Приказ об утверждении графика отпусков работников школы. Данное правило не касается

В статье расскажем, как составить приказ об утверждении графика отпусков на 2019 года, образец составления графика приведем.

График отпусков определяет очередность ухода сотрудников в ежегодный отпуск. Этот документ является обязательным как для сотрудников, так и для работодателей. Для составления графика отпусков нужно подготовить ряд документов, в том числе приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год, образец которого приведем в статье.

Какие документы нужны для составления графика отпусков

Организации обычно применяют для оформления графика отпусков на 2019 год форму Т-7. Но можно использовать и самостоятельно разработанную форму. Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец приведен ниже) не является обязательным документом. Ведь в унифицированной форме графика уже есть специальное поле для его утверждения руководителем.

Кстати, график отпусков на 2019 год в excel скачать можно .

Прежде, чем приступать к составлению графика отпусков, нужно составить приказ на график отпусков на 2019 год. Этот приказ составьте в свободной форме. Образец приведен ниже.

При составлении графика отпусков нужно учитывать специфику деятельности организации. Желательно запросить у сотрудников информацию о планируемых датах их отпусков.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец

График отпусков: образец заполнения 2019

После того как издан приказ на график отпусков на 2019 год, начинается подготовка самого графика отпусков.

В форме графика отпусков укажите номер графика и дату его составления, а также год, на который его составляете.

Далее заполните сведения по каждому сотруднику. Укажите планируемые и фактические даты отпуска. Если сотрудник переносит отпуск на другое время, новый график утверждать не нужно. Достаточно заполнить предусмотренные для этого графы в утвержденном графике.

С графиком отпусков ознакомьте сотрудников под подпись. Ведь он является для них обязательным к применению.

График отпусков подписывает руководитель отдела кадров. Если в организации нет отдела кадров, график отпусков составляет сотрудник, на которого возложены обязанности по кадровому учету.

Когда нужно утвердить график отпусков

График составляйте один раз в год на календарный год. Издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец ниже) нужно не позднее 16 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.

О том, что график отпусков – обязательный документ в каждой компании, слышали все. Но нужен ли отдельный приказ, чтобы его утвердить, знают единицы. Давайте вместе разберемся, действительно ли руководитель должен издавать такое распоряжение и как оно выглядит.

Как утвердить план отпусков

Обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

• ежегодные оплачиваемые;
• неиспользованные в прошлом году;
• дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:

Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

Унифицированный шаблон (форма Т-7)

Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу. Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна.

То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение - когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Как выглядит распоряжение на утверждение графика отпусков (образец)

Если на вопрос «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков» начальство ответило утвердительно, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому он должен содержать все стандартные реквизиты:

• наименование организации;
• название;
• дату составления;
• суть распоряжения;
• сведения о лице, его подписавшем;
• подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.

Приказ об утверждении графика отпусков составляют одновременно с самим графиком, не позднее чем за две недели до начала следующего года. Это крайний срок, когда нужно утвердить документы. Образец приказа об утверждении графика отпусков на 2016 год в нашей статье.

Приказ об утверждении графика отпусков

Необходимость утверждения графика отпусков предусмотрена статьей 123 Трудового кодекса. Как правило, делают это отдельным приказом.

На практике не всегда составляют приказ об утверждении графика отпусков – в унифицированной форме графика уже есть специальное поле для его утверждения руководителем, поэтому это не нарушение. Однако приказ дополнительно зафиксирует факт утверждения графика, а также дату распоряжения руководства организации, которая ограничена трудовым законодательством (подробнее об этом ниже).

Унифицированная форма данного приказа не утверждена, поэтому можно составить его в произвольном виде, к примеру, на бланке компании.

Главное в приказе – дата его составления. Трудовой кодекс обязывает руководителя компании утвердить график отпусков за две недели до наступления следующего года. В этот же срок надо известить сотрудников об очередности отпусков. Иначе трудовая инспекция может начислить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ). Ниже мы привели образец приказа об утверждении графика отпусков на 2016 год.

В приказе об утверждении графика отпусков директор может сделать дополнительные распоряжения по организации, касающиеся предоставления отпусков работникам. Например, обязать сотрудника кадровой службы ознакомить всех с графиком, а также подготовить документы для отпусков. А бухгалтерию – обеспечить выплату отпускных согласно графику отпусков, а также резервирование средств, если это необходимо.

Приказа об утверждении графика отпусков на 2016 год Образец

Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»

Зачастую у кадровиков, особенно в преддверии нового календарного года и подготовки к составлению графика отпусков, возникает справедливый вопрос: нужно ли утверждать сам график или подготовку к его составлению отдельным приказом. Какие обязательные реквизиты отразить в документе, должен ли его подписывать руководитель. Опираясь на нормативы действующего законодательства, разберём этот вопрос.

Для чего может понадобиться приказ о графике отпусков

Начнём с главного: наличие согласованного графика отпусков на предприятии - обязательное условие для всех работодателей, это регламентировано статьёй 123 ТК РФ. Есть здесь только одно исключение: могут работать без утверждённого графика только индивидуальные предприниматели, штат которых не превышает 15 сотрудников (те предприятия, которые относятся к микробизнесу).

Срок ратификации графика жёстко регулируется нормами трудового права - за 2 недели до конца календарного года документ должен быть готов и согласован. Причём при подписании документа должно быть учтено мнение профсоюза (если есть в компании). Также необходимо учитывать право льготных категорий служащих организации на внеочередной уход в отпуск, к таким льготникам относятся работники, которым не исполнилось 18 лет (статья 267 ТК), беременные и родившие дамы (статья 260 ТК РФ), даётся это право совместителям и тем, кто усыновил малыша и пр. Порядок согласования этого документа установлен статьёй 372 ТК РФ, которая регулирует ратификацию внутренних нормативных актов.

Если следовать таймингу, график отпусков на 2019 год должен быть утверждён до 17 декабря 2018 года. Следовательно, разработать, подготовить и согласовать график со всеми заинтересованным лицами нужно уже к первым числам декабря.

Стоит учесть: кадровые работники с серьёзным стажем работы рекомендуют ознакомить с этим документом каждого сотрудника, получив со всех подпись. Иначе призывать работников к выполнению установленных периодов для отдыха будет затруднительно. Сделать это можно двумя способами:

Эта процедура остаётся на откуп кадровой службы. Стоит только помнить здесь, что ознакомление с графиком - это больше профилактическая процедура, предупреждение за 2 недели до утверждённого в графике периода отдыха никто не отменял.

Зная нерасторопность сотрудников и даже руководителей подразделений в этом вопросе (всем нужно подумать, посоветоваться со второй половинкой, посмотреть, когда не учится ребёнок и т. п.), можно предположить, что рассмотрение документа будет проходить основательно и не спеша. Но кадровику и руководству компании нужно строго соблюдать сроки утверждения графика, так как за отсутствие в положенный срок этого документа и фирме, и директору грозит административная ответственность:

• на 30 000 - 50 000 ₽ может быть оштрафована компания, если проверяющие обнаружат нарушения в сроках согласования графика или вообще его отсутствие (ответственность для юр. лиц);
• на 1 000 - 5 000 ₽ может быть наказан ИП или лично руководитель компании.

И вот здесь на помощь кадровику и гендиректору компании может прийти именно приказ, который будет устанавливать все формальные требования по утверждению графика отпусков.

Проговорим сразу, что обязанности вводить график отпусков отдельным распоряжением по компании, как правило, не возникает. Аргумент здесь один - сама форма графика (если она стандартная) предполагает утверждение документа.

Следовательно, приказ не нужен только в том случае, если предприятие использует для оформления графика унифицированную форму №Т-7 , утверждённую Приказом Госкомстата РФ №1, или же в компании разработан собственный шаблон, где в шапке документа стоит резолюция «утверждаю», дата и подпись директора. В результате получается, что сама форма графика уже предполагает его нормативное утверждение с указанием даты ратификации.

Заметим: обязанность применения для графика именно формы Т-7 с 2013 года отменена законодателями.

График отпусков - как составить и утвердить (видеоинструкция)

Когда издаётся распоряжение об утверждении графика

У распоряжения, которое может регламентировать процедуру запуска, сроки и ответственных лиц при проведении мероприятий согласования годового отпускного документа, существует определённая целесообразность.

Разберёмся, каким образом распоряжение по графику отпусков может оптимизировать процесс утверждения:

1. Гораздо проще издать один приказ, а сами реестры с датами отпускных периодов по подразделениям сделать как приложения к нему. Особенно если отделов, цехов много, ведь каждое подразделение, как правило, готовит свой отдельный график. В этом случае гендиректор просто визирует один общий документ, а приложения к нему подписывают ответственные лица.
2. Одним из важнейших моментов здесь будет точное планирование всех шагов и дат по ним при утверждении графика, здесь можно указать:
   • В какой срок руководители подразделений должны сдать графики по своим отделам (и кому).
   • Когда профсоюз должен собраться и высказать своё мнение по вопросу (если он есть на предприятии).
3. Установить ответственных лиц по каждому этапу, включая контроль за выполнением всех пунктов, который нужно фиксировать.
4. Если в компании принято решение, что с графиком должен быть ознакомлен каждый сотрудник, здесь можно установить этапы, финальный срок, когда все работники должны оставить визы на документе, и ответственное лицо, которое будет координировать процесс (как правило, это кадровик).
5. Отметим, что с таким документом кадровым работникам гораздо проще работать с персоналом. Они в этом случае выступают координаторами общего процесса и руководят им, а приказ фиксирует этот статус. Отмахиваться и нарушать сроки, подписав лист ознакомления с приказом руководства, как правило, не решается ни один даже самый ярый «противник бумажек».

Нужно понимать, что оптимальный период издания приказа о начале процесса утверждения главного отпускного реестра по предприятию - около полутора месяцев до конца года, чтобы к 17 декабря график уже был полностью готов, и всё было сделано без ненужной спешки и авралов.

Как грамотно составить распоряжение - основное, нюансы и образцы

Естественно, что, так как законодательством не определено применение такого приказа, универсальной формы у документа нет.

Универсальной формы для приказа об утверждении графика отпусков законодательством не установлено

Составить такой приказ можно в свободном формате. Но оставаясь в произвольной форме, нужно соблюдать требования кадрового делопроизводства, следовательно, документ должен содержать следующую информацию:

1. В шапке документа указывается:
   • Наименование предприятия - согласно уставным документам (полное и сокращённое название).
   • Реквизиты распоряжения - порядковый номер (возможно кодирование документа для систематизации), дата, можно указать город подписания документа (необязательно).
2. Преамбула приказа должна содержать ссылку на нормативный акт, согласно которому запускаются все действия (здесь - статья 123 ТК РФ).
3. В основной части нужно:
   
4. В заключительной части, как правило, устанавливается лицо, на которого возлагается контроль за всем процессом. Это может быть сам директор, начальник кадровой службы, любое другое должностное лицо, ведущее кадровую документацию (к примеру, референт).
5. Фиксируется ссылка, что графики отпусков по подразделениям являются приложением к приказу.
6. Подписывает документ гендиректор, другое первое лицо компании или его временный заместитель (если у него есть право подписи внутренних документов).
7. Далее следует блок ознакомления всех заинтересованных лиц и визирование ими документа.

   Приказ должны завизировать все заинтересованные лица

Подводя итоги по вопросу, отметим, что график отпусков на следующий год должен быть утверждён практически всеми нанимателями (за исключением микробизнеса). И крайний срок для этого - 14 дней до окончания года. При нарушениях этих требований компании грозит штраф. А вот распоряжение о ратификации этого отпускного реестра не считается обязательным к применению, но во многих случаях издание приказа целесообразно. Он может помочь пройти все этапы утверждения графика оперативно и грамотно. Составить этот документ можно в свободном формате, но применяя требования кадровой документации.

Летняя пора – это традиционное время отпусков. Однако все хорошее быстро заканчивается, и нужно не забыть составить график отпусков на следующий год. Лучше это сделать заранее, не откладывая на потом. Поэтому осенью самое время вспомнить об этом и издать приказ о составлении графика отпусков на 2018 год. Для чего это нужно и как это сделать, расскажем в статье.

График отпусков обязателен для всех

Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.

График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Для составления графика отпусков на 2018 год используют форму №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако организации могут разработать и использовать свой собственный бланк.

К составлению графика нужно подготовиться

До того как составить и утвердить график отпусков имеет смысл узнать об отпускных планах сотрудников. Для этого нужно издать приказ о составлении графика отпусков.

Организации, созданные в текущем (2017) году, должны составлять график отпусков только на следующий год – 2018. Нужно успеть это сделать не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). По факту получается, что график должен быть составлен не позднее 17 декабря. Составлять график на год, в котором организация создана, не нужно.

Этот приказ обяжет руководителей структурных подразделений собрать информацию о планируемых отпусках своих подчиненных. На основе собранных данных отдел кадров составит проект графика отпусков, сведя воедино полученную из структурных подразделений информацию.
Так как график отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2017 года, составить приказ о подготовке графика и разработать проект нужно заранее (ст. 123 ТК РФ).