Реклама на портале

Акт о выявленных недостатках оборудования. Акт о выявленных дефектах оборудования

На предприятиях, осуществляющих строительные или различные ремонтные работы, нередко приходится составлять всевозможные акты или ведомости. Монтаж оборудования, а также его наладка часто выявляют разного уровня неисправности и всякого рода дефекты. Чтобы документально оформить такие случаи, утверждена стандартная форма бланка ОС-16. Она применяется для документального оформления обнаруженных дефектов. Документ так и называется — акт о выявленных дефектах оборудования. Скачать бланк акта ОС-16 можно в конце статьи.

Любое оборудование поступает сначала на склад, где документально оформляется. Комиссия, его принимающая, может обнаружить видимые при осмотре дефекты уже на этом этапе, а значит, нужно заполнить форму ОС-16. Если видимых повреждений нет, то механизмы или агрегаты поступают для установки и наладки. В процессе монтажа или проверочного пуска могут быть выявлены всякие повреждения. Комиссия обязана заполнить акт о выявленных дефектах оборудования. Этот документ отражает повреждения, с указанием количественных показателей, но без учета в денежном выражении.

Для более точного отражения данных обязательно нужно указывать место расположения устройств. Это не только фактический адрес предприятия, но конкретное место. Если это цех, то указывается его номер или точное название либо это склад. Такие данные отражают, на каком этапе обнаружено повреждение.

Порядок заполнения акта

Форма ОС-16 заполняется с двух сторон комиссией, в которую обычно входят представители производителя, заказчика и фирмы, осуществлявшей монтаж и наладку оборудования.

Образец первой страницы акта.

Внешний вид документа ничем не отличается от прочих бухгалтерских форм.

Оформление начинается с верхней части бланка, где указываются:

  • наименование организации купившей данное оборудование, с фактическим адресом его монтажа;
  • подразделение, которое его установило (конкретный цех);
  • документы, согласно которым производился монтаж, наладка или пробный пуск оборудования;
  • завод-производитель, его ОКПО;
  • реквизиты организации поставщика;
  • обязательно указывается, на каком этапе были обнаружены дефекты либо повреждения;
  • если монтаж осуществлялся сторонней фирмой, то необходимо указать ее реквизиты.

Теперь можно переходить непосредственно к заполнению таблицы. Здесь отражают полные сведения о неисправном оборудовании:

  1. Его тип, марку, серийный номер;
  2. Дату поступления на предприятие;
  3. Обнаруженные неисправности, их количество, единицы измерения.

Образец заполнения бланка формы ОС-16.

Вторая страница бланка отражает результаты, то есть здесь указывается заключение комиссии о неисправностях, виновные (если они есть), а также конкретные пути устранения.

Важно! Работы по устранению повреждений расписываются с максимальной подробностью.

Внизу страницы представители всех организаций ставят свои подписи.

Дефектный акт – это специальный учетный документ, который фиксирует недостатки, поломки, дефекты оборудования и техники. Он относится к первичной документации и оформляется на основе выводов комиссии экспертов. Комиссию назначает руководство организации, которая проводит инвентаризационную проверку своего имущества и чаще всего в нее входят сотрудники предприятия из разных структурных подразделений. Обычно к составлению этого документа прибегают те компании, на балансе которых много различного рода оборудования, техники и прочих основных средств. Основанием для работы экспертной комиссии служит приказ, изданный директором предприятия.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Для чего нужен дефектный акт

Дефектный акт является основанием для решения о списании основных средств. Во время инвентаризации экспертная комиссия при выявлении недочетов вносит сведения о них в специальную таблицу, а также делает выводы о возможности или невозможности их устранения. Если дефекты исправить нельзя, то составляется решение о списании оборудования.

Если дефектный акт будет составлен неверно, то это может послужить отказом в признании налоговой службой затрат на ремонт или списание основных средств в налоговом учете предприятия.

Это, в свою очередь, приведет к увеличению (доначислению) налоговой выплаты и одновременно штрафу.

