Учет в ГИБДД

Деловое письмо пример. Деловое письмо

Сегодня практически все активно пользуются интернетом. Но деловая переписка не перестала быть актуальной и важной. Ее просто перенесли на другие носители. Как правильно составлять и оформлять деловое письмо, расскажет публикация.

Что может содержать деловое послание?

Прежде всего, деловая переписка предоставляет возможность обменяться какими-либо мнениями или предложениями с сотрудниками и партнерами по бизнесу. В письме можно излагать просьбы, претензии и прочие мысли для устранения недопонимания между компаниями. В целом деловая переписка представляет собой разновидность официальной корреспонденции.

Отличия от других писем

Основные различия можно свести к следующему.

Стилистика изложения.
Наличие служебной субординации.
Лексика без сильного выражения эмоций.
Как правило, письмо занимает не больше одной страницы.
Шрифт по всему тексту одинаковый (не мелкий и не крупный).
Обычно составляется на официальном бланке организации.

Виды деловых писем

Письма, на которые нужно дать ответ:

Запрос.
Прошение.
Требование.
Предложение.
Обращение.

Письма, на которые ответ давать не нужно:

Информационное.
Уведомительное.
Сопроводительное.
Гарантийное.
Предупреждение.
Напоминание.

Письма коммерческого характера. Они обычно нужны в период действия договора или для заключения соглашения:

Просьба.
Ответ на запрос.
Напоминание.
Претензия.
Оферта. Это предложение заключить договор или совершить сделку.
Предупреждение о необходимости выполнения обязанностей, о прекращении договоренностей и так далее.

Некоммерческие письма:

Приглашение.
Информирование о чем-либо.
Выражение благодарности.
Рекомендации.
Просьба.
Инструкции.
Сопроводительное письмо.
Выражение соболезнования.
Поздравление по какому-либо поводу.
Гарантийное письмо.
Подтверждение о получении товара, оказании услуги и так далее.

Классификация деловых писем по структуре:

Составленное по строгому образцу.
Написанное в свободной форме.

Виды в зависимости от адресата:

Обычное. Направляется одному адресату.
Коллективное. Отправляется одному человеку, но от нескольких лиц.
Циркуляр. Посылается нескольким адресатам.

По форме письма бывают следующие:

Отправленные в обычных почтовых конвертах.
Врученные лично.
Отосланные в виде факса.
Направленные по электронной почте.

Как видно, деловое сообщение может быть оформлено по-разному и с различными намерениями. Но стоит отметить, что в некоторых случаях по этическим соображениям его необходимо писать от руки, а не печатать на компьютере. Это касается поздравлений и соболезнований.

Части письма

Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Причем они связаны друг с другом логически.

Как правило, вводная часть содержит в себе информацию о тех обстоятельствах, которые привели к написанию письма. Основной текст – это непосредственно само содержание, суть сообщения. В заключительной части подводят итоги, которые могут выражать отказ, согласие, просьбу и так далее.

Принципы написания

Любое деловое сообщение должно быть написано следующим образом.

Беспристрастно.
Адресно (то есть предназначено конкретному лицу).
Аргументировано.
Достоверно.
Максимально полно.
Вся информация в тексте должна быть актуальной на момент написания.

Особенности стилистики

Правила оформления делового письма гласят, что необходимо придерживаться строгой стилистики. Нужно использовать только те средства речи, которые характерны для служебных документов. То есть, уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами.

Официальностью.
Точностью подачи информации.
Объективностью.
Структурированностью.
Содержательным, но кратким изложением.

Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики. Наличие малоинформативных и «водянистых» текстов деловой стиль не допускает.

К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.

Требования к бланку

Согласно правилам делового письма, его лучше оформлять на фирменном бланке компании. К нему выдвигаются следующие основные требования.

