Выписка из приказа о переводе на другую должность. Как оформить выписку из приказа

Для предоставления данных о сотруднике в стороннюю организацию или другой отдел по запросу готовят выписку из приказа. Иногда делается просто копия основного документа. Однако ввиду большого объема распоряжений и из соображений конфиденциальности предпочтительно сделать выписку из приказа. Она содержит в себе все реквизиты организации и требуемую информацию о работнике. Как правило, бланк запрашивается в Пенсионный фонд и другие инстанции. В конце статьи по ссылке можно скачать выписку из приказа образец.

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, по которой целесообразно написать такую выдержку, а не делать копию всего текста - сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

• по личному составу, в таком бланке отражается вся распорядительная часть;
• по основной деятельности, где прописывается только констатирующая часть распоряжения.

В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт. Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении. Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

Как правильно оформить документ

Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.

1. Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем - название филиала.
2. Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
3. Дата - так же, как и в приказе.
4. Вид документа - «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
5. Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
6. Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
7. Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.

Важно! Чтобы оформить выписку из приказа, нужно взять фирменный бланк организации.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

Какие сроки установлены в отношении выписок

Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

Разновидности выписок из приказов

Хотя сделана выдержка на базе основного приказа, она считается отдельным документом. Чтобы найти само распоряжение, стоит воспользоваться журналом регистрации приказов. В зависимости от содержания, бланки будут иметь некоторые отличия.

Выдержки могут потребоваться из следующих распоряжений:

1. О приеме на работу. Составляется по описанному выше плану. Может потребоваться для подтверждения трудоустройства и начисления пенсии.
2. Об увольнении. Такие выписки требуются при оформлении на следующее рабочее место, при утере трудовой книжки или для государственных органов.
3. О назначении на должность. Для бланка актуальны общие правила. В документ переносится пункт, где говорится непосредственно о назначении на должность.
4. О премировании. Такой приказ оформляется сразу на нескольких работников, поэтому из него можно получить только выписку. Копии документа не предоставляют с целью сохранения конфиденциальных данных.
5. Об учетной политике. Эти выдержки требуются для налогового либо бухгалтерского учета.
6. О командировке. Указывается констатирующая часть, начинается со слова «Приказываю».
7. Об отпуске. Помимо распоряжения руководства, в текст следует включить основания для предоставления отдыха. Потребуется включить перечень подтверждающих это документов, где написано, по какой причине работник уходит в отпуск.
8. По основной деятельности. Предназначение такого распоряжения - совершенствование работы организации. В выдержку включают причины подготовки документа и саму констатирующую часть.

Образец составления бланка остается актуальным вне зависимости от вида приказа, на основании которого он создается. Важно отразить во вводной части полное наименование и реквизиты организации. Отличия будут только в основном тексте.

Могут ли отказать в предоставлении документа

Согласно норме, закрепленной в Трудовом кодексе, работодатель должен предъявлять документы, касающиеся деятельности сотрудника, по его письменному заявлению. Делается это в течение трех рабочих дней.

Важно! Основание для предоставления документа - часть 2 статьи 62 ТК РФ.

Составлять выдержку из приказа целесообразно по двум причинам - ввиду большого объема некоторых распоряжений и конфиденциальности данных. Хотя она готовится на основе приказа, она представляет собой отдельный документ. В нем указывают реквизиты предприятия и приводят пункт, который отвечает теме запроса. Далее можно скачать пример по ссылке бесплатно.

Post Views: 1 277

Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.

Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.

Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» .
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.

Совершенно секретно
Экз.№ 1

Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

«Для служебного пользования» .
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.

Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

Для служебного пользования
Экз.№ 1

«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.

Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».

Конфиденциально
Экз.№ 2

Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».

Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.

Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.

Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.

Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.

В каких случаях нужна?

Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).

Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.

Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.

Как сделать выписку?

Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.

Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).

Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:

1. аналогичная приказу «шапка» документа. В нее входит эмблема работодателя (если имеется), полное и принятое сокращенное название. Возможно указание ИНН, КПП, адреса организации и телефона, но это – не обязательные реквизиты.
2. Ниже, по центру пишется заголовок «Выписка из приказа» (допускается уточнение «по личному составу» или «о назначении на должность» и т.д.). Точка после заголовка не ставится. Указывается дата и номер самого приказа.
3. Далее приводится выдержка из самого приказа с сохранением номера взятого пункта. То есть, указывается полностью ФИО сотрудника, отдел и должность, на которую он принимается, дата трудоустройства.
4. Выписка подписывается директором организации, а также заверяется секретарем или специалистом отдела кадров (или же бухгалтером, отвечающим за кадровый документооборот).

   Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.

Чаще всего, выписка полностью распечатывается. Но в некоторых организациях есть свой бланк, информация в который частично вносится ручкой. Такое оформление документа также не запрещено.

Сроки действия

Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.

У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.

Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.

Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.

Выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый документ, который не должен содержать ошибок.

К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.

Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.

Точное цитирование - основное требование, предъявляемое к составлению выписки. Определенной формы для таких документов , здесь руководствуйтесь общими правилами делопроизводства, регламентирующими деловой документации. Гораздо важнее содержание выписки, которое должно быть составлено из блоков обязательной информации.

Для начала разместите вверху по центру листа документа "кратко тему, суть документа. Далее выделите и скопируйте часть основного документа, в которой указаны начальные реквизиты (наименование предприятия, дата и место проведения мероприятия, количество присутствующих и т.д.). Вводную часть выписки завершите размещением фрагмента текста, касающегося непосредственно заданного вопроса (пункт из повести дня собрания или др.), с указанием его порядкового номера согласно положению в исходном документе.

Теперь найдите и скопируйте фрагмент текста, описывающий ход обсуждения данного вопроса (если оно было) и принятое по нему решение. Вставьте цитату в выписку, не забыв включить туда нумерацию из основного документа. Здесь же разместите фамилии, инициалы и должности ответственных лиц, подписавших оригинал.

Готовую выписку заверьте у лиц, уполномоченных к выполнению подобных действий. Чаще всего это секретарь организации или кадровик. Здесь выписка будет сверяться с оригинальным документом на предмет точного соответствия. В заключение на выписке должно быть написано слово "Верно", поставлена подпись (с расшифровкой в скобках) ответственного лица, указана его должность, дата и время заверения документа.

Полезный совет

Выписку из документа необходимо будет заверить подписью руководителя и печатью организации на случай, если она должна быть предоставлена в сторонние организации.

Источники:

• выписка из документа это

Единый реестр юридических лиц является информационным ресурсом, находящимся в государственной собственности. Отвечают за его ведение и предоставление сведений из реестра органы федеральной налоговой службы России. Информация о конкретной фирме выдается в виде выписки. Это необходимо, например, чтобы обратиться в арбитражный суд или для других целей. Информация из реестра является общедоступной и открытой, получить ее может любое лицо. Для получения выписки нужно:

Инструкция

Подать заявление в налоговый орган с просьбой выдать выписку о конкретной организации или индивидуальном предпринимателе, либо о себе(установленной формы такого не существует). При этом написать полное наименование, организационно-правовую форму, ИНН. Заявление . В заявлении можно не указывать, какие именно сведения об организации вы хотели бы , но можно и перечислить их. Следует определить способ : лично или по почте. Можно заказать любое количество экземпляров выписки. Для предоставления выписки в суд, нужно помнить, что она действительна 30 дней. Направить заявление можно посредством почтовой связи, электронным способом через сайт www.nalog.ru . Для подачи лично, работнику организации оформляют доверенность.

Оплатить госпошлину по реквизитам, указанным на сайте налоговой инспекции или на информационных стендах. Стоимость выписки составляет 200 рублей, юридическому лицу на себя выписка предоставляется бесплатно. За срочное изготовление выписки пошлина составляет 400 рублей. Информацию о своей компании вы получите бесплатно.

Получить выписку непосредственно в налоговом органе. Срок изготовления не более пяти рабочих дней с даты подачи заявления.

Видео по теме

Обратите внимание

Услуги по получению выписки предоставляют различные коммерческие организации. Заказать у них выписку вы можете в том числе и через интернет, заполнив форму на сайте. Цена услуги зависит от сроков предоставления услуги.

Полезный совет

Для получения информации необязательно получать выписку из реестра. Воспользуйтесь сервисом «Проверь себя и контрагента» на сайте www.nalog.ru.

Источники:

• Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц».

Выписка содержит точную информацию, указанную в основном документе. На практике ее оформляют в том случае, если копирование невозможно, например, при работе с конфиденциальными документами. Составляя выписку, нужно придерживаться особых требований.

На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:

Трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения);

Копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы);

Выписки из трудовой книжки;

Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Если работник не побеспокоился об этих документах при увольнении (а так чаще всего и происходит), то он может вспомнить о них, если начнется судебный процесс, исполнительное производство и т. д. Например, в ходе судебного заседания работнику (представителю работника) может потребоваться выписка из трудовой книжки за конкретный период.

После увольнения у работника остается право на основании ст. 62 ТК РФ (по общепринятым правилам) самостоятельно получить необходимые заверенные документы о работе.

Чтобы правильно выдать и оформить необходимый документ, нужно разобраться, чем отличаются копия и выписка из документа.

С этими вопросами обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Извлечение из ГОСТ Р 7.0.8-2013

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
[…]
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Если говорить языком делопроизводства, выписка — это только та часть информации из документа, которая необходима в отношении одного работника. Например, в выписке из трудовой книжки может содержаться запрошенная информация по конкретному периоду работы.

ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Чтобы составить выписку, перенесите запрашиваемые сведения из трудовой книжки работника на общий или фирменный бланк организации.

В выписке укажите данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты), все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе трудовой книжки, а также сведения за необходимый период времени в хронологическом порядке. Эти сведения можно представить в виде таблицы (пример 1).

Необходимо также указать дату выдачи этого документа и заверить выписку печатью организации. Если выписка состоит из нескольких листов, то их нужно пронумеровать, заверить и прошить.

Работник уволен. Может ли выписку для суда заверить нотариус?

Законодательство не обязывает работника после увольнения с работы заверять выписку из трудовой книжки для предоставления в суд у нотариуса. Выписку может заверить сам работодатель или уполномоченное лицо. При необходимости содержание выписки может заверить и нотариус.

ОФОРМЛЯЕМ ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Если приказ о приеме на работу работника оформлен не в форме № Т-1, а в форме № Т-1а (табличная, на нескольких работников), а для суда необходима информация по одному из работников, указанных в приказе, то готовится выписка тем же способом, что и выписка из трудовой книжки.

Как известно, выписка из приказа о приеме на работу должна сохранять практически все реквизиты из основного приказа.

Выписка из приказа о приеме на работу должна содержать: наименование организации, регистрационный номер оригинала приказа о приеме на работу, дату приказа о приеме на работу, фамилию и инициалы руководителя, подписавшего приказ.

Меняется вид документа: вместо «Приказ» будет «Выписка из приказа» (располагается по центру листа). В распорядительной части указываются только те пункты, которые касаются конкретного работника. Личная подпись работника не указывается.

Как заверить выписку из приказа о приеме на работу?

Чтобы выписка обрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Специальных правил для этого нет. Заверьте ее в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Для этого на выписке из документа укажите заверительную надпись: «Верно », должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Проставьте дату заверения и печать организации.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале