Универсальный передаточный документ уже несколько лет используется компаниями и предпринимателями в коммерческой деятельности. Этим документом могут оформляться самые разные хозяйственные операции, в том числе и связанные с оказанием услуг. Ниже мы приведем образец заполнения УПД на услуги и расскажем, какие нюансы следует учесть при его составлении.

УПД на услуги вместо акта и счета-фактуры

УПД - это рекомендованная форма. Компании и предприниматели не обязаны ее применять и могут обойтись без нее, оформляя акты оказанных услуг и счета-фактуры. Вместе с тем в целях упрощения документооборота они могут перейти на использование этого единого документа.

Официальная форма УПД доведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Она состоит из двух частей и объединяет счет-фактуру и передаточный документ. Таким образом, вместо 2-х документов (счета-фактуры и первичного документа - накладной, акта выполненных работ, акта оказанных услуг и т.д.), которые содержат дублирующие реквизиты, можно обойтись одним УПД.

В официальную форму могут вноситься изменения, однако при этом должна быть сохранена форма счета-фактуры, которая утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.11.2001. Об этом прямо сказано в п. 9 Приложения N 1 этого Постановления. Таким образом, дополняться и изменяться могут столбцы или строки, которые не находятся в пределах черной рамки, обрамляющей форму счета-фактуры.

Кроме того, при внесении изменений в официальную форму УПД следует помнить о требованиях Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 , согласно которым установлен перечень обязательных реквизитов для первичных документов.

Использование УПД при оформлении операций по оказанию услуг

УПД может использоваться в 2-х ипостасях: либо как счет-фактура и передаточный акт, либо только как передаточный акт. В первом случае в специальном поле УПД проставляется символ 1 и заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором случае в соответствующее поле УПД ставится символ 2 и заполняются только показатели для первичного документа, то есть акта оказанных услуг. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.

Причем само по себе указание символа 1 или 2 имеет только информационное значение. Контролеры будут обращать внимание не на указанный в специальном поле номер, а на показатели, которые заполнены или не заполнены в универсальном передаточном документе.

Можно ли выставлять один УПД на поставку и сопутствующие услуги?

Нередко на практике поставка товара сопровождается оказанием услуг. В связи с чем возникал вопрос, можно ли выставлять УПД на услуги и поставку одновременно. Да, такое оформление возможно. Это подтверждено Письмом ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910 . При этом налоговики обратили внимание на следующие моменты:

1. Услуга к моменту оформления УПД должна быть оказана и, соответственно, потреблена заказчиком.
2. УПД должен подписываться лицом, которое уполномочено как на подписание счета-фактуры, так и на подписание первичного документа по приемке-передаче товара и оказанных услуг.

Электронный УПД позволяет решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг. В отличие от бумажной версии, он имеет 3 возможных функциональных значения.

Новый формат можно использовать как:

• Счёт-фактуру
• Счёт-фактуру с расширенным набором реквизитов (счёт-фактура + документ-основание), что позволит применять документ как основание для вычетов по НДС и как первичный учётный документ, соответствующий требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учёте»
• Первичный учётный документ для оформления фактов хозяйственной жизни

Один электронный формат содержит в себе возможность отражения сразу трёх видов документов на выбор. Чтобы контрагент понял какой именно документ ему направил пользователь, применяются цифровые функциональные статусы в «шапке» формата (Рис. 1):

1. Счёт-фактура (функция СЧФ);
2. Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);
3. Первичный документ (функция ДОП).

Рис. 1. Форматы УПД

Эти функциональные статусы фиксируются в каждом электронном документе и, в зависимости от их простановки, УПД может быть передан по разным бизнес-процессам подписания и курсирования ФНС-квитанций.

Электронный закреплённый формат представляет универсальный «конструктор» с единым наименованием полей, на базе которого, в случае простановки конкретной цифровой функции, уже реализуется передача нужного документа.

УПД с функцией «3 - первичный документ ДОП»

При использовании УПД с функцией «ДОП» электронный документ работает на платформе провайдера по бизнес-процессу, максимально схожему с обычным электронным ТОРГ-12 или «Актом выполненных работ» (Рис. 2):

Рис. 2. Схема обмена квитанциями УПД (функция «ДОП»)

Обозначения:

• 9 и 10 - номера подписанных квитанций (статусы)

В этом случае формируется:

1. Титул продавца - базовая часть электронного УПД, где продавец указывает все поля «шапки» документа, табличную часть и итоги. Эту часть продавец подписывает электронной подписью.
2. В ответ покупатель, если он согласен с документом, формирует «Титул покупателя», куда вносит информацию о ФИО лиц, которые принимали товар/услугу, информацию о доверенности и другие данные, которые обычно вносит покупатель на бумаге. Покупатель подписывает ЭП и отправляет продавцу через ЭДО-платформу.
3. Собранные вместе оба титула + их электронные подписи и составляют УПД с функцией «ДОП» в электронном виде.

Также покупатель может не согласиться с полученным документом и отправить уточнение на УПД.

В электронном виде полностью завершённый архив с УПД будет состоять из файлов титулов продавца и покупателя, а также подписей к ним (Рис. 3).

Рис. 3. Состав завершенного УПД

УПД с функцией «1 - Счёт-фактура СЧФ»

Если документ передаётся с функцией «СЧФ», его бизнес-процесс передачи через провайдера схож с обычным электронным счётом-фактурой. «Титул покупателя» не требуется, так как документ носит характер одностороннего подписания отправителем (как у счёта-фактуры). Однако добавляется процесс передачи регламентированных ФНС-квитанций (Рис. 4).

Рис. 4. Схема обмена квитанциями УПД (функция СЧФ)

Обозначения:

• P1 - Титул продавца
• Пунктир - взаимосвязь между титулами и квитанциями

В данном случае квитанции схожи с аналогичными квитанциями по счетам-фактурам и ставят целью зафиксировать юридически факт выставления документа в определённое время, что подтверждается отправителем, получателем и самим провайдером. Важно, что Edisoft, как и в случае со счетами-фактурами, предоставляет возможность пакетного подписания квитанций через веб-интерфейс, а также решения по автоматизации подписания квитанций в полностью автономном режиме.

Электронный УПД в полностью завершённом виде будет представлять из себя комплект из исходного подписанного документа и подписанных квитанций (Рис. 5).

Рис. 5. Состав завершенного УПД

Специфика работы полностью схожа со стандартным электронным счётом-фактурой. Задача поставщика - вовремя выставить документ, подписав его своей ЭП; подписать квитанции подтверждения факта выставления со своей стороны; следить за тем, не было ли отправлено от покупателя уведомлений об ошибках в данном документе. Задача покупателя - подписать квитанции о получении со своей стороны, проверить документ на корректность, а в случае найденных неточностей отправить квитанцию с описанием ошибок.

УПД с функцией «2 - Счёт-фактура + первичный документ СЧФДОП»

Если УПД отправляется с функцией «СЧФДОП», то бизнес-процесс передачи документа предусматривает как движение ФНС-квитанций, подтверждающих факт выставления, так и отправку покупателем «Титула покупателя», где указана информация об ответственных лицах, которые подтвердили факт передачи товарно-материальных ценностей. Документ совмещает в себе свойства электронной накладной/акта и счёта-фактуры одновременно (Рис. 6).

Рис. 6. Схема обмена квитанциями УПД (функция «СЧФДОП»)

Обозначения:

• P1 и P2 - Титулы продавца и покупателя
• 2 - 10 - номера подписанных квитанций (статусы)
• Пунктир - взаимосвязь между титулами и квитанциями

В этом случае электронный УПД будет физически представлять из себя подписанные файлы «Титулов отправителя и получателя», а также комплект квитанций (Рис. 7).

Рис. 7. Состав УПД с функцией «СЧФДОП»

По итогам прохождения всего бизнес-процесса можно скачать с платформы архив с полностью собранным комплектом файлов по УПД для предоставления в налоговую.

Важным нюансом также является вопрос простановки подписей к УПД различных функций.

Согласно нижеуказанным Приказам нельзя удалять отправленный и подписанный УПД / УКД:

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

Обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

Универсальный передаточный документ: заменяет ли акт выполненных работ?

Чтобы упростить документооборот, компания может перейти на использование универсальных передаточных документов (УПД). УПД содержат все необходимые реквизиты для счета-фактуры и первичных документов, используемых для оформления хозяйственных операций. Таким образом, универсальный передаточный документ заменяет акт выполненных работ, акт оказания услуг, накладные, счет-фактуру и т.д.

Как оформлять УПД вместо акта выполненных работ?

УПД может оформляться по официальной форме, которую подготовила ФНС России. Эта форма не является обязательной для применения, и при желании ее можно доработать и включить в нее дополнительные элементы либо исключить ненужные. Фактически официальная форма, разработанная налоговиками, — это расширенная версия счета-фактуры.

Основная часть УПД включает непосредственно форму счета-фактуры. Она выделена черной рамкой и не подлежит изменению. Это вытекает из п. 9 Приложения N 1 Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137 и дополнительно подтверждено ФНС России в Письме от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619 , согласно которым форма счета-фактуры должна быть сохранена.

Кроме этого, в официальную форму включены реквизиты, необходимые для правильного оформления первичного документа в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о бухгалтерском учете, в том числе сведения о передаче/приемке товара, услуг, результатов работ; лице, ответственном за оформление операции.

Для того чтобы перейти на использование УПД, компании нужно совершить ряд действий. Во-первых, так как УПД является разновидностью первичного документа, его форму должен утвердить руководитель компании. Кроме того, возможность применения УПД нужно указать в учетной политике компании.

Во-вторых, нужно согласовать применение УПД с контрагентами компании. Нередко формы документов о приемке, документов, используемых для осуществления расчетов, прописываются в договорах. Если в договорах компании указаны акты и счета-фактуры, то, чтобы применять универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ, нужно будет подписать дополнительное соглашение с контрагентом и предусмотреть в нем соответствующие условия.

Варианты использования УПД

Компания может применять УПД вместо акта выполненных работ в 2-х вариантах:

1. В качестве замены акта и счета-фактуры.
2. Только как замену акта.

В первом варианте передаточный документ выступает в роли обоих документов сразу. Согласно рекомендациям ФНС он имеет статус «1», который проставляется в специально предназначенном для этого поле. Соответственно, при его оформлении заполняются все обязательные графы и строки и для первичного документа, и для счета-фактуры. В таком случае правильно заполненный УПД может быть использован для получения вычета по НДС.

Во втором варианте использования УПД заменяет акт выполненных работ, но счет-фактура выставляется отдельно. В поле для указания статуса проставляется значение «2». В этом случае для того, чтобы УПД был признан в качестве оправдательного документа, в нем должны быть заполнены все обязательные для первичных документов реквизиты, в том числе и часть реквизитов из граф и строк для счета-фактуры. Однако все эти поля заполнять не требуется, так как счет-фактура будет выставляться отдельно.

Общие рекомендации по заполнению УПД с указаниями, какие поля подлежат заполнению, приведены в приложении к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 , которым утверждена официальная форма УПД.

ФНС предложила плательщикам новую форму – УПД. Расшифровка в бухгалтерии этой аббревиатуры – универсальный передаточный документ. Совмещающий функциональность счета-фактуры с учетными первичными документами он позволяет значительно сократить документооборот фирмы и оформлять сделки по поставкам товаров/оказанию услуг и передаче прав. Узнаем, что представляет собой УПД на практике.

Что такое УПД в бухгалтерии

Созданию документа предшествовало стремление ФНС объединить в одной форме данные налогового и бухгалтерского учета. Как правило, реквизиты, указанные в счете-фактуре и первичной форме, которыми традиционно подтверждаются хозяйственные операции коммерческого характера, повторяются, а каждый из них в отдельности служит основанием для разных учетных систем. Объединение двух форм в одну делает применение УПД более эффективным, поскольку позволяет заметно уменьшить издержки на обработку учетной информации.

