организации архивного дела, хранятся не менее 5 лет);

Документы по личному составу, срок хранения 75 лет (приказы, личные карточки и т.д.).

Некоторые документы рассмотрим подробнее:

Договор

Договор - соглашение между двумя или большим числом лиц, направленное на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей в отношениях между сторонами. Договор признается заключенным, когда стороны выражают (в требуемой законом форме) согласие по всем существенным его пунктам.

Счет
Коммерческий счет - основной расчетный документ, выписываемый продавцом на имя покупателя и удостоверяющий поставку товара, выполнение работ или оказание услуг и их стоимость. Коммерческий счет содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.

Оформление первичных документов

Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059).

Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):

  • кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
  • платежные поручения и прочие банковские документы,
  • расчетно-платежная ведомость,
  • транспортная накладная,
  • бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).

Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).

Какие реквизиты первичного документа обязательны

Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  • наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),
  • дата его составления,
  • наименование фирмы, которая составила документ,
  • содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),
  • его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),
  • должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,
  • подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций - в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.

Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.

При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.

Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»

При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).