Копийность документа. Юридическая сила копий
Делопроизводство
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Ст. 9.14 КоАП.
Информация
Правовая информация
Юридическая техника. Юридический язык
Подготовительный этап: составитель определяет цели составления данного документа, изучает соответствующее законодательство, регулирующее правила составления данных видов документов.
Этап оформления: изготовитель…
Требования к юридическому документу – это установленные НПА и разработанные в ходе юридической практики правила, обеспечивающие законность и целесообразность использования юридических документов, способствующие их своевременному и точному исполнению, эффективному воздействию на правовую ситуацию.
Формальные требования: содержание документа, его форма и структура.
Неформальные: логичность и последовательность изложения материала.
В юридических документах недопустимо использование маркированных списков.
Стиль изложения – официально-документальный (официально-риторический, деловой, официально-деловой).
В ОРД должны применяться только общепринятые сокращения.
Если есть обращение: Г-н Вершинин Н.П.
Если обращения нет – то Н.П. Вершинин.
Классификация юридических документов
При определении юридических документов.
1) Нормативные правовые документы
2) Документы, содержащие решения индивидуального характера
3) Документы, фиксирующие..
Классификация: 1) характеру правовой информации, 2) статусу создателя документа, 3) сфере действия, 4) кругу лиц и т. д.
Создание ОРД. Акты законодательства, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций. П.9 Инструкции по делопроизводству №4.
Функции и свойства документа
Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная.
Коммуникативная – выполняет передачу информации во времени и пространстве, информационная связи между членами общества.
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления.
Специфические функции:
1) Правоустановительная
2) Удостоверительная
3) Надзорная и т.д.
Свойства документа:
· Юридическая сила
· Оригинальность
· Подлинность
· Копийность.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, придаваемое ему законодательством, при условии соблюдения объема компетенции издавшего его органа и порядка ее оформления.
Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные» оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах (например, трудовой договор).
Подлинность документа . Подлинный документ – документ, содержащий сведения об авторе, времени и месте составления документа, а также иные сведения, подтверждающие достоверность.
Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выдается взамен утерянному документу.
Копийность . Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.
Виды копий:
Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Оосбый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факмимильных, автоматических копий.
Юридическая сила копий:
· Копия должна содержать точный текст подлинника, расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
· Свидетельство юридической силы документа – отметка о заверении.
· Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Любая копия может быть заверена нотариально. Законодательством предусмотрены случаи обязательного заверения копий. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях.
Общий порядок заверения копий самими организациями определяется в п.64 Инструкции по делопроизводству.
Способы документирования
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Виды документирования:
· Текстовое документирование
· Техническое документирование
· Фото-, кино-, видеодокументирование
· Документирование на машинных носителях.
Система управления документами. Защита документов в электронном виде
Ввиду того, что бумажные и электронные документы обычно являются частью единой системы, в современных условиях необходимы более общие концептуальные подходы к управлению документами.
Государственно-правовое регулирование делопроизводства
Общая информация о департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ
Минюст – Департамент по архивам и делопроизводству (наделен правами ЮЛ) – отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов; Мингорисполкома.
Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов.
Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С.
Ряд А – основные (бумага), В и С – дополнительные, применяются для изготовления изделий из бумаги. В ряду А – 13 классов. Последний 13 класс равен по размеру почтовой марке. Наиболее употребительные – А4, А5, допускается использование бланков формата А3 и А6.
А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф.
Формат бумаги выбирают в зависимости от объема текста. Тексты документов, не превышающие 5 строк, печатают на формате А5.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Бланки документа должны иметь поля, мм: 30 – левое, не менее 8 – правое, не менее 20 – верхнее и нижнее.
Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие:
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:
· Государственный герб РБ
· Эмблема организации или товарный знак
· Код организации
· Наименование организации
· Место составления документа
· Индекс документа.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности.
Порядок разработки бланков
Бланки типовых документов должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.
Порядок расположения и границы реквизитов в бланках ОРД должны соответствовать СТБ 6.38 – 2004.
Письмо департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ от 14.05.2007 №25 содержит приложение, где приведены основные унифицированные формы ОРД.
При изготовлении бланков используются
Бумага – белая или светлых тонов.
Типографские шрифты – размер от 6 до 16 кегля.
Реквизиты ОРД
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.
Виды реквизитов:
Реквизиты с юридическим значением:
· Оттиск штампа
· Оттиск печати
· Индекс документа
· Дата создания документа
· Подпись уполномоченного должностного лица.
Для отдельных видов документов в специальных НПА устанавливаются дополнительные виды реквизитов.
Формуляр документа – это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.
СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита для ОРД.
Документ можно условно разделить на три части:
1. Заголовочная часть документа содержит реквизиты 1-20;
3. Оформляющая часть содержит реквизиты 23-32.
Особенности оформления отдельных реквизитов
Реквизит 11. Дата документа
Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Буква «г.» после цифр года не ставится: 01.03.2000.
Для финансовых и нормативных правовых актов используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000г.
Реквизит 14. Место составления документа.
Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Местом составления документа является место регистрации ЮЛ.
Место составления или издания документа указывают только тогда, когда затруднено его определение по реквизитам наименования организации, справочные данные об организации.
Реквизит 16. Адресат.
Адресатами могут быть:
1) Организации
2) Их структурные подразделения
3) Конкретные должностные лица организации
4) Физические лица.
Как правильно указывать падеж адресата
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
Реквизит 18.Резолюция
Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.
ТЕМА 8!!! – семинар.
Реквизит 19. Заголовок к тексту.
Это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 21. Текст официального документа
Это информация.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Реквизит 23. Подпись.
Это реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись…
В состав реквизита входят:
· Наименование лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке)
· Личная подпись
· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Система документации. Оформление управленческих документов
Системы документации
Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В состав УСОРД:
1) СТБ 6.38-2004
2) Методические указания по применению СТБ 6.38-2004.
3) Классификатор унифицированных форм ОРД
4) Пояснительная записка по применению классификатора
5) Альбом унифицированных форм.
Кадровое делопроизводство
Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска и др.
На бланках оформляются акты, приказы, распоряжения, письма, уведомления .
На стандартных листах бумаги А4 или А5 оформляются заявления, докладные, объяснительные записки, представления .
Делопроизводство
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.
Документирование – составная часть делопроизводства, представляющая собой процесс составления и оформления документов.
Два направления документирования:
1) Документирование по общим вопросам управления – охватывает основную оперативную деятельность учреждений
2) Документирование специальных сторон управленческой деятельности.
См. Постановление Минюста РБ от 19 января 2009г. №4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и иск.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
· Наименование организации и (или) структурного подразделения – автора
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Специфические правила делопроизводства, которые обязаны соблюдать юристы в зависимости от специализации: нотариат, суды, налоговые органы, нормотворческая деятельность.
Ст. 9.14 КоАП.
Понятие информации, понятие документа
Ст.1 Закона «Об информации, информатизации и защите информации».
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Правовая информация – в широком смысле означает содержание данных, использование которых предопределяет решение правовой задачи или способствует ее решению.
В правовом регулировании можно выделить два вида информации: описывающая или предписывающая.
Описывающая информация является основой для создания информации предписывающей (НА, индивидуальных правоприменительных решений и пр.).
Документ – в общем виде – материальный носитель информации.
В узком смысле юридический документ – это акт практической деятельности участников правовых отношений, составленный в соответствии с требованиями юридической техники с целью подтверждения субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и/или юридических фактов (составов).
Юридическая сущность документов отражается не только в официальном характере, но и в особом внешнем оформлении, которое соответствует требованиям документирования информации.
Документированная информация – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:
ПОДЛИННИК - первый или единичный экземпляр документа;
ДУБЛИКАТ - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
КОПИЯ - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
ВЫПИСКА - копия части документа, оформленная в установленном порядке
В статье 9 проекта Федерального закона "Об электронном документе" устанавливается: "Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона". (Термин "юридическое значение" неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о "юридической силе" документа.)
Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникает интересная коллизия: - "Что же такое подлинник? Все "экземпляры", или "первый или единичный экземпляр"; отличаются ли между собой "подлинник" и "оригинал"; являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или.arj) идентичными?". Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?
Разработчики законов не дают определений понятий "экземпляр ЭлД", "подлинник ЭлД" "идентичные ЭлД", так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала, зафиксировано явно. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.
В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую. При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т.д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, хотя ее и проверить через несколько лет невозможно.
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.
Среди копий различаются:
Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
На приобретение документом юридической силы влияют:
1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Юридическая сила копий :
1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.
Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.
Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)
Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях, он должен обладать рядом элементов, наиболее важным из которых является юридическая сила этого документа.
Юридическая сила документа - это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.
Требования законности документа включают соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решений по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопросов; необходимости предварительного согласования вопроса другими организациями или подразделениями.
Не менее важное влияние на приобретение документами юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам).
Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами). Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предприятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:
положения (о премировании, о структурном подразделении и т. п.).
акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т. п.);
инструкции, правила;
В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный характер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книжки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями. За подделку и распространение таких документов предусматривается уголовная ответственность.
Неотъемлемая часть многих документов - печать или штамп. Подделка, изготовление и сбыт поддельных печатей и штампов также запрещена законом.
Подлинность подписей должностных лиц на документах заверяется печатью. На многих документах финансового характера проставление печати является обязательным.
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать следующий:
АКТЫ (приёма законченных строительных объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.);
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное строительство; технические и т.д.);
ЗАКЛЮЧЕНИЯ и ОТЗЫВЫ (организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию);
ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;
НОРМЫ РАСХОДА (на драгоценные металлы);
ОБРАЗЦЫ (оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения (ринансово-хозяйственных операций);
ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, предоставление услуг и т.д.);
ПОЛОЖЕНИЯ о министерствах (ведомствах);
ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк); на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
ПРОТОКОЛЫ (согласования планов поставок и т.д.);
РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);
СМЕТЫ РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, подготовку и освоение производства новых изделий, калькуляцию к договору, капитальное строительство и т.д.);
СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.);
СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;
УСТАВЫ ПРЕДПРИЯТИЙ;
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ (и изменения к ним).
Если в организации отсутствует гербовая печать, на документах ставится простая круглая печать.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи.
Подлинный документ (подлинник, оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа.
При распечатке электронного документа на лазерном принтере все экземпляры имеют одинаковый “подлинный” вид. Однако подлинником будет считаться только тот, который подписан должностным лицом и на котором (если это необходимо) стоит подлинная печать. Остальные документы должны быть заверены уполномоченным лицом как копии.
В зависимости от важности документа и последствий подделки, закон предусматривает как меры дисциплинарного воздействия (выговор, строгий выговор, увольнение и пр.), так и уголовную ответственность
Хищение, уничтожение, сокрытие или повреждение важных документов, а также бланков, печатей, штампов в государственных и общественных учреждениях и на предприятиях, совершенное из корыстных или низменных побуждений, карается законом.
Такие меры способствуют нормальной работе с документацией и защищают права граждан и организаций.
Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть один человек (должностное лицо), два должностных лица (первоначальный составитель и лицо, правившее текст), несколько или много людей и более сложный путь его создания: в качестве основы отпечатывается первоначальный проект текста, затем разные его экземпляры правятся разными людьми, затем эта правка сводится в один экземпляр с правкой (сводный черновик).
Подлинный документ - это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник официального документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями. Подлинники чертежей - это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц."Подлинником документа на машинном носителе, - согласно ГОСТу, - является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником". Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма. Нередко параллельно с термином "подлинник" используется и термин "оригинал".
Оригинал - уникальный документ, но бывают и так называемые "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). В противоположность подлинным существуют подложные,фальсифицированные документы . Обычно выделяют несколько видов такого рода документов:полностью фальсифицированные документы , когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.) ичастично фальсифицированные документы . Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. "interpolatio": изменение, искажение) - слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки.
В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются:
подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путём рисования);
подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);
травление (удаление текста путём обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щёлочью, окислителем);
смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);
дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);
подделка подписей (методом рисования, копирования);
поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путём копирования подлинного оттиска на поддельный документ);
замена фотографий (наиболее распространённые приёмы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);
замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.)
С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путём удаления или вклеивания их частей и т.д.
Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др. К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты. Во всех странах подделка документов преследуется по закону.
Копия документа - это "документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы".Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст.
Существует множество видов копий:
отпуск - это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;
дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;
выписка - копия части документа;
копия с копии - создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.
По способу удостоверения копии различаются следующим образом:
заверенные - копии, удостоверенные должностным лицом.
Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.
Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:
Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Сущность, признаки и свойства документа
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизиты документа
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.
В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
Формуляр документа
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:- личного происхождения;
- официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):- Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
- Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
- Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
- Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
- Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
- Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
- Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
- Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
- Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
- Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
- Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
- Совокупность этих документов образует организации.
- простые;
- сложные.
Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).
По ограничению доступа документы разделяются на:- секретные;
- для служебного пользования;
- несекретные (простые).
Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
Виды документов по способу изложения текста:- индивидуальные;
- трафаретные;
- типовые.
В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.
В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).
Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
Постепени подлинности документы делятся на:- подлинники (оригиналы);
- копии;
- дубликаты.
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
;
