Составление справочных отчетных аналитических документов по обращениям. Составление и оформление справочно-аналитических документов

Вопрос 30. Виды аналитических и информационных документов, направляемых Посольством в Центр.

Аналитические и информационные документы, отправляемые российским посольством и МИДом в Центр, являются основной составляющей проводимой ими информационно-аналитической работы.

1. «Обзор печати» («Обзор прессы», «Хроника событий»). Подготовку таких документов чаще всего поручают начинающим дипломатическим работникам. Их задача: грамотно обработать получаемую прессу, выбрать самые значимые сообщения, составить краткие аннотации по ним. В работе над «Обзором печати» сотрудник не даёт своей оценки описываемым событиям. Краткость формулировок и ёмкость текста считаются главным достоинством «Обзора печати».

2. «Информация» (2-3стр.). Это короткий, лаконичный документ, содержащий конкретную фактологическую информацию по какому-либо частному вопросу. Темой для неё может быть съезд влиятельной политической партии, изложение какого-либо важного закона и т.д. В «Информации» обычно не содержится элементов глубокого анализа и долгосрочного прогнозирования.

3. «Справка» (3-5стр.). В ней освещается широкоформатная тема, например, внешняя торговля страны пребывания за год, или полгода, вопросы состояния отношений страны пребывания с третьими странами, участие страны пребывания в работе международных организаций и т.д. Речь идет не об отдельном частном вопросе, а о проблеме широкого плана и её развитии на протяжении длительного отрезка времени. В большинстве случаев справки пишутся на такие темы, которые напрямую не затрагивают интересы России и не касаются двусторонних отношений. Они скорее служат для накопления страноведческого материала и банков данных для соответствующей аналитической работы в будущем.

4. «Информационное письмо» (имеет бо льшую важность, чем справка, хотя по размерам может не превышать её). Оно касается крупных внутриполитических или внешнеполитических проблем страны пребывания. Например, если в стране прошли парламентские выборы или выборы главы государства, то для освещения их хода и результатов вполне подойдёт форма информационного письма. В этом документе также уместны прогнозные оценки. Информационные письма попадают в поле зрения руководителей управлений и департаментов. К ним может быть проявлен интерес со стороны структур исполнительной власти и законодателей особенно, если со страной налажено стабильное сотрудничество по их линии.

5. «Политическое письмо». Автором чаще всего является глава дипломатического представительства, хотя он может поручить написать его текст одному из старших дипломатов или группе дипломатов. В политическом письме посольство может проинформировать МИД о какой-либо назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме, которая непосредственно затрагивает интересы России, двусторонние отношения со страной пребывания. В политическом письме излагается не только суть происходящих событий, анализируются их причины, но и высказываются соображения относительно развития проблемы в будущем и формулируются рекомендации, какие шаги следует предпринять российским властям для защиты интересов граждан и государства.

6. «Годовой отчет министерства» (20-40стр.). Это главный информационный документ, в подготовке которого участвует весь дипломатический состав посольства. Такой отчет дает обстоятельную картину всего, что происходило в стране за год в политической, экономической, общественной жизни, содержит материал, характеризующий работу посольства за отчетный период. Грамотно составленный отчет является базой для внесения корректив во внешнеполитическую линию России в отношении данной страны.

7. Политический портрет и ситуация в стране. Составляются на видных государственных и общественных деятелей страны пребывания. Кроме биографической сведений на интересующее лицо в политической характеристике должны присутствовать мировоззренческие позиции, политические взгляды и ценностные ориентации фигуранта. Обращается внимание на роль, место и влияние конкретной личности в политической жизни страны, особенности его характера, сильные и уязвимые стороны его как политического или государственного деятеля.

8. Записи бесед . Излагается основное содержание разговора, выделяется квинтэссенция беседы, формулируются позиции собеседников, их аргументация, логика рассуждения. В конце записи указывается, по каким позициям достигнута договоренность, а по каким нет, какие обязательства взяли на себя стороны на будущее. Стиль записи беседы должен быть спокойный, деловой, без злоупотребления прилагательными и эпитетами.

9. Шифртелеграммы . При абсолютной гарантии секретности она обеспечивает доставку информации в кратчайшие сроки. К шифрпереписке допускаются только опытные дипломатические работники. Подписывает готовый текст глава дипломатического представительства. Текст составляется от руки в соответствующей рабочей тетради. В интересах безопасности и сохранения конфиденциальности такие телеграммы пишутся в специально отведенных для этого помещениях.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных цен­ностей, документов); обследования (состояния техники безопаснос­ти, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний(образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями , специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения во­проса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специаль­ном бланке акта, который может содержать и унифицированную фор­му текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида доку­мента (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со сло­вом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной дея­тельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного коопе­ратива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (конста­тирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключитель­ную часть, которая должна содержать решения, выводы или заклю­чения комиссии , составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии . Осо­бое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за­ вершившиеся составлением акта.

Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка - обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

• · письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• · письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
• · независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• · содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).

Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол

Протокол -- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, списочный состав участников заседания коллегиального органа (указывается в положении о коллегиальном органе), фамилии или общее количество присутствующих участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование opганизации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 N Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение

Предложение -- документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка

Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление

Заявление -- документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, текст, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Представление

Представление -- документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Дата указывается буквенно-цифровым способом.

Адрес получателя состоит из расположенных построчно:

Имени и фамилии получателя,

Наименование компании,

Номер дома, улицы,

Штатов (графства), почтового округа (указанного цифрами),

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв, предпоследний обозначает город или организацию внутри страны и т.д.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийфакты, события, действия.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей), акт обследования (например, условий труда, состояния техники безопасности и т.п.); акт испытаний (образцов, систем...), акты ревизии, инвентаризации; коммерческий акт и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера, даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение, например: Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в налоговую инспекцию

2-й экз. - в дело .

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 18.

Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними . Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2000 г. »

«Справка о количестве посадочных мест, предоставленных Авиакомпанией «Римини» в 1999 г.»

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Образец такой справки дан в приложении 19.

Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, то часто применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда форма бланков этих справок прилагается к нормативным актам, например «Справка о доходах физического лица», которые выдает бухгалтерия для предъявления в налоговую инспекцию. Во всех других случаях такие справки можно оформить на бланках формата А5. В справках помимо названия организации и ее адресных данных указываются название вида документа (справка), дата выдачи, порядковый номер (если ведется учет выдачи справок по журналу), текст, подписи, печать.

Место предоставления справки можно указать в правом верхнем углу (в именительном падеже), например школа №21, или в конце текста справки, например «Дана для предъявления в райвоенкомат».

Текст такой справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д.

Такие справки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером (если указывается заработная плата) и заверяются печатью.

ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Особенности составления и оформления
информационно-справочных и справочноаналитических документов
Орсаг Юлия Витальевна,
доцент кафедры общественных дисциплин,
кандидат педагогических наук,
начальник отдела качества образования Вологодского филиала РАНХиГС

Основные понятия
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы
- это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом
положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания
распорядительных документов.
Общий признак – фиксируют информацию, используемую при
принятии управленческих решений и позволяющую выбрать наиболее
эффективный способ управленческого воздействия, а некоторые –
непосредственно инициируют управленческие решения.
Информация, зафиксированная в информационно-справочных и
справочно-аналитических документах, используется в других документах:
распорядительных, отчетных, плановых.

Функции и особенности информационносправочных и справочно-аналитических
документов
1. Выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационнораспорядительным документам. Сообщают сведения, которые могут побудить к принятию
определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или
иной способ действия. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не
требовать исполнения. Информация может побуждать к действию, а может быть только
принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать
основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
2. Реализуют коммуникативные связи между различными уровнями управления. В процессе
документооборота, как правило, информационно-справочные документы идут снизу вверх по
системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, а справочно-аналитические документы (чаще
всего) от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности
справочно-информационных документов используются для реализации информационных
связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и
должностными лицами.
3. Имеют много общего в составлении и оформлении (докладные, объяснительные,
служебные записки; справки), отличаются шаблонностью в составлении.

Виды информационно-справочных и
справочно-аналитических документов
Информационно-справочные
Справочно-аналитические
документы
документы
докладная записка
акт
предложение
справка
объяснительная записка
заключение
заявление
отзыв
служебная записка
представление
телеграмма, телефонограмма, телекс,
факсограмма, электронное сообщение

Докладная записка. Служебная записка.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или
структурного подразделения и содержащий изложение какого-либо служебного
вопроса, раскрывающего его действительное состояние.
Служебная записка – документ информационного характера, направляемый
должностным лицом или работником другому должностному лицу, с выводами и
предложениями составителя.
Различие между докладной и служебной запиской состоит в том, что докладная
записка представляется вышестоящему должностному лицу, а служебная записка
представляет собой переписку между структурными подразделениями организации
(в ряде организаций докладные записки используются ограниченно,
информирование руководителей всех уровней оформляется служебными
записками).
Докладные и служебные записки составляются по инициативе работника или по
заданию его непосредственного руководителя.

