Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа. Реестр путевых листов: бланк в Excel Порядок оформления и обработки путевых листовг
Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Екатеринбурга. Скачать образец можно .
Новые реквизиты
Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;
2) установлен новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов
Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.
- Название - путевой лист.
- Номер.
- Срок действия.
- Сведения о собственнике автомобиля.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак.
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
- Ф. И. О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
- Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
- Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
- Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.
Изменилось ли что-то в правилах заполнения путевых листов по сравнению с прошлым годом?
В марте действительно ли существует такая вероятность, что заполнять путевые листы необходимо по новым правилам? Обязательно ли теперь в каждом путевом листе проставлять подпись механика о том, что он действительно провел осмотр грузового или легкового перед рейсом?
Эти и многие другие вопросы интересуют многих водителей и дальнобойщиков, которые часто отправляются в командировки. О том, какое правильное и точное заполнение путевого листа по новым правилам в 2017 году образец и бланк заполнения вы подробно рассмотрите этой информационной статье.
Новые правила заполнения путевых листов в 2017 году
Бланки путевых листов
Индивидуальный предприниматель или организация в 2017 году могут использовать и формировать:- Разработанные самостоятельно формы путевых бланков;
- Унифицированные бланки путевых листов, которые постановил и утвердил Госкомстат 28 ноября 1997 года № 78.
Для чего нужны путевые листы? Для того, чтобы производственный характер поездок имел подтверждение, для списания горючего, компенсации за использование собственного транспорта, запчастей. Учет ведется в бухгалтерской книге.
Правила заполнения путевых листов в 2017 году
Правильность заполнения путевых листов в 2017 году
Минтранс с 26 февраля добавил к обязательным реквизитам несколько дополнительных пунктов (Приказ Министра Российской Федерации №17 от 18.01.2017 года). В командировочном автомобильном листе с этой даты требуется обязательно ставить отметку о том, что автомобиль перед рейсом прошел технический осмотр. Механик обязан указать время и дату проверки транспорта, поставить свои инициалы, фамилию и расписаться. До этого дня такие реквизиты указывать нужно было, но совсем необязательно. Итак, с 26.02. порядок заполнения путевых листов в 2017 году выглядит так:- название путевого документа;
- его номер;
- с кого по какое число действителен;
- данные о собственнике автомобиля;
- модель и тип машины;
- регистрационный государственный номер машины;
- показания счетчика одометра при отправке и при въезде автомобиля в гараж;
- время и дата выезда и заезда транспорта в гараж;
- фамилия, имя и отчество, подпись работника, который в листе ставит время и дату, а также показания одометра;
- полные инициалы водителя;
- время и дата медосмотра водителя перед поездкой и после нее;
- ФИО, подпись и штамп медицинского работника, который делал заключение о состоянии водителя;
- отметка об осмотре перед рейсом технического состояния автомобиля со временем и датой;
- ФИО и подпись контролера технического состояния автотранспорта.
Печать и штамп на путевых листах в 2017 году
В 2017 году с 26 февраля штамп или печать в путевых листах ставить не обязательно. Достаточно будет информации о собственнике автомобиля. Это название арендодателя или компании, телефон и адрес. Что указывается также в приказе Министерства Транспорта России от 18.01.2017 года №17. Тем не менее, ошибки не будет, если печать проставится после указанной даты.
Путевые листы разрешается оформлять как на один день, так и на несколько, но не более одного месяца. Если несколько водителей используют одно транспортное средство, но посменно, можно сразу оформить столько путевых листов, сколько водителей работает на данной машине.
Новый бланк путевого листа на 2017 год
Некоторые ИП и организации в связи с тем, что список обязательных реквизитов увеличился, корректируют свои документы путевых листов. Если проверяющие после 29 февраля 2017 г. на листе не найдут обязательных реквизитов, то такой документ будет расценен как «неполноценный». Вследствие этого могут возникнуть сложности с признанием затрат на горюче-смазочные материалы.Пример заполнения путевого листа
. Ниже приведен образец заполнения путевого листа, в котором содержатся все обязательные с 26 февраля 2017 года реквизиты. Вот так он выглядит:
Также можно скачать в формате Word новый бланк путевого листа для легковых автомобилей 2017 г. Похожим образом можно внести поправки в путевые листы грузовых автомобилей, чтобы делать в нем записи о техническом предрейсовом осмотре.
Во многих компаниях механик, водитель и организатор – это один человек. В этом случае, ознакомившись с правилами заполнения путевого листа в 2017 году . он сам лично ставит время, дату и подпись о том, что предрейсовый осмотр был произведен.
Первичным документом легкового автомобиля, отражающим работу определенной марки автотранспорта, является путевой лист. Для учета движения легкового автомобиля применяется типовая форма 3, допускается оформление в свободной форме. С 2017 года в заполнение формы путевого листа легкового автомобиля внесены дополнения, как заполнить новую форму, скачать бланк, действующий в 2017 – 2018 году можно в статье в word. Кроме того, приведен образец заполнения.
Для водителей грузовых автомобилей оформляют путевой лист по другой форме – .
Основные функции документа:
- отслеживание маршрута передвижения водителя компании;
- расчет заработной платы водителя;
- списание расходов на ГСМ и обслуживание автотранспорта.
Необходимость путевого листа для легкового автомобиля обусловлена экономической направленностью документа. Налоговой инспекцией проверяются путевые листы на правильность оформления, на соответствие норм списания ГСМ у имеющегося транспорта в организации. Оформляются путевые листы на каждое средство передвижения, в том числе и арендованные легковые автомобили.
Причем с 1 марта 2017 года нужно обеспечить применение новой формы путевого листа, в котором будут учтены изменения, вводимые приказом Минтранса от 18.01.2017. Об этих изменениях читайте ниже.
Документ выдается водителю ежедневно или посменно. В случае нахождения водителя в длительной командировке, законом допускается составление бланка на целый месяц.
Если же до управления служебного транспорта допущены несколько водителей, то каждый из них должен иметь собственный маршрутный лист.
Заполнение новой формы путевого листа легкового автомобиля
Согласно приказу Минтранса №152 в ред. от 18.01.2017 с 1 марта нужно применять новую форму, в которой должны быть обеспечены некоторые изменения:
- утверждается перечень реквизитов, которые должны присутствовать в новой форме путевого листа для автомобиля, также даны пояснения по каждому реквизиту, что входит в его состав, среди этих реквизитов:
- обновлен порядок заполнения путевого – не нужно проставлять печать или штамп юрлица или ИП в заголовочной части новой формы путевого листа, добавлена необходимость проведения предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля – контролер проставляет дату и время контроля, заверяет запись своей подписью с указанием расшифровки.
С учетом данных изменений нужно сформировать новую форму путевого листа, при этом для легкового автомобиля за основу можно взять форму 3, утвержденной 28 ноября 1977 года Постановлением №78, или составить свой бланк с учетом изложенных выше изменений.
Как выглядит новая форма для типового бланка 3 с учетом изменений 2017 года: (нажмите для увеличения)
|
|
Бланк формы 3 для легкового автомобиля не является обязательным в применении, допустима собственная форма путевого листа, которая может дополняться, кроме обязательной информации о водителе и автомобиле предприятия, эксплуатационными особенностями конкретного средства передвижения.
«Самовольное» составление бланка путевого листа возможно только для автомобилей категории В, при отсутствии транспортируемого груза и пассажиров.
Приняв решение о заполнении унифицированного документа, нужно понимать, что он все же нуждается в доработке. Например, требуется внести дату и время осмотра водителя (предрейсового и послерейсового), а для компаний, оказывающих транспортные услуги, еще и сведения о техническом состоянии транспорта перед осуществлением рейса.
Путевой лист состоит из лицевой и обратной стороны.
Лицевая часть содержит информацию:
- серия и номер бланка;
- день оформления путевого листа;
- название предприятия, использующего автотранспорт, его местонахождение;
- марка средства передвижения и номер легкового автомобиля;
- ФИО водителя, которому выдается путевой лист, реквизиты его водительского удостоверения;
- сведения о задании для водителя: время и место выезда легкового автомобиля;
- информация о возвращении транспорта в гараж, автопарк (показания спидометра и время прибытия);
- подпись водителя при сдаче автомобиля;
- информация о технической исправности машины: показания спидометра; подпись механика, разрешающего выезд;
- сведения о выданном бензине, остатках в баке и количестве использованных литров;
- подпись механика, принявшего показания километража машины.
Обратная сторона бланка путевого листа включает в себя 6 пунктов: порядковый номер, код, место отправления, время выезда и возвращения, количество пройденных километров, роспись водителя.
Бухгалтер по полученному путевому листу рассчитывает списание израсходованного топлива, и оплачивает труд водителю. Внесенные записи в маршрутный бланк могут применяться при составлении акта замера топлива (контрольного).
Новый порядок для оформления путевых листов регламентирован требованиями приказа Минтранса РФ от 18.01.2017 №17
Как известно, в порядке оформления путевых листов в 2017 году предусмотрено несколько нововведений. Теперь в этом документе следует указывать сведения о предрейсовом контроле тех. состояния автомобиля. Об этом мы рассказывали в нашем материале «Что именно изменилось в порядке оформления путевых листов в 2017 ». Сегодня подробнее остановимся на правилах заполнения путевых листов по новым требованиям.
Новые требования обязательны для всех?
Новый порядок для оформления путевых листов регламентирован требованиями приказа Минтранса РФ от 18.01.2017 №17 (далее - Приказ №17), вступившего в силу 26 февраля 2017 года.
Внесение информации в путевые листы о предрейсовом контроле состояния транспорта определено правилами безопасности, начавшими действовать еще в июле 2014 года, согласно пункту 29 приказа Минтранса РФ от 15.01.2014 №7. Однако до 2017 года данный реквизит не был предусмотрен в унифицированных формах путевых листов, поэтому компании такую отметку не делали.
Приказ №17 оставил неясным один момент - для кого новое требование обязательно, а кто может им пренебречь? Чиновники Минтранса РФ высказали пока только в устной форме, но четкое мнение на этот счет: отметку о предрейсовом контроле должны проставлять все компании, эксплуатирующие транспортные средства. А значит, новые требования касаются как организаций, деятельность которых связана с перевозкой пассажиров и транспортировкой грузов, так и компаний, имеющих просто служебный транспорт, на котором ездят сотрудники по рабочим вопросам. Не исключено, что в скором времени поступят и письменные разъяснения от специалистов ведомства по данному вопросу.
Исходя из этого, стоит понимать, что при выявлении нарушений в части несоблюдения новых требований, проверяющие могут наложить штрафные санкции на компанию (ИП) в размере 30 тысяч рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также, не делая данную отметку, ставшую теперь обязательной в путевом листе, налоговики могут признать документ заполненным неверно и не подтвердить по нему затраты на топливо. Избежать разногласий с контролерами помогут внесенные приказом изменения в учетную политику учреждения, касающиеся применения новой формы путевого листа. Конечно, при этом требуется обновить путевые листы, применяемые компанией.
В программе «Бухсофт: Путевые листы» вы можете скачать актуальный бланк путевого листа легкового автомобиля .
Также напоминаем, что новая форма листа не требует обязательного проставления круглой печати. Места для оттиска на бланке нет вовсе. Поэтому печать не нужно ставить всем: и тем, кто ее не использует, и тем, кто применяет оттиск в своей работе.
Правила заполнения путевых листов 2017
Путевые листы - обязательный документ для каждого эксплуатируемого транспортного средства. Это требование касается и юридических лиц, и к коммерсантов.
Документ формируется ежедневно, а при невозможности работы в подобном режиме - в срок не свыше одного календарного месяца.
Наименованием документа служит тип транспорта, на который оформляется лист. Нумерация ведется в хронологическом порядке в заголовке листа, согласно принятому в компании порядку о нумерации документов.
Руководитель компании (предприниматель) должен назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за указание в листе таких реквизитов как: дата и время выезда автомобиля со служебной стоянки и его возвращения, показания одометра на момент выезда и по возвращении транспортного средства. Записи ответственного должны быть подтверждены штампом либо подписью данного лица с расшифровкой фамилии и указанием инициалов имени и отчества.
Если ИП не имеет возможности назначить ответственное лицо, а также, если он сам выступает в качестве водителя, заполнение данных реквизитов возлагается на него самого.
В случаях, когда машина эксплуатируется многими водителями в разные смены, допустимо подготавливать несколько путевых листов на каждого из них. При этом то дату, время и данные с одометра проставляет водитель, открывший первую смену, то есть первый, покинувший стоянку. Соответственно, дату, время и показания одометра при въезде на служебную стоянку по окончании рабочего времени ставит водитель, закрывающий последнюю смену на автомобиле.
В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждается штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.
Предрейсовый контроль тех. состояния транспорта должен производить контролер, прошедший аттестацию транспортной инспекции на данный вид деятельности.
Такой аттестат может получить водитель, главный механик или мастер. Однако за отдельную плату отметки могут проставлять и контролеры в специализированных центрах техобслуживания.
Если машина соответствует требованиям эксплуатации, контролер сделает в листе запись: «Предрейсовый контроль технического состояния пройден», поставит дату, время и свою подпись с фамилией и инициалами. При обнаружении поломок и исправностей данный реквизит лучше оставить незаполненным.
Путевые листы 2019 регистрируются в специальном журнале учета и хранятся в течение не менее пяти лет.
Унифицированной формой документооборота транспортных компаний является путевой лист. Заполнение бланка необходимо для бухгалтеров в целях расчета зарплаты, списания топлива, оформления актов услуг по заказчикам; а также для водителей в целях обоснования законности перевозки грузов. Рассмотрим, какие изменения в путевых листах произошли в 2017 году – порядок формирования документа приведен ниже.
Новая форма путевого листа с 2017 года
Типовые бланки утверждены Госкомстатом в постановлении № 78 от 28.11.97 г. Форму первичного документа перевозчик вправе разработать самостоятельно, утвердив приказом руководителя. При этом обязательно отражение всех обязательных реквизитов согласно требованиям приказа № 152 от 18.09.08 г. (письмо Минфина № 03-03-06/2/161 от 25.08.09 г.).
Использование новых путевых листов в 2017 году обусловлено изменениями в приказе № 152, которые вступили в силу 26 февраля (Приказ № 17 от 18.01.17 г.). Перечень обязательных реквизитов скорректирован с учетом следующих условий:
- Больше не требуется ставить оттиск печати/штампа транспортной компании (юр. лица или ИП) в шапке бланка.
- Добавлена обязанность по указанию даты и времени предрейсового контроля состояния автомобиля ответственным лицом (контролером) с заверением личной подписью проверяющего и ее расшифровкой.
В связи с вышесказанными законодательными нововведениями путевые листы с 1 марта 2017 года должны соответствовать перечисленным требованиям. Если форма разработана транспортной организацией самостоятельно, необходимо проверить наличие всех обязательных строк. Если каких-либо показателей в бланке нет, следует доработать документ, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов.
Основные правила составления путевых листов
Периодичность формирования зависит от специфики деятельности компании. Если предприятие относится к автотранспортным предприятиям, требуется ежедневно выписывать путевые листы – то есть на одну смену. Исключение – отправление водителя в командировку. В этом случае допускается оформление бланка на весь период отсутствия с подробным отражением предстоящего маршрута.
Если же компания не относится к автотранспортным, разрешается составлять путевой лист с заданной периодичностью, необходимость которой определяется хозяйствующим субъектов самостоятельно. К примеру, это может быть декада или месяц, но не более. Наличие путевого листа является обязательным для списания топлива, подтверждения доставки товаров и ТМЦ, обоснования расходов по налогу на прибыль.
Путевой лист грузового автомобиля
Если предприятие владеет (на правах собственности, а также аренды) грузовым автотранспортом, можно использовать различные формы путевых листов – утверждены постановлением № 78:
- 4-П – отличается тем, что при выписке этого бланка заработок водителям начисляется повременным способом.
- 4-С – предназначен для начисления заработка сдельным способом.
Обе формы должны содержать сведения о предприятии, водителе, автомобиле, перевозимых грузах и маршрутах. Обязательно вносятся время выезда из гаража/заезда в гараж, показания спидометра, вид используемого топлива и применяемые коэффициенты. Документ удостоверяется уполномоченными лицами – механиком, контролером, диспетчером, медицинским работником, руководителем.
Бланки путевых листов грузового автомобиля можно скачать . Там же можно скачать бланки путевых листов для ИП.
Путевой лист легкового автомобиля
Если в работе компании используется служебный транспорт, требуется оформление путевого листа легкового автомобиля для подтверждения расхода ГСМ, начисления денежной компенсации за использование машин. Документ можно разработать самостоятельно или взять за основу типовую форму путевого листа легкового автомобиля из постановления № 78. Порядок составления предусматривает отражение обязательных сведений и реквизитов.
Обратите внимание! Для работы таксистов предназначается путевой лист по ф. 4. Именно на основании этого первичного документа фиксируется объем фактической работы и начисляется зарплата водителю легкового такси.
