15.03.2020 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа

В день увольнения, то есть в последний день работы, надо выдать работнику под роспись все необходимые документы (ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 , Закона N 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). А именно:

• трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма N Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• справку о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком;
• разд. 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1. В этом разделе надо указать сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего года по дату увольнения. Получите от работника письменное подтверждение того, что вы передали ему эти сведения (п. 35 Инструкции N 987н). Например, работник может расписаться на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1, который останется у вас;
• справку 2-НДФЛ за текущий год.
  Кроме того, по письменному заявлению работника вы должны выдать ему и иные документы, связанные с его работой, например копии:
• приказов о выплате ему премий;
• приказа об увольнении.

Вы обязаны выдать работнику перечисленные документы в день увольнения, даже если он не вернул числящееся за ним имущество организации или не подписал обходной лист.

Если в день увольнения работник не может получить трудовую книжку и документы, направьте ему по почте ценным письмом с описью вложения уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте.

Если работник по каким-либо причинам не получил трудовую книжку в последний день работы, то вы обязаны выдать ее ему в течение трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления.

Еще по теме:

Учитывая, что претензии по правильности и соблюдению процедуры увольнения работодателями сотрудники предъявляют работодателям довольно часто, передача кадровых документов при увольнении должна осуществляться с особой тщательностью.

О том, какие документы забрать при увольнении, а также о том, какие документы, выдаваемые при увольнении, может дополнительно затребовать сотрудник, часто задают вопросы и работодатели, и работники. Ответим на наиболее часто встречающиеся из них.

Какие документы выдаются при увольнении? Подробный перечень изложен в отдельных статьях Трудового и Налогового кодексов, а также законодательных актах, регулирующих вопросы исчисления и уплаты страховых взносов в ПФР и ФСС. О том, какие документы отдают при увольнении кадровые службы, описано в статье 84.1 ТК РФ. Среди них – трудовая книжка, справка о сумме начисленной за текущий и два предыдущих года заработной платы (требуется при начислении больничных и пособий по уходу за ребенком). Согласно Законам № 255-ФЗ и № 27-ФЗ, Инструкции Минздравсоцразвития № 987н, работнику выдается информация о дополнительных страховых взносах, уплаченных работодателем на накопительную часть пенсии (при их уплате). Также работнику передаются копии индивидуальных сведений, не представленных в ПФР страхователем, и сведения о страховых взносах, перечисленных в счет застрахованного лица. Документы от работодателя при увольнении выдаются в день увольнения.

Какие документы подписывают при увольнении? Работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. Также он должен расписаться в получении трудовой книжки и сведений, предоставляемых в Пенсионный фонд. Если по какой-либо причине работник в день увольнения отсутствует на рабочем месте, указанные документы направляются ему по почте ценным письмом. Таким образом работодатель обезопасит себя от возможных претензий в будущем, поскольку законодательством предусмотрена ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении. Помимо административного штрафа, с работодателя в пользу бывшего работника может быть взыскана сумма заработной платы, начисленная за дни задержки выдачи документов.

Помимо вышеперечисленных, какие документы требовать при увольнении от бывшего работодателя может работник? К таким документам относятся копии приказов об увольнении, о премировании и других видах поощрений, а также копии других документов, изданных работодателем и касающихся его работы. Указанные документы выдаются работнику по его письменному заявлению. О том, какие документы запросить при увольнении, работник решает исходя из необходимости предоставления им в дальнейшем этих документов для конкретных целей. Кадровым и бухгалтерским службам следует иметь в виду, что копии вышеперечисленных документов работник имеет право запросить не только в день увольнения, но и более поздние сроки.

Что входит в перечень документов, которые должны выдать при увольнении по собственному желанию? Для тех, кто впервые решил прекратить трудовые отношения по собственной инициативе, полезно будет узнать обо всех нюансах увольнения.

Правила делопроизводства

Статья 80 ТК РФ.

Увольнение по собственному желанию регулируется статьей 80 ТК РФ. Если между сторонами заключен бессрочный договор, то работник обязан уведомить нанимателя о предстоящем увольнении за 2 недели. Для того чтобы поставить работодателя в известность о своем уходе, сотрудник пишет заявление на увольнение, которое и будет основанием для расторжения трудовых отношений.

