Реклама на портале

Программа для малой фирмы оптовая торговля. Обзор существующих систем автоматизации учета оптовых и розничных продаж

Современная система автоматизации оптовой торговли должна обеспечивать взаимосвязь различных отделов торгового предприятия в единой информационной системе. Возможность планирования закупок и продаж, а так же планирование движения денежных средств является важной возможностью системы, так же как и оперативное ведение учета для оптовой торговли .

Рассмотрим наиболее важные требования к системе автоматизации оптовой торговли :

  • Поддержка больших объемов справочника товаров, возможность структурированного описания номенклатуры, хранения данных о расположение товара на складе, хранение изображение внешнего вида товара, сертификатов и т.п.;
  • Комплектация товаров, возможность продажи наборов;
  • Хранение детальной информации о поставщиках и покупателях, хранения информации о контактных лицах контрагентов, о договорах и расчетных счетах. Возможность классификации покупателей (ABC, XYZ классификация);
  • Сравнение цен с конкурентами, хранение цен поставщиков, автоматический расчет продажных цен от закупочных, применение индивидуальных цен, возможность задать скидку или наценку на товары;
  • Планирование закупок, продаж, денежных средств;
  • Резервирование товара по клиентам вплоть до конкретной серии, как по складу, так и в будущих поставках;
  • Складской учет
  • Возможность подключения торгового оборудования;
  • Возможность продажи товара со склада другой юридического лица входящий в состав нашего предприятия, возможность отгрузки товара «в минус»;
  • Контроль платежей и задолженности;
  • Расчет сдельной заработной платы менеджерам.

Наша компания готова предложить Вам оптимальную программу для решения поставленных задач. Мы предлагаем два варианта решения: набор программ - «1С:Управление торговлей 8 » + «1С:Бухгалтерия 8 » + «1С:Зарплата и Управление персоналом 8 » и программа «Комплексная автоматизация 8 ».

Программа «1С:Управление торговлей 8» предназначения для ведения оперативного и управленческого учета. В программе предусмотрена возможность выгрузки документов в программу «1С Бухгалтерия 8» и «1С Зарплата и Управление Персоналом 8» (для расчета сдельной зарплаты менеджерам). Существует возможность двухстороннего обмена данными с «1С:Бухгалтерия 8». В программе «1С:Комплексная автоматизация» все три блока включены в единую информационную систему.

Рассмотрим более подробно возможности конфигурации «1С:Управление торговлей 8».

В конфигурации автоматизации оптовой торговли «1С Управление торговлей 8» возможно ведение учета по нескольким организациям, а так же ведение многовалютного учета.

Система поддерживает работу с торговым оборудованием: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, кассовые аппараты, считыватели RFID меток , электронные весы, дисплеи покупателя и т.д.

Справочник товаров в программе может быть иерархическим, непосредственно при просмотре списка товаров можно увидеть информацию о состояние товарах на складе: наличие на складах, в какой ячейка на складе товар находится, есть ли резервы на данные товары, какова стоимость товара.
Детальная информация о товаре задается в карточке товара.

В конфигурации предусмотрен учет по характеристикам товара, например, Вы продаете обувь и одна и та же позиция может продаваться разных размеров и цветов и вместо того, чтобы вводить все комбинации, Вы можете ввести одну позицию. В документах указывается товар и его характеристика, в результате чего сокращается справочник товаров, а учет остатков и цен ведется в разрезе товара и его характеристики.

В системе «1С:Управление торговлей 8» обеспечиваются такие функции оптовой торговли как продажа наборов и комплектов.

Если количество клиентов Вашей компании исчисляется сотнями или тысячами, то обойтись без автоматизированной системы управления взаимоотношениями клиентами, пожалуй, нельзя.

Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

CRM - это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.

Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию.

Отслеживаются все стадии отношений с клиентом. Тщательно улавливаются признаки опасного ухудшения отношений, поскольку, как известно, на конкурентном рынке затраты на привлечение нового клиента на порядок превышают затраты на удержание имеющегося клиента.

Концепция CRM предусматривает гармоничное сочетание формального подхода и индивидуального отношения к каждому клиенту. Но если количество активных клиентов предприятия измеряется в десятках или сотнях, а количество потенциальных клиентов - соответственно в сотнях или тысячах, то полная реализация концепции CRM приведет к накоплению огромных массивов информации, работать с которыми без привлечения специальных средств автоматизации будет просто невозможно.

Конфигурация содержит средства автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.

Конфигурация позволяет делать следующее:

  • использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента;
  • хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними;
  • управлять процессом продаж с использованием механизма бизнес-процессов (сделки с клиентом);
  • анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами;
  • регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов, а также производить анализ удовлетворения первичного спроса;
  • оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок;
  • проводить интегрированный BCG-анализ отношений с клиентами;
  • регистрировать и оперативно отрабатывать претензии клиентов;
  • анализировать и оценивать эффективность работы менеджеров с клиентами.

Автоматизированные механизмы управления отношениями с клиентами можно использовать не только как эффективное орудие в конкурентной борьбе за выгодных клиентов. Предоставляется хранилище информации о клиентах предприятия. Сотрудник, принявший звонок незнакомого ему клиента, может прямо в процессе телефонного разговора войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера (досье клиента).

Возможности конфигурации по управлению отношениями с клиентами могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений предприятия.


Программа позволяет задавать правила продаж, индивидуальные для клиентов или типовые для сегментов клиентов.

К ним относятся различные условия по оплате, ценовые условия, условия по скидкам.

Совместное использование типовых соглашений и сегментов позволяет быстро менять правила продаж и те условия, при которых они предоставляются:

  • Для изменения правил продаж конкретному партнеру достаточно переместить его в другой сегмент, причем это может быть сделано автоматически, согласно заданным правилам.
  • Для изменения правил продаж для всех клиентов из определенного сегмента – достаточно один раз изменить типовое соглашение, используемое для клиентов данного сегмента.

Программа контролирует соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от установленных правил может быть соверешена только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами.

Для важных клиентов могут быть оформлены индивидуальные соглашения о правилах продаж.


Все возможные варианты оплаты, которые применяются в торговом предприятии, фиксируются с помощью графика оплаты.

Например, 30 % предоплата, 70 % кредит с отсрочкой платежа 5 дней, Полная предоплата наличными, "Кредит на 2 месяца с выплатой по 50 % в месяц" и безналичным расчетом и т. п.

Условия оплаты, которые применяются при продаже, фиксируются в соглашении.

При необходимости, после согласования с ответственным лицом в отдельном заказе может быть указан график оплаты, отличный от типового.

В программе полностью отслеживаются процессы продаж. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи (начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке), так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой "упрощенной схеме". Возможные схемы документооборота продаж представлены на рисунке.

Возможности программы по управлению закупками позволяют решать задачи по контролю срока поставки товаров, расходов денежных средств и своевременности оплаты поставщикам.
Программа позволяет регистрировать расхождения при приеме товаров, анализировать причины сбоя поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке товаров.

В программе предусмотрены различные варианты поставки товаров: поступление товаров на условиях предоплаты, поступление товаров на комиссию от комитента, поступление импортных товаров, поступление товаров по ордерной схеме с последующим оформлением финансовых документов.

При поступлении товаров могут быть зафиксированы дополнительные услуги и дополнительные расходы, возникающие при поступлении товаров.

Поступление товаров может быть оформлено в рамках заказа, соглашения или как отдельная поставка товара:

  • можно оформить поставку товаров на несколько складов;
  • можно оформить поступление товаров по нескольким заказам;
  • предусмотрено автоматическое распределение поступивших товаров по указанным в документе заказам поставщиков.

Программа позволяет фиксировать расхождения при оформлении поставок товаров по качеству и количеству товаров.

При наличии расхождений в документе поставки отдельно указывается список фактически поступивших товаров и список товаров в соответствии с финансовыми документами.

Программа позволяет зарегистрировать услуги и дополнительные расходы, связанные с приобретением товаров. Например, услуги доставки.

Такие расходы регистрируются с указанием статьи расходов. В зависимости от выбранного в статье варианта распределения, расходы могут быть по-разному отнесены на финансовый результате:

  • напрямую на финансовый результат,
  • в себестоимость товаров,
  • в расходы будущих периодов.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т. д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций отгрузки и поступления. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений".

В программе реализовано адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара.

При этом возможно как справочное размещение по ячейкам, когда указывается только в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении товаров. Для товаров, которые хранятся и отгружаются в упаковках разного размера – возможно автоматическое формирование заданий на разупаковку, при дефиците упаковок меньшего размера.

В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" распоряжениями или процесс размещения поступившего товара.

В системе автоматизации оптовой торговли «1С Управление торговлей 8» предусмотрены широкие возможности ценообразования. В конфигурации, возможно, хранить неограниченное количество типов цен, которые могут рассчитываться на основании друг друга или вводиться пользователям.

Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. При создании формул расчета можно использовать конструктор формул.

В программе реализован механизм расчета автоматических скидок (наценок), позволяющий настроить скидки, устанавливаемые для клиентов при соблюдении различных условий, а также правила одновременного применения нескольких скидок:

  • Скидки могут быть назначены по определенному сегменту номенклатуры, как в процентном, так и в суммовом выражении. Процент и сумма скидки могут быть уточнены по ценовым группам номенклатуры;
  • Скидки могут быть назначены определенным клиентам или группе клиентов (сегменту партнеров) в рамках оформленных с ними торговых соглашений;
  • Скидки могут назначаться в рамках маркетинговых акций, причем маркетинговые мероприятия могут проводиться только для определенных сегментов партнеров или в определенных магазинах (офисах продаж);
  • Предусмотрена также возможность предоставления скидок по картам лояльности. При этом могут использоваться как персонифицированные карты лояльности, так и карты общего назначения (например, социальные карты).

Как любая «уважающей себя» системы автоматизации оптовой торговли в конфигурации «1С Управление торговлей 8» предусмотрена полноценная работа с кассой и банком. В конфигурации есть все необходимые первичные документы, данным о входящих и исходящих банковских платежах можно выгружать и загружать из системы клиент-банк. На основании данных планируемых оплатах или затратах можно сформировать платежный календарь. В системе предусмотрена возможность планирования движения денежных средств их сопоставление фактом. Для предотвращения нежелательных расходов, можно включить механизм заявок на расход денежных средств, с обязательным одобрением руководства.


Для получения полного наиболее точного представления о финансовом результате программа предоставляет следующие возможности:

  • учет выручки и себестоимости продаж,
  • учет прочих доходов и расходов,
  • распределение расходов на себестоимость товаров,
  • распределение доходов и расходов на направления деятельности,
  • анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Учет себестоимости в программе может быть реализован как по средней цене за месяц, так и по ФИФО (скользящему и средневзвешенному)..

Программа позволяет разделять финансовые результаты деятельности предприятия по направлениям деятельности, таким образом, позволяя отдельно оценивать прибыль предприятия по каждому из направлений. Состав направлений и правила отнесения финансовых операций к каждому направлению могут определяться очень гибко. Например, направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибуторов), проектам и т. д.

Все это позволяет детально анализировать эффективность деятельности предприятия и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.

Программа позволяет вести учет прочих расходов в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, определяемых статьей расходов.

Настройка дополнительной аналитики может быть выполнена в режиме 1С:Предприятие. Например, дополнительные затраты на закупку или продажу могут относиться на соответствующий заказ, расходы на хранение – на склад и т. д. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру расходов, с другой стороны, соотносить расходы с выручкой по тем же самым объектам аналитики.

Прочие расходы при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или по настраиваемым правилам списаны на указанные направления деятельности.

Аналогично учету прочих расходов реализован учет прочих доходов.


В «1С Управление торговлей 8» как и в любой конфигурации 1С предусмотрена возможность ограничение прав доступа пользователя к определенным объектам конфигурации (например, менеджеры по закупкам не могут работать с документами по продажам или ряд младших менеджеров не могут смотреть отчеты по рентабельности), но кроме этого в «1С Управление торговлей 8» существует возможность ограничить конкретных пользователей или групп пользователей к просмотру и редактированию данных по конкретным организациям и контрагентам, причем данные будут не доступны и при построении отчетов этими пользователям.


Благодаря полностью открытому коду конфигурация может быть настроена под любые требования Заказчика.

Наверняка многие из Вас слышали или даже сталкивались с проблемой, когда разработчик внутренний системы автоматизации решает уволиться, и никто уже не знает, как работает данная система, а за частую и где вообще она физически находится. Такие случаи в нашей практике уже встречались.

При разработке системы специалистами 1С код остается открытый, а значит любой другой специалист 1С может разобраться как работает система ДАЖЕ без документации.

К тому же если Вы решите автоматизировать свое предприятие в нашей компании, то предварительно пишется техническое задание по модификации типовой конфигурации. И Вы всегда знаете, какие именно объекты системы менялись нашими специалистами. Ваша система автоматизации оптовой торговли принадлежит Вам, а не разработчику системы!

Что касается масштабируемости системы, то наши специалистами уже было осуществлено внедрение конфигурации «1С Управление торговлей 8» более чем на 500 рабочих мест, где одновременно работали более 400 пользователей.

Система 1С:Предпритие 8 предоставляет возможность программного управления блокировками таблиц баз данных для увеличения производительности системы.

Специфика оптовой торговли состоит в том, что необходимо быстро и качественно обеспечивать оптимальный поток товаров в розничные сети. При этом важно следить за остатками на складах, управлять поставщиками и ценами, все это поможет делать автоматизированная программная система. "

Руководители и владельцы оптовых компаний часто приходят в состояние удивления после того, что узнают о существовании других программных комплексов, помимо известного и раскрученного 1С. Безусловно, партнерская сеть этой компании доказала свою эффективность на тысячах предприятий, но не всегда выбор подобного пакетного предложения для оптовой компании лучший вариант.

Складской учет и не только

  • Складской учет
  • Бухгалтерский учет
  • Система получения различных отчетов по требованию;
  • Автоматизация документооборота;
  • Контроль движения материально-технических средств.

Подобных функций может быть великое множество, и зависят они от индивидуальных особенностей делопроизводства каждой отдельно взято компании.

Особенности оптовой торговли

Те, кто считают, что оптовая торговля практически не отличается от розничной, сильно ошибаются.

Характерные задачи оптовых торговых компаний:

  • Создание оптимальных (лучших) условий для своих клиентов;
  • Работа с поставщиками, розничными точками, транспортными компаниями;
  • Закупка крупных партий товаров и их быстрый сбыт;
  • Информационное обслуживание своих клиентов;
  • Маркетинговые исследования, анализ и обработка поточных отчетов с целью определения перспективных направлений, эффективного планирования, поиска повышения или понижения спроса;

Как видите, вектор деятельности оптовой компании смещается больше в сторону сервиса, предлагаемого торговым компаниям розничной сети. Этот нюанс должен отражаться в информационной системе предприятия. Автоматизация оптовой торговли программой снизит количество «замороженных денег» за счет уменьшения излишков запасов, повышения логистики, более точному планированию и своевременной реакции на спрос потребителей. Также могут быть реализованы следующие функции:

  • Распределение — формирование единого, общего распределенного склада, что снижает риски возникновения дефицита товаров;
  • Накопление и хранение — межсезонье, выгодные предложения или стратегическое планирование позволяет существенно сэкономить на закупках и заработать на последующей продаже;
  • — высокая интенсивность торговли потребует рано или поздно автоматизации этого бизнес процесса.

Если вы заинтересованы в развитии собственного оптового бизнеса, то стоит рассматривать затраты на создание комфортной и безопасной информационной среды как инвестицию. В таком случае, каждая потраченная копейка окупится сторицей, благодаря более .

На этой странице можно скачать бесплатную складскую программу «Инфо-Предприятие». Она отличается от платных версий несколько ограниченным функционалам, но вполне подойдет начинающим предпринимателям, которые пока не готовы приобретать для учета товара программу. О том, какие функции в ней отключены смотрите ниже.

Преимущество в использовании бесплатной программы учета товара в том, что Вам не надо её искать, заказывать, приобретать. Достаточно просто скачать её с сайта. Она легко устанавливается, легко осваивается. Не будет получаться — воспользуйтесь обучающими роликами ! Они устанавливаются вместе с программой.

Внимание!

Это не демонстрационная версия, это полноценная рабочая программа учета товара, но бесплатная. Она не содержит каких-либо ограничений на работу, включая ограничение по времени, дате, количеству документов, объему оборотов, печати документов и т.п. Ее возможности соответствуют документации (за исключением приведенных ниже функций).

Если сейчас учет товара Вы ведете в других программах, то заносить всё заново не нужно. Вы сможете перенести справочники из «Excel». Кроме того, если у Вас установлены такие товароучетные программы, как «1С: Торговля и склад» или «1С: Управление торговлей», то Вы сможете перенести не только справочники, но и большинство введенных документов.

Какие функции отключены в бесплатной версии

Для учета товара в программе есть все функции! Отключены только те, которые небольшим или начинающим компаниям не нужны:
  • Возможность одновременной работы нескольким пользователям с общей базой данных по сети.
  • Разграничение прав доступа пользователей к разным данным и участкам работы.
  • Средства администрирования базы данных: средства оптимизации, протоколирование действий пользователей и т.д.
  • Нельзя программировать на встроенном языке, дорабатывать существующие и разрабатывать свои формы, отчеты, менять принципы работы.
  • Бесплатная программа учета товара не может быть интегрирована с другими нашими продуктами для комплексной автоматизации предприятия.

Более детально сравнить возможности бесплатной программы и платных версий можно на . Если какая-то из перечисленных функций всё-таки нужна Вам в работе, напишите нам на почту. Если в этом желании Вы будете не одни, мы включим её в одну из следующих версий.

Она постоянно совершенствуется

Начав работать в программе сейчас, позже вы получите какие-то новые функции по учету товара и больше удобств. Она сама уведомляет о выходе новых версий и предлагает их установить. Иногда эти версии содержат законодательные изменения, например новые формы счет-фактуры, платежных поручений или каких-либо других документов.

Скачав бесплатную складскую программу, Вы сможете пользоваться ограниченной технической поддержкой, заключающейся в консультациях на форуме пользователей. А перейдя на одну из платных версий, Вы сможете пользоваться уже всеми видами поддержки, включая «Горячую линию» и сервис «Удаленной поддержки». На платные версии возможен через год использования бесплатной.

  • Саблин Николай Сергеевич , бакалавр, студент
  • Волжский политехнический институт (филиал) Волгоградский государственный технический университет
  • ОПТОВЫЕ И РОЗНИЧНЫЕ ПРОДАЖИ
  • АЛГОРИТМЫ
  • АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА

В данной работе рассматриваются алгоритмы разработки автоматизированных систем учета оптовых и розничных продаж.

  • Разработка автоматизированной системы управления технологическим процессом очистки природного газа
  • Разработка автоматизированной системы управления технологическим процессом синтеза аммиака
  • Разработка автоматизированной системы управления технологическим процессом деаэрации химически очищенной воды
  • Разработка автоматизированной системы управления технологическим процессом обработки поверхности труб большого диаметра

Введение

Автоматизация торговли заключается в использовании такого программного продукта, который в полной мере автоматизирует систему бухгалтерского и налогового учета, целью которой является одна из важнейших функций обеспечения деятельности организации – своевременное предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности внутренним и внешним пользователям: акционерам, инвесторам, кредиторам, партнерам, заказчикам, государству. Так как системы автоматизации бухгалтерского и оперативного учета не обладают достаточным функционалом для визуализации данных, необходимых руководителю для принятия управленческих решений, на предприятиях торговли для эффективного управления ресурсами необходимо вести и управленческий учет. Для целей управленческого учета используется большой объем первичных данных, вследствие чего отсутствие автоматизированной системы приводит к неимоверно большим и зачастую неоправданным затратам на обработку такого количества первичных данных. При этом сроки обработки настолько велики, что просто обесценивают полученную информацию для целей принятия управленческих решений. Так как системы автоматизации бухгалтерского и оперативного учета не обладают достаточным функционалом для визуализации данных, необходимых руководителю для принятия управленческих решений, на предприятиях торговли для эффективного управления ресурсами необходимо вести и управленческий учет. Для целей управленческого учета используется большой объем первичных данных, вследствие чего отсутствие автоматизированной системы приводит к неимоверно большим и зачастую неоправданным затратам на обработку такого количества первичных данных. При этом сроки обработки настолько велики, что просто обесценивают полученную информацию для целей принятия управленческих решений.

Постановка проблемы

В настоящее время весьма остро стоит вопрос в части качественного учета оптовых и розничных продаж.

Система предназначена для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета оптовых и розничных продаж.

Система создается для нижеперечисленных целей:

  • минимизировать число ошибок возникающих при бухгалтерском и управленческом учете оптовых и розничных продаж;
  • уменьшить время выполнения бизнес-процессов учета оптовых и розничных продаж за счет их автоматизации.

Данный программный продукт предназначен для следующих классов пользователей:

  • работник склада,
  • логистик,
  • менеджер по продажам,
  • бухгалтер,
  • оператор,
  • руководитель.

Система должна сохранить все функциональные возможности типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0», дополнив её новыми возможностями для ведения учета на предприятиях оптовой и розничной торговли. Основным требованием является четкое соответствие разработанной системы положению о бухгалтерском учете, которое строго регламентирует весь документооборот, корреспонденции всех бухгалтерских проводок, печатные документы и т.д.

Сравнительная характеристика систем автоматизации учета оптовых и розничных продаж

На сегодняшний день на рынке представлено множество программных продуктов, которые позволяют автоматизировать учет оптовых и розничных продаж. Рассмотрим их более подробно.

Программа «Турбо Бухгалтер»

Программа «Турбо Бухгалтер» входит в пятерку лидеров на российском рынке программного обеспечения для бухгалтерии и является мощным учетно-аналитическим инструментом, с помощью которого комплексно решаются учетные задачи предприятия.

Программа Турбо Бухгалтер автоматизирует:

Синтетический, аналитический, налоговый учет, количественный, многовалютный учет, банковские и кассовые операции, формирование Кассовой книги и выписки банка;

  • составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов;
  • зачет и начисление НДС, формирование Книги покупок, Книги продаж;
  • начисление налогов с продаж, на пользователей автодорог, на имущество, на прибыль, с заработной платы (ЕСН);
  • подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности (бухгалтерский баланс и приложения, отчет о прибылях и убытках, налоговые декларации, статистическая отчетность);
  • формирование внутренних отчетов (оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера, Главную книгу и др.);
  • взаиморасчеты с контрагентами, консолидированную отчетность, учет нескольких предприятий на одном компьютере;
  • содержит широкий набор унифицированных форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему законодательству.

Линейка продуктов версии «Турбо Бухгалтер» позволяет предприятию выбрать себе программу, подходящую по цене и функциональности. Важное достоинство линейки продуктов - преемственность программ, что упрощает переход с одной программы на другую по мере роста и развития предприятия. Все они имеют единый интерфейс, одинаковые структуры справочников и картотек, все привычные формы журналов хозяйственных операций (текстовый, табличный, картотечный). Отличие заключается в функциональных возможностях.

Турбо Бухгалтер ЭКОНОМ - Программа для ведения бухгалтерского учета на небольших предприятиях. Программа автоматизирует банковские кассовые операции, расчеты с контрагентами и подотчетными лицами, учет НДС. Автоматически формирует бухгалтерскую отчетность. Расчет зарплаты, учет ТМЦ и амортизируемого имущества ведется на типовых операциях, заполнение налоговых регистров осуществляется вручную. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64000 проводок.

Турбо Бухгалтер БАЗОВАЯ - предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых и средних предприятиях. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОСиНА. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64000 проводок.

Турбо Бухгалтер ПРОФ - предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых, средних и крупных предприятиях и создания собственных приложений. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОС и НА. Обеспечивает работу на локальном месте и в сети, нет ограничений по числу проводок.

Турбо Бухгалтер СЕТЕВАЯ - предназначена для организации работы в сети и комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на средних и крупных предприятиях. Позволяет работать на неограниченно большом числе рабочих мест. Работа в сети организована в трехзвенной архитектуре клиент-сервер. В качестве сервера баз данных могут использоваться MS SQL Server (MSDE), Oracle, Apache.

Система «1С:Предприятие»

Первоначально «1С:Предприятие» было предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учётов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), но сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач.

Технологическая платформа «1С:Предприятие» представляет собой программную оболочку над базой данных. Используются базы на основе DBF-файлов в 7.7, собственный формат с версии 8.0 или СУБД Microsoft SQL Server на любой из этих версий. Кроме того, с версии 8.1 хранение данных возможно в PostgreSQL и IBM DB2, а с версии 8.2 добавилась и Oracle. Платформа имеет свой внутренний язык программирования, обеспечивающий, помимо доступа к данным, возможность взаимодействия с другими программами посредством OLE и DDE, в версиях 7.7, 8.0 и 8.1 - с помощью COM-соединения.

В системе «1С:Предприятие» имеется функциональность по учету и управлению оперативной деятельностью предприятия. Эта функциональность решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или деятельностью в области оказания услуг. Она обеспечивает эффективную ежедневную работу предприятия: подготовку документов, управление движением товаров, управление производственными запасами и выпуском продукции, прием заказов и контроль их исполнения и т.д.

Клиентская часть платформы функционирует в среде Microsoft Windows, а начиная с версии 8.3, также в среде Linux и Mac OS X. Начиная с версии 8.1, серверная часть платформы в клиент-серверном варианте работы «1С:Предприятия» может функционировать на ОС Microsoft Windows и Linux.

Система «1С:Бухгалтерия»

1С:Бухгалтерия - собирательное название бухгалтерских продуктов фирмы «1С», относящееся к некоторым конфигурациям на платформе 1С:Предприятие версий 7.7 и 8.

Предыдущие версии бухгалтерских продуктов «1C» действительно назывались «1С: Бухгалтерия», в частности, версия 6.0 под названием «1С: Бухгалтерия 6.0». С развитием популярности своего продукта, фирма «1C» не стала отказываться от этого бренда, оставив его название в конфигурациях для бухгалтерского учёта, таких как «1С:Бухгалтерия 7.7», «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Бухгалтерия для бюджетных организаций» и других.

«1С: Бухгалтерия» - одно из самых популярных решений для автоматизации бухгалтерского учёта в СНГ. Распространяется продукт через сеть партнёров фирмы «1С» - 1С: Франчайзинг. Сеть франчайзинга составляют несколько тысяч ИТ-предприятий, как правило, небольшого размера (10-20 человек).

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учёта, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчётности в организации. Бухгалтерский и налоговый учёт ведётся в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учёта, соответствующий Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учёта на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учёта и отражению данных в отчётности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учёта.

Система «1С:Управление Торговлей»

Предназначена для ведения торгово-складского учёта на предприятиях. Функциональность по сравнению с конфигурацией «1С: Торговля и склад» расширена: появились возможности управления отношениями с клиентами (CRM), а также возможность планирования продаж и закупок.

В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. «1С:Управление торговлей» автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

«1С:Управление торговлей» рассчитана на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

Функционал решения может быть гибко адаптирован путем включения/отключения различных функциональных опций. Например, таким образом программу можно значительно упростить для небольшой организации, отключив множество возможностей необходимых только крупным компаниям (отключенный функционал скрывается из интерфейса и не мешает работе пользователей). Далее будет приведено описание функционала решения с включением всех опций.

«1С:Управление торговлей» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С:Бухгалтерию».

Использование программы «Управление торговлей» совместно с другими программами позволяет комплексно автоматизировать оптово-розничные предприятия. Программа «Управление торговлей» может использоваться в качестве управляющей системы для решения «1С:Розница».

Позволяет подключать различное торговое оборудование: сканеры штрих-кода, фискальные регистраторы, принтеры чеков и этикеток, терминалы сбора данных, эквайринговые системы, электронные весы, считыватели магнитных карт и др.

В конфигурацию добавлен учёт маркетинговых мероприятий, используется сегментация партнеров и номенклатуры.

Подразумевает как планирование работы всей организации, так и её бюджетирование, управление денежными средствами, сбор и анализ управленческой отчетности.

Сравним рассмотренные решения между собой с помощью метода Саати.

Сначала произведем выбор критериев для сравнительного анализа программных продуктов и количественную оценку их важности

Критерии:

  • доработка под нужды предприятия;
  • простота использования;
  • простота интеграции с другими системами.

Для фиксации результата сравнения пары альтернатив будем использовать шкалу следующего типа:

  • 1 – равноценность;
  • 3 – умеренное превосходство;
  • 5 – сильное превосходство;
  • 7 – очень сильное превосходство;
  • 9 – высшее (крайнее) превосходство.

ЛПР сравнило попарно критерии с точки зрения их сравнительной важности. Запишем результаты сравнений в виде таблицы 1.

Таблица 1. Оценка важности критериев

Применяя к этой таблице описанную выше процедуру, получим веса критериев:

  • w 1 = 0,32 (доработка под нужды предприятия);
  • w 2 = 0,56 (простота использования);
  • w 3 = 0,12 (простота интеграции с другими системами).

Проведем экспертную оценку программных продуктов. Получим оценки альтернатив по критериям - таблица 2.

Таблица 2. Оценки альтернатив по критериям

  • программа «Турбо бухгалтер» - 0,30;
  • система «1С:Предприятие» - 0,27;
  • система «1С:Бухгалтерия» - 0,09;
  • система «1С:Управление торговлей» - 0,32.

Затем произведем анализ отношения стоимость/эффективность. Используется отношение полученной интегральной оценки к нормированной стоимости. Наилучшей считается альтернатива, для которой указанное отношение максимально.

Все необходимые данные в следующую таблицу 3.

Таблица 3. Поиск наилучшей альтернативы

Функция полезности программы «Турбо Бухгалтер» равна 0,20, системы «1С:Предприятие» - 0,27, системы «1С:Бухгалтерия» - 0,10, системы «1С:Управление Торговлей» - 0,41.

По рассчитанным данным построим диаграмму функции полезности для определения оптимального продукта-аналога – рисунок 1.

Рисунок 1. Функции полезности аналогов

Наибольшая функция полезности (равная 0,41) у продукта-аналога система «1С:Управление Торговлей». Исходя из этого функциональность данного программного продукта будет взята за прототип разрабатываемой системы.

Заключение

В рамках данной работы проведено исследование учета продаж в торговой деятельности. Проведено описание бизнес-процесса учета оптовых и розничных продаж. На большинстве торговых предприятий процессом учета продаж занимается отдел продаж.

В функции сотрудников отделов продаж входят:

  • поиск и привлечение новых клиентов;
  • заключение договоров с новыми клиентами и поддержания старых в актуальном состоянии;
  • прием и обработка заказов покупателя;
  • контроль за своевременным исполнением заказа;
  • контакт с клиентом и решение его проблем внутри компании;
  • контроль дебиторской задолженности;
  • выполнение плана продаж и плана по приходу денежных средств;
  • информирование клиентов о проводимых компанией рекламных и маркетинговых акциях.

Рассмотрены существующие системы автоматизации учета оптовых и розничных продаж. На сегодняшний день на рынке представлено множество программных продуктов, которые позволяют автоматизировать учет оптовых и розничных продаж. Среди таких продуктов представлены программы «Турбо Бухгалтер», «1С:Предприятие», «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление Торговлей». Выполнено сравнение данных программных продуктов по методу Саати. Наибольшая функция полезности (равная 0,41) у продукта-аналога система «1С:Управление Торговлей». Исходя из этого функциональность данного программного продукта будет взята за прототип разрабатываемой системы.

Список литературы

  1. Кулешов Д. Информационные системы в торговле / Управление предприятием, №9 (32), 2013 // http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=445.
  2. Обзор системы 1С:Предприятие 8. Официальный сайт 1С: Предприятие 8. // http://v8.1c.ru/overview/.
  3. Delphi 7 Studio // http://www.interface.ru/borland/delphi7.htm.
  4. Microsoft Access // http://access-2013.ru/.
  5. Методология структурного анализа и проектирования // http://or-rsv.net/SADT/SADT.htm.
  6. Шеер А.-В. ARIS - моделирование бизнес-процессов. – 3-е изд. – М.: Вильямс, 2009. – 224 с.
  7. Вендров А.М. CASE-технологии. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 544 с.
  8. Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Моделирование и анализ систем. IDEF – технологии: Практикум, 2005. – 192 с.
  9. Конфигурация 1С:Торговля и склад 7.7 // http://sky1c.ru/node/27.
  10. Рыбанов А.А., Усмонов М.С.О., Попов Ф.А., Ануфриева Н.Ю., Бубарева О.А. Информационные системы и технологии/Научный ред. И.А. Рудакова / Центр научной мысли (г. Таганрог). Москва, 2013. Том Часть 4.-90с.

Учет товаров в оптовой торговле имеет особое значение для руководителя и бухгалтера. Поскольку именно они должны внимательно подходить к оформлению всех необходимых документов. нужен для того, чтобы иметь представление о показателях предприятия и избегать штрафов при проведении проверок.

Основные задачи организации учета

При торговле крупными партиями сложно проверить физическое наличие товара. Если можно быстро перепроверить, то оптовая торговля требует внимания именно к учетной документации, которая является основным видом контроля за поставками и реализацией со склада.
Учет товаров в организациях оптовой торговли предусматривает ведение соответствующей документации по каждой отдельной партии товара. Обычно организации, занимающиеся оптовой торговлей, работают одновременно со многими поставщиками и имеют дело с большими суммами денежных средств. Бухгалтерский учет товаров в оптовой торговле ведется и при принятии товара, и при его реализации для каждой отдельной партии. Учет поступления товаров в оптовой торговле усложняется тем, что необходимо для каждой партии указать не только ее номер и дату отгрузки, но и — откуда был доставлен товар (из какого государства, региона), а также каким видом транспорта.
Если организация является промежуточным звеном, то нужно иметь пакет документов на каждую партию полученного товара. Соответствующие сопроводительные документы для конечной реализации предоставляет поставщик. Важно учесть, что если товар был доставлен из другой страны, то на некоторые группы продукции необходимо получить соответствующие сертификаты государственного образца. Для отдельных партий товаров учтите также затраты на растаможивание. Возможно эти расходы будут вложены в стоимость товара.
Одна из основных задач учета товаров в оптовой торговле – деятельности предприятия, его реальной прибыли. Учет товаров в оптовой торговле важно вести надлежащим образом не только по той причине, что того требуют законодательные нормы. А чтобы иметь представление о реальной ситуации и получить ответы на вопросы:

  • прибыльно ли предприятие;
  • какова рентабельность деятельности;
  • какова прогнозируемая прибыль;
  • какие необходимы объемы закупок.

Особенности учета

Оптовая торговля предполагает наличие паспортов всех реализуемых товаров, а также накладных. В документации необходимо указывать маршрут движения продукции и ответственность сторон-участников сделки на разных этапах.
Во время совершения первой сделки требуется предоставить сертификат качества товаров, подтвердить одобрение к использованию.
Особенности учета реализации товаров в оптовой торговле предполагают наличие специальных ведомостей. Для этого используются товарные ведомости о продаже товара конечному покупателю. Эти ведомости позволяют оценить реальное количество реализованной продукции. Они печатаются сразу в нескольких экземплярах. Это требуется для того, чтобы в дальнейшем использовать их не только в качестве официальных документов отчетности, но и для внутреннего анализа деятельности.
При больших объемах реализуемой продукции необходимо использовать дополнительное программное обеспечение, чтобы исключить возникновение ошибок в процессе подсчетов. Благодаря правильному учету можно получить достоверные данные о деятельности компании (какие именно объемы реализации были за прошедший период, какая прибыль была получена), а также спрогнозировать дальнейшие закупки с учетом изменений спроса, определить необходимые объемы денежных средств, которые необходимо будет оставить для .
Для того, чтобы данные были максимально достоверны, необходимо осуществлять контрольные подсчеты раз в месяц, затем — подсчеты за квартал и за год. Учетная документация должна вестись не только по отдельным партиям товаров, но также и по их группам, конкретным наименованиям и по компании в целом.
Часто крупные предприятия имеют отдельный отдел, специализирующийся на учете и отчетностях. Но для предприятия с незначительными объемами продаж вполне достаточно и одного специалиста, ведущего подобную документацию. Иногда и с учетом продаж.

Необходимая документация

Бухгалтерский учет товаров в оптовой торговле требует наличия следующих документов:

  1. Сводные ведомости. Содержат всю информацию о партиях товара, которые были отгружены со склада. Формируется информация на основании накладных и сопроводительных документов.
  2. Накладные . Заполняются в двух экземплярах. 1 отдают покупателю, а второй в обязательном порядке остается у продавца. В дальнейшем учет товаров в оптовой торговле осуществляется именно на основании накладных. Также формируется и график динамики продаж.
  3. Паспорт качества, сертификат. Являются основными доказательствами при возникновении каких-либо споров. Именно в этих документах указывается гарантия качества товара, а также возможный механизм обмена, возврата.

В идеале учет товаров в организациях оптовой торговли надо автоматизировать! Вручную справиться с поставленными задачами сложно. Оформление документации надлежащим образом требует времени. Из-за значительных объемов продаж могут возникать значительные финансовые потери. Также важно осуществлять регулярный промежуточный контроль остатков на складе предприятия, чтобы убедиться в правильности ведения учетной документации.

Компьютерная оптимизация

Чтобы избежать распространенных ошибок при ведении учетной документации рекомендуется все это осуществлять в .