Создание перекрестной ссылки. Выдержки из нового госта по оформлению текстовых документов 1 части документа с другой частью

Установка времени документа

Возможность проведения

Стандартные реквизиты документа

Хранение документов в информационной базе

Нумерация документов

Проведение документов

Права доступа на документы

Табличная часть документа

Сначала создайте элемент, на который должна указывать ссылка

Вставьте перекрестную ссылку

Перекрестные ссылки вставляются в виде полей

Используйте главный документ

Купля-продажа авто

В данной статье будет рассмотрено такое понятие как документы 1С, что это за объект конфигурации, каково его предназначение, какие существуют настраиваемые свойства для объекта; как можно работать с этим объектом интерактивно и программно.

Жизнедеятельность любого предприятия не представляется возможным без регистрации различного рода событий, возникающих очень часто. Называются эти события - хозяйственные операции . Регистрацией хозяйственной операции в 1С служит документ.

Примеры хозяйственных операций: поступление товаров на склад, списание товаров со склада, прием денежных средств в кассу, прием сотрудника на работу и т. д.

Все эти операции должны быть оформлены соответствующими бумажными документами. Объект документ, регистрируемый с системе 1С, как раз и является аналогом этого бумажного документа. Следует отметить тот факт, что у нас, по крайней мере, существует два различных учета. Это управленческий учет и регламентированный учет. В регламентированном учете хозяйственная операция не может существовать без документа, подтверждающего ее. В управленческом же учете наличие документа, для хозяйственной операции, не является обязательным условием, так как перечень совершаемых операций в управленческом учете может быть разнообразным. В этом случае просто происходит фиксирование какой-то информации в виде электронного документа.

Итак у нас есть документ бумажный и документ электронный. Между ними необходимо произвести аналогию. При оформлении бумажного документа обязательным условием является наличие в нем номера и даты. Аналогично и электронный документ должен содержать номер и дату. По этим полям мы может найти нужный нам документ. Поэтому номер и дата являются ключевыми свойствами.

Рассмотрим ключевое свойство "Дата" . В версии 7.7 оно называлось "ДатаДок" , в версии же 8 оно стало называться просто "Дата" . Это очень важное свойство документа. Почему это так? Рассмотрим ситуацию с торговой организацией, в которой осуществляется регистрация факта поступления товара и его продажи. Так вот продать товар, дата поступления которого больше даты продажи, не представляется возможным, потому как нельзя продать товар который еще не поступил.

Отметим что в некоторых типовых конфигурация есть возможность продать, еще не поступивший товар. Но это скорее исключение чем правило и относится к специфике торгового предприятия.

Вот именно поэтому наличие даты в документе так важно. Также необходимо отметить, в свойстве "Дата" содержится не только дата, но и время документа с точностью до секунды.

Очень часто такой идентификации документа на временной оси оказывается недостаточно.

Представим ситуацию, когда на склад поступает 100 единиц товара 1-го числа месяца. Далее 2-го числа этого же месяца в 23:59:59 происходит его продажа, в количестве 80 единиц. Документ проводится без проблем, потому как товара хватает. Допустим, что также 2-го числа в 23:59:59 этот же товар еще кто-то тоже продает в количестве 50 единиц. Этот документ также проведется без проблем, потому как на время 23:59:59 этот товар есть. Хотя фактически у нас, по итогу проведения второго документа образуется отрицательный остаток в 30 единиц товара.

Чтобы таких ситуаций не возникало к дате и времени прибавляется еще и позиция документа, а именно его ссылка. Эта идентификация документа по дате и времени + ссылка называется момент времени . И при проведении второго документа система выдаст сообщение о нехватке 30 единиц товара и не позволит провести документ.

Как же получить момент времени? А получается он методом "МоментВремени" , принадлежащий классу "ДокументОбъект" . При этом возвращается тип данных "МоментВремени" .

Этот тип данных необходимо передавать в запросы, получающие остаток товара, в качестве параметра.

Пример получения момента времени:

&НаКлиенте Процедура ПолучитьМоментВремени(Команда) ПолучитьМоментВремениНаСервере(Объект. Ссылка) ; КонецПроцедуры &НаСервере Процедура ПолучитьМоментВремениНаСервере(Ссылка) Если Ссылка. Пустая() Тогда Сообщить("Документ не записан!" ) ; Возврат ; КонецЕсли ; ДокументОбъект = Ссылка. ПолучитьОбъект() ; МоментВремени = ДокументОбъект. МоментВремени() ; Сообщить(МоментВремени) ; КонецПроцедуры // ПолучитьМоментВремениНаСервере()

Разберем, каким образом система устанавливается отметку времени для вновь вводимых документов. При создании документа, по умолчанию присваивается текущая системная дата с нулевым временем, а при записи устанавливается текущая отметка времени.

При оперативном проведении есть следующий нюанс. Если его дата равна текущей, время будет принимать значение текущего времени. Если бы документ проводился неоперативно, то только в момент его ввода присваивалась текущая отметка времени, а дальше она оставалась бы неизменной. Если же документ вводится не текущим числом, то первоначально присваивается нулевая отметка времени, а при записи присваивается самая последняя отметка за этот день. То есть система ищет последний введенный документ за этот день смотрит его время, увеличивает его на секунду и присваивает его нашему документу. Если создать документ на дату, в которой не вводился ни один документ данного вида (например поступление товаров), но были введены документы другого вида (например списание товаров), то система возьмет самую последнюю дату документа другого вида, прибавит к ней секунду и присвоит нашему документу. Если же создать документ с датой, в которой не вводился ни один документ, ни одного вида, то платформа присвоит ему время 12:00:00.

И еще ситуация. Представим себе, что у нас в базе есть документ с отметкой времени 23:59:59 и если прибавить еще одну секунду это уже будут следующие сутки. Поэтому система оставляет такое же время, то есть 23:59:59.

Описанная выше система установки времени документа является лишь значением устанавливаемым по умолчанию. Но есть возможность переопределить такое поведение. Откроем в конфигураторе форму документа и обратимся к ее свойствам. В свойствах мы увидим поле "АвтоВремя" . Если мы в этом свойстве ничего не меняем, то формирование времени документа происходит так как это было описано выше. Но можно указать время: текущее или в начало дня, всегда первым, всегда последним и не использовать.

Еще одно ключевое свойство документа - номер . Номер документа, как и дата, является обязательным свойством любого документа. Необходим он для идентификации документа по распечатке.

Документ может иметь три состояния: создан, помечен на удаление и проведен . Проведенный документ может менять финансовое состояние предприятия, менять количество товаров на складе и т. д. То есть непроведенный документ это некий черновик, а при проведение он вступает в силу и соответственно регистрирует какое-то событие. Система 1С дает возможность изменять проведенный документ, отменять его проведение, что в отличии от западных аналогов программ, является более мягким принципом ведения учета.

Помимо тех реквизитов, которые разработчик добавляет в документ, есть еще стандартный набор реквизитов, внедренные в документ уже на уровне платформы. Это: ссылка, номер, дата, пометка удаления, проведен . Найти их можно на закладке "Данные" , кнопка "Стандартные реквизиты" .

О номере и дате мы уже говорили. Пометка удаления это булевский признак, содержащий информацию о том, помечен документ на удаление или нет. Ссылка - реквизит, предназначенный для уникальной идентификации документа в таблице документов. Проведен - булевское свойство содержащее информацию о том, проведен документ или нет.

Документ может находится в трех состояниях:

Не помечен на удаление и не проведен;
Не помечен на удаление и проведен;
Помечен на удаление и не проведен.

Как уже отмечалось ранее, разработчик может самостоятельно добавлять необходимые реквизиты, а также табличные части. Каждая табличная часть имеет один стандартный реквизит - "НомерСтроки" .

В базе, каждый вид документов, хранятся в отдельной таблице. Эта таблица содержит в себе все реквизиты документа. Табличные части же хранятся в отдельных таблицах. Связь с таблицей документов производится по реквизиту "Ссылка" .

Каждый документ имеет номер, настройка которого задается на вкладке "Нумерация" . На этой вкладке можно задать признак автоматической нумерации, признак контроля уникальности, задать какого типа будут номер (числовой или строковый) и его длину.

Рекомендуется устанавливать строковый тип номера, потому как в дальнейшем возможно потребуется указывать в номере и префикс организации, что бывает очень часто.

Префикс устанавливается в модуле объекта документа, в процедуре "ПриУстановкеНовогоНомера" .

Процедура ПриУстановкеНовогоНомера(СтандартнаяОбработка, Префикс) КонецПроцедуры

Также на вкладке "Нумерация" мы можем задать периодичность документа.

Возможные значения:

Непериодический;
В пределах года;
В пределах квартала;
В пределах месяца;
В пределах дня.

Обычно выбирают значение "в пределах года" , это означает, что в новом году нумерация документов начнется сначала.

Иногда возникают ситуации, когда для нескольких видов документов необходима сквозная нумерация. Для этих случаем в системе предусмотрен такой объект как нумератор.

Его необходимо указывать в поле "Нумератор" .

Немного о проведении документов. Для системы означает, что документ проведен если булевский флаг "Проведен" у документа установлен в "Истина" . В общем списке такие документы выделены соответствующей пиктограммой. Для платформы это более ничего не значит, но с точки зрения логики программы, проведенный документ может влиять на финансовый результат компании. То есть он может формировать движения по регистрам, основываясь на которые формируются отчеты.

Когда происходит интерактивное или программное проведение срабатывается выполнение процедуры "ОбработкаПроведения()" , которая находится в модуле объекта документа.

// Вставить содержимое обработчика. КонецПроцедуры

Данная процедура имеет два параметра: отказ и режим . Если выставить параметру отказ значение "Истина" , то проведение не будет выполнено. Параметр "Режим" устанавливает режим проведения документа - оперативное или неоперативное . Сами движения в регистры разработчик должен прописать в данной процедуре самостоятельно.

То, в какие регистры документ будет делать движения задается на вкладке "Движения" .

Пример процедуры обработки проведения

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, РежимПроведения) // Данный фрагмент построен конструктором. // При повторном использовании конструктора, внесенные вручную изменения // будут утеряны!!! // регистр ТоварыНаСкладе Приход Движения. ТоварыНаСкладе. Записывать = Истина ; Для Каждого ТекСтрокаТовары Из Товары Цикл Движение = Движения. ТоварыНаСкладе. Добавить() ; Движение. ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления. Приход; Движение. Период = Дата; Движение. Товар = ТекСтрокаТовары. Товар; Движение. Количество = ТекСтрокаТовары. Количество; КонецЦикла ; //__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ КонецПроцедуры

В системе 1С существуют различные виды доступа. Это анализ интерактивных действий и анализ программных действий.

Что такое интерактивные действия? Это действия совершаемые непосредственно пользователем: нажатие кнопок, галок и т. д. Программные же действия совершаются каким-либо алгоритмом, о их совершении пользователь может и не догадываться.

Права доступа к документу настраиваются на закладке "Права" . Здесь мы видим несколько разделов, это раздел где отображаются роли, раздел непосредственно прав, и раздел "Ограничения доступа к данным" (его мы не будем рассматривать, он необходим при использовании так называемого механизма RLS).

Раздел "Роли" отображает все роли заведенные в информационной базе, для которых в разделе "Права" мы как раз и устанавливаем права доступа.

Возможные виды прав доступа:

чтение (программно), просмотр (интерактивно);
добавление (программно), интерактивное добавление (интерактивно);
изменение (программно), редактирование (интерактивно);
удаление (программно), интерактивное удаление (интерактивно);
проведение (программно), интерактивное проведение (интерактивно);
отмена проведения (программно), интерактивная отмена проведения (интерактивно);

Интерактивный вид доступа содержит еще такие права как: интерактивная пометка на удаление, интерактивное снятие пометки на удаление, интерактивное удаление помеченных, интерактивное проведение неоперативное, интерактивное изменение проведенных, ввод по строке.

Табличные части документа задаются на вкладке "Данные" и являются ничем иным как коллекций, элементами которой являются строки табличной части. Поэтому обход ее элементов возможен как циклом, так и прямым обращением по индексу (нумерация начинается с нуля).

Реквизиты документа

Реквизит «01 - государственный герб РФ»

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ».

Установлено 3 варианта изображения государственного герба РФ:

3) Многоцветный вариант на геральдическом щите

4) Одноцветный вариант на геральдическом щите

5) Одноцветный вариант без геральдического щита

Реквизит «02 – герб субъекта РФ»

Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Реквизит «03 – эмблема организации. Товарный знак, знак обслуживания, логотип»

Помещается на бланках документов в связи с уставом или положении об организации.

Эмблему не воспроизводят на бланках документов, если на нем уже изображен Реквизиты 01 и 02.

Товарный знак изображен на бланке с соблюдением требований федерального закона от 23.09.1992 № 3520 – 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании местного происхождения товаров».

Обладателем исключительного права на товарный знак может быть юридическое лицо или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.

Право на товарный знак охраняется законом.

Охрана товарного знака начинается с момента государственной регистрации организации. Правила регистрации товарного знака изложены в вышеупомянутом законе во второй главе.

Эмблема организации помещается на бланках или выше наименования по центру или на первом уровне с наименованием организации.

Реквизит «04 – код организации»

Представляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

В бланках документов данный реквизит включен в состав справочных данных организации, при этом пишут буквы ОКПО и проставляют код организации, составляющий из 8 знаков.

Реквизит «05 – основной государственный регистрационный номер (ОГР) юридического лица»

Проставляется в соответствии с документами. Выдаваемыми налоговыми органами.

Он указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

На бланках для писем входит в состав справочных данных об организации.

Реквизит «06 – идентификационный номер налогоплательщика или код причины постановки на учет (ИНН или КПП)

Проставляется на документах в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН – цифровой код, свидетельствующий и постановке на налоговый учет налогоплательщика.

В качестве налоговиков: юридического лица, индивидуальные предприниматели, физические лица.

В связи с особенностями учета организаций определенных положением Налогового Кодекса статьей 83 в дополнении к ИНН организацией вводится код причины постановки на учет (КПП).

Данный реквизит используется для изготовления бланков для писем.

Реквизит «07 – код формы документа»

Проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит «08 – наименование организации»

При оформлении реквизита 08 указывается в первую очередь полное наименование организации, сокращенном наименование организации указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах (оно указывается ниже полного наименования или за ним на отдельной строке в круглых скобках).

При наличии вышестоящей организации. Ее наименование указывают выше наименования организации.

Наименование филиала, территориального отделения представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 08 является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть:

· Организация

· Ее структурные подразделения

· Должностное лицо

· Физическое лицо

Относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков при этом выделяют 3 вида бланков документов по автору:

1) Бланк организации

2) Банк структурного подразделения

3) Бланк должностного лица

По виду документа:

2) Бланк письма

3) Конкретный документ кроме письма

По расположению реквизитов:

1) С угловым расположением реквизитов

2) С продольным расположением реквизитов

Реквизит «09 – справочные данные об организации»

Справочные данные об организации включают в себя:

· Почтовый адрес

· Номер телефона

· Номер факса

· Номер счета в банке

· Адрес электронной почты и другие сведения

ГОСТ Р6.30 – 2003 не лимитирует состав справочных данных и объем сведений, включаемых в справочные данные.

В составе справочных данных включены:

1) Код организации

3) ИНН и КПП

Почтовый адрес справочных данных должен оформляться в соответствии со статьей 23 правил оказания услуг почтовой связи, утвержденный постановлением Правительства РФ 15 апреля 2009 за № 221, согласно ему устанавливается очередность указания сведений:

1) Название улицы, номер дома

2) Название населенного пункта (город)

3) Название района

4) Название республики, края, области

5) Название страны (для международной переписки)

6) Почтовый индекс

Реквизит используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и бланке конкретного документа данный реквизит не указывается.

Реквизит «10 – наименование вида документа»

Реквизит 10 должен соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Оно должно быть определено уставом предприятия и соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

Данный реквизит имеют все документы кроме письма. В письмах наименование документа не указывается за исключением гарантийного письма.

Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Пишется с нулевой позиции табуляции при угловом расположении реквизитов.

Коротенькие наименования вида документов также как и «акт» разрешается указывать в разрядку

Реквизит «11 – дата документа»

Дата документа – обязательный реквизит любого вида документа, обеспечивающий ему юридическую силу.

Датой документа может быть:

1) Дата его подписания (распорядительные документы, письма)

2) Дата события, зафиксированного в документе (протокол или акт)

3) Дата утверждения (планы, инструкции, положения, отчеты, расписания занятий)

Дата документа представляется должностным лицом при его подписании.

При подготовке проекта документа заранее впечатывается лишь месяц и год.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности:

· 2 знака – день

· 2 знака – ночь

· 4 знака – год

Например, 05.04.2012 или 2003.06.05. Также разрешается использовать словесно-цифровой способ изображения дат, например, 19 апреля 2012 г.

Реквизит «12 – регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при его регистрации. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации другой различной информацией. Например, номером структурного подразделения, табельным номером сотрудника, различными буквенными идентификаторами и т.д.

порядковые номера документам присваиваются в пределах календарного года для каждого вида документов отдельно. Исключение: учебные заведения, где нумерация документов идет в пределах учебного года, то есть с сентября по август.

Например, № 15/Л-С, № 15 – ОК (записываются в первой строке документа вместе с датой со второй строки табуляции, отступив 16 печатных символов от левого поля документа)

Сведения в него переносятся с поступившего документа и соответствуют его поступившему номеру и дате, оформившееся следующим образом, на, через пробел номер, дата: «На 9/912 – К от 13.05.2009».

Реквизит «14 – место составления или издания документа

Указывается в том случае, если по реквизиту «наименование организации» и «справочные данные об организации» невозможно определить место нахождения данной организации.

Место составления или издания указывается с учетом общепринятых административно-территориальных делений и используют только общепринятые сокращения. Данный реквизит не указывается, если место издания документа или составления включено в название организации. Например, Нижегородский государственный университет.

В документе, автором которого является структурное подразделение организации указывается место нахождения данного структурного подразделения, буква «г.» не ставится перед наименованием которого стоит город, град или бург, а также всемирно известные города такие как Москва.

Располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» с нулевой позиции табуляции.

При адресовании документа организации или их структурным подразделениям их наименование указывают в именительном падеже.

При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы ставят перед фамилией. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

Документ не должен содержать более 4 адресов. В составе реквизита «адресат» может входить почтовый адрес:

1) При адресовании письма в организацию: сначала ее наименование, затем почтовый адрес

2) При адресовании документа физическому лицу: сначала фамилию и инициалы, затем почтовый адрес

Реквизит «16 – гриф утверждения документа»

Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, который придает документу нормативный и правовой характер.

Документ может утверждаться двумя способами:

1) Должностным лицом

2) Изданием распорядительного акта

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Если документ утверждается должностным лицом, то данный реквизит состоит из построчно расположенных следующих частей:

1) Слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек

2) Наименование должностного лица, утверждающего документ

3) Подписи должностного лица, утверждающего документ и расшифровки подписи в виде инициалов и фамилии

4) Дата утверждения

Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать его составные части относительно самой длинной строки.

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов (прописными буквами): «утвержден», «утверждена», «утверждено», «утверждены» логически согласованных с утверждаемым документом, например, инструкция утверждена , расписание утверждено , затем наименование утверждаемого документа в творительном падеже, его даты и номер.

Перечень документов, подлежащих утверждению приведен в приложении № 4 ГСДОУ. Располагается в правом верхнем углу документа с пятой позиции табуляции, расшифровка подписи – с шестой позиции табуляции.

Реквизит «17 – резолюция»

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение или указание к действию. Она проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом; должна быть краткой по форме и конкретной по содержанию. Она включает в себя:

1) Фамилию (и ), инициалы исполнителей

3) Срок исполнения

4) Личную подпись

При наличии нескольких исполнителей ответственным назначается лицо. Указанное первым в резолюции.