По истечении данного срока уведомления работодатель обязан оформить все документы для увольнения по собственному желанию. В первую очередь необходимо издать приказ, в котором указать основание и дату прекращения трудовых отношений. С приказом сотрудника необходимо ознакомить под роспись.

Кадровые и бухгалтерские документы

Справка о доходах физлица.

В последний рабочий день наниматель обязан отдать работнику трудовую книжку, а также иные документы по его требованию. Законодательство не содержит перечень иных документов, поэтому они предоставляются только по просьбе.

Отдел кадров должен по письменному требованию предоставить копии хранящихся в нем документов. Сотруднику при увольнении может понадобиться следующее:

• медицинская книжка;
• копии приказов о поощрениях или переводах;
• копия трудового договора;
• свидетельства и сертификаты о повышении квалификации.

Копии кадровых документов должны быть заверены печатью организации и выдаются по письменному требованию в течение 3 дней.

Особенно при увольнении для сотрудника важны справки из бухгалтерии. Исходя из практики, необходим следующий список бухгалтерских справок:

1. Справка о начисленных и оплаченных налогах, которая составляется по специально утвержденной форме 2-НДФЛ, необходима для предоставления по новому месту работы, если увольняемый имеет право на налоговые вычеты.
2. Справка о доходах по форме 2Н выдается работодателем, даже если сотрудник ее не требует. Эти сведения используются для расчета по больничному листу, и если она не будет предоставлена новому работодателя, то начисления будут производится только исходя из тех сумм, которые были получены уже на новом месте работы.
3. Для того чтобы встать на учет в центр занятости, необходима справка о заработной плате за последние 3 месяца. Как правило, этот документ выдается при сокращении штата. Сведения, указанные в справке, используются для начисления пособия по безработице.

Все справки должны быть оформлены надлежащим образом и содержать подпись главного бухгалтера и руководителя, а также печать организации.

Ответственность нанимателя за задержу документов

Статья 234 ТК РФ.

При выдаче трудовой книжки сотрудник расписывается в ее получении в Книге учета и движения бланков строгой отчетности. В случае если в последний рабочий день увольняемый отсутствовал на работе, работодателю следует отправить заказное письмо с просьбой явиться за получением документов. В этом же письме можно уточнить, согласен ли уволенный, чтобы трудовую книжку и бухгалтерские справки наниматель отправил по почте.

Важно! Пересылка по почте документов, принадлежащих работнику, без письменного его согласия запрещена.

За несвоевременную выдачу трудовой книжки работодатель может быть привлечен к материальной ответственности. Законодательство исходит из того, что такими действиями наниматель препятствует уволенному устроиться на новую работу. Статьей 234 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем неполученного работником заработка за весь период задержки.

В судебном порядке уволенный вправе требовать возмещение морального вреда. Определяя размер компенсации, суд исходит из степени вины работодателя. Судом также учитываются индивидуальные особенности личности сотрудника, которые определяют его физические и моральные страдания.

Для того чтобы избежать злоупотреблением правом со стороны работника, при его отказе от получения трудовой книжки работодатель должен составить соответствующий акт.

При уходе наемных работников администрация выполняет строго регламентированную процедуру расторжения трудового договора и оформления соответствующих бумаг. После принятия решения об уходе, сотрудник пишет заявление об уходе, а работодатель готовит приказ. В обязанности работодателя входит не только выплата расчетной суммы и выдача трудовой, но и подготовка справок для различных государственных служб, необходимых гражданину по окончании действия текущего трудового договора.

Основные документы, получаемые при прекращении трудовых отношений

Стандартная процедура требует от гражданина подачи запроса на выдачу справок, однако ряд документов включен в перечень обязательной документации, выдаваемой гражданам на руки при увольнении:

• копия приказа об увольнении;
• трудовая;
• сведения по отчислениям во внебюджетные фонды и о стаже работника.

Специалисты кадровой службы и бухгалтерии обязаны знать актуальную информацию, какие справки выдать сотруднику, во избежание дальнейших разбирательств и претензий со стороны уволившегося гражданина.

Основываясь на положениях ТК (ст. 62 и 84.1), граждане могут потребовать предоставления личных документов, не распространяясь о дальнейшем их предназначении. К такой информации относят копии различных кадровых приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды (для ФСС).

Таким образом, помимо трудовой, бывший сотрудник получает любые из личных бумаг, которые предусмотрены трудовым законодательством.

Документы со сведениями о трудовых доходах

Наиболее часто требуемой от организации справкой является документ, подтверждающий величину доходов гражданина и отчисленном подоходном налоге. Предусмотрено несколько видов таких справок, оформляемых согласно требований законодательства и целей предназначения:

1. 2-НДФЛ. Выдается бухгалтерией предприятия. Суммы приводятся помесячно за последний отработанный год. В графах отражены доходы и суммы отчисленного подоходного налога.
2. О доходах за последний год и 2 предшествующих года.
3. Справка о доходе за 3 месяца.

Независимо от причин увольнения, сотрудник также получает 2-НДФЛ, в которой отражаются данные о заработке человека в течение календарного года вплоть до момента увольнения. Для предоставления справки, согласно ст.230 НК РФ, работнику необходимо письменно запросить ее в тексте заявления на увольнение, однако многие работодатели, предвидя подобный запрос, выдают справки по умолчанию.

Справка по форме 182н содержит данные о заработке за более длительный период. Документ может потребоваться гражданам при последующем трудоустройстве. Если работник, оформившись на новое место, заболевает, потребуется произвести расчет оплаты по листку временной нетрудоспособности. Информация из справки 182н позволит правильно определить положенные выплаты, с учетом среднего заработка за последние годы. Аналогично используется документ при выходе сотрудницы в декретный отпуск. Бухгалтерия нового работодателя должна определить величину декретных, исходя из сведений о доходах за предшествующий двухлетний период.

Форма 182н содержит следующую информацию:

• о заработке за 2 года;
• перечисленных в адрес Соцстраха взносах;
• периоде отсутствия на рабочем месте по болезни, при выходе в декрет, иных ситуациях, когда работник получал неполную заработную плату.

Справка 182н была утверждена в 2013г., взамен формы 4н. В отличие от предыдущего варианта документа, в новой форме были добавлены столбцы для указания причин выдачи листка временной нетрудоспособности. Данная справка может потребоваться сотрудницам, уволившимся во время беременности и отпуска по родам, а также при нахождении в отпуске по уходу за малолетними детьми. Сведения о длительности периода, проведенного на больничном, определяется в днях.

Для постановки на учет в Службе занятости в 2020 году потребуется форма справки. Она содержит сведения о среднем значении зарплаты, использующимся при определении пособия по безработице.

Документы со сведениями для ПФР и ФСС

Работодатель также предоставляет информацию обо всех перечислениях во внебюджетные фонды, а также справку о стаже работнику. Положения, касающиеся выдачи подобных документов, приводятся в ФЗ №27 от 1996г. (п. 4 ст.11).

При увольнении сотрудник получает персонифицированные сведения с расчетом страховых взносов, согласно Приложению 1 Приказа № ММВ-7-11/551@, утвержденного ФНС в 2016г. Информация по взносам приводится за последний квартал, в течение которого работал увольняющийся.

При уходе сотрудника работодатель должен выдать форму СЗВ-М, с информацией исключительно о личных взносах.

Если причиной ухода с работы является достижение пенсионного возраста, сотруднику потребуется получить с последнего места работы копию отчета о стаже СПВ-2, оригинал которой передается в ПФР.

Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой ежегодно подаваемую в ПФР общую справку в которой отражаются суммы страховых взносов конкретной организации-страхователя и ее работников. Отчет о пенсионных начислениях подается всего один раз, с приложением описи ОДВ-1. При подаче отчета организацией с численностью более 25 сотрудников отчет направляют электронно, с применением электронной подписи (ЭЦП). Копию документа получает гражданин при расторжении трудового договора с работодателем.

Справки при увольнении, предусмотренные трудовым законодательством, выдаются обязательно, а в случае отказа или неисполнения запроса сотрудника, работодатель штрафуется и несет административную ответственность вплоть до 3-месячного запрета на деятельность.

Таким образом, сотрудник, помимо справок о доходах и налоговых отчислениях, получает документы, подтверждающие справки о начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже, взносы по накопительной части пенсии, дополнительных взносах.

Обязанности работодателя по оформлению увольнения

Срок, отводимый на подготовку и выдачу всех справок и документов при увольнении, составляет 3 дня после того, как трудовой договор был расторгнут.

Сведения, относимые к персонифицированному учету в ПФР, выдаются в последний день работы. Образцы заполнения всех видов справок имеются на специализированных сайтах.

Чтобы исключить неприятности со стороны надзорных государственных служб, администрация работодателя предоставляет обязательный список документации по уволившемуся сотруднику строго в соответствии с нормами трудового законодательства.

Документы выдают под роспись сотрудника, подтверждающую факт получения. Доказательством передачи документов могут выступать:

1. Получение расписки в получении.
2. Подпись на самом документе.
3. Подписи напротив записей в журналах регистрации документов.

Наиболее удобен вариант ведения журналов регистрации, в которых фиксируются все выданные сотрудникам документы и имеются подтверждающие подписи. Наличие регистрационных номеров на документах и дублирование информации в журналах исключает возможные недоразумения, свидетельствуя о выполнении работодателем всех своих обязательств перед сотрудником.

Кроме того, регистрация задним числом, при ведении журнала, становится невозможной, нумерация страниц журнала исключает возможность внесения несанкционированных изменений.

В силу каких-либо обстоятельств, гражданам приходится менять место работы, но не каждый знает, какие справки нужно взять у прежнего работодателя.

В соответствии с ч. 1 ст. 84 ТК РФ , при увольнении руководитель обязан обеспечить бывшего работника копиями всех документов, имеющих к нему отношение. Сделать это нужно в течение 3-х дней, как человек изъявил письменную просьбу. Ответственным за выдачу является специалист отдела кадров.

Кроме документов, увольняющийся сотрудник имеет право получить перечень справок, составлением и предоставлением которых заведует бухгалтерия или специалист по кадровой работе.

Что должен получить сотрудник при увольнении

По завершении времени отработки или сразу после подписания заявления об уходе (если руководитель согласен расстаться с подчиненным в тот же день), работник получает под роспись перечень следующих документов:

1. Трудовая книжка, содержащая все положенные записи, в том числе и об уходе. Работник обязан подтвердить факт получения документа посредством постановки подписи в личной карточке (форма Т-2) и книге, отражающей движение трудовых книжек.
2. Медицинская книжка, если выполнение трудовых обязанностей требовало ее оформления.

Обязательные справки

Работодатель при расставании с подчиненным должен выдать не только трудовую книжку, но и предоставить ряд справок, например, СЗВ-Стаж и СЗВ-М.

СЗВ-Стаж

Утверждение формы СЗВ-Стаж произошло 11 января 2017 года на основании принятия постановления. Ее заполнение требуется для того, чтобы пенсионный фонд мог отслеживать страховой стаж трудящихся. Форма отражает периоды работы на определенной должности, а также объем начисленных и уплаченных страховых взносов.

Работодатель обязан предоставить документ бывшему подчиненному в соответствии с п. 4 ст. 11 ФЗ №27, принятом в апреле 1996 г . При этом не важно, что лежало в основе труда гражданина: трудовой договор или договор гражданско-правового характера, главное, чтобы производилось отчисление страховых взносов.

Справку СЗВ-Стаж следует распечатывать в 2-х экземплярах , чтобы гражданин смог поставить отметку о получении, иначе в случае возникновения спорной ситуации, работодатель не сможет доказать, что выполнил требования действующего законодательства.

Для внесения сведений в формы СЗВ-Стаж можно использовать чернильную или шариковую ручку. Буквы должны быть печатными, причем не важно, будут они написаны от руки или напечатаны на компьютере. В отношении цветов запрет действует только на красную и зеленую гамму.

Справка включает в себя информацию:

• наименование и реквизиты страхователя;
• время, в течение которого, увольняющийся работник трудился на благо данной организации.

Если поводом к составлению справки стало расторжение трудового договора, то графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» заполнять не следует. Значок «Х» следует указывать только в том случае, если дата прекращения выполнения должностных обязанностей совпала с последним числом года.

Если причина ухода с предприятия кроется не в пожилом возрасте, то разделы 4 и 5 также следует оставить без внимания .

С мая 2017 года каждый работодатель обязан предоставлять в отделение пенсионного фонда отчет, называемый СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» . Здесь отражается информация о гражданах, располагающих официальными трудовыми договорами, а также об их ежемесячном доходе, облагаемом страховыми взносами. То есть отчет позволяет определить продолжительность страхового стажа каждого человека.

В соответствии с новыми правилами, справку СЗВ-М следует предоставлять каждому работнику:

• при расторжении трудовых взаимоотношений;
• при расставании с рабочим местом ввиду достижения предельной возрастной отметки;
• ежемесячно, после направления отчета в контролирующее учреждение.

С подчиненного обязательно нужно брать подтверждение о получении документа, например, печатать 2 экземпляра, чтобы оставить себе с подписью трудящегося.

Справка СЗВ-М, выдаваемая работнику при расторжении трудовых отношений, представляет собой копию одноименного отчета . При этом информация об остальных сотрудниках удаляется, так как она является персональной.

Графа 3 обязательно должна содержать информацию о типе – «исхд», а графа 4 – сведения о сотруднике .

На рынке представлены разнообразные учетных программы, которые предусматривают формирование СЗВ-М для уволенного работника на отдельно взятого человека.

Какие документы выдаются по запросу

В силу специфики рабочего процесса или причины расторжения трудовых отношений, работник может письменно попросить о составлении и предоставлении различных справок.

По форме 182н

Справка, бланк которой является унифицированным с 2013 года и соответствует форме 182н, считается документом, обязательным к предоставлению при увольнении . Раньше предприятия пользовались формой 4н, которая имела существенный минус – отсутствовал раздел для проставления причин наступления нетрудоспособного состояния гражданина.

С 9 января 2017 года начали действовать новые правила заполнения пунктов 3 и 4 справки и сноски «3». Сроком внесения информации о страховых взносах стало 1 января 2017 г., так как именно с этого дня социальные выплаты стали подконтрольны ФНС.

Что касается сроков предоставления, то бухгалтер, ответственный за начисление заработной платы, обязан выдать документ не позднее дня увольнения . Если речь идет о поступлении соответствующего запроса, то отреагировать на него следует в течение 3-х дней.

Кстати, не имеет никакого значения, когда именно произошло расторжение трудовых взаимоотношений, бывший работник может запросить справку даже спустя несколько лет.

Руководитель не может отказать в предоставлении бумаги по форме 182 н подчиненному , который решил прекратить выполнять должностные обязанности на благо организации. Игнорирование письменного заявления позволяет гражданину обратиться в суд для восстановления справедливости.

А зачем вообще работнику нужна справка 182н? Все очень просто: документ несет в себе информацию о доходе, полученном в течение 2-х последних лет работы в учреждении . Если гражданин проработал меньше, то продолжительность, указываемая в справке, будет другой. Сведения нужны для того, чтобы человек мог полностью получить полагающиеся льготы и пособия социального характера, полагающиеся за время восстановления здоровья, беременным женщинам, мамам, осуществляющим уход за малышом, которому еще не исполнилось 1,5 лет и т.д.

Справка гласит о бухгалтерских данных и отчетности страхователя, соответственно, ответственным за ее выдачу является бухгалтер-расчетчик.

2-НДФЛ

Справка по форме 2-НДФЛ предназначается для различных случаев, но в первую очередь она подтверждает, что подоходный налог в отношении работников предприятия был уплачен .

Часто за предоставлением этой справки обращаются граждане, решившие получить в банке кредит на какие-либо цели. Этот документ нужен и при устройстве на новое место работы, так как размер уплаченного налога и сумма получаемого ранее ежемесячного дохода, существенно влияют на начисление социальных пособий.

Например, если женщина пришла трудиться в другую организацию и спустя небольшое количество времени узнала, что находится в интересном положении, то для расчета больничного, связанного с беременностью и родами и дальнейшего отпуска по уходу за ребенком, бухгалтеру понадобится именно эта справка .

Многих граждан интересует, какой временной промежуток должен быть отражен в данном документе? Если речь идет о новой организации, на благо которой человек собирается трудиться, то специалиста отдела кадров зачастую интересуют сведения годовой давности, так как именно 12 месяцев является общепринятым расчетным периодом.

Но, ситуации бывают разные, поэтому уволившиеся граждане могут попросить предоставить информацию, как о более, так и менее продолжительном периоде.

Если работник собирается произвести возврат имущественного вычета, то он может написать запрос на предоставление ему справки 2-НДФЛ за 3 года . В ответ ему предоставят 3 документа: 1 справка за 1 год.

Порой случается так, что работник попросту числится на предприятии. Например, за справкой 2-НДФЛ может обратиться женщина, находящаяся в декретном отпуске. В данном случае бухгалтер вынужден будет ответить отказом, так как время пребывания дома оплачивалось за счет ФСС, а оно не облагается налогом.

Ответом, скорее всего, будет являться уведомление о том, что ввиду отсутствия начисления дохода и осуществления отчислений, выдать справку не представляется возможным.

О страховых взносах, перечисленных на пенсию

Документ, отражающий информацию о страховых взносах, выдается гражданину в соответствии с письменным заявлением. Обычно эта бумага подготавливается одновременно со справкой 2-НДФЛ , справкой о продолжительности выполнения должностных обязанностей и т.д. Кстати, вне зависимости от повода запроса, работодателю запрещено отвечать отказом на подобные просьбы, даже если бывший работник не сообщает цель своего обращения.

Если гражданин уже уволился, то справку нужно составить в течение 3-х рабочих дней, а если он только написал заявление о расторжении трудовых взаимоотношений, то документ должен быть выдан на руки в последний день нахождения на рабочем месте.

Чтобы бухгалтер приступил к составлению бумаги, гражданину нужно написать запрос соответствующего содержания на имя руководителя. Действующая нормативная база не предусматривает определенной формы, поэтому нужно уточнить наличие примерного образца в организации.

Справка, включающая информацию о страховой сумме , перечисленной в Пенсионный фонд, составляется в соответствии с формой, используемой при передаче персонифицированных сведений на каждого работника. Копия данного отчета предоставляется бывшему подчиненному в течение 5-ти дней, а увольняющемуся – в последний день исполнения должностной инструкции.

Перечисление страховых взносов теперь отслеживает налоговая инспекция . Учреждения используют для отчета единую форму «Расчет по страховых взносам». Чтобы предоставить работнику справку об отчислениях в Пенсионный фонд, достаточно заполнить:

• раздел 5, если в запросе указан период до 01.01.2017;
• размел 3, если информация требуется после 01.01.2017.

При распечатке удаляются сведения о других работниках, так как они являются персонифицированными.

О периоде работы

Информация о том, в какой должности и в течение какого промежутка времени гражданин трудился , конечно же, содержится в главном документе о стаже – трудовой книжке. Ответственным за ведение является специалист по кадрам. Заполнение производится вручную, да и к моменту обращения за начислением пенсионного обеспечения, проходит много времени, поэтому некоторые записи бывает сложно прочитать или они вызывают сомнение.

В данном случае специалист отделения пенсионного фонда рекомендует обратиться по месту прежней работы и взять справку, подтверждающую факт выполнения должностных обязанностей.

Документ составляется на фирменном бланке организации и содержит сведения о начале и окончании работы по определенной специальности. Следовательно, если гражданин устроился сначала разнорабочим, а по получении диплома, стал специалистом, то кадровик обязан указать последовательность наступления этих события и подтвердить все подписями и печатями.

В данном видео содержится информация о том, какие документы должны быть выданы сотруднику при увольнении.

Большинство увольняющихся сотрудников считают, что работодатель должен им вернуть только трудовую книжку с записями. Это не соответствует действительности: в обязанности работодателя входит также и выдача ряда других документов. Они могут понадобиться в различных ситуациях, например, для оформления пособий. Исходя из этого, сотруднику стоит заранее ознакомиться с информацией о том, какие справки нужно взять при увольнении в 2020 г.

Какие справки дают при увольнении

В статье 84.1 Трудового Кодекса РФ указано, что в день увольнения сотрудника работодатель должен отдать ему трудовую с внесенной в ней записью о причине увольнения, а также все документы, которые касаются его работы в организации. Перечень документов, в выдаче которых работодатель не может отказать, обозначен в ст. 62 ТК РФ. Они выдаются бывшему сотруднику в течение 3-хдневный период.

В частности, по требованию сотрудника ему предоставляется справка о взносах на пенсионное страхование (статья 14 Закона РФ № 27-ФЗ). Документ может потребоваться в Пенсионном фонде, так как бывают случаи, что у него может быть не полная информация. В результате этого может быть начислена меньше пенсия. Сведения должны быть предоставлены по форме:

• РСВ-1 ПФР, которая утверждена ПП ПФ РФ от 16.01.2014 года № 2п, – за срок после 01.01.2014 года;
• СЗВ-6-1, СЗВ-6-4, утвержденной ПП ПФ РФ от 31.07.2006 года № 192п, – за срок до 31.12.2014 года.

Если ранее сотруднику сведения не выдавались, то информация предоставляется за весь период работы.

Справка о заработке и взносах в фонд обязательного социального страхования (ст. 4.1 Закона РФ № 255-ФЗ) должна содержать сведения об отчислениях за последние 2 года или за фактический период трудоустройства, если он меньше двух лет. Документ лучше запросить в 2-х экземплярах. Первый остается на руках, второй передается в бухгалтерию нового работодателя. Информация, указанная в справке, необходима для определения размера выплат по больничному листу. Если сотрудник самостоятельно не предоставляет информацию об отчислениях на предыдущем месте работы, то он получает минимальные выплаты.

Внимание! В справке прописываются выплаты, на которые начислялись страховые взносы. В случае наличии нулевой ставки по взносам, их отображение также необходимо.

Если говорить о том, какие справки выдаются при увольнении работника автоматически, то это и есть справка о взносах. Нарушением трудового законодательства считается факт ее невыдачи.

Также работодатель должен согласно статье 230 НК РФ оформить справку 2-НДФЛ. Документ потребуется, если гражданин будет оформлять налоговый вычет по факту покупки жилья, выплаты взносов по ипотечному кредиту, оплаты обучения. Даже если в ближайшее время не планируется оформление выплат, документ лучше получить заранее, так как организация может закрыться. Кроме того, документ понадобится новому работодателю, если сотрудник имеет право на уменьшение налоговых отчислений.

Справка о средней заработной плате (статья 3 № 1032-1-ФЗ РФ) будет необходима, если уволившийся сотрудник в короткое время не сможет трудоустроиться и решит зарегистрироваться в Государственном агентстве занятости. Информация, указанная в документе, необходима для расчета пособия по безработице.

Также работодатель по запросу обязан представить справку о периоде работы в организации, а также выписку из трудовой книжки.

Дополнительные документы, которые выдает работодатель

Важная информация

Если работодатель отказывает в выдаче справок, то ему
может грозить статья 5.27 КоАП РФ Нарушение законодательства о труде и об охране труда. Оно влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. За невыданную справку, если ее выдача обязательна по закону — потенциальный административный штраф для юридического лица 50000 рублей.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ, в обязанности работодателя входит выдача по запросу сотрудника копий таких документов:

• приказ о зачислении в штат;
• приказ об увольнении;
• приказ о повышении, переводе на другую должность, в другой отдел, структурное подразделение и т.д.;
• приказ о дисциплинарном наказании;
• приказ о поощрениях, внеочередных премированиях и т.д.

Все документы должны быть заверены следующим образом: подпись руководителя, штамп «копия верна» и печать организации.

Также работнику в день увольнения должна быть возвращена медицинская книжка, если по специфике работы предусматривались регулярные медосмотры.

Какие справки нужно взять при увольнении с должности по совместительству

Сотрудник, работающий по совместительству, заключает трудовой договор. Запись в трудовую книжку вносится по желанию, так как она хранится в организации по основному месту работы. При увольнении с должности по совместительству сотрудник имеет право потребовать справку, которую он предоставит в отдел кадров по основному месту работы. На основании этого документа делается запись в трудовой.

По заявлению сотрудника ему выдаются также все остальные справки и копии документов.

Перечисленные в статье документы работодатель обязан выдать при наличии заявления. При этом не допускается выяснять у работника, причину необходимости выдачи документов и выдавать документы только при ответе на вопрос о целях.

Порядок получения документов

Все документы выдает кадровый отдел. Исключением является справка 2-НДФЛ, которую можно получить только в бухгалтерии. Некоторые организации отдают все документы уволившемуся сотруднику по умолчанию. В большинстве же случаев потребуется запрос в письменном виде на имя директора, в котором перечисляются необходимые документы. Документ лучше составить в двух экземплярах. На образце заявителя представителем работодателя ставится отметка о принятии запроса.

Документы можно получить как лично, так и попросить переслать их ценным письмом с перечнем вложений на указанный в заявлении адрес.

Тот факт, что работник не вернул выданное ему имущество организации или не оформил обходной лист, не является основанием для отказа в выдаче документов.

Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье