Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте.

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СССР

ИНСТРУКЦИЯ
по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов
на нитрооснове в государственных архивах СССР

Москва - 1983

ВВЕДЕНИЕ

В государственных архивах хранится значительное количество документов на нитрооснове, которая использовалась для изготовления фильмов с начала зарождения кино до середины 60-х годов.

В связи с тем, что документы на нитрооснове представляют серьезную опасность как источник возникновения пожаров, работникам архивов необходимо обращать самое серьезное внимание на их техническое состояния и условия хранения. Температура воспламенения кинопленок на нитрооснове достаточно низка (+40 °С) и их следует хранить в помещениях, снабженных всеми необходимыми противопожарными средствами в соответствии с требованиями пожарной безопасности. Пленка на нитрооснове подвержена химическому разложению, в процессе которого происходит выделение окислов азота, действующих разрушающе на фотографическое изображение как самих нитропленок, так и триацетатных, если они хранятся совместно. Поэтому необходимо производить раздельное хранение кинодокументов на нитро- и триацетатной пленках.

Для упорядочения работ по обеспечению сохранности документов на нитрооснове в целях безопасности архивов, хранящих эти документы, разработана "Инструкция по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов на нитрооснове в государственных архивах".

Инструкция включает:

Общие положения, определяющие комплекс мероприятий по обеспечению сохранности и срокам хранения документов на нитрооснове;

Методику определения вида основы документов;

Методику определения стабильности нитроосновы (РТМ 19-87-80).

Для определения стабильности нитроосновы в соответствии с Методикой, приведенной в РТМ 19-87-80, в Научно-исследовательском центре технической документации СССР изготовлена установка, технические данные и устройство которой приведены в руководстве по эксплуатации этой установки.

Настоящая инструкция распространяется на кинофотофонодокументы на нитрооснове, хранящиеся в архивах (независимо от ведомственной принадлежности) и определяет комплекс работ по обеспечению сохранности с учетом особенностей по каждому виду документов.

Выявление всех кинофотофонодокументов на нитрооснове, находящихся на хранении в архиве;

Выявление дублетных копий кинофотофонодокументов на нитрооснове и немедленное их уничтожение;

Ограниченное использование документов на нитрооснове;

Маркировку документов на нитрооснове соответствующим образом;

Выделение документов на нитрооснове в отдельные боксы-хранилища с созданием соответствующих температурно-влажностных условий хранения;

Перевод кинофотофонодокументов на триацетатную пленку с одновременным изготовлением старых копий на особо ценные документы и уничтожением документов на нитрооснове в установленном порядке;

Контроль технического состояния кинофотофонодокументов и исследование стабильности нитроосновы.

2. Указание в п. мероприятия должны осуществляться в следующем порядке:

2.1. Определение вида основы кинофотофонодокументов в соответствии с требованиями Методики определения вида основы кинофотофонодокументов (приложение ).

2.2. В соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами" среди документов на нитрооснове должны быть выявлены дублетные варианты, которые подлежат отбору и немедленному уничтожению.

2.4. Маркировка кинофотофонодокументов на нитрооснове осуществляется путем нанесения на первичную упаковку краской красного цвета отличительного индекса или штампа "Огнеопасная". Такая же маркировка должна быть нанесена на упаковку кинодокументов в случаях совместного монтажа пленок с триацетатной и нитроосновой.

2.6. Все кинофотофонодокументы на нитрооснове подлежат копированию на пленку с триацетатной основой.

Перевод кинофотофонодокументов на триацетатную основу осуществляется в плановом порядке с одновременным изготовлением копий для пополнения комплекта кинодокументов в соответствии с Инструкцией о порядке сдачи и приема кинофильмов в государственные архивы СССР и страховых копий особо ценных документов в соответствии с требованиями Положения о создании страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов.

Оригиналы особо ценных документов в соответствии с Положением о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов перед копированием должны подвергаться подготовке, которая включает восстановление оригиналов и их реставрацию.

Примечание. В случае совместного монтажа пленок с триацетатной и нитроосновой последние должны быть перекопированы и заменены пленкой на триацетатной основе.

2.7. Очередность копирования и порядок уничтожения кинофотофонодокументов устанавливается по результатам контроля технического состояния.

2.8.1. По результатам контроля кинофотофонодокументов подразделяются на следующие группы (РТМ 19-87-80):

а) видимые дефекты не обнаружены;

б) фотослой пожелтел, и изображение частично выцвело;

в) эмульсионный слой липкий, витки рулонов кинофотофонодокументов склеиваются (гидролиз желатин);

г) встречаются размягченные участки, выделяются окислы азота (распознаются по запаху);

д) рулон кинофонодокумента стал мягким, витки слиплись в сплошную массу, поверхность покрылась пеной, сильный запах окислов азота;

е) рулон кинофотодокумента частично или полностью превратился в коричневую коричневую порошкообразную массу с едким запахом окислов азота.

2.8.2. Документы групп "г", "д", "е", как имеющие неустранимые дефекты, подлежат немедленному изъятию из хранилищ и уничтожению, осуществляемому по акту о выделении к уничтожению (приложение ).

2.8.3. Документы групп "б", "в" подлежат первоочередному копированию, из них первыми копируются особо ценные и цветные. Документы этих групп, как имеющие неисправимые дефекты, после копирования подлежат уничтожению по акту о выделении к уничтожению.

Распознавание вида основы по маркировочным знакам осуществляется путем визуального просмотра края кинодокумента в проходящем свете.

Соответствующая маркировка нанесена фотографическим способом между краем пленки и перфорационным рядом в процессе производства пленки и становится различимой после химико-фотографической обработки.

Триацетатная негорючая кинопленка должна иметь следующую маркировку:

Отечественного производства слово "Безопасная" или букву "Б";

Импортного производства - слово "Safetiy" или букву "S".

Отсутствие указанной маркировки на кинодокументах не может служить основанием для отнесения их к кинодокументам на горючей нитрооснове, так как период перехода на производство триацетатной негорючей основы сопровождался выпуском отдельных партий кинопленок на триацетатной основе без маркировки. При отсутствии маркировки на документах должна производиться проверка вида основы в соответствии с п. Методики.

2. Распознавание вида основы по растворимости основы в органических растворителях.

Все документы, не имеющие маркировки, указанной в п. и отражающие события до 1966 г., должны быть идентифицированы по виду основы по растворимости ее в органических растворителях. Используемые растворители: хлороформ, метиленхлорид.

Ход определения. На очищенную от загрязнений поверхность основы кинофотопленки наносят при помощи стеклянной полочки или кисточки каплю растворителя, выдерживают в течение 10-15 секунд. Удалив остатки неиспарившегося растворителя, рассматривают поверхность в отраженном свете: если под каплей растворителя осталось матовое пятно (нарушена структура основы) - основа триацетатная (негорючая); если поверхность сохраняет свою глянцевитость - основа нитроцеллюлозная (горючая).

Примечание. В случае определения вида основы на смонтированном фильме, во избежание повреждения изображения или фонограммы, каплю растворителя следует наносить на межкадровый промежуток или на промежуток между краем пленки или перфорационным рядом.

3. Распознавание вида по характеру горения. Когда первые два метода не дают достоверных результатов, можно определить вид основы по характеру горения.

Ход определения.

Небольшой образец пленки (16 35 мм) согнуть вдоль большой стороны и в помещении, обеспечивающем пожарную безопасность, поджечь один из верхних углов. Если образец не воспламеняется или воспламеняется с трудом после удаления источника открытого огня - пленка на триацетатной основе. Если образец воспламеняется мгновенно и горит ярким желтым пламенем - пленка на нитрооснове.

Правила обращения и хранения органических растворителей.

При работе с органическими растворителями должны соблюдаться меры предосторожности.

1. В рабочих помещениях допускается хранение растворителей в небьющейся посуде, в количестве, необходимом для работы одной смены.

2. Запасы растворителей должны храниться в отдельном помещении, обособленном от производственных служебных помещений и архивохранилищ, в бутылках из коричневого стекла, имеющих маркировку с указанием на ядовитость, закрытых пробками и защищенных от воздействия солнечных лучей. Допуск к растворителям должен быть ограничен.

3. Работающие с растворителями должны исключать длительное вдыхание паров, контакт растворителя с кожей и случаи употребления внутрь.

4. Все лица, допущенные к работе с перечисленными растворителями, должны пройти пожарно-технический минимум с принятием зачетов по технике и пожарной безопасности.

Характеристика растворителей.

Хлороформ (трихлорметан) СНCL3

Хороший растворитель для триацетата целлюлозы. Легкоподвижная бесцветная жидкость, обладающая приторным, неприятным запахом. Токсичен. Обладает наркотическими свойствами. При попадании на кожу может вызывать появление дерматитов и экзем. Негорюч, невзрывоопасен. На воздухе разлагается с выделением хлористого водорода и фосгена. Пары с воздухом не взрывоопасны. Может гореть только при наличии пламени горючего вещества.

Предельно допустимая концентрация в воздухе рабочей зоны производственных помещений - 20 мг/м 3

Выпускается по ГОСТ 20015-74. Средства пожаротушения:

Химическая пена;

Распыленная вода.

Метиленхлорид (хлористый метилен) - СН2CL2.

Хороший растворитель для триацетата целлюлозы. Ядовитое вещество. Однако отравление человеческого организма наступает только при высоких концентрациях его паров в воздухе. При содержании небольшого количества влаги разлагается образуя НСL. Температура самовоспламенения 580 град.С. Невзрывоопасен. В воздухе горит только при действии источника зажигания или нагревании до температуры выше 580 град.С.

Предельно допустимая концентрация в воздухе рабочей зоны производственных помещений - 50 мг/м3. Выпускается по ГОСТ 9962-73.

Средства пожаротушения:

Воздушно-механическая пена;

Распыленная вода.

Приложение 2

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТОВ

(Наименование ведомства)Утверждаю (Наименование государственногоДиректор государственного архива)архива (Подпись)(расшифровка подписи) (Дата) АКТ (дата)№ ______ о выделении к уничтожению ________________________________________________ (вид кинофотофонодокументов) Основание: Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии ____________________________________________________ Члены комиссии: __________________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) _________________________________________________________________________ Присутствовали: __________________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Комиссия отобрала к уничтожению следующие документы: Всего _________________________________________________ единиц хранения. (цифрами, прописью) Примечание. Для документов, имеющих неустранимые повреждения, прилагаются акты о результатах проверки технического состояния кинодокументов и дефектные ведомости, карточки учета технического состояния фонофотодокументов. Председатель комиссии:(подпись)(расшифровка подписи) Члены комиссии:(подпись)(расшифровка подписи) Документы сданы для уничтожения _______________________________ по приемо-сдаточной накладной _________________________________ Председатель комиссии(подпись)(расшифровка подписи) (дата)

Приложение 3

ОБЩИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УСТАНОВКЕ ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СТАБИЛЬНОСТИ НИТРООСНОВЫ

1. НАЗНАЧЕНИЕ.

Установка предназначена для определения стабильности нитроосновы в соответствии с методикой, приведенной в РТМ 19-87-80 (взамен РТМ 234-68).

2. ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ.

2.1. Установка должна состоять из следующих элементов:

Металлического корпуса, снабженного электронагревателем;

Электрического блока автоматического поддержания температуры;

Измерительного контрольного термометра.

2.2. Питание установки должно осуществляться от сети переменного тока частотой 50,0 ± 0,1 Гц напряжением 220 В.

2.3. Мощность электронагревательного элемента должна обеспечивать нагрев глицерина до температуры 134 °С в течении 30-40 минут.

2.4. Установка должна обеспечивать стабильный, режим работы в течении не менее 8 ч. с автоматическим поддержанием температуры с точностью ± 3 °С.

3. ТРЕБОВАНИЯ К КОНСТРУКЦИИ.

3.1. Габаритные размеры определяются производительностью установки и зависят от количества одновременно контролируемых образцов.

3.2. Крышка корпуса установки должна обеспечивать надежное крепление пробирок с образцами при проведении анализа.

3.3. При изготовлении установки должна быть предусмотрена теплоизоляция металлического корпуса.

3.4. Внешний вид установки должен отвечать современным требованиям промышленной эстетики.

4. Технические данные.

1. Номинальное напряжение - 220 В.

2. Род тока - переменный, 50 Гц.

3. Потребляемая мощность - 1000 Вт.

4. Режим работы - длительный.

5. Поддержание температурного режима - автоматическое.

5. Подготовка установки к работе.