Если документ прислан в организацию для ознакомления или сообщения каких-либо сведений, то резолюция может выглядеть следующим образом: «дело», личная подпись и дата.

Фамилия исполнителей в дательном падеже указывается в начале текста.

Поручение формулируется в неопределенной форме глагола с дополнением. Как правило, пишется вручную на подлиннике документа на свободном от текста месте (между реквизитами «адресат» и «текст документа»).

Даты в резолюции оформляются только цифровым способом.

Реквизит «18 – заголовок к тексту»

Заголовок к тексту – краткое изложение содержания документа. Он должен быть логически согласован с наименованием вида документа.

Реквизит 18 должен отвечать на вопросы: о ком, о чем, кого, чего.

Располагается перед текстом документа с нулевой позиции табуляции с двух сторон (сверху и снизу) должен быть выделен 4 межстрочными интервалами, не должен превышать 28 символов, точка в конце заголовка не ставится, длинные заголовки оформляются на нескольких строчках, количество которых не должно превышать 5.

Эту отметку проставляют в верхнем углу документа, либо штампом «контроль», либо в виде красной буквы «к», обведенной красным квадратом -

Реквизит «20 – текст документа»

Текст может быть представлен в виде:

1) Таблица

4) Структура (= таблица + анкета + содержательный текст)

Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. Независимо от количества приложений к документу слово «приложение» всегда записывается в единственном числе с нулевой позиции табуляции после текста с заглавной буквы: «Приложение: через пробел оформляются приложения.

Существует несколько вариантов оформления данного реквизита:

1) Если название данного приложения упоминалось в тексте, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: «на 16 л. в 1 экз.»

2) Если название приложения не встречалось в тексте, то отметка о его наличии оформляется полностью. Например, Ведомость заработной платы на 2л. в 2 экз.

3) Если приложение сброшюрованы, то количество листов не указывается. Например, Приложение журнал мод в 3 экз.

4) Если к документу есть несколько приложений, тот они нумеруются, номера идут четко один над другим. Например, Приложение: 1 ________________

2 ________________

3 ________________

4 ________________

Реквизит «22 – подпись»

Подпись – обязательный реквизит любого вида документа, придающий ему юридическую силу.

Подпись документа – собственноручная подпись полномочного лица (должностного или физического).

Реквизит состоит из:

1) Наименование должностного лица, подписавшего документ:

· Полного наименования, если документ оформлен на чистоим листе бумаги

· Сокращенного наименования, если документ оформлен на бланке информации

2) Личная подпись

3) Расшифровка подписи в виде инициалов и фамилии

БЕЗ СКОБОК И СЛЕШЕЙ!

Если наименование должности располагается на нескольких строчках, то расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности занимаемой ими должности.

Располагается после реквизита «текст документа» спустя 4 межстрочных интервала или реквизита «подпись» с нулевой позиции табуляции.

Реквизит «23 – гриф согласования документа оформ-ся внешние согласования документов

Реквизит «24 – визы согласования документа оформ-ся внутренние согласования документов

Реквизит «25 – оттиск печати»

Оттиском печати заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусмотренных российским законодательством.

В приложении 5 ГСДОУ приведен перечень документов, на которых ставится печать (не на всех она должна стоять!).

ГОСТ 2.105-95

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Издание официальное

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ

ГОСТ 2.105-95 МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ С Т А Н Д А Р Т

Единая система конструкторской документации

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ

Unified syslem for design documentation General requirements for lex/ual documents

Дата введения 1996-07-01

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства

ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи

ГОСТ 2.106-68 ЕСКД. Текстовые документы

ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. форматы

ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.316-68 ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц

ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения буквенные

ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений

ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.32-91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

Издание официальное

ГОСТ 2.105-95

ГОСТ 8.417-81 ГСИ. Единицы физических величин

ГОСТ 13.1 802-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы

ГОСТ 21.1101-92 СПДС. Основные требования к рабочей документации

ГОСТ 28388-89 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения

3 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

Машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);

Рукописным - чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;

С применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004).

На магнитных носителях данных (ГОСТ 28388).

3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

Типографским - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;

Светокопированием;

Микрофильмированием;

На магнитных носителях данных.

3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки ГОСТ 2.105-95 (рукописным способом), а также, выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

3.6 Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк - не менее 3

мм .

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10-мм.

Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 - 17 мм).

Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.

3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой. краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускается.

После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.

3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.

Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

4 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ, В ОСНОВНОМ, СПЛОШНОЙ ТЕКСТ

4.1 Построение,документа

4.1.1. Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.

При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например:

ХХХХ.331П2.032ФО, ХХХХ.ЗЗП12.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02, и т.д. Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер….

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ Р 21.1101.

4.1.2. Разделы Должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (часть, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точки не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

4.1.3 Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры

1.2.г Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

2.2.г Нумерация пунктов второго раздела документа

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

3.1.2 Нумерация пунктов первого подраздела третьего

4.1.4 Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

4.1.5 Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

4.1.6 Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

4.1.7 Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис

или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых, ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

а) ____________

б) ____________

1) ______________

2) ______________

в) ____________

4.1.8 Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа

4.1.9 Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм.

4.1.10 Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

4.1.11 В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).

Если документ разбит на части (книги), то в конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее, количество листов данного документа (части, книги).

4.1.12 В конце текстового документа перед листом регистрации изменений допускается приводить список литературы, которая была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте - по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание документа.

4.1.13 Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа следующим образом: 3 15

раздел страница

4.2 Изложение текста документов

4.2.1 Полное наименование изделия на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном конструкторском документе.

В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем - название изделия (имя существительное);

при этом допускается употреблять сокращенное наименование изделия.

Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

4.2.2 Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова - "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например "применяют", "указывают" и т.п.

В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

4.2.3 В тексте документа не допускается :

Применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

- применять произвольные словообразования;

Применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

Сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблицей в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

4.2.4 В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");

Применять знак "0" для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр"). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак "0";

Применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), 2: (больше или равно), ^ (меньше или равно), -^ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);

Применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

4.2.5 Если в документе приводятся поясняющие надписи, наносимые непосредственно на изготовляемое изделие (например, на планки, таблички к элементам управления и т.п.), их выделяют шрифтом (без кавычек), например ВКЛ., ОТКЛ.,. или кавычками - если надпись состоит из цифр и (или) знаков.

Наименования команд, режимов, сигналов и т.п. в тексте следует выделять кавычками, например, "Сигнал +27 включено".

4.2.6 Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.

Если в документе принята особая система сокращения слов или. наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов.

4.2.7 Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например "Временное сопротивление разрыву Стд".

При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.

4.2.8 В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.

Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.

4.2.9 В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти - словами.

1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м.

2 Отобрать 15 труб для испытаний на давление.

4.2.10 Единица физической величины одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например 1,50; 1,75; 2,00 м.

4.2.11 Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

1 От 1 до 5 мм.

2 От 10 до 1QD кг.

3 От плюс 10 до минус 40 "С.

4 От плюс 10 до плюс 40 "С.

Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах, выполненных машинописным способом.

4.2.12 Приводя наибольшие или наименьшие значения величин следует применять словосочетание "должно быть не более (не менее)".

Приводя допустимые значения отклонений от указанных норм, требований следует применять словосочетание "не должно быть более (менее)".

Например, массовая доля углекислого натрия в технической кальцинированной соде должна быть не менее 99,4 %.

4.2.13 Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых свойств изделия, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой.

Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, марок и т.п. изделий одного наименования должно быть одинаковым. Например, если градация толщины стальной горячекатаной ленты 0,25 мм, то весь ряд толщин ленты должен быть указан с таким же количеством десятичных знаков, например 1,50; 1,75; 2,00.

4.2.14 Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать. ¼ "; ½"; (но не )

При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например, 5/32; (50А - 4С)/(40В+20).

4.2.15 В формулах в качестве символов следует применять, обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той- последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.

Пример - Плотность каждого образца р, кг/м

3 , вычисляют по формуле (1)

где т - масса образца, кг;

V - объем образца, м 3 .

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

4.2.16 Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "х".

4.2.17 В документах, издаваемых нетипографским способом, формулы могут быть выполнены машинописным, машинным способами или чертежным шрифтом высотой не менее 2,5 мм. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.

4.2.18 Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул & пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

4.2.19 Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

4.2.20 Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала.

Примечания не должны содержать требований.

4.2.21 Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится тире и примечание печатается тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Примечание - _______

Примечания

4.2.22 В текстовом документе допускаются ссылки на данный документ, стандарты, технические условия и другие документы при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документом.

Ссылаться следует на документ в целом или его разделы к приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данного документа.

При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии записи обозначения с годом утверждения в конце текстового документа под рубрикой "ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ" …..

4.3. Оформление иллюстраций и приложений

4.3.1 Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации за исключением иллюстраций приложений, следует нуме-ровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок I".

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например – Рисунок 1.1.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование помещают после пояснительных данных и располагают образом: Рисунок 1 - Детали прибора.

4.3.2 Если в тексте документа имеется иллюстрация, на которой изображены составные части изделия, то на этой иллюстрации должны быть указаны номера позиций этих составных частей в пределах данной иллюстрации, которые располагают в возрастающем порядке, за исключением повторяющихся позиций, а для электро- и радио элементов - позиционные обозначения, установленные в схемах данного изделия.

Исключение составляют электро- и радиоэлементы, являющиеся органами регулировки

или настройки, для которых (кроме номера позиции) дополнительно указывают в подрисуночном тексте назначение каждой регулировки и настройки, позиционное обозначение и надписи на соответствующей планке или панели.

Допускается, при необходимости, номер, присвоенный составной части изделия на иллюстрации, сохранять в пределах документа.

Для схем расположения элементов конструкций и архитектурно-стро-ительных чертежей зданий (сооружении) указывают марки элементов.

Указанные данные наносят на иллюстрациях согласно ГОСТ 2.109.

4.3.3 На приводимых в документе электрических схемах около каждого элемента указывают его позиционное обозначение, установленное соответсгвующими стандартами, и при, необходимости, номинальное значение величины.

4.3.4 Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и т.д.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

4.3.5 Приложения могут быть обязательными и информационными.

4.3.6 В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения "Библиография", которое располагают последним.

