Образец написания делового письма.

В последние десятилетия стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Официальное или – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

• не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
• пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
• (при наличии печати у отправителя)
• составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
• не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:

• полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
• сведения об , КПП, и ОКУД (для организаций)
• адрес и всевозможные контакты отправителя
• аналогичная информация об адресате
• непосредственно суть послания
• дата его составления
• и печать (для организаций)

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.

Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.

1. Четко и понятно для адресата.
2. Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
3. Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.

Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:

Виды официальных писем

Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

• , отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
• Письма-просьбы
• Запросы
• Приглашения на мероприятия
• Приглашения к сотрудничеству
• Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
• Коммерческие предложения
• Требования
• Инструкции
• Рекламные и информационные письма

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

• аккуратности
• полном соответствии нормам делопроизводства
• целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

• по Интернету в электронном виде
• через почту
• посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Гражданский кодекс РФ обязует сотрудников налоговой инспекции проверять подлинность сведений, которые изложены в документах, поданных на регистрацию ООО. Среди прочего они должны проверить юридический адрес создаваемой организации. Чтобы упростить эту задачу, сотрудники регистрирующего органа требуют от заявителя гарантийное письмо на юридический адрес.

Гарантийное письмо при регистрации ООО

Текстом такого письма и подписью юридическое или физическое лицо гарантирует, что готово сдать в аренду принадлежащие ему на законных основаниях площади, как только ООО пройдёт государственную регистрацию. Также арендодатель гарантирует, что помещение принадлежит ему по закону и, заключая договор аренды, он не нарушает интересов третьих лиц. К письму прилагают копию свидетельства о государственной регистрации права собственности.

Помещение “под офис” необязательно должно быть офисным. В качестве юридического адреса разрешено использовать адрес производственного помещения (склада, цеха), если единственный исполнительный орган ООО действительно может там располагаться и если он обеспечит беспрепятственное получение корреспонденции, направленной в адрес ООО. Если же заявитель попытается зарегистрировать ООО в гараже, у регистрирующего органа могут возникнуть претензии — реальность обустройства офиса придётся доказывать.

В случае “покупки” юридического адреса следует быть осмотрительным. Полагайтесь только на компанию с хорошей репутацией, иначе вы рискуете получить отказ в регистрации. Ваш “офис” может оказаться местом массовой регистрации компаний, руинами или строящимся зданием, воинской частью или поликлиникой. Бывает, что адреса не существует как такового. Нелишним будет всё перепроверить.

Если в свидетельстве собственности и гарантийном письме адрес несколько отличается, в документах на регистрацию ООО указывайте тот, что в письме, поскольку именно он будет фигурировать в договоре аренды.

Гарантийного письма нет среди обязательных документов для регистрации ООО, однако его отсутствие может стать причиной отказа в регистрации. Несостоявшийся владелец собственного бизнеса может отстаивать правоту в суде, где налоговики будут доказывать, что не получили возможность убедиться в достоверности юридического адреса. Пленум ВАС, действительно, не относит отсутствие гарантийного письма свидетельством недостоверности юридического адреса. Однако любые судебные разбирательства — процедура неприятная, а на самом первом шаге к собственному делу — тем более. Поэтому рекомендуем скачать образец гарантийного письма на юридический адрес, подготовить документ и подавать его вместе с заявлением на регистрацию ООО.

Актуальный образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса вы найдёте на нашем сайте.

Заверять у нотариуса гарантийное письмо не требуется. Достаточно того, что собственник подтвердит факт существующей договорённости в телефонном разговоре с сотрудником регистрирующего органа.

Гарантийное письмо юридического лица

Что касается содержания письма, то единого для всех образца гарантийного письма о предоставлении адреса не существует. Вы можете воспользоваться нашим образцом, сохранив логику документа и не забыв указать обязательные сведения, как то:

• в “шапке” — реквизиты арендодателя и наименование ИФНС, где предполагается зарегистрировать компанию;
• подробный адрес, площадь сдаваемого в аренду помещения и его характеристики — как будет указано в договоре аренды;
• имя руководителя создаваемого ООО и его фирменное наименование;
• подтверждение готовности передать помещение в пользование по договору аренды.

Дату в гарантийном письме для регистрации ООО указывать необязательно. Можно и указать, но она не имеет значения — у гарантийного письма нет срока годности.

Обратите внимание: в гарантийном письме собственник сообщает, что заключит с руководителем ООО договор аренды, когда ООО будет зарегистрировано, однако он не обязан этого делать. Гарантийным письмом он удостоверяет, что ничего не имеет против того факта, что по адресу принадлежащей ему недвижимости зарегистрируется конкретное юридическое лицо. В конечном же счёте, заключать договор или отказаться от этой идеи — свободный выбор собственника, и гарантийное письмо ему не указ. Поэтому если вы хотите быть уверенным в том, что квадратные метры останутся за вами, составьте предварительный договор с арендодателем.

Всё это работает и в обратную сторону: руководитель ООО не обязан по итогу регистрации компании арендовать офис у лица, которое предоставило гарантийное письмо об аренде при регистрации ООО. Отказавшись от предварительных договорённостей, придётся уведомить налоговый орган о смене юридического адреса. Делают это по форме Р13001 или Р14001. Первую используют в том случае, если юридический адрес был указан в уставе, а значит, с его сменой придётся корректировать и текст устава. Вторая форма подходит для тех ООО, устав которых от смены юридического адреса не теряет актуальности.

Гарантийное письмо на юридический адрес от физического лица

Если вы регистрируете ООО на домашний адрес руководителя, то гарантийное письмо для регистрации юридического адреса вам не понадобится. В этом случае понадобится согласие от собственника помещения и, возможно, других прописанных в нём лиц. Уточните требования в инспекции, где планируете пройти регистрацию.

Гарантийное письмо на юридический адрес от физического лица необходимо в ситуации, когда собственником арендуемого организации помещения выступает физлицо. Оформляется оно по аналогии с письмом от юридического лица. Только здесь уже не будут фигурировать реквизиты компании. Только фамилия, имя, отчество гражданина, его согласие на регистрацию такого-то ООО по такому-то адресу, заверение в том, что он является собственником, что не нарушает интересов государства и третьих лиц, заключая договор аренды, и так далее.

Интересно, что собственник нежилого помещения вправе выдать гарантийное письмо самому себе, если выступает в роли учредителя ООО и желает использовать в качестве юридического адрес принадлежащего ему помещения. Такое письмо составляется как гарантия аренды, данная юридическому лицу физическим. Факт совпадения имени руководителя ООО и арендодателя регистрирующий орган не смутит.

Кто бы ни выступал в роли арендодателя, он должен быть готов к тому, что по указанному в гарантийном письме контактному номеру с ним свяжется сотрудник регистрирующего органа. Это обычная процедура, ведь сотруднику, который принял документы на регистрацию ООО, нужно убедиться в том, что предоставленная информация верна. Если арендодатель не будет доступен или не станет отвечать, есть вероятность, что ООО так и не зарегистрируют, посчитав гарантийное письмо недействительным.

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

1. о сотрудничестве.
2. сотрудничества, ведении переговоров.
3. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
4. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

ситуация	фраза
извещение	Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотива	На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьба	Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждение	Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложение	Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
	Гарантируем
отказ	Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключение	Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

Образцы 2019 года

Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

Запрос данных

Просьба

Коммерческое предложение

Гарантийное письмо

Претензия

Благодарность

Извинения

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо , поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средст­вом общения между юридическими и физическими лицами и при этом ­пересылаются от автора адресату.

Способы передачи документа могут быть разными:

в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и

почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в вашей организации, от уровня технического оснащения.

В нашей компании переписка путем направления писем ведется как внутри предприятия, так и с внешними адресатами. Обмен письмами внутри предприятия происходит в связи с тем, что региональные филиалы, не являясь юридическими лицами, осуществляют свою деятельность в качестве структурных подразделений и располагаются на значительном расстоянии друг от друга и от генеральной дирекции. А вот обмен информацией внутри структурных подразделений и внутри генеральной дирекции у нас ­осуществляется путем направления служебных записок.

Служебные письма оформляются на бланке письма. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

Нормативные документы

При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем , следует опираться на следующие документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;

ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

При составлении рекомендаций следует опираться на локальные нормативные акты, регламентирующие полномочия должностных лиц и процедуру согласования и подписания проектов документов в вашей компании (в случае если такие документы существуют на вашем предприятии).

Порядок работы с письмами

На каждом предприятии со временем складывается своя практика отнесения письма к той или иной разновидности, что определяет порядок оформления, согласования и подписания. Устойчиво сложившуюся практику целесообразно закрепить в виде инструкции или иного локального нормативного акта. По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем :

в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации;

в адрес структурных подразделений;

коммерческие письма, направляемые сторонним организациям.

На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД).

В соответствии с «Регламентом организации документооборота» ­переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД.

Переписка с внешними организациями проходит все стадии подготовки писем в СЭД, кроме отправки подлинника, который направляется почтой, факсимильной связью и другими средствами связи.

Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе «Исходящие документы» в рамках «Регламента работы в системе электронного документооборота». В общих чертах это описание выглядит следующим образом:

проект исходящего письма может быть создан любым работником;

согласование происходит таким образом, что каждый согласующий видит все резолюции, полученные с начала процесса согласования;

в случае получения хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования или подписания документ возвращается автору на доработку;

кроме того, документ может быть отозван самим автором;

если проект документа одобрен всеми согласующими, он автоматически переходит на стадию подписания, после чего регистрируется в системе;

если документ должен быть отправлен по почте, подлинник документа передается в службу ДОУ для отправки; во всех остальных случаях исполнители производят отправку документа самостоятельно;

подлинники исходящих документов, в случае если они не были отправлены по почте, хранятся у исполнителя в деле согласно ­номенклатуре дел.

Состав и оформление реквизитов письма

Бланк письма

Для составления служебных писем используется специальный бланк . Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать ­следующие реквизиты:

Реквизит «10 - наименование вида документа» в письмах не оформляется. И объяснение здесь простое. Письма имеют свой, отличный от других видов документов бланк. И если вы взяли в руки (или увидели на экране монитора) документ, оформленный на бланке письма , то вывод, который вы сделаете, будет однозначным. Наличия слова «ПИСЬМО» вам не по­требуется. Вы и так будете знать, что имеете дело именно с этим видом документа.

На нашем предприятии принято угловое расположение реквизитов на бланке формата А4 . См. Пример 1.

Кроме того, для международной переписки может быть разработан и утвержден приказом руководителя организации специальный бланк (образец представлен в Примере 3).

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов для международной переписки

Реквизит «18 - заголовок к тексту»

Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну-три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Заголовок должен :

грамматически согласовываться с наименованием вида документа и

отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?»,

писаться с прописной («большой») буквы и

без кавычек,

точка в конце не ставится.

Вот примеры формулирования заголовка . Как видите, все они ­лаконичны и отвечают на вопрос «письмо - о чем?»:

Об оказании материально-технической помощи;

О предоставлении информации;

О невыполнении договорных обязательств .

Заголовок располагают ниже реквизита «13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов). См. Пример 13.

Реквизит «11 - дата документа»

Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ­ограничительные отметки (см. Примеры 1 и 2).

Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры - на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце - заголовок.

И если реквизит «11 - дата документа » допускает только цифровое обозначение, то при упоминании письма в тексте другого документа дата может быть написана и буквенно-цифровым способом (в этом случае в конце даты пишется «г.» либо полное слово «год» в соответствующем падеже). Например:

письмом от 28.07.2007 № 25/3923 «О списании транспортных средств» либо

Реквизит «12 - регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.

Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 - индекс управления ­делами, 39 - номер дела по номенклатуре, 64 - порядковый номер документа.

Реквизит «13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Если письмо, которое вы готовите, является ответом на поступивший (инициирующий) документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы как сотрудников вашей организации, так ­и получателя вашего письма.

Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в текс­те письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма. И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:

В связи с вашим предложением…;

Сообщаем, что с вашим предложением о закупке выпускаемой ­продукции с учетом сезонных скидок мы ознакомлены…;

Благодарим вас за приглашение…;

В ответ на ваш запрос сообщаем…;

Подтверждаем получение документов…;

Поддерживаем ваше предложение (обращение)…;

На условиях, предложенных вами…;

Согласно договору о поставках…

Реквизит «15 - адресат»

При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации - автора документа (см. Пример 13). При продольном - для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).

Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:

инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;

наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;

иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, ­установленной правилами оказания услуг почтовой связи:

• номер дома,

  офис или квартира (в случае наличия в адресе),

  населенный пункт (обычно это город),

  могут указываться район и область,

  может стоять наименование страны,

  почтовый индекс пишется в обязательном порядке.

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации ­(филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте - они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.

А теперь рассмотрим примеры оформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:

организации (см. Пример 4) с указанием почтового адреса;

ее структурному подразделению (см. Пример 5);

должностному лицу (см. Пример 6);

частному лицу (см. Пример 7) с указанием его почтового адреса.

Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).

В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается ­и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.

Общероссийская общественная организация
малого и среднего предпринимательства
«ОПОРА РОССИИ»
Новая площадь, дом 8, стр. 2,
г. Москва, 109012

Центральный банк Российской Федерации
Департамент регулирования, управления и
мониторинга платежной системы

Генеральному директору
ЗАО «Перекресток»
Р.И. Светофорову

ООО «Метеопрогноз»
Главному бухгалтеру
Ю.А. Безоблачной

Перепелкину Ю.М.
Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,
г. Нижний Новгород, 603098

Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям :

адресовать его обобщенно или

направить каждому отдельно.

В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».

Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».

Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должност­ного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие - запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.

Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии .

Русские и иностранные фамилии, которые оканчиваются на согласный звук , склоняются, если принадлежат лицам мужского пола (Лерман - Лерману, Народович - Народовичу, Цайзер - Цайзеру, Ниденс - Ниденсу, Петреляк - Петреляку). Но не склоняются, если принадлежат женщинам (Марии Лерман, Елене Народович, Ксении Цайзер, Валерии Ниденс, Анне Петреляк). Исключением из правила могут быть фамилии, принадлежащие мужчинам при совпадении с названием животных (Евгению Жук, Николаю Стриж).

Фамилии финно-угорской языковой группы не склоняются (Юрию Сакнынь, Владимиру Кайконен).

Иностранные фамилии, оканчивающиеся на ударный гласный звук (Игорю Вайно), и фамилия Фонда не склоняются.

Славянские (польские и чешские) фамилии на -ски, -ы не склоняются (Леониду Левински, Анне Закорны).

Грузинские и японские фамилии как правило, склоняются (Окуджаве, Куросаве).

Фамилии на -аго (-яго), -ово, -ых (-их) не склоняются (Белых, ­Задорожных, Непраго).

Украинские фамилии на -ко (-енко) не склоняются (Нечипуренко, Саенко).

В корейских, вьетнамских, бирманских именах и фамилиях склоняется последняя часть, если она оканчивается на согласный звук (Ким Ир Сену).

В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе употребляется как фамилия (Соловьеву-Седову), и не склоняется, если не является фамилией (Арсению Билль-Белоцерковскому, Виктории Грум-Гржимайло).

Реквизит «20 - текст документа»

Главная цель делового письма - убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма - от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.

При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, ­то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.

Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.

Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма , и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:

В связи с тем что…;

Ввиду поступления с большим опозданием…;

На основании приказа от… №…;

Согласно договору от… №…;

Нами рассмотрены Ваши предложения…;

В соответствии с Вашей просьбой…;

В порядке обмена…;

В порядке исключения…

В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба.

Какую форму обращения выбрать?

При обращении к группе работников или ко всему коллективу ­компании используется форма обращения:

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин депутат!

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:

Господин Смирнов!

Уважаемый господин Чернов!

При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. Например, менее официальный характер имеет обращение по имени и отчеству или только по имени (в электронной переписке):

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Павел Александрович!

Уважаемый Андрей!

В служебных письмах используются следующие формы изложения :

от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть);

от третьего лица единственного числа (компания не возражает).

Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:

когда письмо оформляется на должностном бланке (а не на бланке организации);

когда письмо носит конфиденциальный характер и оформляется не на бланке письма.

При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.

Существуют два основных способа композиции текста письма : ­исторический и систематический.

При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия.

При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах - все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.

Для большинства деловых писем характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет значительно облегчить процесс составления текстов документов.

В зависимости от разновидности письма при составлении текста ­используются следующие обороты:

Сопроводительное письмо:

• Отправляем Вам…; Направляем Вам…;
• В соответствии с Вашей просьбой направляем…;
• Согласно достигнутой договоренности предлагаем…

• Напоминание:

  • Напоминаем Вам, что…;

    По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение:

• Департамент капитального строительства подтверждает получение…;

  Подтверждаем, что оборудование получено…;

  С благодарностью подтверждаем…

Извещение:

• Сообщаем Вам, что…;

  Ставим Вас в известность, что …;

  Извещаем Вас о том, что…;

  Считаем необходимым поставить Вас в известность…

• Мы будем благодарны, если Вы сможете…;

  Нам хотелось бы получить…;

  Мы крайне заинтересованы в решении этого вопроса;

  К сожалению, в связи с временными трудностями мы вынуждены…;

  В соответствии с нашей договоренностью просим Вас…

Благодарность:

• Мы признательны Вам за…;

  Выражаем благодарность за…

В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.

В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), ­но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:

- Оказать содействие (а не содействовать);

Произвести учет (а не учесть);

- Осуществить деятельность по… (а не сделать).

При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. Обратите внимание на часто допускаемые ошибки:

Правильное употребление	Ошибочное употребление
направить на рассмотрение передать в управление осуществлять контроль вносить предложения предоставлять кредит пострадать в результате событий предоставить информацию получить информацию представлять собой произведенное за границей сборник включает согласно приказу (приложению)	выслать на рассмотрение передать для управления вести контроль давать предложения выдать кредит пострадать в событиях сообщить информацию узнать информацию представлять из себя импортного производства сборник включает в себя согласно приказа (приложения)

Кроме того, в деловой переписке часто употребляются следующие словосочетания: контроль возлагается, проблемы разрешаются, задачи решаются, задолженность погашается, оплата производится, договоренность достигается, скидки предусматриваются и предоставляются.

Прежде чем завершить письмо, ответьте себе на один вопрос. Вы хотите получить одобрение у тех, с кем вступаете в письменный контакт? В таком случае будьте искренне вежливы и заканчивайте письма этикетными формулами:

Мы ценим наше сотрудничество. Благодарим вас!

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной;

Мы надеемся на успешное продолжение сотрудничества;

Будем признательны Вам за оперативное решение вопроса;

Надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей;

С наилучшими пожеланиями;

Добро пожаловать на наш семинар.

Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза ­«С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.

В реквизите «20 - текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 - 14. В нашей компании для таблиц мы используем уменьшенный кегль: 11 - 12. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию.

На нашем предприятии не допускается использование других шрифтов, а также подчеркивание слов, применение полужирного шрифта, курсива и т.п. Кроме того, мы отказались от употребления произвольных сокращений и не принятых обозначений единиц измерения.

Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма , в которых используется ­одинарный межстрочный интервал.

Реквизит «21 - отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два-четыре межстрочных интервала.

В том случае если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывается его заголовок, количество листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют (см. Пример 14).

В случае если приложение сброшюровано, количество листов ­не указывается, например:

В случае если документ-приложение имеет собственные приложения, отметка об их наличии оформляется так:

Когда документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только в один из них, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Реквизит «22 - подпись»

Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из:

наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать и наименование предприятия;

личной подписи и

ее расшифровки (инициалов с фамилией).

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой. Самым распространенным примером является соседство на письме подписей таких должностных лиц, как генерального директора и главного бухгалтера.

Реквизит «25 - оттиск печати»

Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий.

Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться. Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования ­должности и при возможности - край личного росчерка.

Реквизит «27 - отметка об исполнителе»

Данный реквизит включает:

инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и

номер его телефона.

Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.

Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается ­уменьшенным кеглем (на нашем предприятии для этих целей ­мы используем кегль 10).

А теперь приведем образец оформления письма со всеми описанными нами реквизитами:

Различные способы склонять людей к своей точке зрения

Существует немало рекомендаций на эту тему. Многие из них стали классикой, но до сих пор не используются широко на практике, за исключением сферы деятельности под общим названием «продвижение товара и услуг». Однако и письма, казалось бы, на чисто «производственные» темы следует составлять с учетом психологических особенностей, свойственных всем людям.

Не следует начинать с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях с вашим партнером. Лучше сделать акцент на тех вопросах, в которых вы согласны с ним, подчеркнуть, что вы стремитесь к одному и тому же и различие ваших взглядов касается лишь методов, ­а не конечной цели.

Другое правило - не следует выражать отрицательный ответ в категоричной форме: «Нет, никогда!». «Отрицательный ответ, - говорит профессор Оверстрит в своей книге «Влияние на поведение человека», - наиболее труднопреодолимое препятствие. В любом случае, даже в случае направления претензии или отказа, нужно придавать процессу переписки общую позитивную направленность. Опытные коммуникаторы умеют так отказать, что у человека остается чувство удовлетворенности и перспективы (позитивный результат). Ведь и в самом деле, на данном отказе и на данной претензии не заканчиваются деловые отношения. Но и в том случае, когда вы решили порвать с клиентом навсегда, надо ли обязательно сообщать ему об этом?».

Известен прием под названием «секрет Сократа»: если вы хотите сообщить человеку, что он не прав, мягко задайте ему такой вопрос, на который должен последовать положительный ответ. В политтехнологиях такому приему под условным названием «закон трех “да”» обучают агитаторов, работающих с населением.

Дейл Карнеги, например, так проиллюстрировал применение приема ­«секрет Сократа». Постоянный покупатель однажды отказался покупать моторы, которые покупал много лет подряд. Мотив, изложенный им в обращении к продавцу, звучал следующим образом: «Ваши моторы слишком сильно нагреваются». В ответ продавец грамотно задал покупателю несколько вопросов, на каждый из которых однозначно должен был следовать (и следовал!) положительный ответ. Итак, продавец спросил: «Правила Национальной ассоциации гласят, что правильно сконструированный мотор может нагреваться до температуры, превышающей температуру помещения на 72 градуса (по Фаренгейту). Правильно я говорю?». «Да, - согласился покупатель, - это совершенно правильно. Но ваши моторы нагреваются значительно сильнее». Вместо того чтобы спорить, продавец просто спросил: «Какая температура у вас в цеху?». «Около 75 градусов», - ответил он. «Хорошо, - сказал продавец, - если к цеховой температуре, равной 75 градусам, вы добавите 72 градуса, то получите общую температуру в 147 градусов. Как вы думаете, ошпарили бы вы руку, если бы подержали ее под струей горячей воды температурой 147 градусов?». Покупатель опять ответил «да». «В таком случае, - подвел продавец к конечному выводу, - не считаете ли вы, что было бы разумно держать руки подальше от этих моторов?». Деловой контакт был восстановлен! Почему бы не использовать подобный прием при переписке со своими клиентами?

Следующее правило - всегда нужно вести общение (в том числе ­переписку) в круге интересов вашего партнера. Чего вы добьетесь, если в деловом письме будете излагать собственные проблемы и нужды? Но ведь именно для того, чтобы эти проблемы решить, вы и ведете переписку. Как же быть? Следует писать не о том, какие проблемы хотите решить вы, а о том, что положительного принесут партнеру ваши взаимные действия. Ваша выгода должна быть «упакована» как подарок партнеру, о котором он не догадывался до получения этого письма. Такая позиция не имеет ничего общего с теми пустыми банальностями, которые звучат в плохих рекламных роликах: мы работаем на вас даже вопреки своей выгоде. Кто же этому поверит? Речь идет о вашей высокой степени осведомленности о партнере и о продуманности ваших действий: вы сами верите в то, что партнеру сотрудничество с вами принесет реальный результат, и вы знаете, как это сделать.

Лао-Цзы писал: «Причина того, что в реки и моря вливаются сотни горных потоков в том, что реки и моря расположены ниже гор. Поэтому они в состоянии властвовать над всеми горными потоками, так и мудрец, желая быть над людьми, становится ниже них; желая быть впереди, становится позади. Поэтому, хотя его место над людьми, они не чувствуют его тяжести, хотя его место перед ними, - они не считают это несправедливым».

Человеческая история помнит письма, которые «творили чудеса».

Самым известным письмом Авраама Линкольна является то, что было послано им миссис Бикси с выражением сочувствия по поводу смерти пяти ее сыновей, павших в бою. Второе, наиболее известное письмо, было продано на аукционе в 1926 году за 12 000 долларов (сумма, большая, чем та, которую Авраам Линкольн смог накопить за полстолетия тяжелой работы). Письмо было написано в один из мрачных периодов Гражданской войны в Америке (в течение восемнадцати месяцев генералы Линкольна вели армию от одного трагического поражения к другому) и адресовано генералу Хукеру, совершившему ряд грубейших ошибок. Да, это были тяжелейшие ошибки, но Авраам Линкольн в своем письме не называет их так. Он написал: «Существуют факты, из-за которых я не могу быть вполне доволен вами».

Кен Дайк, в прошлом председатель правления американской национальной ассоциации рекламы, утверждал, что на письма, рассылаемые им продавцам и содержащие просьбу прислать ту или иную информацию, редко отвечают больше 3-5% адресатов. Кен Дайк сказал, что получение 15% ответов он рассматривал бы как совершенно необычную вещь, а если бы число присланных ответов подскочило до 20%, то он считал бы это не менее чем чудом. Но одно из писем Дайка принесло 42% ответов. Другими словами, это письмо было дважды чудодейственным. Как он этого добился? Очень, казалось бы, просто. Письмо содержало текст, который приносил удовольствие адресату от того, что в нем содержалась просьба оказать автору письма одолжение. Одолжение - слово, вызывающее у вашего адресата чувство собственной значимости. Письмо начиналось с обращения, а затем шла фраза: «Не согласитесь ли вы помочь мне выйти из небольшого затруднения?». В заключительных фразах письма автор приглушал «Я» и акцентировал «Вы».

Создание деловых писем - ответственная задача. Поэтому не следует забывать пословицу: «Что написано пером, того не вырубишь топором». Мы не Линкольны и не Сократы, и никогда не сможем буквально следовать их советам. Но усвоение правила: начинайте с похвалы и искреннего признания достоинств вашего партнера, - наверняка поможет в ежедневных деловых контактах, в том числе и при написании писем. Подобный психологический прием оказывает действие независимо от того, торгует ли ваша фирма туристическими поездками или производит трубы большого диаметра.

Какую формулировку необходимо включить в договор, чтобы потом иметь возможность согласовывать условия сделки посредством телефонной, факсимильной связи или электронной почты? Какова оборотная сторона медали такой «оперативности»? По каким правилам суд будет толковать условия сделки на основании имеющейся переписки и иных документов? Когда приходит время оформить протокол согласования разногласий или дополнительное соглашение к договору и как это сделать?

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Переписка сторон глазами юриста» .

1 См. статью Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов» на стр. 20 № 8` 2005 и на стр. 40 № 9` 2005

2 К числу обязательных реквизитов письма, кроме тех, что входят в состав бланка, относятся:

• 15 - адресат;
• 18 - заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);
• 20 - текст документа;
• 22 - подпись;
• 27 - отметка об исполнителе.

Факультативными для письма являются следующие реквизиты:

• 21 - отметка о наличии приложений;
• 24 - визы согласования документов;
• 25 - оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах);
• 30 - идентификатор электронной подписи документа.

3 В зависимости от размера текста письма допускается использовать не только формат А4, но и формат А5.