Водительские права

Какой закон отменил унифицированную форму. Отменены унифицированные формы первичных документов

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты 1 , среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» 2 – ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П , следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Юбилейная статистика. Факт № 5

За 10 лет мы ответили более чем на 52 000 ваших вопросов!

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам

Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений (таблица на стр. 54). Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)	Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документов
Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»	Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Положение № 373-П)	Уточнить, какие унифицированные формы продолжат действовать в 2013 году
Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», приказ Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»	Найти унифицированные формы по учету труда и его оплаты для организаций государственного сектора

Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета

Цель	Формы «Т»	Неунифицированные формы
Разработать и утвердить формы в короткие сроки	Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи)	Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта
Учесть специфику организации	Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять	Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов
Выиграть трудовой спор	Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам	Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы
Автоматизировать учет кадров	Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам	Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета

Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:

– добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:

– трафаретные тексты;

– наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример

Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:
– ссылки на номер формы и постановление Госкомстата;
– коды ОКУД и ОКПО.
Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки – указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя

Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (образец на стр. 55). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Марина Коротина,

главный специалист по управлению персоналом автономной некоммерческой организации «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

– Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

– Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.

1 Подробнее об этом читайте в статье «Реквизиты документов: оформляем правильно» на стр. 44.
2 Утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер. Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации.

Возможность самостоятельной разработки форм первичных учетных документов подтвердил Роструд в Письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 N 2-ТЗ. Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять.

Таким образом, организация может принять одно из следующих решений в отношении использования учетных кадровых форм:

— продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового;

— отказаться от их использования, заменив вновь разработанными;

— продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения и/или дополнения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Организация использует унифицированные формы

Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

…без изменений

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

…с изменениями и/или дополнениями

Внесение изменений и/или дополнений в унифицированные формы производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее — Постановление N 20). Согласно документу, если организация решила продолжить использовать унифицированные формы, внеся в них некоторые изменения, данные изменения должны быть закреплены приказом.

Сроки внесения изменений и/или дополнений Постановлением N 20 не установлены, поэтому полагаем, что дата этого приказа может быть любой, и не обязательно должна приходиться на конец года (см. также п. 10 ПБУ 1/2008, где указаны случаи, когда может производиться изменение учетной политики).

Организация решила разработать собственные унифицированные формы

Не допустить ошибок

Отметим, на что необходимо обратить внимание кадровикам, чтобы не допустить ошибок в связи с разработкой собственных унифицированных форм.

1. Само по себе Использование первичных учетных кадровых документов обязательно, их состав остается прежним, послабления касаются только форм.

Отсутствие кадровых документов может повлечь риск привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаем внимание, что с 01.01.2015 размеры штрафов по данной статье значительно увеличены.

Кроме того, отсутствие первичных учетных кадровых документов может повлечь налоговые риски, в частности непризнание расходов на оплату труда затратами при исчислении налога на прибыль, и, как следствие, доначисление налога, начисление пени, а также привлечение к налоговой ответственности в виде штрафа согласно НК РФ.

2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты , перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Нарушение требований к форме кадровых документов может также повлечь риск признания их не соответствующими действующему законодательству и привлечению к ответственности.

3. Согласно Информации Минфина России б/д N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Так, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться Указаниями по ее заполнению, утвержденными Постановлением N 1.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты РФ (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметило, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1.

Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени.

4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты , содержащие требования к учетным кадровым формам. Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника.

Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд. II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1>, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд. II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.

5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм , утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.

Пример 4. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением N 1. Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, изменения в использовании унифицированных форм не касаются формы трудовой книжки.

Разрабатываем учетные формы

Если организация решила разрабатывать свои учетные формы (причем не только в части кадровых документов, но и для бухгалтерского учета в целом), то весь процесс займет некоторый период времени и потребует согласования различных отделов — финансового, бухгалтерии, отдела кадров, юридического, службы безопасности. Для слаженной работы всех этих отделов лучше создать специальную рабочую группу и установить порядок и сроки ее работы над учетными формами.

По результатам рассмотрения проекта названного альбома необходимо издать приказ об утверждении разработанных форм в составе учетной политики.

Приложение

К положению

Альбом форм первичных учетных документов ООО «Открытый мир»

Первичная учетная форма N 5 «Штатное расписание»

Общество с ограниченной ответственностью «Открытый мир»

Штатное расписание от ____________ N _____

Генеральный директор ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Начальник отдела кадров ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Учетная политика и большинство первичных учетных документов касаются работников бухгалтерии, поэтому заботы по ее разработке и утверждению ложатся на их плечи; отдел кадров же больше волнуют формы, касающиеся кадровых вопросов. Если в течение года (не обязательно в момент утверждения учетной политики) будет принято решение их поменять, это можно будет сделать путем внесения изменений и/или дополнений в действующую учетную политику (п. 10 ПБУ 1/2008).

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» 2 – ими можно пользоваться и дальше.

Юбилейная статистика. Факт № 5

За 10 лет мы ответили более чем на 52 000 ваших вопросов!

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)	Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документов
Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»	Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Положение № 373-П)	Уточнить, какие унифицированные формы продолжат действовать в 2013 году
Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», приказ Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»	Найти унифицированные формы по учету труда и его оплаты для организаций государственного сектора

Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета

Цель	Формы «Т»	Неунифицированные формы
Разработать и утвердить формы в короткие сроки	Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи)	Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта
Учесть специфику организации	Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять	Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов
Выиграть трудовой спор	Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам	Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы
Автоматизировать учет кадров	Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам	Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета

– добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

Продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2 . В ней вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»)

Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

– трафаретные тексты;

– наборы стандартных фраз и выражений.

Пример

Унифицированные формы отменены. Как быть кадровику?

Шаг 1. Уточняем, что именно изменилось в кадровом делопроизводстве.

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты1, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т»2 - ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет - по унифицированным или собственным формам.

Актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Общество с ограниченной ответственностью «Каравелла»

образец ООО «Каравелла»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Приложение:

Мороз Н.П. Мороз 9.01.2013

ШагЗ. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Трафаретные тексты;

[образец]

ООО «Каравелла»

Об утверждении альбома форм первичных документов

В связи с вступлением в действие Федерального закона от б декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в целях оптимизации работы с документацией:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый альбом форм первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

2. С 1 января 2013 года при оформлении фактов хозяйственной жизни использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.

3. Начальнику отдела кадров Крыловой МА. ознакомить с утвержденным альбомом первичных учетных документов по учету кадров всех сотрудников, ответственных за подготовку документов, под роспись.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Мороз Н.П.

Приложение:

1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, на 22 листах, в 1 экз.

2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты, на 17 листах, в 1 экз.

Генеральный директор Краснов Е.П. Краснов

С приказом ознакомлены: Крылова М.А. Крылова 9.01.2013

Мороз Н.П. Мороз 9.01.2013

Продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2. В ней Вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г.

№ 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»)

Добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

ШагЗ. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы.

Трафаретные тексты;

Наборы стандартных фраз и выражений.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, Вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример.

Коды ОКУД и ОКПО.

Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки - указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя.

Запомните главное.

Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

Использовать или не использовать унифицированные формы с 1 января 2013 года каждый работодатель решает самостоятельно. С учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, работодатель долго не будет отказываться от них.

Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.

Электронный журнал «Кадровое дело» — это практика применения трудового законодательства, образцы оформления кадровых документов, современные методики управления персоналом, примеры разрешения трудовых споров.

Специальная методика подготовки материалов позволяет ежемесячно анализировать опыт десятков специалистов, публиковать только проверенные рекомендации и объяснять сложные вопросы простым и доступным языком.

Рубрики журнала «Кадровое дело»:

Трудовое законодательство

Мы оперативно предоставляем информацию обо всех изменениях трудового законодательства с подробными разъяснениями первых лиц. Консультируем читателей по вопросам применения правовых норм на практике. Предлагаем пути разрешения спорных ситуаций, даем рекомендации по разрешению трудовых споров, в том числе в суде.

Кадровое делопроизводство

Мы на примерах разбираем все нюансы документального оформления кадровых процедур. Даем пошаговые инструкции по заполнению унифицированных форм кадровых документов. Публикуем образцы документов, для которых нет утвержденных форм, разбираем типичные ошибки.

Управление персоналом

Мы рассказываем о новых веяниях в кадровом менеджменте и свежих управленческих идеях. Вооружаем специалистов по персоналу эффективными методиками, проверенными на практике. Воодушевляем лучшим опытом HR-служб российских и зарубежных компаний.

«Виртуальный кадровик»

«Виртуальный кадровик» — сервис по оформлению кадровых документов для подписчиков издания «Кадровое дело».

В электронном сервисе «Виртуальный кадровик» вы найдете любые кадровые документы. С помощью готовых шаблонов вы сможете безошибочно оформить кадровые документы. Рекомендации по заполнению образцов сделают вашу работу безупречной. Все образцы, находящиеся в сервисе, можно скачать в формате Word и Excel.

СМИ Кадровое дело (www.e.kdelo.ru)

Все документы в сервисе ежедневно обновляются в соответствии с законодательством, и пополняется новыми. К вашим услугам — всегда актуальные данные для работы! Сервис «Виртуальный кадровик» доступен пользователям, оформившим годовую подписку на печатную или электронную версии журнала «Кадровое дело».

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 — на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Get your website verified

С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель

Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Обязательно ли применять унифицированные формы первичных документов

Все организации и индивидуальные предприниматели обязаны оформлять первичные документы по учету всех проводимых хозяйственных операций <1>.

Указанные документы <2>:

(->) должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Примечание

Ранее обязанность разрабатывать формы первичной документации была возложена на Госкомстат России <3>. С 12 марта 2004 г. эта обязанность возложена на Минэкономразвития России <4>. Но Минэкономразвития России новые унифицированные формы пока не утверждало. Поэтому в настоящее время действуют все унифицированные формы, ранее принятые Госкомстатом России.

При этом унифицированные формы бланков могут изменяться. При изменении форм надо учесть следующее <5>:

(+) нельзя изменить формы по учету кассовых операций (N КО-1 "Приходный кассовый ордер", N КО-2 "Расходный кассовый ордер", N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", N КО-4 "Кассовая книга", N КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" <6>);

(+) нельзя удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм;

(+) все реквизиты утвержденных унифицированных форм нужно оставить без изменения (включая код, номер формы, наименование документа);

(+) измененные формы первичной документации должны быть утверждены в приказе об учетной политике организации <7>;

(->) должны содержать все необходимые для первичных документов реквизиты, если нет унифицированных форм <8>. Разработанные формы первичной документации также должны быть утверждены в приказе об учетной политике организации.

В целях исчисления налогов затраты также принимаются при условии их документального подтверждения. При этом первичные документы, правильно оформленные в целях бухгалтерского учета, могут одновременно использоваться при подтверждении расходов в целях исчисления налогов <9>.

(!) За отсутствие первичных документов (причем независимо от того, повлияли они на формирование налоговой базы по налогам или нет) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа:

(+) в размере 5000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за один налоговый период <10>;

(+) в размере 15 000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за несколько налоговых периодов <11>;

(+) в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие первичных документов повлекло занижение налоговой базы <12>.

Примечание

Следует обратить внимание на то, что п.

1 ст. 122 НК РФ также установлен штраф в размере 20% от неуплаченных сумм налога, если отсутствие первичных документов повлекло занижение налоговой базы. Но поскольку п. 2 ст. 108 НК РФ закрепляет принцип однократности привлечения к ответственности, то на практике ответственность за указанное нарушение должна применяться по п. 3 ст. 120 НК РФ <13>.

<1> Статья 9, п. 2 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина России N 86н и МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (далее — Порядок).
<2> Пункты 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; п. 9 Порядка.
<3> Подпункт 9 п. 9 Положения о Государственном комитете Российской Федерации по статистике, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.02.2001 N 85; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах"; Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной документации".
<4> Указ Президента РФ от 09.03.2004 N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти".
<5> Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.
<6> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
<7> Пункт 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утв. Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н.
<8> Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<9> Пункт 1 ст. 252, ст. 313, п. 3 ст. 346.5, п. 2 ст. 346.16, п. 7 ст. 346.26, п. 1 ст. 221 НК РФ.
<10> Пункт 1 ст. 120 НК РФ.
<11> Пункт 2 ст. 120 НК РФ.
<12> Пункт 3 ст. 120 НК РФ.
<13> Пункт 41 Постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.2001 N 5.

Е.А.Шаронова