4.3.7 Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова "Приложение" и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово "обязательное", а для информационного - "рекомендуемое" или "справочное".

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

4.3.8 Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается "Приложение А".

4.3.9 Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А4х3, А4х4, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.

4.3.10 Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

4.3.11 Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

4.4 Построение таблиц

4.4.1 Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.

Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц в соответствии с рисунком 1.

Таблица ______ - _______________

номер название таблицы

Боковик Колонки

(графа для

заголовка)

Рисунок 1

4.4.2 Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица В.1", если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

4.4.3 На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово "таблица" с указанием ее номера.

4.4.4 Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

4.4.5 Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.

Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Горизонтальные -и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

4.4.6 Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а, при необходимости, в приложении к документу.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

4.4.7 Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы в соответствии с рисунком 2.

Таблица ….

В миллиметрах

Внутренний диаметр шайбы	Толщина шайбы
		нормальной

Продолжение таблицы …

В миллиметрах

Номинальный диаметр резьбы болта, винта,	Внутренний диаметр шайбы	Толщина шайбы
			нормальной

Рисунок 2

Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют головку таблицы в соответствии с рисунком 3. Рекомендуется разделять части таблицы двойной линией или линией толщиной

Is.

Таблица …

Рисунок 3

4.4.8 Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается. Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на

них , при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу в соответствии с рисунком 4.

Таблица …...

Размеры в миллиметрах

Условный проход Dy					Масса, кг, не более

Рисунок 4

При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием в соответствии с рисунком 5. Перед числовыми значениями величин и обозначением типов, марок и т.п. порядковые номера не проставляют.

Таблица …..

Рисунок 5

4.4.9 Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части - над каждой ее частью в соответствии с рисунком 2.

Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах физических величин (например в миллиметрах, вольтах), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах физических величин, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины, например, "Размеры в миллиметрах", "Напряжение в вольтах", а в подзаголовках остальных граф приводить наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических величин в соответствии с рисунком 4.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например

D - диаметр, Н - высота, L - длина.

Показатели с одним и тем же буквенным обозначением группируют последовательно в порядке возрастания индексов в соответствии с рисунком 4.

4.4.10 Ограничительные слова "более", "не более", "менее", "не менее" и др. должны быть помещены в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы физической величины, если они относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая в соответствии с рисунками 4 и 5.

4.4.11 Обозначение единицы физической величины, общей для всех данных в строке, следует указывать после ее наименования в соответствии с рисунком 5. Допускается при необходимости выносить в отдельную строку (графу) обозначение единицы физической величины

4.4.12 Если в графе таблицы помещены значения одной и той же физической величины, то обозначение единицы физической величины указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы в соответствии с рисунком 6. Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз в соответствии с рисунками 4 и 6.

Таблица …..

Рисунок 6

Если числовые значения величин в графах таблицы выражены в разных единицах физической величины, их обозначения указывают в подзаголовке каждой графы.

Обозначения, приведенные в заголовках граф таблицы, должны быть пояснены в тексте или графическом материале документа.

4.4.13 Обозначения единиц плоского угла следует указывать не в заголовках граф, а в каждой строке таблицы как при наличии горизонтальных линий, разделяющих строки в соответствии с рисунком 7, так и при отсутствии горизонтальных линий в соответствии с рисунком 8.

Таблица …. Таблица ….


3њ 5¢ 30ќ	6њ 30¢	3њ 5¢ 30ќ	6њ 30¢
4њ 23¢ 50ќ	8њ 26¢	4њ 23¢ 50ќ	8њ 26¢
5њ 30¢ 20ќ	10њ 30¢	5њ 30¢ 20ќ	10њ 30¢

Рисунок 7 Рисунок 8

4.4.14 Предельные отклонения, относящиеся ко всем числовым значениям величин, помещенным в одной графе, указывают в головке таблицы под наименованием или обозначением показателя в соответствии с рисунком 9.

Таблица...

Диаметр резьбы d					Условный диаметр шплинта d 1

Рисунок 9

4.4.15 Предельные отклонения, относящиеся к нескольким числовым значениям величин или к определенному числовому значению величины, указывают в отдельной графе

….

4.4.17 Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок материалов и типоразмеров изделий, обозначения нормативных документов не допускается.

4.4.19 При указании в таблицах последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, их следует записывать: "От... до... включ.", "Св. ... до... включ." ….

В интервале, охватывающем числа ряда, между крайними числами ряда в таблице допускается ставить тире …..

Интервалы чисел в тексте записывают со словами "от" и "до" (имея в виду "От... до... включительно"), если после чисел указана единица физической величины или числа, представляют безразмерные коэффициенты, или через дефис, если числа представляют порядковые номера.

1 ... толщина слоя должна быть от 0,5 до 20 мм.

2 7 - 12, рисунок 1 - 14

4.4.20 В таблицах при необходимости применяют ступенчатые полужирные линии,для выделения диапазона, отнесенного к определенному значению, объединения позиции в группы и указания предпочтительных числовых значении показателей, которые обычно расположены внутри ступенчатой линии, или для указания, к каким значениям граф и строк относятся определенные отклонения, ….

4.4.22 Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

4.4.23 При необходимости указания в таблице предпочтительности применения определенных числовых значений величин или типов (марок и т.п.) изделий допускается применять условные отметки с пояснением их в тексте документа.

Для выделения предпочтительной номенклатуры или ограничения применяемых числовых величин или типов (марок и т.п.) изделий допускается заключать в скобки те значения, которые не рекомендуются к применению или имеют ограничительное применение, указывая в примечании значение скобок …..

С помощью перекрестной ссылки можно создать связь с другой частью документа. Например, можно использовать перекрестную ссылку для связи с диаграммой или рисунком, который находится в другом месте документа. Перекрестная ссылка имеет вид ссылки, по которой пользователь может перейти к целевому элементу.

Если вы хотите создать связь с другим документом, создайте гиперссылку .

Невозможно создать перекрестную ссылку на несуществующий объект, поэтому сначала убедитесь в том, что у вас уже есть диаграмма, заголовок, номер страницы или другой элемент, на который она будет указывать. В диалоговом окне для вставки перекрестной ссылки будут перечислены все элементы, на которые она может указывать. На рисунке ниже показан пример.

Перекрестные ссылки вставляются в документ как поля. Поля - это наборы данных, которые предписывают приложению Word автоматически вставить в документ текст, рисунки, номера страниц и другие элементы. Например, поле DATE служит для вставки текущей даты. Преимущество использования полей состоит в том, что вставленное содержимое (дата, номер страницы, рисунок и т. п.) обновляется автоматически при каждом изменении. Например, если вы работаете над документом в течение нескольких дней, то дата будет изменяться каждый день, когда вы открываете и сохраняете файл. Аналогично при изменении рисунка, который хранится в другом месте, но на который указывает ссылка в поле, обновление будет выполняться автоматически, так что вам не придется вставлять его повторно.

Если вставленная перекрестная ссылка имеет вид {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT} или похожий, это означает, что приложение Word отображает коды полей вместо значений полей. Если вы отправите документ на печать или скроете коды полей, будут отображаться значения полей. Чтобы увидеть значения полей вместо кодов полей, нажмите клавиши ALT+F9. Можно также щелкнуть код поля правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Коды/значения полей .

Заголовки граф

Подзаголовки граф

Строки (гориэонтальные

Если вам нужно создать перекрестные ссылки на элементы, которые находятся в отдельном документе, но вы не хотите использовать гиперссылки, то сначала объедините документы в один главный документ, а затем добавьте перекрестные ссылки. Главный документ - это контейнер для набора отдельных файлов (вложенных документов). Его можно использовать для создания документа, состоящего из нескольких частей (например, книги с несколькими главами), и работы с ним.

Зачем нужны документы?

Документы в 1С -- это электронные аналоги обычных бумажных документов. Документы предназначены для регистрации фактов реального мира в компьютере. С помощью документов можно вводить информацию в базу данных, например, принимать нового сотрудника документом "Приказ о приеме на работу". Или можно просто создать платежное поручение в банк или ввести счет-фактуру. Документы обычно формируют движения. Движения документа -- это изменения в справочниках и других объектах конфигурации, порожденные этим документом.

Таким образом, документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях , происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов . Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С:Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером , датой и временем . Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу - информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

Следует заранее уточнить, что в Конфигураторе создается, строго говоря, не сам документ, а средство ввода документа в компьютер - шаблон документа. Каждый создаваемый в конфигураторе документ является описанием множества документов одного вида. Например, созданный в Конфигураторе документ «Накладная» при работе с системой 1С:Предприятие позволит формировать накладные, которые будут иметь разное содержание, по одинаковый набор реквизитов, одинаковую логику поведения и так далее.

Состав документа

С точки зрения программиста, у документа есть экранная форма -- Диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм -- Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране.

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С:Предприятие. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. Чтобы научиться формировать печатные формы, вам нужно изучить главу Отчеты (объект "Таблица").

У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод ИсходнаяТаблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой конфигурации может являться шаблон печатной формы "Отчет о движении документа", который используется разными модулями конфигурации

Проведение документа

Некоторые документы могут проводиться . С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура ОбработкаПроведения ). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа. Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника.

Атрибуты документов (реквизиты)

При создании структуры документа в Конфигураторе допускается определенный уровень абстракции. Так, в большинстве документов можно выделить две основные части: шапка и табличная часть. Как правило, в шапке содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Например, в счете на оплату в заголовочную часть помещаются установочные данные документа - номер и дата, а также сведения о плательщике и получателе платежа.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода - экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Термин "шапка" - достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз. Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть - это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию - стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. Структура документа в системе 1С:Предприятие 7.7 может содержать только одну табличную часть.

При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С:Предприятие. Работая с системой 1С:Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

Журналы документов

Все документы хранятся в журналах . Журнал документов -- это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые , который будет включать документы "Приказ о приеме на работу", "Приказ об увольнении", "Кадровое перемещение". С этим журналом будет работать пользователь-кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы "Платежное поручение" и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы . От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный , Общий и Дополнительный . Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале ПриказыКадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник.