Реклама на портале

Юридическая сила документа, её нормативная основа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу

Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) -- автора документа;

наименование вида документа; дата документа;

регистрационный номер;

гриф утверждения документа;

текст; подпись;

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости -- на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа -- один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать -- юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует: о подлинности документа о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

Гриф утверждения -- некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

  • - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
  • - электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
  • - печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

  • - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
  • - копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).

1 ?. Понятие «юридическая сила документа», её закрепление в государственном стандарте.

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

2 ?. Информация на бланке документа. Содержание документа, его обязательность. Состав удостоверения документов: утверждение, подпись, оттиск печати.

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть:

Правильно оформлен;

Не противоречить по содержанию действующему законодательству;

Быть изданным организацией, имеющей на это право.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

Наименование организации (должностного лица) – автора документа;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Регистрационный номер;

Гриф утверждения документа;

Подпись;

По некоторым источникам также: виза согласования, отметка о заверении копии, справочные данные об организации.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа; должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность за достоверность документа и за все возможные последствия исполнения документа.



Дата документа – один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать – юридически значимый реквизит, применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Гриф утверждения – некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Законодательно-нормативная база кадрового делопроизводства

Структура законодательной и нормативной базы кадрового делопроизводства:
1. Законы Российской Федерации.
2. Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ; Методические документы организаций, местных органов исполнительной власти по кадровому делопроизводству.
3. Нормативные акты Госстандарта РФ, министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти.

Трудовое и пенсионное законодательство об обязательности документирования работы с персоналом.

· Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

· Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001): одной из должностных обязанностей начальника отдела кадров является обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию, а также представление их в орган социального обеспечения. Правила обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (от 17.12.2001 № 173-ФЗ) и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» закон (от 15.12.2001 № 166-ФЗ)(утверждены постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27.02.2002 № 17/19пб; зарегистрированы в Минюсте России 31.05.2002 (регистрационный № 3491); опубликованы в «Российской газете» за 05.06.2002).

Предъявление кадровой документации при осуществлении надзорно-контрольной деятельности органами Федеральной инспекции труда, другими федеральными и общественными органами надзора и контроля; органами прокуратуры.

· В соответствии с положениями Трудового кодекса РФ , государственная инспекция труда наделена полномочиями по надзору и контролю за соблюдением работодателями трудового законодательства. Государственные инспекторы труда обладают широкими правами при осуществлении надзора и контроля, имеют право беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения инспекции организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателей - физических лиц, запрашивать у работодателей и их представителей документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций.

· Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

· Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

· Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

· Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)". Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции.

Система ГАС "Выборы" представляет собой довольно сложную систему и для обеспечения ее эффективности использования, устойчивости и надежности введен целый ряд формальностей организационного и технологического характера. Избирательный процесс и процесс проведения референдумов обусловлен использованием множества документов на бумажном и электронном носителях. Такие документы должны иметь одинаковую юридическую силу. Если к документам на бумажном носителе предъявляются традиционные требования, то к электронным документам предъявляются специальные требования. Неслучайно в Законе "О ГАС “Выборы”" оговариваются условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием ГАС "Выборы", поскольку итоги проведения избирательного процесса и процесса проведения референдумов имеет важное политическое значение.

Перечислим условия обеспечения подлинности документов, подготовленных с использованием ГАС "Выборы":

  • 1. Документ на бумажном носителе, подготовленный с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с федеральными законами, приобретает юридическую силу после его подписания соответствующими должностными лицами.
  • 2. Электронный документ, подготовленный с использованием ГАС "Выборы", приобретает юридическую силу после его подписания электронными подписями
  • 3. Протокол, сводная таблица об итогах голосования, иные сводные документы, подготовленные в электронном виде с использованием ГАС "Выборы", приобретают юридическую силу в порядке после обязательной проверки в установленном порядке с помощью открытых ключей электронных подписей подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.
  • 4. В процессе ввода в систему ГАС "Выборы" данных формируется электронный документ, который подписывается электронными подписями соответствующих должностных лиц.
  • 5. Соответствие данных электронного документа данным документа на бумажном носителе подтверждается компьютерной распечаткой, которая подписывается соответствующими должностными лицами и приобщается к отчетной документации. Факт ввода данных в ГАС "Выборы" и формирование электронного документа, подписанного электронными подписями, фиксируются в специальном журнале.
  • 6. Передача электронных документов в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума с использованием ГАС "Выборы" осуществляется исключительно после проверки достоверности и подлинности электронных подписей, проставленных на каждом передаваемом документе, с помощью открытых ключей электронных подписей.
  • 7. Результаты проверки подтверждаются компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт передачи данных в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума фиксируется в специальном журнале нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума.
  • 8. Подлинность электронных подписей, проставленных на каждом электронном документе, полученном вышестоящей избирательной комиссией, комиссией референдума от нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума, проверяется с помощью ключей электронных подписей. Факт проверки достоверности полученных электронных документов подтверждается компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается соответствующими должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт такой проверки фиксируется также в специальном журнале.

