Журнал регистрации платежных ведомостей форма т 53а. Правила заполнения журнала регистрации платежных ведомостей
Журнал регистрации платежных ведомостей по форме Т-53а – один из наиболее важных бухгалтерских регистров, иллюстрирующих выписывание платежных (), расчетно-платежных (форма Т-49) и расчетных ведомостей (). Его ведение входит в обязанности бухгалтера организации.
ФАЙЛЫ
Бухгалтерский учет в организации должен производиться в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 года 129-ФЗ и другими актами, приказами и положениями. Поэтому все записи в журнал регистрации платежных ведомостей должны производиться в хронологическом порядке (как гласит п. 2 ст. 10 этого закона).
Законные основания и предназначение журнала
Систематизация, учет и накопление данных нужны для полноценного статистического учета, а также для составления отчетов в контролирующие организации.
Журнал является одним из регистров бухгалтерского учета, которые приняты Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.
Помимо этого документа, его регулируют Положение по ведению бухучета (Приказ Минфина РФ №34 от 29 июля 1998 года) и Федеральный закон 129-ФЗ. Однако первичные документы стали с января 2014 года не обязательными, а рекомендательными образцами. Тем не менее отступление от существующих норм без веских оснований до сих пор не приветствуется.
Сроки хранения
Данные этой бумаги, согласно ст. 361 Перечню типовых архивных документов, должны храниться организацией в течение 5 лет. Это при условии регулярного прохождения проверок и отсутствия вредных условий труда сотрудников этой компании.
Составные части журнала
Документ составляется непосредственно бухгалтером и состоит из двух основных частей: обложки и внутренней части.
Вторая при этом представляет собой таблицу. Обычно это несколько десятков одинаково оформленных страниц с заполненными графами. Теоретически эта таблица может продолжаться сколько угодно долго (по необходимости). Но на каждой последующей внизу сохраняется нумерация.
Столбцы второй части журнала:
- порядковый номер записи;
- номер составленной ведомости и ее дата;
- название платежа;
- наименование структурного подразделения (при наличии);
- итоговая сумма к выдаче, которая указывается в конкретной ведомости;
- информация о лицах, которые эту ведомость сдавали и принимали (ФИО и подписи).
Если обе последних операции выполняются одним и тем же лицом, то допустимо сокращение их в одну. Главное – упомянуть об этих изменениях журнала в соответствующих документах организации, чтобы во время проверок не возникло неприятных ситуаций. Если менять форму журнала регистрации платежных ведомостей без веской причины и письменных оснований, заверенных руководством, то можно подвергнуться административной ответственности в виде штрафа.
Заполнение обложки
Передняя часть документа обязательно должна содержать данные относительно кода по ОКУД (0301050), по ОКПО, полное наименование компании и его структурного подразделения, для которого ведется журнал (при наличии). Также в образце прописано:
- название документа;
- срок, на который он составляется (львиная доля бухгалтеров выбирает годовой период из-за удобства формирования отчетности);
- лицо, которое будет ответственно за составление и ведение бумаги (в частности – его должность и ФИО с подписью).
Обложка всегда печатается в единственном экземпляре и помещается на самый верх документа. Допустимо ведение журнала как в печатной, так и в электронной форме.
Какие проверяющие органы требуют
Первичная документация бухгалтерского учета входит под контроль налоговых органов.
Федеральная налоговая служба вправе его потребовать при инспекции по законности отнесения затрат оплаты труда на себестоимость продукции.
Также проверить документ может Федеральная инспекция труда (она контролирует реальность выдачи заработной платы сотрудникам).
Помимо этого журнала, в организации обязательно должен быть журнал регистрации приказов, трудовых книжек и пр. Если бухгалтерия будет халатно относиться к выполнению своих обязанностей, то компанию ждет административная ответственность в виде существенных штрафов.
Нюансы оформления
Если журнал ведется в письменном виде, то обязательна его прошивка и нумерация каждой страницы. Последнее действие совершается для того, чтобы минимизировать риск незаконного изъятия страниц.
Важно! Если обязанности главного бухгалтера и выдачу заработной платы совершает один и тот же человек, то он ставит свою подпись и в графе «сдал», и в графе «принял» в последних столбцах таблицы.
Исправления в документе допустимы. Они могут производиться как на обложке, так и в самом журнале. Но это неприемлемо делать закрашиванием. Если нужно изменить информацию, то она аккуратно зачеркивается, а рядом ставится дата, подпись ответственного лица и суть изменений.
Стоит отметить, что таких исправлений не должно быть много и под каждое нужен будет приказ. Например, при изменении обложки, в частности, данных ответственного лица, прописывается дата и номер приказа, которые дают право на такое изменение и исправление.
Как и когда происходит заполнение
Когда приходит срок выдачи заработной платы (по Трудовому кодексу это должно происходить не реже двух раз в месяц), кассир или бухгалтер собирает все ведомости (как оплаченные, так и депонированные) и заносит информацию из них в описываемую бумагу.
Затем подводятся итоги, общая сумма расходов на выдачу заработной платы переносится в кассовую книгу (с оформлением отдельного кассового ордера на эту операцию).
Важный момент! Номера страниц в конце табличной части заполняются прописью.
Отдельный подход при этом к депонированным ведомостям. Они, так же как и выплаченные, заносятся в журнал. Но, помимо этого, для них должен быть заведен специальный реестр либо книга учета депонентов. За наличие журнала всегда отвечает работодатель. Именно под его контролем должен трудиться кассир, выдающий заработную плату, и бухгалтер, считающий и сверяющий платежные ведомости.
Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а применяется для отражения сведений об оформленных платежных ведомостях. Данные в журнал заносятся в хронологическом порядке по мере оформления и группируются по счетам бухгалтерского учета.
Бланк журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а – .
Ответственным за ведение журнала обычно назначается работник бухгалтерии. Хранить данный документ необходимо в течение пяти лет. Документ важный и обязателен для заполнения каждой организацией, выдающей своим работникам наличные денежные средства по платежным ведомостям. Журнал может быть затребован проверяющими органами, поэтому вести его нужно правильно, не забывая вносить записи обо всех оформленных бланках платежных ведомостей.
Регистрационный журналы используются не только для платежных ведомостей, но и других документов, приказов, трудовых договоров, трудовых книжек. В частности, трудовые книжки подлежат регистрации в . Приказы по личному составу могут регистрироваться в . Приказы по основной деятельности — .
Образец заполнения
Инструкция по заполнению:
Бланк журнала Т-53а имеет обложку и табличную часть.
На обложке регистрационного журнала необходимо прописать название организации, структурного подразделения.
За период: указывается временный отрезок, в течение которого вносились сведения о платежных ведомостях в журнал. Обычно это календарный год, то есть с 1 января по 31 декабря.
Лицо, ответственное за ведение и заполнение формы Т-53а, прописывает свою должность и ФИО внизу обложки.
Вторая страница бланк Т-53а содержит таблицу для отражения сведений о платежных ведомостях:
1 — № по порядку;
2 – дата выписки платежной ведомости (указывается на самом бланке ведомости);
3 – ее номер;
4 – кратко указывается содержание операции;
5 – название структурного подразделения, работникам которого проводились выплаты из кассы;
6 – сумма денежных средств, прописанная в бланке платежной ведомости;
7 – подпись лица, которое передает бланк ведомости для его фиксации в журнале регистрации Т-53а;
Платежные ведомости формируются для подтверждения факта выплаты начисленной зарплаты персоналу. Формируется ведомость по форме Т-53 непосредственно перед выдачей денежных средств. После произведения выплаты ведомость заверяется необходимыми подписями и регистрируется в специальном журнале форма Т-53а.
Данный журнал содержит обобщенные сведения обо всех оформляемых в течение года платежных ведомостей. Журнал Т-53а является обязательным, если работодатель используется для обоснования выплаты заработной платы и иных составляющих оплату труда платежные ведомости.
Каждая оформленная ведомость должна найти отражение в журнале, при этом каждому документу посвящается отдельная строка табличной части журнала Т-53а. Журнал ведется на протяжении года, регистрирующие записи выполняются по мере оформления платежных ведомостей в хронологическом порядке.
Журнал может вестись в электронном или бумажном варианте, состоит из титульного листа и табличной части для отражения сформированных документов.
Скачать бланк журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а и образец заполнения данного бланка можно в статье ниже.
Предприятие должно организовать должный уровень документооборота, многие регистрацинные журналы для различных документов являются обязательными другие применяются на усмотрение организации. Ниже предлагаем скачать другие образцы журналов регистрации:
- инструктажа — ;
- БСО — ;
- трудовых договоров — .
Порядок и образец заполнения Т-53а
В журнале регистрации Т-53а на титульном листе следует указать название организации, ее ОКПО, при необходимости пишется название структурного подразделения. Под заголовком журнала ставится период ведения формы, как правило, он заводится на календарный год (с января по декабрь).
Ниже указывается должность и ФИО ответственного лица, на которого возложена обязанность по ведению регистрационного журнала. Данная обязанность работника закрепляется документально, например, в должностной инструкции или трудовом договоре.
На второй странице бланка Т-53а проводится регистрация оформляемых платежных ведомостей. Здесь для каждой формы Т-53 заполняются следующие данные.
Применяется для выплаты заработной платы работникам организации.
При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.
На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.
·····Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