Как составить дефектный акт

Унифицированной стандартной формы дефектного акта нет, поэтому организации могут писать его либо в свободном виде, либо по специально разработанному внутреннему шаблону. Обычно этот документ выглядит в виде таблицы или оформляется списком, который включает в себя все сведения о выявленных дефектах и вероятностях для их исправления. Если организация составляет документ самостоятельно, то она может оформить его как на фирменном бланке, так и на обычном листе А4. При этом акт в обязательном порядке должен содержать следующее:

  • название предприятия и данные о руководителе;
  • точное наименование оборудования или объекта, по которому проводится инвентаризационная проверка;
  • список должностных лиц, входящих в экспертную комиссию;
  • сведения о найденных дефектах;
  • рекомендации к устранению поломок и дефектов.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое необходимо для всех заинтересованных сторон, при этом каждый из них должен быть заверен экспертной комиссией. Никаких расценок, стоимости оборудования в акте не указывается.

Инструкция по заполнению дефектного акта

  • В начале документа указывается дата и номер приказа по утверждению формы дефектного акта, принятой в данной конкретной организации.
  • Затем вписываются сведения о предприятии: его название с указанием организационно-правовой формы, а также структурное подразделение или отдел, в котором проводится проверка техники и оборудования на предмет выявления дефектов.
  • Далее вносятся фамилия, имя, отчество руководителя организации, с чьей санкции проводится инвентаризация имущества, а также ставится дата проверки и печать (печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как и индивидуальные предприниматели могут в принципе ее не использовать).
  • Ниже вписывают название документа, а также его номер по внутреннему документообороту. Затем опять же ставится дата составления документа и вносится адрес, по которому находится объект, подвергающийся проверке.
  • Следующим шагом вписывается дата и номер приказа, которой послужил основанием для работы экспертной комиссии, а также ее состав. Сотрудников, вошедших в комиссию, нужно указывать с полным наименованием должности, фамилии, имени и отчества.
  • Далее заполняются подробные сведения об оборудовании, которое проверялось: вносится его название, серия, номер и т.д., а также дата выпуска и ввода в эксплуатацию. Ниже указывается информация о выявленных неисправностях, вписываются единицы их измерения, и количество.

    Формулировки, отражающие суть поломок нужно тщательно продумать, они должны быть максимально четкие и правильные.

  • Затем предлагаются варианты по их устранению, а также, если это невозможно, то соответствующие причины.
  • В последнем разделе дефектного акта члены экспертной комиссии должны подтвердить внесенные в документ данные, поставив напротив указанных должностей свои подписи с обязательной их расшифровкой.

После составления дефектного акта

На основании данного документа члены комиссии выносят решение о проведении восстановительных работ, перечисляют их перечень, а также указывают сметную стоимость, после чего оборудование или техника подвергаются ремонту. Если кто-либо не согласен с выводами экспертной комиссии, он вправе обжаловать данное решение в судебном порядке.


Как документ позволит сэкономить. Несоответствие цены договора рыночному уровню - распространенная претензия налоговиков. Но инспекторы вправе оспорить цену только по сделкам между взаимозависимыми лицами, по товарообменным или внешнеторговым сделкам, а также при отклонении цены более чем на 20 процентов от обычного для компании уровня (п. 2 ). В иных случаях контроль цен неправомерен (п. 13 ).

Риск претензий нередко снижают так: первоначально в договоре применяют рыночную цену, после чего обосновывают ее снижение. В качестве такого обоснования может выступать акт о недостатках, в котором стороны согласуют соразмерное уменьшение цены по договору.

Возможность варьировать цену прямо предусмотрена гражданским законодательством. В частности, такая норма есть для договоров:

Если при наличии такого акта все же возникнет спор с налоговиками по поводу нерыночности цены, то суд, скорее всего, поддержит компанию. Так, например, ВАС РФ признал обоснованным изменение цены на недвижимость из-за обнаружения недостатков, которые существенно затрудняли использование объекта ().

В каком виде составляется. В виде акта о выявлении недостатков в полученных товарах, выполненных работах или оказанных услугах. Как вариант - дополнительно составляется соглашение к договору, в котором стороны согласовывают снижение цены. Документ подписывают обе стороны и заверяют печатями.

Что обязательно должно быть в документе. В акте сначала описывается, какие товары, работы или услуги компания приняла по факту. Это подтвердит факт передачи, несмотря на несоответствие желаемому качеству или ассортименту. Но особое внимание в акте уделяется описанию выявленных недостатков.