Из названия документа следует, что он не является внутрифирменной формой, а подтверждает передачу МЦ или услуг от одного контрагента другому, т.е. оформляет сделку по заключенному соглашению. Использование УПД в учете фирмы стало возможным с октября 2013, когда этот единый документ был предложен письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Универсальный передаточный документ разработан на базе счета-фактуры, внедренного в новый бланк и очерченного жирной линией. Остальная часть документа содержит элементы формы товарной накладной и раздел с реквизитами (слева), которые обычно указывают при составлении деклараций.

В УПД можно выделить титульный, основной и заключительный разделы. В титуле отражаются сведения о продавце, грузоотправителе, покупателе, валюте. Основная часть представлена графами счета-фактуры, в которых указывают название товаров и услуг, объем, цену и стоимость, суммы налога, информацию о руководстве, главном бухгалтере компании или уполномоченных на подписание счетов-фактур лиц. В заключительной части документа фиксируются основание для передачи ценностей/прав/услуг, а также информацию о сдаче/приеме груза и т.п.

Особенности применения УПД

УПД многофункционален и может использоваться как объединяющий счет-фактуру с первичкой, либо исключительно как первичный документ.

Статус документа, проставляемый в соответствующем поле левого верхнего угла, указывает на его характер:

• «1» означает замену УПД комплекта «счет-фактура + первичная форма (С-Ф + ПФ);
• «2» указывает на то, что УПД – это первичный документ.

Передаточный документ со статусом 1, заменяющий пакет «С-Ф + ПФ» соединяет оформление счета-фактуры для расчета НДС и отгрузочного документа, а значит, требует обязательного заполнения всех реквизитов формы.

При статусе «2» УПД применяется только как ПФ. В этом случае УПД могут применять фирмы-упрощенцы, поскольку его выставление не образует обязанности по уплате НДС. Если документ используется со статусом «2», то поля, предназначенные для счета-фактуры, не заполняются.

Универсальный передаточный документ: когда можно применять

УПД – универсальный передаточный документ служит основанием для ведения бухучета, подтверждения затрат для расчета налога на прибыль , а также заявления налогового вычета по НДС. Форма УПД лишь рекомендуется к применению, т. е. налогоплательщику дано право выбора – будет он использовать в учете УПД или счета-фактуры и разработанные собственные документы.

В процессе создания УПД предполагалось, что применяться он будет лишь для оформления операций по отгрузке товаров и движимого имущества. Однако оказалось, что УПД может использоваться и для подтверждения операций по:

• оказанным услугам;
• выполненным работам;
• поставкам товаров с логистической составляющей или без нее;
• передаче прав на имущество.

Бумажный и электронный УПД: с какого числа действует

Законодатели разработали два варианта УПД – в бумажном и электронном виде. Отметим, что бумажный документ (рекомендованный письмом ФНС ММВ – 20-3/96@) менее функционален и может выступать как:

• С-Ф+ПФ.

Электронная версия УПД, вошедшая в обиход с 07.05.2016 согласно Приказу ФНС ММВ-7-12/155@, заменяет:

• С-Ф + ПФ.

Если УПД заменяет пакет С-Ф + ПФ или ПФ (например, акт выполненных работ), то документ представляет собой два связанных файла: с данными продавца и покупателя (п. 2.10 Приказа МФ № 174н). Заменяющий счет-фактуру УПД не требует подписи получателя, поэтому оформляется одним файлом обмена с информацией продавца.

Требования к электронному передаточному документу

С 1.07.2017 ФНС в электронную форму документа введены новые поля, обязательные к заполнению:

• Название субъекта,
• Продавца и лица, оформившего файл;
• Полномочия лица, подписавшего документ.

Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет объединить передаточный акт и счет-фактуру в одном первичном документе. Какая форма УПД действует сегодня, как правильно заполнить УПД, образец ее заполнения – все это вы найдете в нашей статье.

Форма УПД и сфера ее применения

Форма УПД была опубликована в письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Она носит рекомендательный характер, то есть налогоплательщики не обязаны использовать ее вместо привычных форм документов, а налоговики не могут оштрафовать за ее неприменение.

УПД (образец заполнения см. в конце статьи) включает в себя реквизиты, обязательные для документов по передаче материальных ценностей и счета-фактуры, что позволяет объединить в нем информацию следующих унифицированных документов:

• товарная накладная ТОРГ-12 ,
• накладная на отпуск материалов на сторону М-15 ,
• акт приема-передачи основных средств ОС-1 ,
• товарно-транспортная накладная 1-Т (товарный раздел),

Таким образом, оформление УПД (образец заполнения вы найдете ниже) возможно для операций:

• отгрузки товара,
• оказания услуг,
• передачи результата выполненных работ,
• отгрузки/передачи товара/работ/услуг комиссионером/агентом комитенту/принципалу,
• передачи имущественных прав.

Применяя бланк УПД, налогоплательщик не нарушает законодательства о бухучете и налогообложении, и вправе использовать его для бухгалтерского учета передачи товара, выполненных работ, услуг и имущественных прав, для заявления налогового вычета по НДС и для подтверждения затрат в целях исчисления налогов, в т.ч. на прибыль.

Заполняя универсальный передаточный документ, бланк (скачать можно ) разрешено дополнять новыми строками и графами, не изменяя при этом реквизитов счета-фактуры, а также обязательных реквизитов документа, предусмотренных ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ. Применяемая форма УПД утверждается руководителем вместе с остальными формами «первички», прилагаемыми к учетной политике фирмы.

Может использоваться не только печатная форма УПД, но и электронная, формат которой утвержден приказом ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155.

Правила оформления УПД

В приложениях № 2-4 к письму ФНС № ММВ-20-3/96 приводится инструкция по заполнению УПД, включая и перечень операций, для оформления которых может использоваться данная форма. Особенности оформления УПД различны в зависимости от статуса документа:

• Статус «1» означает, что УПД сочетает счет-фактуру и акт передачи, значит, заполняются все строки, обязательные для этих документов (поля счета-фактуры оформляют с учетом правил для их заполнения, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в последней редакции). Наш пример заполнения УПД приведен для статуса «1».
• Статус «2» – УПД включает только передаточный акт и используется, как первичный документ. В этом случае не заполняются поля, обязательные для счета-фактуры: строка 5, графы 6, 7, 10, 10а, 11; остальные поля нужно заполнить. Неверное указание статуса «2», вместо «1», не лишает покупателя права на налоговый вычет по НДС, если в УПД правила заполнения всех показателей, относящихся к счету-фактуре, соблюдены. Статус «2» применим для «упрощенцев» и тех, кто не является плательщиком НДС, поскольку выставление УПД не влечет для них обязанности уплаты данного налога.

Правильное оформление УПД (образец заполнения которой мы приводим) предполагает, что документу, имеющему статус «1», присваивается номер, согласно хронологии нумерации счетов-фактур.

УПД со статусом «2» нумеруются в порядке, соответствующем нумерации «первички»: актов, накладных и т.п.

Нужна ли печать на УПД?

Для печати фирмы в УПД предусмотрено поле «М.П.». При ее наличии можно не заполнять строки о наименовании составителя документа 14 и 19.

В то же время, печать организации не является обязательным реквизитом для счета-фактуры и первичного передаточного документа, поэтому в УПД она также не обязательна. Вычету НДС и подтверждению расходов в целях налогообложения отсутствие печати не препятствует.

Какую форму УПД применять при изменении формы счета-фактуры

В 2017 г. форма счета-фактуры меняется уже второй раз, ее новую версию нужно будет применять с 1 октября 2017 г. (постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981). Что касается электронных УПД, то их форматы утверждены одновременно с новыми форматами счетов-фактур, а вот «бумажный» бланк УПД до сих пор остается неизменным, ведь ФНС его обновленную форму не утверждала. Как быть в такой ситуации?

Учитывая, что правила заполнения УПД образец бланка разрешает дополнять новыми полями, рекомендуем привести с 01.10.2017 г. свою форму УПД в соответствие с новой формой счета-фактуры, например, скорректировав бланк УПД в «эксель» или иной программе (утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 19.08.2017).

Универсальный передаточный документ: образец заполнения