Реклама на портале

Формат штатного расписания. Ведомость замены должностей в штатном расписании

Штатное расписание - это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять этот документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. В нем фиксируются вся кадровая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.

В соответствии с Трудовым кодексом иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на этот материал и рассмотрим, как выглядит штатное расписание, подробнее.

Для чего составляют «штатку»

В первую документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Перечень обязательных сведений, которые обязательно включить в этот локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то такой шаблон не должен противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

Порядок принятия штатного расписания

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

  • Устав;
  • утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
  • учетную политику;
  • профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Д ата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2010). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Заполнение формы Т-3

Рассмотрим образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 строительной организации, в которой 11 штатных единиц.

Показанный в качестве иллюстрации пример штатного расписания является приблизительным, в документ при наличии включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

В организации производства цеха производится явочный состав производственных рабочих и цехового персонала, обслуживающих технологическое оборудование и выполняющих производственные операции.

К составу производственных рабочих относят всех лиц, непосредственно занятых в технологическом процессе. В составе цехового персонала начальник цеха, старшие и сменные мастера, младший обслуживающий персонал (уборщицы).

Выбор обслуживаемых рабочих мест должен обеспечить бесперебойную стабильную работу оборудования с выпуском продукции требуемого качества.

На предприятиях по изготовлению ячеистого бетона принята бригадная форма организации труда рабочих с распределением обязанностей между членами бригады по технологическим постам.

Если же на запроектированном производстве неизбежны операции, выполняемые вручную с помощью механизированных приспособлений и инструментов или без них, то количество рабочих по этим рабочим местам определяется специальным расчетом по формуле

где Р с – количество рабочих в смену для выполнения данной операции;

П с – объем работ (производительность цеха) по данной операции в смену;

Н в.з – сменная норма выработки на звено рабочих;

Р з – количество рабочих в звене.

Если работы выполняются не звеном, а единолично каждым рабочим, то формула принимает вид

где Н в – сменная норма выработки на 1 человека.

Объем работ берется из расчета материального баланса производства. Эта величина должна быть выражена в той же размерности, что и норма выработки по данной операции. Норма выработки берется из специальных справочников для данной отрасли промышленности или данных заводской практики.

Таблица 18

Штатная ведомость цеха

Наименование профессий или видов работ

Количество работающих

Длительность смены, ч

Заработная плата руб./мес

Заработная плата руб./год

Директор

Гл. бухгалтер

Гл. инженер

Начальник ОТК

Оператор подготовки бетонной смеси

Оператор вибропресса

Оператор по приемке и подготовке сырья

Водитель погрузчика

4.5. Потребность предприятия в энергетических ресурсах

К энергетическим ресурсам относят топливо, пар, электроэнергию и сжатый воздух, потребляемые для выполнения технологических операций.

Основными материалами для получения необходимых данных служат нормы технологического проектирования предприятий данной отрасли промышленности, типовые или повторно используемые экономичные проекты и показатели, полученные на передовых предприятиях, выпускающих аналогичную продукцию.

В ориентировочном расчете потребности цеха в электроэнергии коэффициент загрузки по мощности отражает использование мощности двигателя, установленного при данном оборудовании; он связан с использованием оборудования по времени. Величину этого коэффициента условно можно принять по формуле

где К зм – коэффициент загрузки мощности двигателя;

К вн – коэффициент использования оборудования по времени;

 – коэффициент, зависящий от степени загрузки оборудования.

Так, при К вн =0,20–0,30 =1,30;

К вн =0,40–0,50 =1,20;

К вн =0,60–0,70 =1,20;

К вн =0,80–0,90 =1,00.

Коэффициент использования двигателя по времени характеризует отношение времени фактической работы оборудования в смену к продолжительности смены и определяется расчетно:, где П ф и П т соответственно фактическая и техническая производительность оборудования.