По общему правилу, недостатком товара, работы или услуги может являться их несоответствие обязательным требованиям закона, условиям договора или целям, для которых они обычно используются (преамбула ). Причинами снижения цены, в частности, могут быть:

  • нарушение сроков или порядка исполнения договора;
  • невозможность использования по назначению результатов;
  • нарушение технологических требований при выполнении работ;
  • некачественные материалы, используемые в работах;
  • несоответствие проектной документации или техническому заданию.

Чтобы иметь возможность потребовать уменьшения цены, в договоре безопаснее изначально прописать определенные требования к его результату - содержанию, срокам, порядку его выполнения и другим нюансам. Хотя на практике был случай, когда при отсутствии в договоре условия о качестве товара суд признал обоснованным уменьшение цены по договору поставки стекла со «сколами и очагами расслоения» ().

Условия по качеству товара, работы или услуги можно дополнительно предусмотреть в техническом задании, а также в ином документе. В итоге в акте выявленных недостатков необходимо прописать, что соразмерное снижение цены произошло в результате несоблюдения таких требований, и сделать ссылку на соответствующие положения.

Кроме того, в акте четко прописывается механизм снижения цены. Из него должно быть понятно, каким образом ее уровень оказался нерыночным - посредством процентного дисконта, снижения на фиксированную величину или в результате предъявления убытков.

Помимо этого в документе указываются обстоятельства, при которых нарушения были выявлены. Например, факт проведения экспертиз - технической, материаловедческой, строительной и т. д. ().

Однако такие мероприятия стоят недешево и требуют много времени. Этого можно избежать, если создать из собственных работников комиссию для выявления и оценки недостатков по результатам выполнения договора.

Возможность формирования такой комиссии можно предусмотреть в договоре с контрагентом, а состав ее членов оформить приказом директора. Желательно, чтобы в нем были специалисты, профессиональные знания которых позволяют установить тот или иной недостаток.

Дополнительные меры безопасности. Если покупка-продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ носит повторяющийся характер, то безопаснее избегать составления однотипных актов о недостатках. Причины уменьшения цены не должны повторяться по аналогичным сделкам. Иначе налоговики могут обвинить в фиктивности операций.

Кроме того, последствия выявленных недостатков должны соответствовать действительности. На практике был случай, когда инспекторы поставили под сомнение содержание акта о недостатках работ по сборке оборудования на одном из заводов по переработке нефтепродуктов. Так, согласно акту приемочной комиссии, оборудование (якобы с браком) было введено в эксплуатацию незамедлительно и изначально функционировало согласно проектной мощности. Документов, подтверждающих устранение недостатков, налогоплательщик не представил. В итоге налоговики признали, что акт о недостатках был составлен с целью получения необоснованной налоговой выгоды.

Таким образом, налогоплательщику безопаснее иметь доказательства устранения недостатков. Это могут быть акты выполненных работ собственными силами, служебные записки, в которых сотрудники обосновывают необходимость использования результатов работ или услуг с недостатками.

Кроме того, в договоре нужно прописать порядок претензионной работы, который дает право заказчику выбирать, что требовать от другой стороны - устранить недостатки или снизить цену. Иначе налоговики могут заявить, что компания не следовала общепринятой практике и изначально не требовала устранить недостатки. Со своей стороны, налогоплательщик может объяснить, что устранение брака исполнителем заняло бы слишком много времени и выгоднее было просто снизить цену.

Но в любом случае возможность изменения цены по договору стороны закрепляют в договоре. Иначе суд это может не одобрить ().

Если в процессе приема, монтажа¸ наладки или испытания приобретенного оборудования, в нем выявлены повреждения или неисправности, они могут быть задокументированы актом о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16). Дефекты, которые обнаружились еще при приемке, можно отразить в акте о поступлении оборудования (ОС-14). Обычно в этом документе фиксируются недостатки, которые могут быть обнаружены при внешнем осмотре. Если же на этой стадии никаких неисправностей или повреждений не обнаружено, оборудование передается в монтаж . На стадии монтажа и сборки оборудования могут быть выявлены препятствующие эксплуатации дефекты, не заметные при внешнем осмотре, их и необходимо задокументировать актом.

Применение ОС-16

Данный документ имеет унифицированную форму. ОС-16 утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Форма не является обязательной к применению: организация может самостоятельно разработать бланк акта, например, используя эту форму в качестве образца, дополнив ее необходимыми или наоборот, удалив ненужные реквизиты. Также организация может принять решение использовать утвержденную форму ОС-16. Унифицированную форму бланка и образец ее заполнения мы приведем в конце статьи.

В зависимости от того, какие формы решит применять организация, можно либо определить собственный порядок их заполнения, либо руководствоваться указаниями, которые действуют в отношении унифицированных форм. Если принято решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов – следует применять порядок заполнения, отвечающий требованиям инструкций к ним: некоторую информацию по заполнению формы ОС-16 можно найти в указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

Заполнение ОС-16 (акт о выявленных дефектах оборудования)

В шапке документа заполняются общие данные: наименование организации-заказчика, структурное подразделение, код формы по ОКУД, ОКПО. Далее заполняется номер документа и дата его составления.

В основной части документа сначала заполняется общая информация о принятом оборудовании:

  • Номер и дата акта, по которому оборудование было принято в монтаж;
  • Место, где находится оборудование (точная информация: адрес, здание, номер цеха);
  • Название организации-изготовителя, код по ОКПО;
  • Название организации-поставщика, код по ОКПО;
  • Название грузоотправителя, код по ОКПО;
  • Наименование компании-перевозчика, код по ОКПО;
  • Название монтажной компании, код по ОКПО.

Далее идет перечисление дефектов, которые были обнаружены у оборудования. Информация об оборудовании, у которого найдены недостатки, подробно оформляется таблицей из семи колонок, содержащих следующую информацию:

  • Наименование оборудования;
  • Номер паспорта или маркировка оборудования;
  • Марка оборудования;
  • Проектная организация;
  • Дата, когда оборудование было изготовлено;
  • Дата, когда оборудование поступило;
  • Дефекты, которые были обнаружены у оборудования.

Информация по каждой единице оборудования фиксируется в таблице отдельно. Под табличной частью подробно указываются работы, которые необходимо произвести для устранения выявленных дефектов, компании-исполнители, которые будут производить необходимые работы, сроки исполнения.

Акт заполняется представителем организации, осуществляющей монтаж оборудования. Заполнить документ необходимо в день, когда дефекты были обнаружены.

Акт ОС-16 подписывают представитель организации-заказчика и представитель монтажной организации с указанием должности, расшифровкой подписи. Далее предусмотрено место для печати и указания даты. Далее предусмотрено место для указания подписи представителя компании-изготовителя с указанием должности, расшифровкой подписи, даты подписи.

Свой экземпляр акта получает каждый из представителей организаций, подписавших документ. Один экземпляр должен быть передан монтажной организации, второй экземпляр предназначен для заказчика, третий – для изготовителя оборудования. При необходимости могут быть составлены и дополнительные экземпляры.

Форма ОС-16 (образец заполнения)

Форма ОС-16 – скачать бланк

Акт выполненных работ представляет собой первичный учётный документ, который фиксирует факт оказания исполнителем каких-либо услуг заказчику и является дополнением к договору. В акте содержится информация о выполненных работах и оплате. Исполнитель составляет документ в свободной форме в двух экземплярах, подписывает их, ставит печать организации и передаёт для подписи заказчику (один экземпляр с обеими подписями остаётся у исполнителя, другой - у заказчика).

Внимание! Для большинства строительно-монтажных работ следует использовать унифицированную форму акта (КС-2 и КС-3).

Оплата производится только на основании верно составленного и подписанного акта. В случае возникновения споров по поводу суммы оплаты или одна из сторон усматривает нарушение в составлении акта выполненных работ, то готовится новый документ.

Образец заполнения акта

Свободная форма для составления акта всё же подразумевает содержание обязательной информации:

  • Документ может называться: актом выполненных работ, актом оказанных услуг или актом сдачи-приёмки работ, но название должно быть указано обязательно
  • Номер акта и дата его составления
  • Так как акт является дополнением к договору, в нём необходимо указать номер этого договора и дату его заключения
  • Описание выполненных работ
  • Общая сумма оплаты работ, указанная с НДС и без
  • Реквизиты сторон (и заказчика и исполнителя)
  • Подписи и печати.

720 статья ГК РФ гласит, что заказчик обязан в регламентируемые договором сроки принять работу. При выявлении недоработок, недостатков или нарушений условий договора, значительно влияющих на качество работы, заказчик обязан поставить в известность исполнителя. Все замечания исполнителя также должны быть указаны в акте. Таким образом, акт выполненных работ - документ, подтверждающий завершение работ и содержащий информацию о недостатках, которые были выявлены.

Правильное и своевременное составление и подписание актов гарантирует обеим сторонам удовлетворение результатом. Помните, что без оформления акта, расходы организации не будут приниматься во внимание при расчёте налога на прибыль.

Бланк акта выполненных работ скачать (Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 210)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Акт о выявленных недостатках результата выполненных работ (приложение к договору подряда)

Образцы по теме: Акт

(наименование заказчика)

"__"_______________________ _____ г.

Место составления акта _______________________________________.

На основании приказа по _______________________________________________ (указывается наименование заказчика) N ___ от "___" _________ ____ г. комиссия в составе: _____________________________________________________ (указываются Ф.И.О. должность, место работы членов комиссии)

(выбрать нужное)

С участием представителя ____________________________________________ (указываются Ф.И.О. должность, наименование организации-подрядчика), действущ____ на основании ____________,

Представитель _________________________ (указывается наименование организации-подрядчика) для составления Акта не явился.

Извещение о дате и месте составления настоящего Акта "__"___________ ____ г. направлено __________________________________________ (указывается наименование организации-подрядчика)

установила следующее:

1. "__" ________ _____ г. на основании Договора подряда N _____ от "__" ________ _____ г. Акта приемки-сдачи выполненных работ N _____ от "__" ________ _____ г. ______________ (далее - Подрядчик) выполнил по заданию _____________________ (далее - Заказчик) _______________________ (указывается наименование работ, например, изготовление или переработку (обработку) определенной вещи, демонтаж оборудования и т.д.) (далее - Работы), а Заказчик принял результат Работ.

2. Стоимость выполненных Работ составила ____ (_______) руб. в том числе НДС __% в размере ____ (_______) руб.

3. "__" ___________ ____ г. при __________________________ (указываются условия, при которых выявлены недостатки (например, при эксплуатации, при хранении), и наименование результата выполненных работ) выявлены следующие недостатки: ___________________________ (указываются наименования выявленных недостатков), при которых _________________________________________________ (указывается характеристика выявленных недостатков).

4. Гарантийный срок результата выполненных Работ (выбрать нужное)

Установлен Договором (п. 2.6) по "__" ________ _____ г.

Не установлен Договором.

5. Каким способом подтверждены выявленные недостатки ____________________ (указываются, например, контрольный запуск, экспертиза и т.п.).

6. Заключение об условиях использования результата Работ _________________________________ ____________________________________________ (указываются условия хранения, эксплуатации результата Работ и т.п.).

7. Заключение о причинах выявленных недостатков результата Работ ______________________________________________________________________.

(п. 8 включается, если комиссией определена сумма ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ, в противном случае п. 8 следует удалить и последующую нумерацию пунктов изменить)

8. Общая сумма ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ составила _______________________________ (____________________________) руб.

9. Приложения к Акту: ___________________________________ (расчет суммы ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ и др.).

Акт о выявленных недостатках работы

(акт осмотра работы)

Форма для сохранения (скачивания) и заполнения Word

Акт о выявленных недостатках работы (акт осмотра работы) в формате Word: скачать.

Краткая информация об акте

Другие возможные названия этого же документа: акт выявленных недостатков работы, акт об установлении дефектов после осмотра, протокол замечаний, акт о недостатках, акт осмотра и проверки работы (результата работ), дефектный акт и т.п. Данный акт иногда составляется комиссионно, с участием специалистов сторон договора или третьих лиц.

Акт не является документом о сдаче или приемке работы (ее результата). Составляется в случае установления недостатков в работе. По результатам составления акта заказчиком могут быть приняты различные решения, в том числе об отказе от исполнения договора (в установленных законом случаях). Однако такой акт иногда составляется одновременно с актом приемки - если работы фактически принимаются и заказчик намеревается не расторгнуть договор, а потребовать, например, устранения недостатков. В последнем случае чаще составляется акт приемки работ с замечениями.

Наши юридические консультации об акте выполненных работ