Расхождения между предварительными и окончательными результатами выборов могут исчисляться тысячными долями процента и объясняются не какими-то недостатками электронной или "бумажной" методики, а запаздыванием передачи данных из некоторых особо удаленных точек страны. Эти расхождения никак не отражаются на реальном исходе выборов.

При проведении выборов и референдумов в качестве конечного периферийного оборудования системы в избирательных участках могут использоваться комплексы обработки избирательных бюллетеней, интегрируемые в сеть ГЛС "Выборы". В опытном порядке они уже применялись на выборах в ряде регионов страны. В ходе этих мероприятий были проверены различные инженерно-технические решения задачи автоматического подсчета голосов и передачи информации, а также дают возможность в автоматическом режиме подводить итоги различных типов голосования всего за 20-25 минут после момента окончания голосования.

Наряду с экономией времени система позволяет синхронно с голосованием проводить проверку подлинности бюллетеней, технически гарантировать защиту результатов голосования от фальсификации, обеспечивать наглядную демонстрацию процесса проведения выборов по всем регионам страны в динамике реального времени. В день выборов промежуточные итоги голосования по графику поступают в ЦИК России в виде статистической, схематической, текстовой, звуковой и визуальной информации и после обработки оперативно передаются средствам массовой информации.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Понятие электронного документа и оценка его юридической силы. Правовой режим документооборота, принципы и этапы его автоматизации, используемое оборудование и приемы. Электронно-цифровая подпись электронного документа. Процедуры разрешения конфликтов.

    контрольная работа , добавлен 14.03.2014

    Определение понятий электронного документооборота, документа и цифровой подписи, проблемы их безопасного использования. Принципы функционирования, преимущества и недостатки, признание юридической силы электронных документов по сравнению с бумажными.

    реферат , добавлен 05.02.2012

    В работе рассмотрена судебная система, действовавшая на территории Украины - в особенности, земские суды. Земский суд рассматривал гражданские дела, его канцелярия имела так называемое право придания юридической силы разным документам.

    реферат , добавлен 13.12.2005

    Юридическая психология. Сущность теоретических подходов в юридической психологии. Принцип объективности. Личностный и деятельностный подходы в психологии. Системный подход в юридической психологии. Другие теоретические подходы в юридической психологии.

    курсовая работа , добавлен 02.10.2008

    Понятия и сущность юридической ответственности. Охранительные правоотношения в системе общественных отношений. Подходы к пониманию юридической ответственности. Признаки, принципы, функции юридической ответственности. Проблема позитивной ответственности.

    курсовая работа , добавлен 12.11.2010

    Порядок предоставления оплачиваемого отпуска на время студенческой сессии. Удовлетворение требования об уплате гонорара. Понятие формы (источника) права как способ придания официальной юридической силы правилу поведения, ее внешнее официальное выражение.

    реферат , добавлен 12.12.2016

    Понятие, признаки и сущность юридической ответственности. Обстоятельства, исключающие юридическую ответственность. Основание освобождения от юридической ответственности. Презумпция невиновности. Реализация юридической ответственности ОВД.

    курсовая работа , добавлен 09.02.2007

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

  • * положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
  • * документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
  • * реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.
  • * Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным .

Полномочия сотрудников предприятия по изданию организационно распорядительных документов

Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

К компетенции руководителя предприятия относятся все вопросы руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, которые вправе решать только общее собрание участников предприятия или совета директоров. Руководитель единственный сотрудник, который действует от имени предприятия без доверенности.

Но, согласно уставу предприятия, компетенция руководителя может быть ограничена, а часть его « обычных» полномочий передана совету директоров или общему собранию участников. Например, в уставе может быть предусмотрено, что руководитель не имеет права единолично, без согласия общего собрания участников, заключать сделки на сумму, превышающую 500 000 рублей. Чтобы такая сделка была законной, к договору необходимо приложить протокол общего собрания участников предприятия, в котором должно быть прямо сказано о том, что собрание участников одобрило эту сделку. В противном случае договор (и сделка) может быть признан недействительным. В этом случае « объяснения» контрагента, что он не знал об ограничении полномочий руководителя предприятия, не будут приняты, так как устав предприятия является открытым документом. Ознакомиться с ним могут и должны фирмы и компании, намеревающиеся заключить контракт с предприятием .

К исключительной компетенции общего собрания участников предприятия относятся вопросы, которые не могут быть переданы в ведение руководителя. Например, Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ « Об акционерных обществах» (ст. 48 и 79) к исключительной компетенции общего собрания акционеров относит решения о совершении крупной сделки на сумму, которая составляет более чем 50 процентов балансовой стоимости активов общества. В связи с этим и устав акционерного общества не может предоставлять генеральному директору право на совершение такой сделки. Иначе это будет противоречить положениям Федерального закона « Об акционерных обществах» .

Все другие должностные лица предприятия могут решать те или иные вопросы лишь в случаях, если они уполномочены на это приказами, доверенностями, должностными инструкциями, положениями и т. п., подписанными или утвержденными руководителем. При заключении договоров или при составлении и подписании других товарно-финансовых документов от имени предприятия должностное лицо должно сделать ссылку на название, номер и дату доверенности, приказа или положения, на основании которого оно действует. В противном случае представители сторонних организаций будут вправе усомниться в том, действительно ли это должностное лицо обладает необходимыми полномочиями .