В случаях, когда расчет коэффициента использования оборудования по времени затруднен, его величина может быть принята по группам оборудования (при работе в течение смены):

    для оборудования технологического непрерывно действующего (шаровые мельницы, дробилки, ленточные прессы, вращающиеся печи, вентиляторы и т.д.) – 0,80–0,90;

    для оборудования транспортного непрерывно действующего (элеваторы, конвейеры, шнеки) – 0,80–0,90;

    для оборудования транспортного и грузоподъемного повторно-кратковременного режима (краны и кран–балки, лебедки, скиповые подъемники и т.д.) – 0,30–0,40.

Потребляемую мощность получают умножением мощности каждого электродвигателя в отдельности для каждой машины на коэффициенты загрузки и использования во времени. Потребляемая мощность численно равна часовому расходу электроэнергии для выполнения технологических и транспортных операций.

После проведенных расчетов мощности, потребляемой каждым электродвигателем, находят общую установленную мощность электродвигателей технологического и транспортного оборудования в цехе и потребляемую мощность всех электродвигателей с учетом коэффициента загрузки. Пользуясь полученными данными, устанавливают расход электроэнергии в смену, сутки и год, а также удельный расход электроэнергии, который подсчитывают по формуле

где Э у – удельный расход электроэнергии на товарную единицу продукции;

Э р – годовой расход электроэнергии (итоговый результат последней колонки табл. 20);

Результаты, полученные на основании расчетов потребности в энергетических ресурсах (топливе, паре, электроэнергии, сжатом воздухе) в отдельные периоды работы цеха, приводятся в виде сводной табл. 19.

Таблица 19

Расчет потребности в энергетических ресурсах

Наименование оборудования с электродвигателем

Количество единиц оборудования

Мощность электродвигателя, кВт

Коэффициент Использованияоборудования по времени К ВН

Коэффициент Загрузки по мощности К ЗН

Потребление электроэнергии с учетом К ВН и К ЗН

Бетоносместитель

Транспортер

Вибропрессс

Силос для цемента

Таблица 20

Расчет потребности в энергоресурсах

Существуют определенные документы предприятия, которые непосредственно используются как экономическими, так и кадровыми службами предприятия - это штатное расписание и штатная расстановка. О том, чем различаются данные документы и с какой целью составляются, поговорим в нашей статье.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что говорит закон?

Значения терминов

Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:

  • иерархическая структура подразделений;
  • перечень должностей и профессий, необходимых для успешной работы штатного состава;
  • планируемое количество сотрудников;
  • конкретное указание величины , как отдельно по каждой должности, так и по предприятию в целом.

В штатной расстановке кроме вышеперечисленного, заполняются сведения о том, какие должности заняты работниками, а какие вакантны.

Нормативная база

Существуют унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах:

  • Общероссийский и общеотраслевой справочники профессий;
  • Единое квалификационно-тарифное руководство по работам и профессиям (ЕТКС).

Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.

Законодательно установленного термина «штатная расстановка» не существует.

Расписание

Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.

В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.

Пример:

В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения. Приказом по ООО «Хлеб» были внесены изменения в Штатное расписание Общества. В состав штата организации были дополнительно включены следующие сотрудники: старший кондитер, повар-кондитер, подсобный кухонный работник.

В соответствии с учредительными документами, в штатном расписании определяется и закрепляется структура, численность и штатный состав предприятия:

  • структурные подразделения,
  • должности, необходимые для производственной деятельности организации,
  • количество штатных единиц персонала,
  • утвержденные оклады, применяемые надбавки, итоговая величина ФОТ.

Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.

Документ имеет унифицированную форму (Т-3), которая применима для организаций с любой формой собственности.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Не допускается сокращение названий должностей, наименования профессий и специальностей заполняются в соответствии с данными ЕТКС.

Кроме того, во избежание в будущем проблем с оформлением пенсий, необходимо заполнять в полном соответствии с действующим штатным расписанием.

Составление нормативного документа является непосредственной обязанностью сотрудников отдела труда и заработной платы или планово-экономического отделения. Затем штатное расписание проходит согласование на уровне руководящего звена организации.

На заключительной стадии приказом по предприятию утверждается штатное расписание.

На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.

Бланк может быть заполнен любым способом:

  • ручным;
  • машинописным.

Количество экземпляров зависит от числа причастных лиц, чаще всего требуется три образца.

Срок хранения составляет три года с даты утверждения.

Цели составления

Утвержденная форма штатного расписания предоставляет руководству организации возможность законного укомплектования штата фирмы сотрудниками.

Отдел кадров проводит целевой набор рабочих и служащих на свободные места, создает потенциал для карьерного роста сотрудников, участвует в организации учебного процесса для повышения квалификационного уровня работников.

Пример:

Расстановка

Сотрудники отдела кадров дополняют таблицу штатного расписания добавочными графами, в которых заполняют конкретные данные на сотрудников предприятия, включая фамилию, имя, отчество и размер установленного оклада.

Созданная таким образом новая форма внутреннего документа имеет несколько названий:

  • штатная расстановка;
  • штатный список;
  • штатная книга;
  • замещение должностей.

Используется в рабочем порядке для составления различных отчетов по труду.

Описание

Унифицированной формы бланка замещения должностей нет. Предприятие самостоятельно разрабатывает документ кадрового характера для внутреннего пользования, включая все необходимые реквизиты и информацию.

Локальным нормативным актом (нормы и нормативы делопроизводства кадровой службы) утверждается форма бланка.

Документ заполняется любым методом:

  • рукописным;
  • электронным.

Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с , или перемещениями сотрудников.

Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.

Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.

Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:

  • перечень подразделений организации;
  • названия должностей;
  • количество штатных единиц;
  • оклады и тарифы в разрезе профессий;
  • величина ;
  • фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
  • регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).

Цели составления

Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.

Предоставляет возможность оперативного наблюдения за наличием свободных кадровых вакансий, контроля заполнения вакантных мест при приеме на работу совместителей при условии, что одна ставка делится между несколькими работниками.

Пример:

Соломенцов К.К. написал заявление на прием в ООО «Снег» с целью работы по совместительству на должность электрика на ½ ставки. Сотрудник отдела кадров Первушина М.И., пользуясь штатным списком, определила, что на должности электрика работают два сотрудника по ½ ставки. Вакантных мест нет. Соломенцову К.К. было отказано в приеме на работу.

Образец документа:

Разница

2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка

Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками. Также на основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.
ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Госкомстата России N 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Постановлением Госкомстата России N 1 в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т.к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации (ст. 57 ТК РФ).
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерством труда России от 21.08.1998 г. N 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии. То есть, руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации.
В организациях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание отдельного структурного подразделения.
Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, изготавливается, как правило, в количестве 3 экземпляров (плюс копии по числу заинтересованных лиц, подразделений), формат бланка А4, срок его хранения по месту разработки и утверждения - постоянно, в других организациях - 3 года.
Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т.п.), однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания представляет собой таблицу:

┌─────────────┬────────────────┬─────────────┬───────────┬─────────────────┬──────────┬────────────┐
│ Структурное │ Должность │ Количество │ Тарифная │ Надбавка, руб. │ Всего, │ Примечание │
│подразделение│(специальность, │ штатных │ ставка │ │руб. (гр. │ │
│ │ профессия), │ единиц │ (оклад) и │ │5 + гр. 6 │ │
├───────┬─────┤ разряд, класс │ │ пр., руб. ├─────┬─────┬─────┤+ гр. 7 + │ │
│наиме- │ код │ (категория) │ │ │ │ │ │ гр. 8 │ │
│нование│ │ квалификации │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │Итого │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴─────┴────────────────┴─────────────┴───────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┴────────────┘


Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа расположения также допускается использовать степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом - административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа.
Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.
В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации. В трудовом законодательстве термины "профессия" и "должность" применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин - для такой категории персонала, как рабочие, а второй - для служащих.
Служащие - это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.
Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что "Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках...". Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем.
По-другому обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.
Подавляющее большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. В коммерческой сфере для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Напомним, что к ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, а не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новым ЕТКС.
В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями управления, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги; но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Например, мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т.д.
ТК РФ частично решил эту проблему. Статья 57 ТК РФ определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:
- проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;
- не увлекаться новомодными названиями, т.к. большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах - источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, "хэдхантер" - "специалист по поиску руководителей").
Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Ведь, увольняясь из организации, работник зачастую уходит с такой записью в трудовой книжке, которая может быть непонятной не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий.
В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком "-", при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.
В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как "прочий персонал".
Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения "зав.", "зам.", "нач." не допускаются.
Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т.д.).
В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3. Согласно ст. 129 ТК РФ оклад - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат; тарифная ставка - это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются:
- работникам организаций, финансируемых из бюджета, - соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;
- работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) - законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;
- работникам других организаций - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.
Тарифная ставка является элементом тарифной системы (т.е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий). При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
Тарифная система оплаты труда включает в себя: тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.
Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.
Что же касается надбавок (графы 6-8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Как определено ст. 144 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором.
Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и других)
- в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ;
- в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, - органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;
- в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.
Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.
В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Согласно указаниям по применению правил оформления первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата, в штатном расписании заработную плату теперь можно указывать не только в рублях, но и с помощью вспомогательных величин (процентов, коэффициентов и т.п.).
Графа "Примечание" предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.
После заполнения всех граф основной части таблицы, в строке "Итого" указываются итоговые суммы по графам 4-9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф составляется приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Номер и дата приказа отражаются в шапке штатного расписания.
Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т.е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.
При оформлении штатного расписания обратите внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае он будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к утверждению. В частности, не забывайте заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО. Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.
Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные формы. Например:

┌────────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
│ Наименование и код │Количество│ Должностной │ Надбавки │Месячный фонд оплаты │Примечание │
│должности, профессии│ штатных │ оклад, руб. ├──────────┬───────┤ труда │ │
├──────────┬─────────┤ единиц │ │персональ-│прочие │ │ │
│наименова-│ │ │ │ ные │ │ │ │
│ ние │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──────────┼─────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────┼─────────────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────┴─────────┴──────────┴─────────────┴──────────┴───────┴─────────────────────┴───────────┘

В этом случае наименование и код структурного подразделения указываются не в столбце, а в строке - заголовке.
Экономисты по труду также предлагают использовать такую форму:

┌──────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────────────┬──────────────────┬──────────────┐
│ Наименование │ Наименование │ Количество │ Установленный │ Фактически │ Примечание │
│ структурного │ должности, │ штатных единиц │ оклад, руб. │получаемый оклад, │ │
│подразделения │ профессии │ │ │ руб. │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────────────┼──────────────┼─────────────────┼────────────────┼──────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴──────────────┴─────────────────┴────────────────┴──────────────────┴──────────────┘

Если условия оплаты труда в организации установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается "вилка" окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы. С учетом этого форма штатного расписания может быть следующей:

┌────────────┬──────────┬──────────┬─────────┬─────────┬───────────┬─────────────────────┬──────────┬────────────┐
│Наименование│Количество│ Тарифный │Тарифный │Тарифная │Присвоенный│ Надбавки │ Итого │ Примечание │
│структурного│ штатных │ разряд │коэффици-│ ставка │ класс ├──────┬───────┬──────┤должност- │ │
│подразделе- │ единиц │(квалифи- │ ент │ (оклад) │ │ за │ за │ │ной оклад │ │
│ ния и │ │кационная │ │ │ │класс │выслугу│прочие│ │ │
│ должности │ │категория)│ │ │ │ │ лет │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────────┴──────────┴──────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────┴───────┴──────┴──────────┴────────────┘

В ряде организаций, особенно в государственных учреждениях, применяется "урезанная" форма штатного расписания, т.е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.
При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей - по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. Например:

┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│ Наименование должности │ Количество │

│ Отдел маркетинга │

│ Начальник отдела │ 1 │
│ │ │
│ Специалист по маркетингу │ 6 │

│ Итого: │ 7 │
├──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┤
│ ... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Отдел кадров │
├──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤
│ Начальник отдела │ 1 │
│ │ │
│ Специалист по кадрам │ 3 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Итого: │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Всего по предприятию │ │
│ │ │
│ в том числе: │ │
│ │ │
│ 1) служащих: │ │
│ │ │
│ - руководителей; │ │
│ │ │
│ - специалистов; │ │
│ │ │
│ - технических исполнителей │ │
│ │ │
│ 2) рабочих │ │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.
Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму N Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций "не возражаю", "согласен", то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д.
Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты), указывается.
Замечания прилагаются
(Подпись) С.И. Иванов
20.01.2005
В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.
Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.
Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.
В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:
- справки;
- заключения;
- отзывы;
- служебные записки.
Все они хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.
Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру:
- в отдел кадров;
- в главную бухгалтерию;
- один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.
В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается всего в двух экземплярах - один для генерального директора, один для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров часть, касающаяся вакантных должностей.
Штатное расписание - документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
- "О внесении изменений в штатное расписание";
- "Об изменении штатного расписания";
- "О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т.д.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
- переименование должности;
- изменение должности;
- переименование структурного подразделения;
- возложение дополнительных обязанностей;
- изменение базовых (должностных) окладов;
- введение новых подразделений;
- введение новых (дополнительных) должностей;
- ликвидация структурного подразделения;
- сокращение должности.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. Рассмотрим все эти варианты отдельно.
1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является обязательным для включения в трудовой договор условием. Статья 74 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.
2. Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. В этом случае меняются существенные условия трудового договора, (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца.
3. В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т.е. при выполнении требований ст. 74 ТК РФ).
4. Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение трудовой функции работника, предусмотренной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).
5. Изменение базовых (должностных) окладов в штатном расписании осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудников:
- трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ обязательными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору;
- личная карточка Т-2 (раздел 3).
6. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:
- решение руководителя организации;
- проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;
- проект положения о структурном подразделении;
- проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого подразделения;
- проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.
При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:
- служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых не ниже отдела;
- отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;
- должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше;
- должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.
7. При введении новой (дополнительной) должности на имя руководителя организации поступает комплект документов, включающий в себя:
- служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;
- обновленную структуру подразделения;
- проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.
При выборе категории сотрудника (при обосновании введения штатной единицы) необходимо руководствоваться следующими принципами:
- должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;
- должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения;
- должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.
8. Решение о ликвидации структурного подразделения оформляется в соответствии с ТК РФ приказом по организации за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.
9. Решение о сокращении должности принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.
Увольнение сотрудников по причине ликвидации структурного подразделения, сокращения должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой. Более подробно эти вопросы рассматриваются в разделе "О сокращении штата и численности".
Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется замещение должностей или штатная расстановка. Также на практике могут использоваться и другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания. Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания - это динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий издания приказа о его утверждении.

Захаркина О.И. Организация работы кадров на промышленных предприятиях. - Система ГАРАНТ, 2007 г.

Ведомость замены должностей в штатном расписании может быть приложением или элементом . Она нужна для введения новых должностей с одновременным упразднением старых.

ФАЙЛЫ

Два способа замены должностей в штатном расписании

Штатное расписание может быть изменено двумя способами:

  1. Можно ввести новое штатное расписание, отличающееся от старого.
  2. Можно издать приказ по основной деятельности с указанием требующихся изменений. Тогда название документа может звучать как «Приказ о внесении изменений в штатное расписание».

В первом варианте регистрационный номер ШР должен быть следующим по счету. При этом обязательно подкрепить его приказом, регистрирующимся в журнале приказов основной деятельности учреждения.

Как основание в нем записываются, к примеру, усовершенствование деятельности структурного подразделения или устранение дублирования функций отдельных работников. Руководитель вправе сам выбирать основание, главное, чтобы оно было достаточно веским. Можно прикладывать планово-экономические расчеты кадрового отдела.

Правовая база

Ведомость используется в сфере здравоохранения и регулируется Приказом Минздрава №999, который был издан 11 октября 1982 года, а также выпущен в новой редакции 16 октября 2001 года. Несмотря на «возраст», законность документа не утратила силы и актуальности.

Важно! В верхней части ведомости замены должностей в штатном расписании обязательно ставится ссылка на этот приказ.

При замене рекомендуется обратиться к Приказу Минздрава №1183н от 20 декабря 2012 с дополнениями в 2014 году. Он называется «Приказ об утверждении Номенклатуры должностей медицинских работников и фармацевтических работников». В приложении к нему перечислены все формулировки, как могут звучать наименования всех доступных должностей работников здравоохранения.

Может ли быть заверено руководителями подразделений (отделений)

Учет кадров, введение и упразднение должностей могут быть проведены как непосредственно работодателем, так и руководителем отдельного подразделения. Но для такой децентрализованной формы кадрового учета понадобится бумага, однозначно сообщающая о том, что руководитель подразделения имеет право действовать от имени работодателя. Для этого должно существовать Положение о филиале и доверенности или иные формы документов, заверяющие это право.

О лимитах

В случае если учреждению необходима замена должностей по производственной необходимости или другим веским причинам, руководитель организации вправе издать ведомость замены должностей в штатном расписании. Но есть принципиально важные моменты:

  • все перестановки и замены не должны выходить за рамки утвержденных сумм в фонде оплаты труда работников (это важное условие, просто так вводиться новые должности не должны, для этого потребуются многочисленные обоснования);
  • вновь вводимые должности должны быть перечислены и описаны в номенклатуре должностей (нелишним будет при заполнении документа свериться с той номенклатурой и положенными окладами);
  • должности, которые были введены в штатное расписание в точности по соответствию проводимой работы, не могут быть заменены.

Сроки

Документ может вступать в силу не чаще чем 1 раз в 1 год. Процедуру принятия бумаги в соответствующем порядке при необходимости можно сделать ежегодным. Хотя это считается временной мерой до внесения полноценных изменений в штатное расписание или подписание нового с установленным списком фактически применяемых должностей.

Хотя приказы по основной деятельности хранятся все время работы учреждения, ведомости имеют «срок годности» в 12 месяцев и периодически переиздаются. Так происходит до выхода каждой новой редакции штатного расписания.

Что содержится в документе

Ведомость состоит из шапки с такими данными:

  • прописанным приказом;
  • указанием, каким номером приложения к штатному расписанию оно является;
  • датой;
  • полным названием организации.

После вводной части идет простая таблица из трех столбцов со следующим содержанием:

  1. Порядковым номером.
  2. Названием должностей, которые имеются в штатных нормативах, но которых нет в штатном расписании.
  3. Информацией о должностях, которые есть в штатном расписании (но не предусмотрены нормативами).

В конце бумаги ставится подпись руководителя организации или отдельного подразделения (если он имеет на это право).

Примеры перестановок

Для того чтобы фонд оплаты труда оставался неизменным, нужно при замене должностей учитывать их оклад и соотносить полученную цифру с предыдущей. Если документ формируется в какой-либо программе, то эти вычисления совершаются автоматически.

Важно! Если заменяемая должность на момент составления документа вакантна, то никакой подготовки не требуется.

Если же она занята, то в соответствии с законодательством сотрудника, который выполняет обязанности на этой должности, нужно уведомить в письменной форме о грядущих изменениях минимум за 2 месяца.
Работник при этом должен выразить письменное согласие с действиями руководства. Если он увольняется, то обязательно выплачивается выходное пособие и соблюдаются все моменты этой процедуры.

Если предусмотренный оклад заменяемой должности не велик, то и выбор тех должностей, на которые можно ее заменить, тоже сокращается.

Но бывают ситуации, когда, например, две ставки санитарки «сливаются» в одну должность врача-терапевта. Такие кадровые перестановки тоже возможны.

Главное, чтобы это было целесообразно и соответствовало мнению руководства на этот счет (основная инициатива с «преобразованием» должна исходить от него).

Интересно, что ситуация с заменой должностей возможна только в сфере здравоохранения. На предприятиях в других сферах уместнее выглядит полный пересмотр штатного расписания, отдельное упразднение и введение новых должностей специальными приказами об изменении в штатном расписании.