Залить в стерилизатор глицерин до уровня, отмеченного меткой на внутренней стенке стерилизатора. Установить вращением головки постоянного магнита контактный термометр на температуру 100 °С. В фланец для контактного термометра установить контрольный термометр.

Подсоединить 3-полюсный разъем к клеммам стерилизатора. Включить установку в сеть.

6. Работа с установкой и уход за ней.

После включения установки в сеть глицерин, находящийся в стерилизаторе, начинает нагреваться. При достижении температуры глицерина 100 °С нагреватель стерилизатора автоматически отключается. Вследствие большой инерционности нагревателя температура глицерина продолжает повышаться до 130 °С. После достижения указанной температуры установить контактный термометр на температуру 133 °С вращением головки постоянного магнита (время нагревания глицерина до 130 °С не превышает 35-40 мин.).

В отверстия на крышке стерилизатора вставить пробирки с образцами кинопленок так, чтобы они погрузились в глицерин на 1,5-2 см.

Подготовка образцов, порядок проведения испытаний осуществляется по "Методике определения стабильности нитроосновы" (РТМ 19-87-80).

После окончания работы включить устройство, отсоединив провод с вилкой от сети.

Периодически (один раз в месяц) необходимо сливать глицерин из установки и подвергать стерилизатор тщательной промывке теплой водой. После промывки стерилизатор следует протереть сухой тряпкой.

Проводя разборку и протирку установки, не допускать попадания влаги в корпус реле с монтажной платой.

7. Требования по технике безопасности.

1. Собирать и разбирать установку только с отсоединенной от сети вилкой электропровода.

2. Перед началом работы установить установку на жаропрочном материале (асбестовое полотно).

3. При работе с включенной установкой из-за сильного нагревания стенок и фланцев не прикасаться к ним руками.

4. Во время работы установки не прикасаться к монтажной плате, расположенной под крышкой реле.

6. Оборудовать помещения с установками средствами пожаротушения. Средства пожаротушения: - огнетушители типа ОП-1, ОУ-2 или ОУ-5.

7. Помещение для проведения испытаний должно быть оборудовано общей приточно-вытяжной вентиляцией и местной вытяжкой воздуха, обеспечивающих удаление паров глицерина из рабочей зоны.

8. Количество установок для исследования стабильности определяются объемом помещения, в котором они размещены, мощностью электропитающей сети и кратностью обмена воздуха в помещении.

Для одной установки норма площади помещения не менее 2,5 м 2 , но при условии, что в одном отдельном помещении разрешается устанавливать не более 6-ти установок.

9. Питающие электропровода должны иметь сечение, обеспечивающее для одной установки потребляемую мощность 1000 вт.

Приложение 4

МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ КИНОДОКУМЕНТОВ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ СТАБИЛЬНОСТИ НИТРООСНОВЫ

Сущность метода состоит в определении времени изменения цвета индикаторной бумаги под действием окислов азота, выделяющихся при термостатировании образца нитроосновы.

Индикаторы: конго красный или ализариновый красный С.

а) Индикатор конго красный (C 432 0H 422 0N 46 0O 46 0S 42 0Na 42 0).

Препарат трудно растворимый в холодной и легкорастворимый в горячей воде с образованием раствора красного цвета.

б) Индикатор ализариновый красный С.

1. ПОСУДА, ПРИБОРЫ, РЕАКТИВЫ, РАСТВОРЫ.

1.1. Применяемая посуда и приборы:

Термостат, оборудованный крышкой с отверстиями для протирок, мешалкой и термометром (глицериновая или масляная баня с терморегулятором, поддерживающем температуру в интервале 130-136 °С);

Пробирки с притертой пробкой П-45-14/13 ХУ-1 по ГОСТ 10515-75 высотой 90 мм.;

Дырокол конторский по ГОСТ 13143-76.

1.2. Применяемые реактивы и растворы:

Бумага фильтрованная лабораторная по ГОСТ 12026-76;

Вода дистиллированная по ГОСТ 6709-72 ;

Глицерин по ГОСТ 6824-76

Индикатор конго красный по ГОСТ 5552-74, 0,2 %-ный водный раствор или индикатор ализариновый красный по ТУ6-09-20105-77, 0,05 %-ный водный раствор.

1.3. Индикаторная бумага.

Индикаторную бумагу готовят погружением фильтровальной бумаги в 0,2 %-ный теплый водный раствор конго красного или 0,05 %-ный раствор ализаринового красного С индикатора, затем сушат в помещении, свободном от кислых и щелочных паров, и хранят в банках из темного стекла с приторной пробкой.

2. ПОДГОТОВКА К АНАЛИЗУ.

2.1. Из каждой части фильмовых материалов конторским дыроколом вырезать по 3 образца диаметром 6,5 мм (в начале, середине и конце рулона).

Если в одной части планы резко отличаются друг от друга по степени разложения нитроосновы, то образцы берутся из каждого плана.

2.2. Готовят водный раствор глицерина (2 части глицерина и 1 часть дистиллированной воды).

2.3. Индикаторную бумагу нарезать полосками, размером примерно 15-50 мм.

3. ПРОВЕДЕНИЕ ИСПЫТАНИЯ.

3.1. Образец кинопленки помещают на дно пробирки.

Полоску индикаторной бумаги смачивают в водно-глицериновом растворе и обертывают ею пробку пробирки так, чтобы бумага выступала из под ее нижнего края на 3-5 мм.

Пробирки с образцами плотно закрывают пробкой и помещают в масляную или глицериновую баню. Температура бани должна быть до погружения образца доведена до заданной величины 130-136 °С.

3.2. Замеряют время в минутах с момента погружения пробирки до момента изменения окраски на выступающей части индикаторной бумаги.

Изменения окраски для индикаторной бумаги "конго красный" - четкий переход от красного к сине-фиолетовому; для бумаги "ализариновый красный С" - переход окраски от розового к белому.

3.3. В зависимости от степени разложения нитроосновы, определяемой временем, в течении которого произошло изменение окраски индикаторной бумаги, фильмовые материалы подлежат различным срокам хранения и повторному испытанию на стабильность нитроосновы.

Зависимость между временем до изменения окраски индикаторной бумаги, сроками хранения и повторными испытаниями на стабильность нитроосновы приведена в таб. .

Таблица 1

3.4. Результаты анализа должны записываться по форме, приведенной ниже.

Форма записи результатов испытаний нитроцеллюлозной основы

Дата контроля	Инв. номер	Наименование и вид документа (негатив, контратип, позитив)	Кем и когда изготовлен документ	Кем и когда выпущена кинопленка	Дефекты обнаруженные при визуальном контроле	Классификация документов (по группам)	Время обесцвечивания индикаторной бумаги	Срок хранения документов и повторного испытания стабильности	Примечание

С 2001 года в архиве ведется работа по компьютерной реставрации оцифрованных изображений, с выводом отреставрированных изображений на фотопленку.

В РГАКФД на хранении находится 10 522 фотоальбома, содержащих 179 168 снимков. Нас постоянно беспокоила сохранность альбомов, которые содержат очень ценную, а зачастую единственную в своем роде информацию. В целях сохранности оригинальных фотоальбомов в архиве проводится контратипирование альбомного фонда и создание дубль-альбомов. В фотолаборатории архива изготовлено свыше 73 тысяч контратипов. При наличии дубль-альбомов исследователям оригинальные фотоальбомы не выдаются.

В архиве на хранении более 196 тысяч единиц хранения кинодокументов на триацетатной основе. Внедренная в отечественную кинематографию с конца 1950-х годов, эта пленка не оправдала надежд, рассчитанных на её долговременное хранение. Практика архивного хранения и исследования последних лет показали, что триацетатная пленка имеет тенденцию к разложению основы: пленка становится хрупкой, увеличивается её усадка, появляется характерный запах уксусной кислоты и т.д.

Как и во всех архивах мира, хранящих аудиовизуальную документацию, на нас обрушилась проблема «уксусного синдрома». Не один год архив занимается сначала совместно с НИКФИ, затем с РГАНТД, проводит самостоятельные исследования, по предотвращению появления «уксусного синдрома» на кинодокументах с триацетатной основой. Особенно подвержен «уксусному синдрому» такой элемент комплекта кинодокументов как магнитные фонограммы.

В связи с этим в архиве была разработана специальная программа по работе с магнитными фонограммами. С целью предотвращения заражения кинодокументов парами уксусной кислоты все магнитные фонограммы (их на хранении в архиве – 21 тысяча), были перемещены на 2-ой этаж триацетатного фильмохранилища. Наряду с проведением контроля технического состояния магнитных фонограмм с использованием фильмофонографа (Слайд 35 ) для определения состояния звука, проводится проветривание коробок и закладка в них поглотителей уксусной кислоты. Эта работа проводится с конца 2000 года. За это время прошли проверку технического состояния все магнитные фонограммы. 44 ед.хр. были выявлены с признаками «уксусного синдрома», эти коробки были переведены на другой носитель (записаны на кассету). На сегодняшний день по результатам последующих проверок нам необходимо ещё оцифровать 429 ед.хр. магнитных фонограмм, шумов/музыки, которые показали наличие «уксусного синдрома» III стадии (осыпание магнитного слоя) (Слайды 36-38 ). С сентября 2016 года начался четвертый круг проверки магнитных фонограмм.

Основные нормативные документы

Стандарты:

ГОСТ 7.50-2002 Межгосударственный стандарт Консервация документов. Общие требования.

ГОСТ 7.65-92 Государственный стардарт Союза ССР – Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению.

Правила:

Единые правила организации, формирования, учета, сохранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в музеях Российской Федерации. 2007 (не утверждены).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук. 2009.

Требования к хранилищам фотодокументов

Документы, музейные экспонаты, книги, подлежащие государственному хранению, размещаются в специально построенных или приспособленных для этой цели зданиях. Помещения хранилищ должны быть изолированы, рабочие комнаты - отделены от хранилищ. Совмещение хранилищ и рабочих комнат не допускается.

Хранилища должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений музея, архива, библиотеки. Внутри здания они отделяются от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выходы воды. При размещении хранилища фотодокументов в специальном или приспособленном здании предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования воздуха должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена в 1 час: приток - 1,0; вытяжка - 1,0, стабильность температурно-влажностного режима, а также очистку воздуха от пыли и других агрессивных примесей.

Материалы, используемые для внутренней отделки хранилищ, а также материалы, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения фотодокументов, не должны собирать пыль, быть ее источником и выделять агрессивные химические вещества.

Над помещениями хранилищ, под ними и смежно с ними не допускается расположение помещений, предназначенных для установки вентиляционного оборудования, бойлерных с насосными установками, компрессоров, холодильных и других установок, являющихся источниками вибрации.

Хранилища фотодокументов оборудуются металлическими стеллажами или шкафами. Наличие деревянных стеллажей и шкафов нежелательно из-за негативного воздействия дерева на долговечность фотографических материалов, поскольку древесина (доски, фанера, ДСП и т. д.) выделяет пероксид, органические кислоты (уксусная кислота), другие соединения, например, формальдегид, выделяемый сосной и фанерой, а также смолы.

В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения фотодокументов вплотную к наружным стенам здания или источникам тепла.

При установке стационарных стеллажей и шкафов в хранилищах следует соблюдать следующие нормы:

Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

Расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;

Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Последний пункт связан с необходимостью хорошей циркуляции воздуха и предохранения документов в случае затопления.

Противопожарная безопасность и системы охранной безопасности в хранилищах

Помещения хранилищ должны отвечать требованиям противопожарной безопасности (исключение источников зажигания; обеспечение безопасной эвакуации людей и документов; противопожарная устойчивость зданий и ограничение распространения огня).

В помещениях хранилищ должна быть максимально ограничена горючая среда. При использовании первичных средств хранения нужно учитывать показатели их пожарной безопасности, условия применения и совместимость при хранении. Если для хранения документов все же используются деревянные шкафы или стеллажи, они должны быть пропитаны специальным огнестойким составом.

Помещения хранилищ должны быть оснащены системой противопожарной сигнализации. В некоторых музеях, архивах и библиотеках применяются автоматические системы пожаротушения. Они бывают водяные, газовые, мелкодисперсного распыления. При наличии водяной системы пожаротушения документы должны иметь защиту от влаги в случае срабатывания системы.

В Российской Федерации для тушения пожаров, как в переносных огнетушителях, так и в автоматических системах пожаротушения, чаще всего используется углекислый газ (СО 2). При срабатывании аварийной сигнализации автоматическая система пожаротушения заполняет помещение хранилища смесью, на 30–35% состоящей из углекислого газа, который перекрывает доступ кислорода к очагу возгорания, а также поглощает часть тепловой энергии, возникающей при горении. Охлаждающая способность углекислого газа выше, чем у инертных газов (азота, гелия, аргона и т. д.), однако все равно ниже, чем у воды. Углекислый газ не оказывает разрушительного действия на фотодокументы, но в концентрации выше 9%, вызывает у людей удушье, а затем асфиксию. Почти каждый год в России фиксируется гибель людей при несанкционированных срабатываниях автоматических систем пожаротушения с углекислым газом в качестве главного реагента. Поэтому при наличии в хранилище подобной системы пожаротушения требуется соблюдение правил техники безопасности и постоянный контроль за состоянием самой системы.

Для зданий, оснащенных системой климат-контроля, должно быть предусмотрено автоматическое отключение системы приточно-вытяжной вентиляции, кондиционирования воздуха и включение системы пылеудаления.

Помещения хранилищ должны быть оснащены системой охранной сигнализации. Доступ в них должны иметь только представители администрации и сотрудники, осуществляющие ответственное хранение фотодокументов. Желательно оснащение хранилищ современной системой раздельного доступа.

В каждом помещении для хранения следует иметь план оперативной эвакуации персонала и документов на случай чрезвычайной ситуации. На случай возникновения чрезвычайных ситуаций здания и помещения для хранения оснащаются специальными средствами по ГОСТ 12.1.004-91. Все сотрудники учреждения должны пройти подготовку и уметь действовать в условиях чрезвычайной ситуации.

Режим хранения фотодокументов

Фотографические документы имеют сложную физическую и химическую структуру, обусловленную применением в фотографии с момента ее изобретения большого количества разнообразных материалов. Также фотографии в силу того, что состоят из нескольких слоев, имеющих разные функции, представляют собой сложный объект хранения. Повреждение фотографии бывает химическим, биологическим или физическим. При организации хранения фотодокументов в первую очередь необходимо уделять внимание превентивной защите коллекций, т. е. созданию и поддержанию оптимальных условий. Режимы хранения фотодокументов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:

Температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;

Световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;

Санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение документов от биоповреждений и загрязнения;

Охранный, обеспечивающий предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

Правильный режим хранения способствует максимально долгому сохранению первоначальных качеств и свойств фотодокументов, находящихся на государственном хранении.

Температурно-влажностный режим хранения

Поддержание оптимального температурно-влажностного режима хранения фотодокументов является одним из важнейших факторов их сохранности. Наибольшее значение имеет поддержание оптимальной для данного вида документов относительной влажности воздушной среды. Относительной влажностью называется отношение (выраженное в процентах) количества водяного пара, которое может содержаться при данной температуре и давлении. Например: относительная влажность 50% означает, что воздух насыщен водяным паром наполовину.

Применительно к проблемам хранения фотоматериалов можно выделить пять категорий влажностных условий в хранилищах:

1) очень низкая относительная влажность - 0–20% (очень сухой воздух);

2) низкая относительная влажность - 20–40% (сухой воздух);

3) умеренная относительная влажность - 40–60% (нормальный воздух);

4) высокая относительная влажность - 60–80% (влажный воздух);

5) очень высокая относительная влажность – 80–100% (очень влажный воздух).

Если пространство закрыто для доступа влаги, то относительная влажность в нем будет меняться в зависимости от температуры. Охлаждение воздуха приводит к увеличению относительной влажности, если происходит сильное охлаждение, воздух становится полностью насыщенным влагой и относительная влажность доходит до 100%. Вслед за полным насыщением воздуха паром происходит его конденсация с осаждением капель воды. Температура, при которой конденсируется влага, называется «точкой росы».

При нагреве воздуха уровень относительной влажности снижается. Но если внутри хранилища имеются гигроскопические материалы, например древесина, целлюлоза, гипс, то они будут поглощать водяной пар и сами увлажняться.

Максимальное количество воды, которое может принять материал, называется равновесным влагосодержанием. Равновесное влагосодержание выражается в процентах (количество воды на 100 г сухого вещества). Например, при относительной влажности 40% более влагоемкие отпечатки на бумаге имеют равновесное влагосодержание 7% (т. е. содержат воду в количестве примерно 7% от веса), а менее влагоемкая пленка на триацетилцеллюлозной основе имеет равновесное влагосодержание 2%. Изменение температуры и относительной влажности ведет к изменению влагосодержания хранящихся материалов. При уменьшении уровня относительной влажности все органические материалы отдают влагу и их равновесное влагосодержание уменьшается. При снижении температуры равновесное влагосодержание растет, т. к. органические материалы поглощают водяной пар из воздуха.

Уровень влагосодержания влияет на свойства фотодокументов. При повышенной влажности количество влаги в фотоотпечатках растет, в результате чего происходит расширение некоторых материалов. Целлюлозные основы и основы из эфиров целлюлозы сильно реагируют на колебания относительной влажности, а полиэфирные основы - нет. Особенно уязвим при сильном увлажнении желатин. За счет поглощения влаги его вес может увеличиваться на 20%. Степень изменений, происходящих с желатином при увлажнении, зависит от степени его дубления и от температуры воздуха в хранилище. Вслед за увлажнением желатина происходит его значительное расширение и размягчение, что делает его весьма уязвимым для роста плесневых грибов (если относительная влажность остается на уровне 75%).После критической точки, называемой стеклованием, желатин переходит в гелеобразное состояние, что способствует клейкости и миграции химических соединений, вызывая ухудшение серебряного изображения.

При сильном увлажнении остатки закрепляющих солей превращаются в химические соединения, разрушающие изображение. Загрязняющие вещества из атмосферного воздуха вступают в нежелательные химические реакции с водой, находящейся в желатиновом слое, также неустойчивые материалы (низкокачественные картонные обложки, клей) выделяют опасные для фотоотпечатков вещества. Некоторые компоненты фотодокументов особенно уязвимы перед химической реакцией гидролиза. Красители в цветных фотографиях выцветают, ацетилцеллюлозные основы распадаются (уксусный синдром). Эксперименты, проведенные в исследовательских центрах США и Канады, показали, что при уменьшении относительной влажности наполовину, ожидаемый срок продолжительности жизни фотодокументов увеличивается в два раза.

Излишне сухой воздух также приносит вред фотодокументам. При иссушении фотоотпечатков основа и слой, содержащий изображение, сокращаются неравномерно. Фотоотпечатки теряют гибкость и сворачиваются. Если пересушивание материалов носит умеренный характер, то эти изменения являются обратимыми. Но фотографии становятся очень уязвимыми перед механическим воздействием. Некоторые типы основ, такие, как например, стеклянные негативы, могут получать необратимые повреждения при сильном уменьшении относительной влажности, т. к. напряжение, возникающее между слоями, вызывает появление трещин и отделение слоев друг от друга. Большую опасность для фотодокументов представляют постоянные колебания относительной влажности, что приводит к преждевременному физическому старению. Экспериментально было доказано, что после 150 циклов изменения относительной влажности с 10 до 70% эмульсия начинает покрываться микротрещинами. Допустимые колебания относительной влажности в течение 24 часов составляют 2–3%.

Температура также оказывает большое влияние на срок жизни фотографических коллекций. Тепло ускоряет разрушение фотодокументов. Скорость большинства химических реакций примерно удваивается при повышении температуры на каждые 10 °С. Колебания температуры влияют на влагосодержание фотодокументов, подвергая их риску разрушения. Стандарт ISO рекомендует ограничивать колебания 4°С (± 2 °С).

Государственный стандарт на хранение материалов на бумажных носителях определяет следующие нормы: 55% относительной влажности ± 5% при температуре 17–19° С. Кино- и фотодокументы и микрофильмы рекомендуется хранить в различных помещениях хранилища с разным температурным режимом в соответствии с видом основы (опасная и безопасная) и видом изображения (черно-белое или цветное). Относительная влажность для всех видов кино- и фотодокументов составляет 40–50%.

Фотодокументы на опасной основе рекомендуется хранить при +10°С - черно-белые и при –5°С - цветные. Документы на безопасной пленочной основе, а также на стекле и фотобумаге рекомендуется хранить при температуре не выше: +15°С - черно-белые, –5° С - цветные.

В период технологической обработки допускается временное хранение документов (до 2 мес.) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 + 5 ° С и относительной влажности воздуха 50 ± 10% .

Перед размещением аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах в хранилища с нормативными параметрами температурно-влажностного режима хранения необходимо провести акклиматизацию в открытой упаковке при температуре 20 ± 3°С и относительной влажности воздуха 35 ± 15% для черно-белых документов и страховых копий; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности воздуха (25 ± 5)%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов должна быть не менее 10 суток, фотодокументов и микрофиш - не более 24 часов.

В Российской Федерации существует два типа музейных, архивных и библиотечных зданий - приспособленные, с системой центрального отопления, и здания с системой искусственного микроклимата. Климат в приспособленных зданиях характеризуется плавными сезонными колебаниями температуры и влажности и низкой относительной влажностью в отопительный период (25–35%). В зданиях с искусственной системой микроклимата документы находятся в нормативных условиях хранения, но чрезвычайно зависимы от сбоев и поломок установок климатконтроля, которые могут приводить к резким изменениям условий хранения. Согласно проведенным западными специалистами исследованиям изменение уровня относительной влажности на ± 5% за период 24 часа не приносит ущерба музейным и архивным коллекциям, тогда как выходящие за этот предел колебания неблагоприятно влияют на состояние предметов хранения. Также необходимо учитывать, что при наличии в хранилищах системы создания микроклимата возможно скопление влаги и пыли внутри системы кондиционирования воздуха, что способствует появлению колоний микроорганизмов, и в частности плесневых грибов. Известны случаи заражения ими всех помещений, объединенных общей системой искусственного микроклимата.

В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов…» температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения - 1 раз в сутки.

Для фотодокументов контроль и регистрация температурно-влажностного режима хранения должны осуществляться не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов, обеспечивающих точность измерения температуры с погрешностью 0,5° С и относительной влажности - 2%; на хранилище площадью 25 м 2 должно быть не менее одного комплекта измерительных приборов.

При замерах, осуществляемых переносными приборами, необходимо четко определить и зафиксировать точку измерения. При этом измерительные приборы следует размещать в главных проходах между стеллажами вдали от окон, отопительных и вентиляционных систем, на расстоянии 1,4 ± 0,1 м от пола. В хранилищах с климатконтролем целесообразно точку замера установить в центральном проходе (при наличии мобильных стеллажей раздвинуть их по центру хранилища).

Средние значения температуры и относительной влажности получаются путем выведения среднего арифметического двух замеров в радиусе 0,5–1 м от основной точки замера.

Приборы контроля температуры и относительной влажности в хранилищах

В настоящее время диапазон используемых для измерений температуры и относительной влажности приборов в государственных музеях и архивах достаточно велик. Более ста лет для измерения климатических параметров применяются психрометры, в частности ппсихрометр Ассмана. В них используется физический принцип психрометрии - свойство смоченных водой тел охлаждаться при испарении влаги. Психрометр состоит из двух термометров, помещенных в защитную металлическую оправу, и вентилятора, обеспечивающего обдувание термометров исследуемым воздухом с постоянной скоростью (около 2 м/с). Один из термометров измеряет температуру исследуемого воздуха. Второй термометр измеряет некую условную температуру - его приемный резервуар обернут смоченным в дистиллированной воде батистом. При испарении воды с поверхности ткани происходит охлаждение приемного резервуара второго термометра. Степень охлаждения зависит от влажности воздуха. Последняя определяется по психрометрической таблице, в которой величина относительной влажности воздуха приведена в зависимости от одной из температур или от их разности. Общие требования к этим таблицам и правила их составления указаны в ГОСТ 8.524-85.

Гораздо реже в качестве измерительного прибора используются гигрометры, т. к. они измеряют только относительную влажность воздуха. Как правило, чаще всего в музеях, можно встретить прибор в круглой металлической оправе - волосной гигрометр М-68. Действие волосных гигрометров основано на свойстве обезжиренного волоса изменять свою длину при изменении влажности воздуха, что позволяет измерить относительную влажность от 30 до 100%. Волос натянут на металлическую рамку. Изменение длины волоса передается стрелке, перемещающейся вдоль шкалы. Гигрометры являются инерционными приборами, медленно реагирующими на резкие колебания влажности воздуха.

В музейной практике до сих пор используется термогигрограф, как прибор для контроля за температурой и влажностью в помещениях музейных экспозиций. Термогигрограф предназначен для непрерывной графической регистрации температуры и относительной влажности воздуха на одной ленте. Он состоит из биметаллического термографа и волосного гигрографа, заключенного внутрь остекленного корпуса. Термогигрограф 9009 имеет диапазон измерения температуры от от 20 до 43 °С и относительной влажности от 0 до 100%. Точность измерения: температура ± 1 °С, относительная влажность ± 2%. Результаты измерений фиксируются на пишущем барабане с диаграммной лентой в графическом виде.

В настоящее время механические приборы для измерения температуры и влажности вытесняются цифровыми электронными приборами. Термогигрометры - представляют собой новое поколение портативных измерителей температуры/влажности, в которых реализована цифровая технология передачи измерительных сигналов. Это переносные приборы с автономным питанием от батарейки или аккумулятора. Как правило, они не сохраняют полученную информацию и каждый замер необходимо фиксировать вручную. Диапазон измерений относительной влажности воздуха - от 0 до 100%, без конденсации, при точности измерений влажности в 1% и температуры в 0,3°С.

Некоторые модели термогигрометров имеют щуп, что позволяет производить замеры внутри средств хранения (архивных коробок, контейнеров для хранения документов), а также связок и кип документов и книг.

Из отечественных приборов ГОСТом рекомендуются термогигрометры «Ива-6» и «Ива- 6Н». Термогигрометр «Ива» представляет собой автоматический цифровой одноканальный, многофункциональный прибор непрерывного действия, который предназначен для измерения и регистрации температуры и относительной влажности воздуха в жилых, складских и производственных помещениях, а также в свободной атмосфере. Диапазон измерений относительной влажности воздуха от 0 до 98%, температуры - от 0 до 50°С, при точности измерений относительной влажности в 2% и температуры в 0,5°С. Термогигрометр «Ива-6Н» имеет функцию памяти, подключив прибор к компьютеру, можно снимать замеры, произведенные за определенный промежуток времени.

Следующее поколение приборов для контроля за температурно-влажностным режимом хранения - это электронные приборы с программным обеспечением - логгеры, устройства обеспечивающие сбор, обработку, хранение и передачу информации, также они могут осуществлять управление комплексом датчиков и аналитических приборов, работающих в автоматическом и непрерывном режиме. Пределы измерения влажности от 0 до 100%, температуры - от 50 до 199°С. Точность измерения влажности - ± 1,5%, температуры - ± 0,3°С. Получение информации может осуществляться как периодически, так и постоянно. В первом случае собранные данные переносятся из памяти логгера в компьютер. Для этого датчик подключается к компьютеру и информация считывается в виде таблиц и графиков (кривые изменения температуры и относительной влажности воздуха в хранилищах).

В случае, когда получение информации с датчиков происходит постоянно, они являются периферийными устройствами в единой сети и управляются специальной программой с персонального компьютера либо через модем по телефонным линиям связи (DATA-LOGGER), либо с помощью радиоволн (RADIO-LOGGER). Подобные системы могут включать в себя более 200 датчиков. Таким образом, на мониторе компьютера можно видеть параметры климата во всех помещениях, где установлены датчики, а также просматривать графики непрерывного изменения параметров за любой период времени. Как правило, такие системы контроля за микроклиматом в хранилищах и экспозиционных залах устанавливаются на диспетчерских пунктах. При критическом нарушении нормативных условий хранения в конкретном помещении система подает звуковой или световой сигнал. Подобными системами радиоконтроля параметров микроклимата оснащены Государственный Русский музей и фондохранилище Государственного Эрмитажа.

При пользовании любыми приборами для измерения температуры и относительной влажности нужно помнить о том, что необходимо проводить периодическую поверку этих приборов. Это относится как к механическим приборам, так и к электронным. Электронные приборы необходимо поверять каждый год. Поверку производят специализированные фирмы, имеющие лицензию на данный вид деятельности или договор с заводом-изготовителем. Некоторые зарубежные приборы можно купить с калибровочными устройствами и проводить проверку своими силами.

1. ГОСТ 7.50-2002. Межгосударственный стандарт. Консервация документов. Общие требования.

2. ГОСТ 65-92 – Государственный стандарт Союза ССР – Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению.

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

4. Laverdrine B. A Guide to the Preventive Concervation of Photograph Collections. The Getty Institute, 2003.

5. Загуляева З. А. Оптимальный режим хранения / Руководство по обеспечению сохранности документов. Л., 1978. С. 28–37.

6. Колмакова Е. А. Проблемы музейной климатологии и их решение в Государственном Русском музее / Библиотеки и архивы в экстремальных ситуациях. СПб., 1996. С. 54–61.

7. Конса К. , Сийнер М. Климатологические и микробиологические исследования воздушной среды в библиотеках // Теория и практика сохранения памятников культуры. РНБ, СПб., 1995. Вып. 17. С. 9–16.

8. Мамаева Н. Ю. Соблюдение температурно-влажностного режима хранения с целью предотвращения ухудшения биологического состояния хранилищ / Защита документов от биоповреждения. СПб., 2005. С. 39–49.

9. Мешкова Т. В., Великова Т. Д. Приборы для измерения температуры и относительной влажности воздуха в хранилищах / Комплексное обследование книгохранилищ. СПб., 2007. С. 50–64.

10. Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе. ВНИИДАД. М., 2002.

11. Привалов В. Ф. Микроклимат архивохранилищ и сохранность документов на бумажных носителях. Вопросы архивной климатологии. Методическое пособие. ВНИИДАД. М., 1986.

12. Привалов В. Ф. Влияние перемещения документов на их сохранность: Научно-методические рекомендации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2005.

1. Введение

В государственных архивах хранится значительное количество кинодокументов на нитрооснове, которая в нашей стране и за рубежом использовалась для изготовления фильмов с начала зарождения кино до середины 60-х годов.

Нитроцеллюлозу (основной компонент нитроосновы кинодокументов) получают путем этерификации целлюлозы азотной кислотой. Обладая многими положительными для кинопроцесса физико-механическими свойствами, нитрооснова при хранении разлагается с выделением оксидов азота, которые под воздействием кислорода и влаги воздуха образуют азотную кислоту, ускоряющую процесс дальнейшего разложения нитроосновы. Реакция разложения становится автокаталитичной, ее скорость увеличивается минимум в два раза при повышении температуры хранения кинодокументов на нитрооснове на каждые 5oС.

Резко снижая кислотность фотографического эмульсионного слоя, выделившаяся азотная кислота не только ускоряет процесс разложения самой основы, но и приводит к выцветанию и ухудшению характеристик изображения кинодокументов.

2. Область применения

Настоящие рекомендации распространяются на все кинодокументы АФ РФ и другие архивные кинодокументы в государственных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, которые изготовлены на нитроцеллюлозной пленке. Независимо от типа содержащейся в кинодокументах информации (изобразительная, звуковая, позитив, негатив, фонограмма), типа использованного для их изготовления светочувствительного материала, года производства и характеристики создателя рекомендуется использовать положения данных рекомендаций для продления срока жизни кинодокументов на нитроцеллюлозной основе и для обеспечения пожаробезопасности архивов.

3. Определения, обозначения и сокращения

Оригинал документа : Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению аналоговыми технологиями на материальном носителе информации первоисточника, независимо от используемых технических средств и способов ее закрепления.

Страховая копия документа : Копия оригинала документа, предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности и входящая в состав страхового фонда документации.

Страховое копирование документов : Процесс изготовления страховых копий документов.

Фонд пользования : Совокупность копий оригиналов документов, изготовленных на микроформах и предназначенных для предотвращения износа оригиналов документов и использования содержащейся в них информации.

Стабильность НЦ-основы : Состояние полимера, при котором процесс его естественного старения не проявляется в существенных изменениях эксплуатационных свойств носителя информации и не определяется органолептически (по запаху) или другим прямым способом;

АФ РФ - Архивный фонд Российской Федерации;

АГФ-нитро Ц - индикаторные полоски для контроля стабильности кинодокументов;

Ед. хр. - единица хранения;

КД - кинодокумент;

НЦ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из нитроцеллюлозы;

ОТК - отдел технического контроля;

ПЭТФ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из полиэтилентерефталата;

РН-метр - прибор для определения кислотности среды;

СФД - страховой фонд документации;

СЭС - санитарно-эпидемиологическая служба;

ТТР - типовой технологический регламент;

ТАЦ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из триацетатцеллюлозы;

ЧС - чрезвычайная ситуация;

ЭС - экстремальная ситуация.

ИСО (ISO) - Международная организация по стандартизации .

4. Организация хранения

4.1. Архивохранилище архивных КД на НЦ-основе территориально отделяют и изолируют от других архивохранилищ. При организации хранения должны быть предусмотрены отдельные хранилища для оригиналов и копий КД.

4.2. Работы по обеспечению сохранности кинодокументов на НЦ-основе включают следующие мероприятия:

· выявление всех КД на НЦ-основе, находящихся на хранении в архиве;

· выявление дублетных копий КД на НЦ-основе и немедленное их уничтожение;

· маркировку документов на НЦ-основе соответствующим образом;

· выделение документов на НЦ-основе в отдельные боксы-хранилища с созданием соответствующих температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий хранения;

· перевод КД на безопасную пленку с одновременным изготовлением страховых копий на особо ценные документы;

· контроль технического состояния КД и исследование стабильности НЦ-основы;

· контроль состояния хранилищ;

· соблюдение мер безопасности и правил обращения с КД на НЦ-основе;

· ограничение использования документов на НЦ-основе.

4.3. Указанные в п. 4.2. мероприятия целесообразно осуществлять в следующем порядке.

4.3.1. Определение вида основы КД в соответствии с требованиями Методики определения вида основы кинодокументов (приложение 1).

4.3.2. Среди документов на НЦ-основе должны быть выявлены дублетные варианты, которые подлежат отбору и немедленному уничтожению по Акту о выделении к уничтожению, форма которого в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007) приведена в приложение 4.

4.3.3. Маркировку КД на НЦ-основе осуществляют путем нанесения на первичную упаковку краской красного цвета отличительного индекса или штампа "Огнеопасная". Такая же маркировка должна быть нанесена на упаковку КД в случаях совместного монтажа пленок с ТАЦ-основой и НЦ-основой.

4.3.4. Все КД на НЦ-основе подлежат копированию на пленку с безопасной основой. Перевод КД на безопасную пленку осуществляется в плановом порядке. При этом целесообразно одновременно изготавливать копии для пополнения комплекта КД и страховые копии особо ценных документов в соответствии с требованиями "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007). Оригиналы особо ценных документов перед копированием должны подвергаться подготовке, которая включает восстановление оригиналов и их реставрацию.

Примечание. В случае совместного монтажа пленок с ТАЦ-основой и НЦ-основой последние должны быть перекопированы и заменены пленкой на безопасной основе.

4.3.5. Очередность копирования и порядок уничтожения КД устанавливается по результатам контроля технического состояния в соответствии с требованиями раздела 6 настоящих Рекомендаций.

4.3.6. Поддержание нормированных условий хранения и санитарно-гигиенического режима в хранилищах КД осуществляют в соответствии с требованиями раздела 5 настоящих Рекомендаций.

4.3.7. Контроль состояния хранилищ осуществляют в соответствии с требованиями раздела 7 и Приложения 3 настоящих Рекомендаций.

5. Условия хранения

5.1. Хранение КД на НЦ-основе должно осуществляться отдельно от документов на ТАЦ и ПЭТФ основах в специальных боксах-хранилищах, отвечающих всем требованиям пожарной безопасности для хранения нитропленки и с дополнительной вытяжкой воздуха из нижней зоны помещения.

5.2. Хранилище необходимо оборудовать металлическими стеллажами или металлическими шкафами. Для установки стеллажей и шкафов определяют следующие расстояния:

торец стеллажа (шкафа) - не менее 0,45 м от стен здания; между стеной и стеллажом, параллельным стене, а также между соседними стеллажами (проход) - не менее 0,75 м; между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 1,2 м; от нагревательных или отопительных устройств - не менее 1,0 м; нижняя полка стеллажа - не менее 0,15 м от пола, а в цокольном этаже - не менее 0,30 м от пола.

5.3. Упаковку КД осуществляют в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ

5.4. Оптимальные условия хранения КД обеспечивают поддержанием нормативных параметров температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и светового режимов.

5.5. Температурно-влажностные режимы хранения КД на НЦ-основе должны соответствовать нормам, приведенным в таблице 1.

Таблица 1

№ п/п	Наименование объекта хранения	Требования к температурному режиму	Требования к влажностному режиму f, %
	макс	Допустимые суточные колебания		макс	Допустимые суточные колебания
	Оригиналы КД и копии на правах оригиналов на черно-белой пленке
	Оригиналы КД и копии на правах оригиналов на цветной пленке
	Копии КД на НЦ-основе

* Указаны максимальные значения температуры и относительной влажности, включающие величину допустимых суточных колебаний

Примечание к Таблице 1.

1. Допускается снижать температуру и относительную влажность окружающего воздуха в хранилищах по сравнению с установленными в пределах технических возможностей архива, что объясняется прямой зависимостью срока стабильности НЦ-основы от температуры и относительной влажности воздуха. При организации хранения КД в условиях отрицательных температур не допускать размещения в хранилищах ед. хр., имеющих влагосодержание, равновесное относительной влажности воздуха выше f = 35%.

2. Не допускать снижения относительной влажности воздуха в хранилищах ниже f = 35%, так как более низкие значения этого параметра приводят к увеличению скручиваемости, хрупкости фотослоя, волнистости края пленки.

3. Для увеличения периода стабильности НЦ-основы выемку КД из хранилищ целесообразно осуществлять не более чем на 3 дня.

5.6. В помещениях хранилищ должен поддерживаться санитарно-гигиенический режим, обеспечивающий отсутствие пыли и биологических агрессоров в воздушной среде, для чего необходимо не реже одного раза в неделю проводить уборку помещения пылесосом с водным фильтром, не реже одного раза в месяц - влажную уборку всего помещения, ежедневно - влажную уборку полов.

5.6.1. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и производственных помещений не должна превышать 10 пылинок на 1 см2 при размере пылевых частиц не более 0,5 мкм.

5.6.2. Предельно допустимое количество колоний микроскопических грибов и бактерий в хранилище при оценке методом седиментации в течение часа - не более 10 в одной чашке Петри d = 90 мм.

5.7. В помещениях хранилищ содержание вредных газов и примесей в воздухе не должно превышать следующих величин (мг/м3):

· окислы азота - 0,04;

· сероводород - 0,008;

· сернистый газ - 0,005;

· озон - 0,1.

5.8. Освещенность стеллажей и шкафов в хранилищах не должна быть менее 20 лк, проходов - 50 лк (на уровне пола), а рабочих мест не менее 100 лк (0,8 м от пола в горизонтальной плоскости).

5.9. Не допускать воздействия прямого солнечного света на КД в процессе хранения и обработки.

6. Контроль состояния кинодокументов

6.1. Контроль технического состояния КД на НЦоснове осуществляют профессионально подготовленные сотрудники ОТК.

6.1.1. Последовательность и методы контроля для определения состояния НЦ-основы в ед. хр. КД следующие:

o индикаторный экспресс-метод - непосредственно в хранилище кинодокументов;

o органолептический и визуальный контроль ед. хр. КД в целом - в отдельном предназначенном для проведения контроля помещении на монтажном или фильмоконтрольном столе в отраженном и проходящем свете;

o инструментальный - с применением специальных приспособлений и устройств в отдельном предназначенном для проведения этих исследований помещении .

6.2. Индикаторный экспресс-метод применяют для оценки общего состояния данной ед. хр. КД, что позволяет достаточно быстро по изменению цвета индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" судить об общем количестве оксидов азота, выделяющихся из НЦ-основы. Методика применения индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" приведена в Приложении 2.

6.2.1. По результатам исследования выделяют группы документов, характеристика которых приведена в Таблице 2.

Таблица 2

Состояние НЦ-основы	Цвет индикаторных полосок АГФ-нитро Ц	Меры безопасности
Стабильное	Ярко желтый, не отличимый от цвета исходных полосок	Повторный контроль с применением экспресс-метода через 2 года
Начало деструкции	Желто-оранжевый	Повторный контроль с применением экспресс-метода через 1 год
Деструкция	Красный или лиловый	Визуальный контроль всей ед. хр. на фильмоконтрольном столе

6.3 Органолептический и визуальный контроль всей ед. хр проводят на монтажном или фильмоконтрольном столе в отраженном и проходящем свете.

6.3.1. По результатам контроля КД подразделяют на следующие группы

а) видимые дефекты не обнаружены;

б) пленка на прозрачных участках пожелтела, в центре кадра появилась матовая полоса, изображение частично выцвело, чувствуется слабый запах оксидов азота;

в) эмульсионный слой липкий, витки рулонов КД склеиваются (гидролиз желатины);

г) встречаются размягченные участки, выделяются оксиды азота (распознаются по запаху);

д) рулон КД стал мягким, витки слиплись в сплошную массу, поверхность покрылась пеной, сильный запах оксидов азота;

е) рулон кинодокумента не может быть размотан из-за повышенной хрупкости основы, имеет участки частично или полностью превратившиеся в коричневую порошкообразную массу с едким запахом оксидов азота.

6.3.2. Документы групп "г", "д", "е", как имеющие неустранимые дефекты, подлежат немедленному изъятию из хранилищ и уничтожению, осуществляемому по акту о выделении к уничтожению (Приложение 4).

6.3.3. Документы групп "б", "в" подлежат первоочередному копированию, из них первыми копируются особо ценные и цветные. Документы этих групп, как имеющие неисправимые дефекты, после копирования подлежат уничтожению по акту о выделении к уничтожению.

6.3.4. Документы группы "а" (видимые дефекты не обнаружены) испытывают на стабильность НЦ-основы для установления дальнейших сроков хранения и повторного испытания с применением индикаторного экспресс-метода.

6.4 Инструментальные методы оценки состояния НЦ-основы рекомендуется применять с целью выявления отдельных планов с нестабильной НЦ-основой. При этом "Весовой метод" и "Метод искусственного остаривания образцов" применяют руководствуясь методиками, приведенными в Р "Кинематография. Исходные материалы фильмов. Условия хранения в фильмоархивах", а "Метод неразрушающего контроля стабильности НЦ-основы" по электрической характеристике материала - в соответствии с Инструкцией по применению неразрушающего метода контроля стабильности нитроосновы кинофотодокументов, (М.1989).

6.5. После копирования на безопасную пленку в архивах могут оставаться для дальнейшего хранения только оригиналы и копии на правах оригиналов особо ценных КД на стабильной НЦ-основе группы "а" (подгруппы 1 и 2) при соблюдении обязательных условий организации их хранения и Приложения 5 настоящих Рекомендаций.

6.6. Данные о стабильности НЦ-основы, дальнейших сроках хранения КД и повторных испытаниях стабильности НЦ-основы должны быть внесены в акт технического состояния КД (дефектную ведомость).

7. Контроль состояния хранилищ

7.1. Контроль и регистрация температурно-влажностных режимов воздуха в помещениях хранилищ должны осуществляться не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов типа психрометра, обеспечивающих точность измерений температуры ±0,5oС и относительной влажности ±2%, число которых должно быть не менее одного на 25 м2 площади хранилища. Применяемые средства измерений должны быть поверены в соответствии с правилами .

7.2. Дату и результаты проверки температурно-влажностных режимов следует заносить в журнал регистрации показаний приборов с указанием фамилии контролера.

7.3. Энтомологический и микологический контроль состояния хранилищ КД осуществляют:

· визуально - не реже одного раза в месяц;

· по методикам, приведенным в Приложении 3, не реже одного раза в 6 месяцев при условии соответствия результатов испытаний требованиям п. 5.6.1 и 5.6.2 настоящих Рекомендаций.

В случае выявления биологических вредителей или запыленности хранилищ контроль осуществляют по мере необходимости после соответствующей обработки хранилищ и приведения их по этим показателям в соответствие с требованиями данных Рекомендаций.

7.4 Проверку соответствия содержания вредных газов и примесей в воздухе нижней зоны хранилища нормам, приведенным в п.5.7. настоящих Рекомендаций, целесообразно осуществлять не реже одного раза в год с привлечением специалистов СЭС.

8. Меры безопасности

8.1. В организации, осуществляющей постоянное хранение КД на НЦ-основе, должен быть разработан и утвержден в установленном порядке план конкретных действий в условиях ЧС и ЭС.

8.1.1. Функционирование архивохранилища КД в условиях военного времени, ЧС и ЭС должны обеспечивать автономные источники энергии (ДЭС) и автономные источники воды.

8.2. Хранилища в соответствии с ГОСТ 12.1.004 размещают в зданиях не ниже второй степени огнестойкости, оснащают противопожарным водоснабжением , огнетушителями (не менее одного на каждые 50 кв. метров хранилища), системой автоматического пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией в соответствии с ГОСТ 26342 .

8.2.1. Энергоснабжение здания осуществляют в соответствии с ГОСТ 12.1.019 путем прокладки скрытой электропроводки или размещением ее в газовых трубах. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливают вне хранилищ.

8.2.2. Аппаратура, на которой проводится работа со страховыми копиями, должна иметь защиту от поражения персонала электрическим током.

Приложение 1

МЕТОДИКА
определения вида основы кинодокументов

Настоящая методика распространяется на кинодокументы и устанавливает методы распознавания основы кинофотопленок по:

· маркировочным знакам;

· растворимости в органических растворителях;

· характеру горения.

1. Распознавание вида основы по маркировочным знакам.

Распознавание вида основы по маркировочным знакам осуществляется путем визуального просмотра края кинодокумента в проходящем свете.

Соответствующая маркировка нанесена фотографическим способом между краем пленки и перфорационным рядом в процессе производства пленки и становится различимой после химико-фотографической обработки.

Безопасная кинопленка на ТАЦ-основе должна иметь следующую маркировку:

o отечественного производства слово "Безопасная" или букву "Б";

o импортного производства - слово "Safety" или букву "S".

Отсутствие указанной маркировки на кинодокументах не может служить основанием для отнесения их к кинодокументам на огнеопасной НЦ-основе или безопасной ПЭТФ-основе, так как период перехода на производство триацетатной негорючей основы сопровождался выпуском отдельных партий кинопленок на ТАЦ-основе без маркировки, а пленки на ПЭТФ-основе не маркируются. При отсутствии маркировки на документах должна производиться проверка вида основы в соответствии с п. 3 Методики.

2. Распознавание вида основы по растворимости основы в органических растворителях.

Все документы, не имеющие маркировки, указанной в п. 1 и отражающие события до 1966 г., должны быть идентифицированы по виду основы по растворимости ее в органических растворителях. Используемые растворители: хлороформ, метиленхлорид.

Ход определения . На очищенную от загрязнений поверхность основы кинофотопленки наносят при помощи стеклянной палочки или кисточки каплю растворителя, выдерживают в течение 10-15 секунд. Удалив остатки неиспарившегося растворителя, рассматривают поверхность в отраженном свете: если под каплей растворителя осталось матовое пятно (нарушена структура основы) - основа триацетатная (негорючая); если поверхность сохраняет свою глянцевитость - основа нитроцеллюлозная (горючая).

Примечание . В случае определения вида основы на смонтированном фильме, во избежание повреждения изображения или фонограммы, каплю растворителя следует наносить на межкадровый промежуток или на промежуток между краем пленки и перфорационным рядом.

Правила обращения и хранения органических растворителей

При работе с органическими растворителями должны соблюдаться меры предосторожности.

1. В рабочих помещениях допускается хранение растворителей в небьющейся посуде, в количестве, необходимом для работы одной смены.

2. Запасы растворителей должны храниться в отдельном помещении, обособленном от производственных служебных помещений и архивохранилищ, в бутылях из коричневого стекла, имеющих маркировку с указанием на ядовитость, закрытых пробками и защищенных от воздействия солнечных лучей. Допуск к растворителям должен быть ограничен.

3. Работающие с растворителями должны исключать длительное вдыхание паров, контакт растворителя с кожей и случаи употребления внутрь.

4. Все лица, допущенные к работе с перечисленными растворителями, должны пройти пожарно-технический минимум с принятием зачетов по технике и пожарной безопасности.

Характеристика растворителей

Хлороформ (трихлорметан) - CHCl3

Хороший растворитель для триацетата целлюлозы. Легкоподвижная бесцветная жидкость, обладающая приторным, неприятным запахом. Токсичен. Обладает наркотическими свойствами. При попадании на кожу может вызвать появление дерматитов и экзем.

Негорюч, невзрывоопасен. На воздухе разлагается с выделением хлористого водорода и фосгена. Пары с воздухом не взрывоопасны. Может гореть только при наличии пламени горючего вещества.

Предельно допустимая концентрация в воздухе рабочей зоны производственных помещений - 20 мг/м3.

Выпускается по ГОСТ.

Средства пожаротушения:

· химическая пена;

· распыленная вода.

Метиленхлорид (хлористый метилен) - CH2Cl2

Хороший растворитель для триацетата целлюлозы. Ядовитое вещество. Однако отравление человеческого организма наступает только при высоких концентрациях его паров в воздухе. При содержании небольшого количества влаги разлагается, образуя НСl. Температура самовоспламенения 580oС. Невзрывоопасен. В воздухе горит только при действии источника зажигания или нагревании до температуры выше 580oС.

Предельно допустимая концентрация в воздухе рабочей зоны производственных помещений - 50 мг/м3.

Выпускается по ГОСТ 9969-73.

Средства пожаротушения:

· воздушно-механическая пена;

Приложение 2

МЕТОДИКА
применения индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц"
для контроля стабильности НЦ-основы КД

1. Назначение

В комплект поставки входят: индикаторные полоски, элемент сравнения, инструкция по применению, банка или пакет.

2. Применение

В коробку с контролируемым материалом закладывают 1-3 индикаторные полоски и плотно закрывают крышку коробки. Через 24 часа полоски извлекают из коробки и оценивают состояние материала по шкале элемента сравнения. Оценку результатов по цветовой шкале элемента сравнения следует проводить в течение 5 минут.

3. Оценка результатов

Цвет индикаторной зоны полоски:

Красный или лиловый - материал подлежит срочному копированию.

Желто-оранжевый, красно-оранжевый - за материалом требуется постоянный контроль в соответствии с инструкцией технического контроля фильмовых материалов.

Ярко-желтый (не отличимый от исходного цвета) - материал стабилен, контроль осуществляется в соответствии с инструкцией технического контроля фильмовых материалов.

Примечания.

1. Плотно закрывайте крышки коробок с контролируемыми киноматериалами, деформированные крышки заменяйте. Неплотно закрытые крышки коробок могут оказать влияние на достоверность проведения анализа.

2. В случае получения неоднозначных результатов и при необходимости повторения анализа, используют свежие индикаторные полоски.

3. Цвет индикаторной зоны полоски по истечении 2,5 минут после извлечения из коробки может измениться под воздействием внешних условий.

4. Сопоставление цвета индикаторной полоски с цветовой шкалой элемента сравнения следует проводить в условиях нормальной освещенности рабочего места при естественном (рассеянном солнечном свете) или искусственном освещении.

5. Извлекайте из пакета или банки только необходимое для определения количество индикаторных полосок, пакет или банку не держите открытыми.

6. Не берите полоски влажными руками.

7. Индикаторные полоски следует использовать в течение 1 месяца после первого вскрытия пакета или банки.

8. Не применяйте индикаторные полоски, изменившие цвет при хранении.

9. Не допускается присутствие в коробке порошка или таблеток параформа.

4. Требования безопасности

Индикаторные полоски не выделяют в окружающую среду токсичных веществ, и не оказывают вредного влияния на организм человека при непосредственном контакте. При работе с индикаторными полосками специальных мер безопасности и защиты окружающей среды не требуется.

После использования индикаторные полоски подлежат утилизации как бытовые отходы.

5. Хранение и транспортирование

Индикаторные полоски хранят и транспортируют в упаковке изготовителя при температуре от -15oС до 30oС, не подвергая воздействию паров химических веществ, воды и солнечного света.

Срок годности - 12 месяцев с даты изготовления, указанной на упаковке (в невскрытой упаковке изготовителя).

6. Сведения о производителе индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц"

Производитель индикаторных полосок "АГФ-нитро Ц" - отечественная фирма "Винар" работает в г. Москве.

Адрес фирмы: Москва, Богородский вал,.

Приложение 3

МЕТОДИКА
оценки чистоты хранилищ

Настоящая методика распространяется на хранилища документов и устанавливает способы распознавания степени загрязненности помещений микроскопическими грибами, бактериями и пылевыми частицами.

1. Распознавание загрязненности помещений микроскопическими грибами и бактериями

Наличие в помещениях биологических агентов в количестве, превышающем норму. установленную в п. 7.3 настоящих Рекомендаций, определяется методом седиментации.

1.1. Необходимые материалы и посуда

o чашки Петри d = 90 мм с питательной средой Чапека из расчета не менее 5 чашек на 50 м2 площади помещений;

o чистая неиспользованная писчая бумага формата А4 из расчета 1 лист на каждую чашку Петри;

o тонкие резиновые перчатки.

Примечание. Чашки Петри с питательной средой Чапека должны быть подготовлены в стерильных условиях, поэтому их целесообразно приобретать либо на биологических факультетах высших учебных заведений (при самостоятельном проведении анализа), либо приглашать для проведения анализа специалистов региональных санэпидемстанций.

1.2. Ход определения

На чашки Петри с питательной средой Чапека фломастером наносят последовательные порядковые номера и устанавливают их на чистые листы бумаги в центре и по углам пола хранилища. При необходимости, в случае визуального наблюдения неблагополучных в микологическом отношении мест на стенах и потолке хранилища, могут быть установлены дополнительные чашки на расстоянии не менее 1 м от предполагаемого очага. Снимают крышки с чашек и устанавливают их рядом с чашкой дном вверх. Открытые чашки Петри экспонируют в хранилище в течение часа, при этом нахождение сотрудников в хранилище запрещается.

Размещение чашек в хранилище фиксируют на эскизном плане хранилища.

Через час входят в хранилище, осторожно закрывают чашки и размещают их в теплом помещении при температуре окружающего воздуха не менее 20oС.

Через шесть суток начинают ежедневное визуальное наблюдение за состоянием питательной среды в чашках, которое продолжается до 10-х суток включительно.

1.3. Оценка результатов

При рассматривании поверхности питательной среды в чашках Петри в отраженном свете могут быть обнаружены возникшие округлые образования различного размера и цвета (белого, серого, черного, желтого, оранжевого). Это колонии микроскопических грибов и бактерий.

Хранилище считается чистым в микологическом отношении, если количество возникших и просчитываемых колоний (округлых образований) на 6-10-ый день наблюдения во всех экспонировавшихся чашках Петри не превышает 10.

Если этот показатель более 10 - хранилище считают грязным и необходимо проводить антибактериальную и фунгицидную обработку помещений с использованием бактерицидных ламп мощностью не более 30 Вт в соответствии с Руководством Р.3.1.683 .

2. Определение запыленности воздуха в хранилище

Настоящая методика предназначена для определения содержания пыли в воздухе хранилищ и основана на методе седиментации пылевых частиц.

2.1. Необходимые материалы и приборы

Для проведения испытаний необходимы:

o оптический микроскоп с увеличением 56-60 х;

Приложение 4

Форма акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Приложение 5

ПРАВИЛА
обращения с кинодокументами на нитрооснове

1. На всех этапах работы с кинодокументами на нитрооснове необходимо строго соблюдать правила противопожарной безопасности.

2. Прежде чем приступить к работе с кинодокументами на нитрооснове, необходимо:

o тщательно очистить от пыли фильмопроверочный стол, убрать все посторонние предметы;

o проверить исправность электрической проводки фильмопроверочного стола, целостность стекол верхнего и нижнего софитов.

3. В процессе работы с кинодокументами на нитрооснове запрещается:

o иметь на рабочем месте более двух рулонов;

o оставлять рулон кинопленки без присмотра на фильмопроверочном столе;

o пользоваться при перемотке кинопленки электроприводом;

o размещать кинодокументы вблизи отопительных приборов и радиаторов;

o хранить кинодокументы в рабочих помещениях длительное время;

o бросать коробки с кинопленкой, ударять их одна о другую, о пол, металлические и другие предметы.

4. При перемотке кинопленки необходимо следить за тем, чтобы:

o она не была прижата к диску или нижнему софиту;

o не терлась о поверхности, создающие в рулоне заряд статического электричества;

o перематывалась равномерно, без рывков, со скоростью не более 50 об/мин.

5. Закончив работу на фильмопроверочном столе, рулон пленки следует убрать в металлическую коробку и поместить в фильмостат до завершения работы с остальными кинодокументами в течение смены.

6. После завершения работы кинодокументы нельзя оставлять в рабочих комнатах; их следует перенести в специально выделенные помещения временного хранения или постоянные хранилища.

7. Кинодокументы, сопровождаемые документами с красной полосой, должны быть удалены из рабочих помещений сразу же по окончании работы с ними.

8. При необходимости работы в боксах для хранения кинодокументов на нитрооснове помещения боксов должны быть хорошо проветрены; дверь бокса, в котором ведется работа, должна быть открыта.

9. Пожароопасность кинодокументов на нитрооснове, возрастающая в процессе длительного хранения, требует строжайшего соблюдения противопожарных правил и настоящих правил обращения с кинодокументами на нитрооснове.

Список использованных источников и литературы

Закон Федеральный закон -ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

"Положение о едином российском страховом фонде документации", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.95 № 000-68

Правила по стандартизации ПР 50.2.006-94 Государственная система обеспечения единства измерений. Порядок проведения поверки средств измерений

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.07 № 19, зарегистрированы Минюстом России, регистрационный № 000 от 01.01.2001

ГОСТ 7.65-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

ГОСТ 12.1.004-91 ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования

ГОСТ 12.1. Система стандартов безопасности труда. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочих помещений

ГОСТ 12.1.019-79 Система стандартов безопасности труда. Электробезопасность. Общие требования и номенклатура защиты

ГОСТ Р 33. Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

ГОСТ 4097-78 Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия

ГОСТ 4151-72 Вода питьевая. Метод определения общей жесткости

ГОСТ 4430-78 Контейнеры для кинопленок, фильмовых материалов и магнитных лент. Технические условия

ГОСТ 6709-72 Реактивы. Вода дистиллированная. Технические условия

ГОСТ 9968-86 Метилен хлористый технический. Технические условия

ГОСТ Хлороформ. Технические условия

ГОСТ Средства охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Типы, основные параметры и размеры

Руководство Р. 3.1.683-98 Использование ультрафиолетового и бактерицидного излучения для обеззараживания воздуха и поверхностей в помещениях

СНиП 2.04.05-91 Отопление, вентиляция и кондиционирование

СНиП Пожарная безопасность зданий и сооружений

ОНТП 10-99 Определение категорий (классификация) помещений и зданий по взрывопожарной и пожарной безопасности. Противопожарные требования

ИСО 18911: 2001 Фотография. Носители изображения. - безопасные фотографические пленки, прошедшие химико-фотографическую обработку. Практика хранения

Р Кинематография. Исходные материалы фильмов. Условия хранения в фильмоархивах

ОСТ 55.1-84 Документы на пленочных носителях. Кинодокументы и микрофильмы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования

ОСТ 55.2-84 Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования

Инструкция по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов на нитрооснове в государственных архивах СССР, М., Главархив СССР, НИЦТД СССР. 1983.

ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО РАБОТЕ государственных и муниципальных АРХИВОВ С ФОТОДОКУМЕНТАМИ

(одобрены ЭПК управления по делам архивов

Тюменской области, протокол от 31.10.2011 № 10а)

Тюмень, 2011

	ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
II .	КЛАССИФИКАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	Определение фотодокумента
	Оригиналы и копии фотодокументов
	Классификация фотодокументов по внешним признакам
	Единицы учёта и единицы хранения фотодокументов
	Экспертиза ценности фотодокументов
	Описание фотодокументов
	УЧЁТ фотодокументов
	ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	КАТАЛОГИЗАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОТОДОКУМЕНТОВ
	Источники
	Приложение №1аФорма акта приема-передачи архивных документов на хранение
	Приложение №1б Форма акта приема фотодокументов, созданных муниципальным архивом в ходе инициативного документирования
	Приложение №2а Форма описи негативов, позитивов, слайдов
	Приложение №2б Форма описи фотоальбомов
	Приложение №2в Форма описи электронных фотодокументов
	Приложение №3 Образец титульного листа к описи фотодокументов
	Приложение №4 Образец оформления книги учета поступлений фотодокументов
	Приложение №5 Форма листа учета фотодокументов
	Приложение №6 Форма внутренней описи фотоальбома
	Приложение №7аОбразец ярлыка компакт-диска с электронными фотодокументами
	Приложение №7бОбразец ярлыка компакт-диска с ЭФД фонда пользования
	Приложение №8 Форма карточки учета технического состояния фотодокумента

I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие методические рекомендации разработаны для государственных и муниципальных архивов Тюменской области на основе действующих в архивной отрасли нормативно-методических документов и с учётом практики данной работы в архивных учреждениях.

1.2. Методические рекомендации устанавливают единые требования по организации комплектования, хранения, учёта, экспертизы ценности и использования фотодокументов и обязательны для применения в работе всеми государственными и муниципальными архивами (архивными отделами органов местного самоуправления). Методические рекомендации могут применяться в деятельности ведомственных архивов.

