Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. План работы архива предприятия
Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?
В первую очередь вспомним основные функции архива - их всего пять:
- хранение документов;
- учет документов;
- комплектование архива;
- обеспечение сохранности документов;
- использование документов.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Хранение документов
Хранение документов - это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.
Архив и склад - это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.
Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.
Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам
Учет документов - это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:
- количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
- количество листов каждого дела.
Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.
Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах . Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.
Наш совет
Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию - отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).
Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.
Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.
Выполнение работ - в течение года.
Комплектование архива
Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.
Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.
При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел . Для сотрудника архива номенклатура дел - это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.
Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:
- документы должны быть сброшюрованы;
- листы в деле должны быть пронумерованы;
- должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации - создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.
Выполнение работ - в течение года.
Обеспечение сохранности документов
В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность - к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.
При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.
Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.
Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.
Выполнение работ:
- санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива - один раз в год, санитарный день - один раз в месяц;
- снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы - не реже двух раз в неделю;
- контроль сохранности информации на электронных носителях - не реже одного раза в три года.
Использование документов
Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.
Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).
Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.
Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:
- для сотрудников организации - руководителем (заведующим) архива;
- для сотрудников сторонних организаций - разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.
Выполнение работы - в течение года.
Приведем пример плана работы архива на год.
План работы архива на год
Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:
1. Плановый прием документов в архив.
2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.
3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.
4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель
5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).
6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. - для технических архивов.
1 раз в месяц - санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).
|
Месяц |
Дополнительные виды работ |
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов |
|
|
Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование |
|
|
Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) |
|
|
Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях |
|
|
|
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях |
|
|
Сентябрь |
|
|
|
|
|
|
Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия
Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.
Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:
для государственного архива:
· положение об архиве;
· положение о структурном подразделении архива;
· структура и штатное расписание архива;
· смета расходов архива на год;
· положение об архиве;
· инструкция о службе документационного обеспечения управления;
· должностные инструкции сотрудников.
Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.
К ним относятся:
для государственного архива:
· план работы архива на год;
· план научно-исследовательской работы архива на год;
· план научно-издательской работы архива на год;
· план работы структурного подразделения архива на год;
· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;
· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;
· отчет о выполнении плана работы сотрудника;
· табель учета рабочего времени работников архива.
для ведомственного архива:
· план работы архива на год;
· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;
· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;
· отчет о выполнении годового плана;
· дневник учета труда работников архива;
· табель учета рабочего времени работника архива.
План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия
Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.
Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.
В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.
Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.
Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.
Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.
План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
План работы архива состоит:
· из введения;
· текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;
· расчетной части;
· предложений.
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.
Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.
Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
1.1. В целях улучшения физического состояния дел планируется:
1.1.1. Подшивка дел, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 24 ед. хр.;
1.1.2. Подшивка дел при проведении научно - технической обработки документов - 1 018 ед. хр.;
1.1.3. Подшивка описей - 120 описей.
1.1.4. Нумерация листов после проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 1 350 листов.
1.1.5. Нумерация дел с составлением листов-заверителей при научно-технической обработке документов - 33 075 листов.
1.1.6. Оформление обложек дел после проведения проверки наличия и физического состояния дел и при научно-технической обработке - 550 обложек.
1.1.7. Дезинфекция документов, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов - 10 ед. хр. (1 500 листов)
1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов - 5762 ед. хр.
1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище - 714 наблюдений.
1.1.10. Обеспыливание связок с выемкой документов - 800 связок (5762 ед.хр.).
1.1.11. Выдача дел из хранилищ - 85 460 ед.хр.
1.2. Для обеспечения противопожарного режима в архивохранилище по адресу: г. Киров, ул. Ломоносова, д. 8, планируется: проведение проверки огнезащитной обработки деревянных конструкций чердака.
1.3. В целях соблюдения нормативных требований к средствам хранения и увеличения протяженности стеллажных полок в помещении архивохранилища по адресу: г. Киров, ул. Попова, д. 3, планируется:
1.3.1. Проведение работ по разборке-сборке архивных стеллажей.
1.3.2. Приобретение дополнительной секции стационарного стеллажа.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
2.1. Прием на государственное хранение документов по личному составу - 3 000 ед. хр. (2 300 ед.хр. в рамках государственного задания, 700 ед.хр. в рамках оказания платных услуг и приносящей доход деятельности).
2.2. Согласование на ЭПК при министерстве культуры Кировской области описей дел по личному составу - 2 300 ед. хр.
2.3. Упорядочение документов по личному составу ликвидированных организаций - 1 000 ед. хр.
3. Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата
3.1. Пополнение БД «Архивный фонд» - 20 описаний фондов; 20 описаний описей.
3.2. Создание цифровых копий описей дел - 10 100 заголовков.
3.3. Составление внутренних описей дел - 1800 заголовков.
4. Предоставление информационных услуг и использование документов
4.1. Прием посетителей - 697 посетителей.
4.2. Консультирование руководителей ликвидированных предприятий, работников делопроизводственных служб и архивов учреждений - 264 консультации.
4.3. Консультирование граждан по фондам - 502 консультации.
4.5. Изготовление копий документов по заявлениям граждан и юридических лиц - 792 листа (195 ед.хр.)
4.6. Сопровождение сайта КОГКУ «ГАЛСКО» - 20 сообщений.
4.7. Посещение читального зала пользователями архивной информацией - 72 посетителя (200 посещений).
4.8. Проведение Дня открытых дверей с 1 обзорной экскурсией по архиву (количество экскурсантов - 20 человек) и организацией 1 выставки архивных документов (количество посетителей - 20 человек).
4.9. Количество пользователей архивной информацией - 14 440 пользователей.
4.10. Издание Дополнения к Справочнику по фондам КОГБУ «ГАЛСКО».
5. Организационная работа. Повышение квалификации кадров
5.1. Рассмотрение на дирекции вопросов, связанных с выполнением основных направлений деятельности архива на 2017 г. (4 заседания дирекции).
5.2. Проведение проверок качества выполняемых работ по отдельным направлениям деятельности архива (4 проверки).
5.3. Проведение заседаний экспертно-методической комиссии по вопросам экспертизы описей дел по личному составу и методического обеспечения выполняемых работ (12 заседаний).
5.4. Проведение заседаний Совета НОТ по вопросам, связанным с изучением организации труда и разработкой рекомендаций по ее совершенствованию с целью повышения производительности труда (4 заседания).
5.5. Проведение занятий по охране труда и технике безопасности (2 занятия).
5.6. Проведение занятий и тренировок по ГО и ЧС (3 занятия, из них 1 - практическое).
5.7. Проведение занятий по противопожарной безопасности (4 занятия, из них - 2 практических).
5.8. Проведение плановой аттестации специалистов архива (1 аттестация).
5.9. Проведение «Школы архивиста» (4 занятия) и обзора журнала «Отечественные архивы» (2 занятия) в соответствии с планом работы по повышению квалификации в архиве.
.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
С.В. Тиханович , начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации
Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?
В первую очередь вспомним основные функции архива - их всего пять:
- хранение документов;
- учет документов;
- комплектование архива;
- обеспечение сохранности документов;
- использование документов.
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Хранение документов
Хранение документов - это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.
Архив и склад - это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.
Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.
Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам
Учет документов - это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:
- количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
- количество листов каждого дела.
Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.
Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах . Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.
Наш совет
Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию - отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).
Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.
Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.
Выполнение работ - в течение года.
Комплектование архива
Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.
Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.
При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел . Для сотрудника архива номенклатура дел - это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.
Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:
- документы должны быть сброшюрованы;
- листы в деле должны быть пронумерованы;
- должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации - создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.
Выполнение работ - в течение года.
Обеспечение сохранности документов
В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность - к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.
При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.
Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.
Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.
Выполнение работ:
- санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива - один раз в год, санитарный день - один раз в месяц;
- снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы - не реже двух раз в неделю;
- контроль сохранности информации на электронных носителях - не реже одного раза в три года.
Использование документов
Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.
Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).
Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.
Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:
- для сотрудников организации - руководителем (заведующим) архива;
- для сотрудников сторонних организаций - разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.
Выполнение работы - в течение года.
Приведем пример плана работы архива на год.
План работы архива на год
Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:
1. Плановый прием документов в архив.
2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.
3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.
4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель
5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).
6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. - для технических архивов.
1 раз в месяц - санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).
|
Месяц |
Дополнительные виды работ |
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов |
|
|
Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) |
|
|
Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях |
|
|
|
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях |
|
|
Сентябрь |
|
|
|
|
|
|
Подробнее см.: Журавлева М.В. Что такое научно-справочный аппарат к документам? // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 54-57.
Примечание . *Структурные подразделения могут не передавать документацию постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение 3 лет, если данная документация необходима им для оперативной работы. Традиционно в архив не поступает документация временного (менее 10 лет) хранения. Данная документация хранится в структурных подразделениях.
*При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы.
**Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения.
***Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
****Традиционно номенклатура разрабатывается один раз в 3-5 лет. Эта работа может выполняться как сотрудником секретариата, делопроизводственного отдела, так и сотрудником архива.
10.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел в архив.
10.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
10.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.
10.2.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
10.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.
10.3. Контроль за состоянием хранения
документов и их организацией в делопроизводстве
структурных подразделений
10.3.1. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).
Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
10.3.2. Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.
10.4. Выполнение платных работ и услуг
Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.
Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов) может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем организации по представлению руководителя архива. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год.
При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, должны закрепляться договором.
Цены на платные работы и услуги утверждаются руководителем организации по представлению руководителя архива.