Оформление докладной (служебной)
записки


наименование вида
документа;
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
дата;
адресат;
заголовок к тексту;
30.04.2016
текст;
подпись.
Об увеличении штатной
численности отдела
Генеральному директору
ОАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
Текст оформляется на листах бумаги формата А4.
Рассмотрение докладной (служебной) записки руководителем выражается в
оформлении резолюции, которая записывается на свободном месте в заголовочной части
документа.

Композиционная структура докладной
(служебной) записки
Если докладная (служебная) записка состоит из трех частей, то:
1-я
часть
Изложение фактов, событий, обстоятельств, послуживших поводом
(причиной) для составления документа или формулирование цели,
которая должна быть достигнута.
2-я
часть
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены в 3-й
части.
3-я
часть

Если докладная (служебная) записка состоит из двух частей, то:
1-я
часть
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены во 2-й
части.
2-я
часть
Выводы (просьба, предложение, требование).
Текст документа составляется от 1 лица ед.числа (предлагаю, прошу, считаю
необходимым)

Композиционная структура служебной записки
(пример). Виды служебных записок
Согласно Вашим указаниям от 20 октября 2015 года мною проведен
анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I – III
квартале текущего года (1 часть – причина составления). Результаты
анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников
отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и
владеющих таковым (2 часть – обоснование предложения).
В связи с этим требуется корректировка штатного расписания
отдела снабжения (3 часть - предложение).
Виды служебных записок
АНАЛИТИЧЕСКИЕ
ОБЗОРНЫЕ
ИНФОРМАЦИОННОСТАТИСТИЧЕСКИЕ
Включают
подробный
анализ
ситуации,
излагаемые
факты
(данные,
события)
комментируются
Содержат краткую информацию о
нескольких
тесно
связанных
проблемах.
Дается
сжатый
анализ.
Часто
дополняются
детализирующими справками.
Содержат цифры, данные,
располагаемые
наглядным,
удобным для восприятия
образом (в форме таблиц,
графиков и т.п.). Не содержат
подробного анализа данных.

Объяснительная записка. Особенности,
композиция.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо
действия, факта, события, составляемый работником организации и
представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительные записки составляются в нештатных управленческих ситуациях,
при нарушении трудовой или производственной дисциплины.
Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному
должностному лицу, подписывается составителем.
Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие
поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Решение руководителя выражается резолюцией, проставляемой на свободном
месте в заголовочной части документа.

10.

Оформление объяснительной записки
При оформлении используются реквизиты:
наименование структурного подразделения;
наименование вида
документа;
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
дата;
адресат;
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Генеральному директору
ОАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
28.09.2016
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
Если текст объяснительной записки большой по объему (более 3-5 строк),
составляется заголовок к тексту.

11.

Оформление текста объяснительной записки
(пример)
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
В связи с тем, что был направлен
руководителем
управления
на
научнопрактический семинар по проблемам подбора
и отбора персонала, проводимый РАНХиГС
27.09.2016, я не смог принять участие в
работе
оперативного
совещания.
Подготовленные мной документы и расчеты
были
оставлены
секретарю
отдела
маркетинга Никоновой О.П., которая должна
была их передать членам оперативного
совещания, чего она не сделала из-за болезни.
Начальник отдела
Подпись
П.В. Кнышев

12.

Справка
Справка – документ,
составляемый в целях
подтверждения тех или иных фактов или событий.
информирования или
Справки по основной деятельности
организации (справка носит
аналитический характер)
Справки, подтверждающие
определенную информацию о
предъявителе (биографического или
служебного характера)
Текст состоит из 2-3 коммуникативносмысловых частей (информация может
быть разбита на тематические блоки,
разделы).
Подписывается
непосредственно
составителем
или
руководителем
структурного подразделения.
Используются
унифицированные
бланки с трафаретным текстом (чаще
формата А5).
Подписываются
руководителем
организации
(либо
руководителем
кадровой
службы,
главным
бухгалтером), обязательно заверяются
печатью.

13.

Особенности составления основного
текста справки, подтверждающей
определенную информацию о предъявителе
Основной текст излагается с соблюдением определенных
последовательности, с использованием типовых моделей:
правил
Дана (фамилия, инициалы или полные имя и отчество в дательном падеже) в
том, что ….
Дана Воробьёвой Юлии Семёновне
в том, что он (она) действительно работает в ООО «Профиль»
в должности заведующего отделом продаж.
Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один
интервал ниже основного текста (Выдана для представления в посольство
Республики Чехия). Сведения о сроке годности справки размещаются на один
интервал ниже сведений об организации (Справка действительна в течение 10
дней со дня выдачи; Справка действительна на 2015 год).
Реквизит «Подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и
инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

14.

Заявление
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для
доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего)
информации узкой направленности (просьба, предложение или жалоба).
Пишется от имени одного лица, по конкретному поводу и посвящено, как
правило, одному вопросу. Может быть и коллективным (исходить от группы
граждан).
Пишется на имя того лица, в компетенции которого находится
поднимаемый вопрос. Адресация документа включает полное (без
сокращений) официальное наименование должности лица, его инициалы и
фамилию (в дательном падеже).
Пишется от заявителя с указанием его фамилии в родительном падеже (с
предлогом или без предлога «от»), инициалов.

15.

Заявление
Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование адресата.
2. Наименование адресанта (заявителя).
3. Наименование документа.
4. Формулировка
просьбы
(жалобы,
предложения)
но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
5. Дата.
6. Подпись.
Схема расположения реквизитов заявления:
1___________
2___________
___________
____3____
__________4_________________________
____________________________________
____5_________________6_____________
с
краткой,

16.

Слово заявление пишется с прописной или со строчной буквы?
Ставится ли точка после слова заявление?
Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?
Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:
Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст
заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ;
ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях:
Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце,
слово «заявление» со строчной буквы).
При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство –
предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения,
соответственно, нужна).
Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.
Итак, допустимы варианты:
тому-то от такого-то... Заявление
тому-то от такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то... заявление.
тому-то такого-то... Заявление
тому-то такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то... заявление.

17.

Заявление. Требования к основному тексту
Основной текст, как правило:
1. Начинается со слов, отражающих сущность содержания документа: прошу….,
обращаюсь….., ставлю Вас в известность…
2. В некоторых случаях применяются средства аргументации (для указания
причины или цели) – по причине…, в связи с тем…., на основании того, что …,
учитывая, что.
3. Излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Не принято
употреблять местоимения я/мы.
4. Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже
наименования. После основного текста с красной строки дается указание о
наличии приложения (при наличии).
5. Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой
части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления.
6. Подпись размещается интервалом ниже основного текста, правее даты
написания заявления.

18.

Протокол
Протокол заседания – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятые решения на заседаниях, совещаниях, собраниях, деловых переговорах
и других мероприятиях. В управленческой деятельности используется два вида
протоколов.
Полный протокол
Содержит запись всех выступлений
Обязательные реквизиты протокола:
наименование организации
название вида документа
дата и номер протокола
место составления
заголовок к тексту
текст
подписи
Краткий протокол
Содержит только фамилии выступивших,
краткую запись о теме, принятые
решения

19.

1-я часть
ВВОДНАЯ
Указываются фамилии и инициалы председателя заседания и
секретаря, количество или фамилии (при необходимости –
должности) присутствующих и, отдельно, приглашенных.
Записывается повестка дня. Вопросы располагаются по порядку (по
степени их сложности, важности и предполагаемого времени
обсуждения). Вопросы формулируются с предлогом о (об) и
нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса
указываются фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется
вопрос или группу вопросов обозначать словом Разное.
Фамилии записываются в протокол в алфавитном порядке (если их не более 15).
Если на заседании присутствует более 15 человек, составляется список
присутствовавших, который прилагается к протоколу, в протоколе указывается
общее количество участников с отметкой в скобках «список прилагается».

20.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Текст состоит из отдельных разделов, соответствующих вопросам
повестки дня, каждый раздел записывается в последовательности:
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
Эти ключевые слова печатаются прописными буквами и с новой
строки.
Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой
дня.
После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается в
именительном падеже фамилия докладчика и в форме 3-го лица
единственного числа излагается содержание доклада. Если текст
доклада прилагается к протоколу, после фамилии докладчика кратко
обозначается основная тема выступления и в скобках делается
отметка «Текст доклада прилагается».
В кратких
протоколах указывается фамилия выступавшего
(докладчика) и тема его выступления.

21.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их
поступления и записываются в той же последовательности. Сначала
указываются фамилии и инициалы лица, затем поступивший от него
вопрос и данный докладчиком ответ.
В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы, при
необходимости – должности выступавших и содержание их
выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на
заседании. В кратких протоколах указываются только фамилии лиц,
принимавших участие в обсуждении.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое
решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так
чтобы не возникло двоякого толкования. При необходимости наряду
с решением указываются результаты голосования: количество
голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также если
голосование было тайным – количество выданных бюллетеней,
количество бюллетеней, поданных после голосования и количество
бюллетеней, признанных недействительными.

22.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Текст постановляющей части протокола формулируется в
повелительной форме: разработать, представить, подготовить
отчет о …
Если решений несколько, каждое решение оформляется как
отдельный пункт. Пункты решения нумеруются арабскими цифрами.
Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня,
о принятии к сведению справок и т.п.) также отражаются в тексте
протокола.
Участники заседания или совещания могут высказать особое мнение
по принятому решению. Содержание особого мнения записывается
в протоколе после записи соответствующего решения.
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. В
установленном законодательством случаях протокол подписывается только
председателем или, напротив, всеми членами коллегиального органа.
Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются
порядковые номера в пределах календарного года по каждой группе
протоколов отдельно.

23.

Выписка из протокола
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых
решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться
выписки из протокола.
Выписка из протокола – это документ, представляющий собой точную копию
части подлинного протокола.
В выписке воспроизводится:
вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе,
секретаре, присутствующих);
вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему
решения.
Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Если
выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она
заверяется печатью организации.

24.

АКТ
Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения
установленных ими фактов, событий, действий.
Виды
актов:
сдачи-приемки;
обследования;
инвентаризации; расследования несчастного случая и пр.
испытаний;
ревизии,
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), но в отдельных
случаях могут составляться одним лицом – работником, имеющим на это
полномочия. Акты могут составляться постоянно действующими или временными
комиссиями.
Обязательные реквизиты акта: название организации, название вида документа
(АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления (за
исключением случаев, когда местонахождение организации включено в
наименование), заголовок к тексту, текст, подписи.

25.

АКТ
Заголовок к акту, как правило, составляет одно целое с названием вида
документа: Акт о приеме-передаче документов и дел. В управленческой
деятельности употребляется родительный падеж существительного после слова акт,
например: акт списания материальных ценностей, хотя в литературной речи слово
акт управляет винительным и предложным падежами (акт о проверке, акт на
право пользования землей).
Датой акта является дата подписания его составителями. Поскольку акт
составляется после события, результаты которого фиксируются в документе, в тексте
акта в обязательном порядке указывается дата проведения мероприятия, например:
В период с 12 – 18 февраля 2011 г. комиссия провела проверку финансовохозяйственной деятельности филиала, в результате которой установлено…
Место составления акта должно соответствовать месту, где фактически проводилась
работа, зафиксированная в акте.

26.

1-я часть
ВВОДНАЯ
Содержит ссылку на основание составление акта (это может
быть распорядительный, организационно-правовой или иной
документ с указанием органа, издавшего его, даты и номера),
а также сведения о лицах, составивших акт (указываются
должности работников, их фамилии и инициалы).
Если акт составляется комиссией, указываются сначала
сведения о председателе, а затем – о членах комиссии.
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном
порядке.
Слова Основание, Председатель, Члены комиссии пишутся с
прописной буквы.

27.

Композиционная структура акта (2 части)
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной
работы, установленные факты и выводы. Содержание может быть
разделено на пункты, включать материал, представленный в виде
таблицы.
Основная часть излагается в форме повествования.
Текст акта должен отвечать на следующие вопросы:
когда проходило мероприятие (проверка, экспертиза и т.п.);
что являлось предметом и целью этого мероприятия, каков
результат.
При описании результата или фактов, при обнаружении каких-либо
недостатков или нарушений необходимо дополнительно указать,
при каких обстоятельствах произошло то или иное событие, по чьей
вине или по какой причине, с какими последствиями.
В конце акта могут даваться рекомендации и предложения:
Комиссия рекомендует…

28.

Особенности требований к оформлению акта
В конце текста акта указывается количество составленных материалов и их
местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о
наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов по результатам ревизий и обследований их содержание
согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми
членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты
утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по
распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Отдельные разновидности актов имеют особенности составления и
оформления, которые устанавливаются нормативными правовыми актами
(инструкциями, правилами) соответствующих органов власти.
Поэтому при
возникновении ситуации, требующей составление акта, прежде всего необходимо
выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации
или не установлены ли особые правила для составления и оформления акта.

29.

Использованные источники
1. Введенская, Л.А. Русский язык. Культура речи. Деловое общение:
учебник/ Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – М. :
КНОРУС, 2016. - 432 с.
2. Янковая, В. Ф. Документная лингвистика: учебник для студ.
учреждений высш. проф. образования / В.Ф. Янковая. – М.:
Издательский центр «Академия», 2011. – 288 с.