1.3. С выходом данных рекомендаций утрачивают силу Методические рекомендации архивного отдела Тюменского облисполкома по работе с фотодокументами в государственных архивах 1989 года и Методические рекомендации управления по делам архивов Тюменской области по комплектованию электронными фотодокументами 2004 года.

II. КЛАССИФИКАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

2.1 Определение фотодокумента

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет фотодокумент как изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980) содержат более пространное определение: фотодокументом является изобразительный документ, фиксирующий посредством фотографической техники предметы, события, явления действительности в виде отдельных изображений.

Наиболее корректным представляется определение в Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь 2007 года: фотодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим способом, в виде единичных изображений.

2.2.Оригиналы и копии фотодокументов

2.2.1. Оригиналом фотодокумента является документ, полученный на светочувствительной плёнке или других носителях информации в результате авторской съёмки.

Оригиналы фотодокументов, имеющихся на хранении в архивах Тюменской области:

фотонегатив - оригинал фотодокумента, в виде единичного негативного изображения, полученный на прозрачном носителе в результате съёмки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий фотодокумента;

диапозитив (слайд) - оригинал фотодокумента на обращаемой или специальной диапозитивной плёнке или фотопластинке, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации путём просматривания на просвет или проецирования на экран;

фотоальбом - оригинал фотодокумента в виде собрания фотоотпечатков в форме книги, папки;

фотодокумент в цифровом формате (электронный фотодокумент) - оригинал фотодокумента, полученный в результате цифровой фотосъёмки и предназначенный для воспроизведения информации, изготовления копий с помощью компьютерной техники.

Оригиналы фотодокументов, которых на хранении в архивах Тюменской области нет (особенности порядка работы с ними данными рекомендациями не устанавливаются):

голограмма - оригинал фотодокумента на прозрачном плёночном носителе, полученный посредством голографической техники и обеспечивающий объёмное изображение;

стереослайд - оригинал фотодокумента в виде пары позитивных изображений на прозрачном плёночном носителе, который при рассмотрении в стереоскопическом устройстве обеспечивает объёмное изображение.

2.2.2. Копиями фотодокументов являются документы, возникшие в результате однократного или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную информацию, и предназначенные для воспроизведения информации и копирования документов.

Копии фотодокументов:

фотопозитив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с негатива на позитивную фотоплёнку;

фотоотпечаток (бумажный позитив) - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотобумагу;

фотоконтратип - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на негативную фотоплёнку;

дубль-негатив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с промежуточного позитива на негативную фотоплёнку;

копия фотодокумента в цифровом формате - копия, изготовленная с оригинала или копии фотодокумента путём копирования в компьютере.

2.3. Классификация фотодокументов по внешним признакам

2.3.1. По внешним признакам фотодокументы классифицируются и систематизируются в архиве:

по носителям информации - составляются отдельные описи на фотонегативы, фотоотпечатки (позитивы), фотодокументы в цифровом формате и т.д.;

по цветности - составляются отдельные описи на чёрно-белые и цветные фотодокументы;

по размерам - различают 8 основных размеров, обозначаемых цифрами от 0 до 7 (от 2,5см х 3,5см до 30 см х 40 см), но в архивных учреждениях Тюменской области при составлении описей размер фотодокумента не учитывается.

2.3.2. По жанровым особенностям фотодокументы классифицируются на хроникальные, портреты (индивидуальные и групповые), пейзажи (сельские, городские, индустриальные и др.).

2.4. Единицы учёта и единицы хранения фотодокументов

Фотодокументы учитываются по фондам, единицам учёта и единицам хранения.

2.4.1 В архивных учреждениях Тюменской области применяется нефондовая организация фотодокументов - все фотодокументы, как правило, включаются в состав единого Фотофонда.

Внутри Фотофонда составляются отдельные описи на каждый вид фотодокумента - негативы чёрно-белые; негативы цветные; позитивы чёрно-белые; позитивы цветные; слайды; фотоальбомы; фотодокументы в цифровом формате.

2.4.2. Единица учёта фотодокумента - отдельный кадр или несколько кадров панорамной съёмки, фотоальбом.

2.4.3. Единица хранения фотодокумента - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, физически обособленный носитель с цифровой записью фотодокументов (в настоящее время - компакт-диск).

III. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ФОТОДОКУМЕНТАМИ

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (далее - АФ РФ).

3.1. Законодательной основой для комплектования государственного и муниципального архива фотодокументами является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - ФЗ № 125), в соответствии со статьей 6 которого экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Фотодокументы, отнесённые к составу АФ РФ, подлежат временному хранению в организации или у лица - источников комплектования не более пяти лет со времени создания (ФЗ № 125, ст.22, пункт 4ж).

В соответствии со ст.7 ФЗ № 125 включение документов, находящихся в частной собственности, в состав АФ РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем документов и государственным или муниципальным архивом (форму договора см. в Методических рекомендациях по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах, Тюмень, 2007).

Документы могут быть переданы в архив как на платной, так и на безвозмездной основе. При этом допускается перезапись на носитель, предоставленный архивом.

3.2. Комплектование архива включает:

определение источников комплектования архива;

определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

прием-передачу архивных документов в архив.

3.3. На основании ФЗ № 125 источниками комплектования архивов фотодокументами в обязательном порядке являются все государственные (бюджетные, казённые) и муниципальные учреждения, предприятия, организации (далее - организации), в деятельности которых постоянно или периодически создаются фотодокументы: информационно-издательские центры, редакции газет, журналов.

ФД могут создаваться эпизодически в органах представительной и исполнительной власти при проведении юбилейных торжеств, конкурсов, приёме иностранных делегаций, представителей областных и федеральных органов власти, вручении наград и других мероприятий областного, городского, районного масштаба. Фотодокументы часто создаются в деятельности учреждений культуры (Дома культуры, центры культуры и досуга, центры национальных культур, театры), физкультуры и спорта, социальной защиты населения, учебных заведениях, общественных организации (профорганизации, советы ветеранов).

Отдельные промышленные, строительные, сельскохозяйственные предприятия могут осуществлять фотосъемку собственных производственных процессов, пуск новых объектов, агрегатов, выпуск новой продукции, приём делегаций и т.п.

Возможными источниками комплектования фотодокументами могут быть негосударственные организации и частные лица. В архивах Тюменской области отдельные списки источников комплектования фотодокументами, как правило, не ведутся. Отметка о наличии в организации фотодокументов (ФД) проставляется в графе 6 Списка источников комплектования архива управленческими документами.

Фотодокументы могут создаваться государственными и муниципальными архивами в порядке инициативного документирования, при этом съёмки событий могут планироваться заранее на основе изучения планов работы органов власти, учреждений и организаций.

3.4. Приём фотодокументов осуществляется всеми архивами ежегодно в соответствии с годовым планом.

3.5. Приёму в архив подлежат подлинники фотодокументов: негативы, фотоальбомы (сформированные организацией или физическим лицом), фотодокументы в цифровом формате.

Позитивы принимаются на хранение только в порядке исключения при отсутствии негатива на особо ценные и редкие ФД.

3.6. Фотодокументы принимаются на хранение в следующем комплекте: негатив, контрольный фотоотпечаток. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация, для фотодокументов это аннотация. К фотодокументу могут прилагаться вырезки из газеты со статьёй о лице или событии, отражённом в фотодокументе. Вырезки помещаются во внешний конверт.

Как правило, полная аннотация составляется уже в государственном (муниципальном) архиве в ходе описания фотодокументов, поэтому, чем меньше прошло времени с момента создания ФД, тем легче провести его научное описание. С этой точки зрения наиболее рациональным является приём в архивы ФД сразу же после их создания.

3.7. Прием архивных документов осуществляется только по утвержденным ЭПК описям и оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение №1), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования или у физического лица-сдатчика.

3.8. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности, вносятся в опись в установленном порядке. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи:

В государственном архиве - по форме приложения №1а, при этом приём-передача осуществляется от отдела, создавшего ФД, отделу учёта;

В муниципальном архиве - по форме приложения №1б.

IV. Экспертиза ценности фотодокументов

4.1 Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение). Экспертиза ценности фотодокументов проводится специалистами архива непосредственно в организации или в архиве путём просмотра ФД.

4.2 Экспертиза ценности фотодокументов предполагает комплексное использование общих и специфических критериев.

К общим критериям относятся:

Критерии происхождения: время и место создания документа; значение организации или лица, создавших документ; авторство; оригинальность (подлинность) документа;

Критерии содержания: значение объекта, события, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна (уникальность) содержащихся в документе сведений;

Критерии внешних особенностей: физико-химическое состояние документов и степень их сохранности.

К специфическим критериям относятся:

Художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность; выразительность и оригинальность фотодокумента;

Своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.

4.3 При экспертизе ценности ФД решаются вопросы повторяемости информации: дублетности и вариантности документов.

Дублетные ФД - документы, размноженные в нескольких экземплярах, несколько кадров с одинаковым изображением.

Варианты ФД - два или более документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа.

При отборе на хранение дублетных, поглощённых и вариантных документов учитывается:

Значение информации, повторяющейся в документах;

Степень полноты повторяемости информации;

Периодичность создания ФД;

Техническое состояние ФД.

Из дублетных ФД отбираются документы, имеющие более высокое качество изображения, носителя, имеющие текстовую сопроводительную документацию. Из вариантных ФД отбираются документы с наиболее полным содержанием, лучшими композиционными решениями и техническим состоянием. Учитывается возможность наиболее точного установления даты, места съёмки.

4.4 Отбор фотодокументов на хранение и инициативное документирование ФД должны обеспечить полноценное комплектование архива изобразительными документами, объективно отражающими состояние экономики, общественной, политической, культурной жизни территории на каждом историческом этапе.

При проведении экспертизы ценности снимков ежегодно повторяющихся событий (дни района, села, празднование государственных праздников, спартакиады, смотры художественной самодеятельности, посевные и уборочные кампании и т.п.) следует учитывать, что несмотря на кажущееся их однообразие, ежегодные снимки отличаются деталями (облик людей, оформление улиц и праздничных колонн, содержание транспарантов, марки используемой техники и т.д.) и могут проиллюстрировать развитие события, процесса во времени. Отбирать на постоянное хранение из таких снимков следует те, которые отражают особенности данного времени.

Для истории архитектуры целесообразно периодически принимать на хранение снимки всех памятников, типовых и уникальных зданий, жилых домов, отличающихся оформлением, панорамные снимки жилых и промышленных районов.

Индивидуальные и групповые портреты - наиболее массовый вид фотодокументов. В архиве должны быть портреты жителей региона, сыгравших значительную роль в его истории, портреты типичных представителей различных слоёв населения, групповые портреты участников массовых событий.

V. Описание фотодокументов

5.1 Описание фотодокументов (создание вторичной информации о содержании фотодокумента для архивных справочников) проводится на уровне:

вида документа;

единицы учёта;

единицы хранения.

5.2 Отобранные в результате экспертизы ценности фотодокументы включаются в описи установленной формы (приложения № 2). Опись фотодокументов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Составляются отдельные описи на виды фотодокументов:

чёрно-белые негативы (приложение № 2а);

цветные негативы (приложение № 2а);

чёрно-белые позитивы (приложение № 2а);

цветные позитивы (приложение № 2а);

диафильмы, слайды (приложение № 2а);

фотоальбомы (приложение № 2б);

электронные ФД (приложение № 2в).

Описи фотодокументов в архивных учреждениях Тюменской области составляются, как правило, в государственном (муниципальном) архиве и подписываются специалистом архива, проводившим описание ФД.

5.3 Титульный лист к описи (приложение № 3) составляется при первичном описании конкретного вида ФД. На титульном листе указываются: название архивного учреждения, название фонда (ФОТОФОНД ), номер и название описи (Опись № 1 негативов (позитивов, электронных и т.д.) фотодокументов ) хронологические рамки внесенных в опись ФД (за … годы ).

5.4 Графы описи ФД составляется следующим образом:

5.4.1 В графе «Номер ед.хр.» указывается порядковый номер единицы хранения ФД - отдельного негатива, позитива, нескольких кадров панорамной съёмки, диафильма, фотоальбома, компакт-диска с электронными ФД.

5.4.2 В графе «Номер ед.уч.» - только в описи электронных фотодокументов указывается порядковый номер каждого снимка, размещённого на дисковом носителе.

5.4.3 В графе «Производственный номер» указывается номер, присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве (если он имеется); в описи электронных ФД в данной графе указывается имя файла, состоящее из номера единицы учёта и номера единицы хранения без каких-либо знаков между цифрами.

5.4.4. В графе «Заголовок (аннотация)» указывается аннотация отдельного снимка, нескольких кадров панорамной съёмки, заголовок (авторское название) фотоальбома.

При составлении аннотации к фотодокументам, опубликованным в средствах массовой информации, используется текст статьи, заметки и т.п. Аннотация излагается современным языком, независимо от времени происхождения фотодокумента, по возможности, с использованием отглагольных существительных вместо глаголов (не возлагает, а возложение, не выступает, а выступление, не соревнуется, а во время соревнований и т.д.).

Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице (лицах), изображённых на снимке. Изображённые на снимке лица перечисляются в порядке их размещения в последовательности слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из группы или при наличии сведений только о нескольких лицах обозначается их расположение на документе: «второй слева…», «в центре группы…», «третий во втором ряду…».

Депутаты Тюменской областной Думы на субботнике. На переднем плане - В.А. Рейн , заместитель председателя Тюменской областной Думы

Строительство набережной р. Туры. На заднем плане металлический мост по ул. Челюскинцев

Аннотация к портрету начинается с инициалов и фамилии лица, затем указывается должность (включая название организации), звание и другие сведения о лице.

И.И.Иванов, глава администрации Бердюжского района (портрет)

П.П.Петрова, директор Балаганской общеобразовательной школы, депутат Думы Викуловского муниципального района (портрет)

При составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретного лица, указывается и событие, и степень участия в нём данного лица.

В.В.Якушев, Губернатор Тюменской области (в центре) на открытии первой очереди Тюменского завода металлоконструкций

Выступление писателя В.В.Иванова на митинге протеста против повышения пенсионного возраста в России

В аннотациях не употребляются не общепринятые сокращения слов, названия организаций приводятся полные официальные, но без лишних аббреиватур, указывающих на организационно-правовую форму юридического лица, например:

Государственный архив Тюменской области - полное название, не нужно добавлять к нему сокращения типа ГУТО, ГБУТО;

Упоровская детская школа искусств - полное название, не нужно указывать сокращение АОУ ДОД.

Числительные, употребляемые в названиях, следует писать словами, кроме числительных, употребляемых в качестве собственных имён, например:

Панорама 2-го микрорайона Тобольска

Аннотация, по возможности, должна содержать информацию о том, что именно послужило основанием для включения конкретного фотодокумента в состав Архивного фонда РФ.

Общий вид пятиэтажного жилого дома по ул.Текстильной, образец типового жилого здания, так называемой «хрущёвки», массовой застройки в советских городах в 60-е годы ХХ века

Уборка зерновых на поле сельскохозяйственного кооператива «Маяк» комбайнами, оборудованными электронной системой управления

Коровы симментальской породы, поступившие в Сладковский район из Словакии

Участники митинга «Против реформ в жилищно-коммунальном хозяйстве» с плакатом «Не отдадим жулью жильё»

5.4.5В графе «Автор съёмки» указываются фамилия и инициалы автора снимка, если автора установить не удалось, пишется «Не установлен». В описи фотоальбомов автор указывается в том случае, если все снимки альбома сделаны одним автором.

5.4.6. В графе «Дата съёмки» указывается арабскими цифрами точная дата (09.05.2011 ) или приблизительное время съёмки (май 2011г . или 2011 год ). Если дата на документе и в текстовой сопроводительной документации к нему отсутствует, она устанавливается архивистами по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки ([2008 год ], [90-е годы ХХ века ], [осень 2010г .]).

В описи фотоальбомов в этой графе указываются крайние даты помещённых в альбом фотоотпечатков.

5.4.7. В графе «Место съёмки» указывается название города, области, района (название села, посёлка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населённого пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съёмки, при этом в скобках можно указать и современное его название (ул. Царская, ныне ул. Республики) . Сведения могут дополняться названием организации, в которой происходила съёмка.

5.4.8. Для единиц хранения, состоящих из нескольких кадров панорамной съёмки, дополнительно указывается количество кадров в единице хранения.

5.4.9 При наличии текстовой сопроводительной документации указывается её состав.

5.4.10 В описи фотоальбомов дополнительно указывается количество включённых в альбом фотоотпечатков и внешние особенности в оформлении обложки альбома: наличие металлических деталей, камней, бархатного и др. переплёта, так как это требует специальных мер обеспечения их сохранности.

5.4.11 В описи электронных фотодокументов дополнительно указываются формат данных (в настоящее время это формат jpg) и объём файла в мегабайтах.

5.4.12 Архив должен иметь 3 экземпляра описей фотодокументов, первый из которых является страховым.

5.4.13 В итоговой записи к разделу описи ФД указывается количество включённых в раздел описи единиц хранения, в описи электронных ФД указывается количество и крайние номера и единиц хранения (отдельный диск) и единиц учёта - количество кадров (снимков).

Если при очередном описании электронные ФД скопированы на учтенный ранее в данной описи диск, в итоговой записи к разделу описи указывается количество включённых в опись единиц учёта, количество единиц хранения обозначается цифрой 0 (ноль), например:

В раздел описи внесено 38 (тридцать восемь) единиц учёта с № 139 по

№ 176, 0 (ноль) единиц хранения.

В сопроводительном письме к такой описи в ЭПК обязательно следует сообщать о том, что фотодокументы добавлены на учтённый ранее диск.

5.4.14 Описи фотодокументов представляются на рассмотрение ЭПК с сопроводительным письмом. После утверждения описи ЭПК управления по делам архивов Тюменской области на единицах хранения фотодокументов проставляются архивные номера:

на оборотной стороне позитива мягким графитным карандашом в левом верхнем углу;

на негативе между перфорацией в верхнем левом углу тушью;

на фотоальбоме проставляется архивный штамп, как на обложке дела - на нижнем поле слева;

на компакт-диске, по возможности, на нерабочей стороне диска специальным маркером.

VI. УЧЁТ фотодокументов

6.1 В состав основных (обязательных) учетных документов по учёту фотодокументов входят:

Книга учета поступлений фотодокументов (приложение № 4) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

Лист учета фотодокументов (приложение №5) - для учета количества фотодокументов; учета и нумерации описей фотодокументов, динамики их изменений;

Дело фонда - комплекс документов по истории фотофонда.

6.2 В книгу учета поступлений документов (приложение № 4) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления фотодокументов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Если одно поступление содержит разные виды фотодокументов, оно получает один порядковый номер по книге учёта поступлений.

Для электронных фотодокументов в книге учёта поступлений указывается количество единиц хранения и через косую черту - количество единиц учёта. Если принятые новые единицы учёта (кадры) электронных фотодокументов скопированы на уже имеющийся в архиве и учтённый ранее диск (последний, незаполненный), количество единиц хранения отмечается прочерком, а через косую черту указывается количество единиц учёта (-/15), в графе «Примечание» об этом делается запись (сброшены на старый диск ), об этом сообщается в ЭПК в заключении на опись.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год фотодокументов, итоговая запись подписывается составителем и датируется.

6.3 Лист учета фотодокументов (приложение №5) составляется единый на все виды принятых ФД.

Каждой описи на отдельный вид фотодокументов присваивается номер по листу учёта. В лист учёта вносятся сведения при каждом изменении в объёме фотофонда. Заведенные ранее листы учёта фотодокументов в архивах продолжаются до окончания листа по установленной ранее форме, продолжение листа учёта ФД оформляется по уточнённой форме прил.№5.

Количество электронных ФД в листе учета учитывается в ед. хр. и ед. уч. (через косую черту).

6.4Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фотофонда .

Акты нумеруются в деле фотофонда по видам актов (акты приёма-передачи, акты проверки наличия и т.д.) в валовом порядке.

6.5 После каждого поступления (выбытия) фотодокументов на последнем листе (или на обороте последнего листа) составляется сводная итоговая запись к описи в целом , в которой учитывается количество включённых в опись ФД в нарастающем порядке.

Примеры: 1. В опись внесено 225 (двести двадцать пять) позитивов с № 1 по № 225.

23.07.2011

2. В опись внесено 425 (четыреста двадцать пять) единиц учёта с № 1 по № 425, 5 (пять) единиц хранения с № 1 по № 5.

Начальник отдела Подпись А.А.Иванова

23.07.2011

6.6 К законченной описи ФД составляется лист-заверитель дела по общей форме листа-заверителя.

6.7.Учет фотоотпечатков в фотоальбоме осуществляется во внутренней описи и листе-заверителе (по общей форме листа-заверителя дела).

Все позитивы в фотоальбоме нумеруются слева направо сверху вниз, порядковый номер проставляется ручкой под позитивом, всем позитивам панорамной съёмки присваивается один номер и каждому добавляется буквенное обозначение (3а, 3б, 3в и т.д.).

При наличии в альбоме текстовой сопроводительной документации (вырезки из газет, рукописные статьи, письма и др. текстовые документы, за исключением подписей под снимками) сведения о текстовых документах включаются во внутреннюю опись.

Внутренняя опись фотоальбома (приложение № 6) помещается в начале альбома. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в листе-заверителе после общего количества листов альбома через знак + (плюс).

6.8 Учёт особо ценных фотодокументов осуществляется в государственных архивах в соответствии с внутренними нормативными документами.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения фотодокументов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность фотодокументов в архиве.

7.1 Фотодокументы хранятся в архивных коробах в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах.

7.1.1 Позитивы и негативы помещаются в два конверта, один из которых (внутренний) изготавливается из светонепроницаемой бумаги по размеру негатива (позитива). Размер внутреннего конверта должен исключить свободное перемещение ФД внутри упаковки. Поверхность упаковочного материала не должна вызывать повреждений документов или прилипаний к ним. Внутренний конверт вкладывается во второй конверт, который может быть любого формата, удобного для организации хранения ФД. Конверты размещаются в коробах по порядку номеров единиц хранения.

7.1.2 Фотоальбомы хранятся в архивных коробах. При необходимости сохранить особенности в оформлении обложки фотоальбома используются дополнительные упаковочные средства: конверты, папки с клапанами, мягкая упаковочная бумага, мягкая ткань. Не используется для упаковки полиэтиленовая плёнка.

7.1.3 Электронные фотодокументы на дисках хранятся в фабричной упаковке (пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке, соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения помещается внутри упаковки, при этом можно использовать оборотную сторону ярлыка изготовителя.

На ярлыке (приложение № 7а,б) помещаются сведения:

Название государственного (муниципального) архива,

Название фонда (Фотофонд),

Номер описи,

Номер единицы хранения,

Крайние номера единиц учета.

Для хранения необходимо создать сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным (страховым), а второй будет использоваться в работе. На ярлыке второго диска следует добавить надпись «ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ». Хранить неприкосновенныеэкземпляры ЭФД и фонд пользования следует отдельно.

7.2 Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения фотодокументов должны соответствовать нормам:

чёрно-белые негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше + 15°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

цветные негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

дисковые носители - температура воздуха от + 8 до + 18°С, относительная влажность воздуха 45-65%.

7.3 Световой режим

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

7.4 В целях оперативного поиска документов составляются карточки постеллажного топографического указателя, которые могут вестись в традиционном или автоматическом режиме.

7.5 При работе с фотодокументами должны соблюдаться следующие меры обеспечения их сохранности:

рабочий стол должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;

работать с фотодокументами следует в чистых не ворсистых перчатках, брать документ можно только за края, не касаясь поля изображения;

запрещается делать на документах какие-либо пометки, производить ретушь;

в фотоальбомах запрещается оставлять между страницами закладки, делать пометки на полях;

запрещается оставлять документы не защищёнными от воздействия солнечного и электрического света.

VIII. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

8.1 В целях установления соответствия фактического наличия фотодокументов их количеству, числящемуся по учётным документам, а также выявления документов, подлежащих профилактической обработке и реставрации проводится проверка наличия и состояния ФД.

Проверка наличия ФД проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.

8.2 Проверка наличия ФД проводится по общим правилам организации этой работы, при этом составляются лист проверки и акт проверки установленной правилами формы.

8.3 При оценке технического состояния позитивов и негативов фотодокументов визуально (возможно использование увеличительной лупы) проверяется:

состояние упаковки;

техническое состояние поверхности фотослоя и основы (наличие царапин, грязи, трещин, потертости и др.);

наличие загрязнений и механических повреждений (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

качество фотографического изображения (резкость, контрастность).

8.4 При оценке технического состояния электронных ФД, включая их страховые копии, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Электронные документы проверяются также на наличие «вирусов».

8.5Учет физического и технического состояния осуществляется в карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 8).