Посередине бланка нужно вставить Герб РФ, если предприятие является государственным.
Письмо размещать на листе формата А4.
Слева оставлять поле пустым (хотя бы 3 сантиметра). Это необходимо, потому что через какое-то время материалы будут подшиты к остальным документам.
Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2. Он лучше всего воспринимается при чтении.
В шапке письма нужно указать название организации, ее фактический и юридический адрес, телефон и электронную почту.

Особенности оформления

Если на оформление делового письма потребовалось несколько страниц, то нумеровать нужно, начиная со второй. Для этого рекомендуется использовать арабские цифры. Точки рядом с номерами ставить не нужно.

Письмо обязательно следует делить на абзацы и при необходимости на подзаголовки. Текст не должен иметь вид сплошного потока, поскольку будет плохо восприниматься. Абзацы покажут, где заканчиваются и начинаются другие мысли.

Важно отметить, что для деловой переписки неприемлемы опечатки, подчистки и какие-либо исправления. Они будут свидетельствовать о неграмотности и несерьезности оппонента.

Используемые реквизиты

В письме, как правило, указывают следующую информацию.

Полное название компании, а не только аббревиатуру.
Номер телефона, факса, банковского счета и электронную почту.
Адресата. Причем название компании стоит употреблять в дательном падеже. Если нужно указать фамилию и должность, то рекомендуется использовать дательный падеж. Если у получателя имеется звание или ученая степень, то это нужно указывать перед именем человека.

Важно заметить, что каждый реквизит следует писать с заглавной буквы и с новой строки.

Обращения в деловом письме

Официальное сообщение всегда должно оформляться в нейтральном тоне. Такой же вид должны иметь и обращения к адресату. Фразы по типу «Добрый день» будут неуместны. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Но самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству. Причем неважно, сколько длится знакомство с адресатом. В письме нельзя применять короткую форму имени (например, Петя, Аня и так далее).

Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». Однако стоит отметить, что в некоторых компаниях, наоборот, принято употребление «ты» при общении даже в письме.

Стоит заметить, что обращение «Уважаемый господин» нельзя использовать без последующего указания имени этого человека. Также нужно избегать сокращений «г-н», «г-жа». Если нужно обратиться к группе лиц, то допускается не указывать имена. Тогда можно коротко написать: «Уважаемые господа!» По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!»

В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.

Оформление заключительной части

Правильно закончить письмо тоже очень важно. В заключительной части нужно подвести итог того, о чем говорилось ранее. Однако не стоит растягивать умозаключения на 10 предложений. Следует помнить, что в деловом стиле ценится лаконичность и краткость. Лучше ограничиться простыми фразами. Для примера будет приведено несколько конструкций, уместных в заключительной части деловой переписки. Деловые письма нужно завершать максимально корректно и вежливо.

Благодарность за помощь или внимание. «Позвольте выразить признательность за…». «Благодарим Вас!»
Уверение адресата в чем-либо. «Были бы рады сотрудничать с Вами».
Выражение надежд на будущее. «Надеемся получить от Вас ответ в ближайшее время».
Просьба о чем-либо. «Будем признательны, если сообщите о результатах».
Извинения за причиненные неудобства. «Просим прощения за задержку оплаты».

Как попрощаться с адресатом

Несмотря на то что переписка деловая, в деловом письме можно попрощаться по-разному. Для этого следует использовать так называемые закрывающие фразы.

В качестве примера можно привести следующие варианты:

Искренне Ваш.
С уважением.
С наилучшими пожеланиями.
Желаю успехов в работе.
Надеемся продолжить сотрудничество.
Рады были оказать услугу.

Могут быть и другие варианты. Здесь выбор завершающей фразы – это исключительно дело вкуса.

Проставление подписи

В самом низу листа отправитель должен поставить свою подпись. Но чрезвычайно важно сделать это правильно, чтобы документ имел официальный вид.

Нужно указать должность, инициалы, фамилию, а напротив поставить подпись. Дополнительно можно указать контактные данные (личный электронный адрес или телефон). Это продемонстрирует получателю готовность общаться и сотрудничать.

Особенности отказа

Также важно знать, как составить деловое письмо, если нужно дать отказ в чем-либо. Ведь даже завуалированный негатив или отказ не останется незамеченным и повлечет за собой неприятные последствия. После такого нельзя будет рассчитывать на положительное или хотя бы нейтральное к себе отношение. При составлении письма не нужно поддаваться эмоциям. Лучше держать себя в рамках, если даже адресат очень раздражает. Письма-отказы всегда следует перечитывать несколько раз, особое внимание обращая на тон послания.

Сообщение не следует начинать с категорического «нет», в какой бы форме оно не выражалось. В противном случае у адресата создастся впечатление, что он неинтересен и не имеет никакого значения. Сначала лучше изложить ненадуманные убедительные объяснения. Когда причины отказа будут кратко перечислены, можно плавно перейти к констатации факта. При этом, согласно этикету делового письма, рекомендуется использовать формулировки следующего типа.

К сожалению, у нас нет возможности исполнить вашу просьбу.
Нам искренне жаль, но мы вынуждены отказаться от вашего предложения.
Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить вашу просьбу по следующим причинам.

В идеале в начале письма стоит вкратце изложить просьбу адресата. Так он поймет, что с его предложением действительно ознакомились, и наверняка это оценит.

Особенности составления электронного письма

Сегодня люди все чаще интересуются, как пишется деловое письмо, если его нужно отправить по электронной почте. Для такой корреспонденции действуют все те же правила, о которых говорилось ранее. Однако у электронных деловых сообщений есть свои особенности.

Логин должен быть солидным и адекватным. Например, [email protected] – плохой вариант, а [email protected] – хороший.

Поле «тема» всегда важно заполнять. Оно даст понять, о чем пойдет речь в сообщении. Если письмо предназначено незнакомому лицу, то заголовок должен быть интересным. Но важно не переусердствовать. Темы в духе «Уникальное предложение только сейчас», «Срочно» только вызовут отторжение. Заголовок нужно составить из 3-5 слов, вложив в них суть послания.

Если переписка ведется с незнакомым человеком, то сначала нужно ему рассказать, как о нем узнали и чем занимается компания. Без такого вступления сообщение могут посчитать спамом и сразу же удалить.

Важные моменты в тексте лучше выделить полужирным шрифтом. При этом недопустимо использовать разные цвета.

В электронном деловом письме нельзя применять «капс». Даже в подзаголовках и названии темы не должно быть сплошных заглавных букв. То же касается дублированных знаков препинания.

Текст лучше разделять на абзацы, оставив между ними пустую строку.

Чем короче будет сообщение, тем быстрее на него отреагируют.

Подпись ставить нужно обязательно. Она в электронных письмах обычно состоит из нескольких строк, включает в себя имя и должность отправителя, название компании, телефон и адрес сайта.

К письму можно приложить текстовые файлы и изображения. Это очень удобно, ведь дополнительные материалы, комментарии, разъяснения и развернутые описания отвлекают от сути. Поэтому их лучше размещать не в тексте письма, а во вложенных файлах.

Если деловая переписка идет давно и установились теплые доверительные отношения, то в электронном письме допускается использование смайликов. Они помогут немного «оживить» и разрядить общение. Но злоупотреблять ими не стоит, а в бумажных письмах они вообще недопустимы.

Инструкция по написанию письма

Составление делового письма можно разделить на несколько этапов.

1. Сначала нужно указать адресата. Для этого в верхнем правом углу бланка нужно написать инициалы, фамилию и должность получателя. Если адресат – это организация, то следует указать ее юридический адрес.

2. Обращение к получателю. Его следует размещать ниже посередине бланка. Ранее уже говорилось, какие фразы можно использовать. Обычно обращение имеет вид: «Уважаемый Игорь Петрович!»

3. Изложение цели. Ниже с новой строки нужно написать главные мысли, всю суть, упоминая причины обращения. Если речь идет о каких-то проблемах, то стоит предложить варианты ее решения. Если это предложение о сотрудничестве, то нужно объяснить, как оно будет происходить. Если же в письме отражена жалоба, то стоит попросить о принятии конкретных мер. Словом, получатель из текста должен понять, что конкретно от него хотят.

4. Заключительная часть. И, наконец, с новой строки нужно вставить завершающую фразу и подпись.

Благодарственное письмо

Этот образец демонстрирует, какой вид может иметь письмо-благодарность. Однако в данном примере есть один недочет. Вместо строчки «В компанию «Флагман»» можно было вставить приветственную фразу и имена тех, кому письмо предназначалось.

Письмо-запрос

Это образец делового письма-запроса. В нем никаких недочетов нет. Были соблюдены все правила составления официального письма. Из текста становится все понятно, какая проблема возникла и что необходимо сделать для ее решения. Также в сообщении содержатся все контактные данные, приветственное обращение, завершающая фраза и подпись.

Итак, публикация продемонстрировала, как нужно составлять письма, предназначенные для деловых партнеров. Это следует делать правильно и грамотно, чтобы не ударить в грязь лицом. Ведь от этого зависит будущее компании. Также важно вовремя ответить на деловое сообщение. Это допускается сделать в течение трех-семи дней с момента получения письма.

Правила написания писем остались незыблемыми, не смотря на то, что жизнь изменилась. Уже никто не пишет писем на бумаге руками. Их заменили смс, электронная почта и мессенджеры. Поэтому письма стали короче и лаконичней. При этом эпистолярный жанр никуда не исчез. Каждому из нас надо помнить и соблюдать нормы этики, чтобы и чувства до адресата.

Задача еще больше осложняется тем, что текстом надо суметь передать суть своей просьбы при взаимодействии с партнером по бизнесу, при устройстве на работу, при попытках убедить клиента купить дорогой продукт - словом, в бизнес-среде.

Сохраните эту статью у себя в закладках и используйте как шпаргалку перед написанием каждого письма - не пожалеете!

А теперь по порядку.

Правила написания писем:

Необходимо отвечать на все полученные письма.
Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
Если вам адресату в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
Писать письмо надо тогда, когда вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
Писать анонимные письма неприлично.
Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
Личные письма следует писать тогда, когда вы находитесь в одиночестве.
Читать чужие письма без разрешения неприемлемо.
Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не вам адресовано.

Виды писем

I. Открытка

Если вы хотите написать что-то , следует упаковать её в конверт. Когда отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.

II. Благодарственное письмо

Благодарственное письмо существует для того, чтобы вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность. По объёму благодарственное письмо довольно невелико.

III. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере. Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.

IV. Письмо-извинение

Пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.

V. Письмо-соболезнование.

Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе. По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей. Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге. Не стоит прилагать к такого рода письму открытку.

Существуют разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.

Схема написания письма о приёме на работу:

Официальное обращение.
Объяснение причины, по которой вы пишите письмо.
Указание источника информации о вакансии.
Можете пояснить, почему вас заинтересовала предложенная работа.
Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у вас образования и опыта работы.
Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.

Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

поздравительное письмо;
информационное письмо;
и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

дата написания,
реквизиты отправителя и получателя,
вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно-справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

наименование адресата (получателя письма);
почтовый адрес или номер телефона--факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

должностное лицо/несколько должностных лиц;
организация;
структурное подразделение организации;
группа организаций;
физическое лицо.

АДРЕСАТ - ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа , то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации , то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя , в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения , то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ - ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ - СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ - ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом - почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ - НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения - в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2--м, 3--м и 4--м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под-разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки - это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

на бланке с угловым расположением реквизитов - Пример 2;
на бланке с продольным расположением реквизитов - Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например: