Реклама на портале

Копия верна паспорта. Как правильно заверить копии документов в установленном порядке

Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом. И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество. Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка.

На основании ГОСТа Р 7.0.8-2013 определяются следующие типы документов. Точные определения можно найти в ГОСТе:

Подлинный документ – это документ, параметры которого, например: автор, дата создания и пр., подтверждают его подлинность;

Документ-подлинник — это официальный документ в единственном экземпляре;

Дубликат или повторный документ — это документ, ранее уже выдававшийся и имеющий отметку «дубликат», «повторно» и т.д.;

Копия документа – документ, несущий информацию, аналогичную, содержащейся в подлиннике;

Копия документа в электронном виде или электронная копия документа – электронная форма документа, полностью повторяющая подлинник;

Копия документа, заверенная в отделе кадров организации, либо в любом другом подразделении это– копия документа, которая помимо основной информации, воспроизводящей подлинник, имеет специальные отметки о соответствии оригиналу. Заверенная копия является юридически значимым документом и довольно часто может применяться наравне с оригиналом.

Как заверяется копия?

Копия документа, просто отснятая на ксероксе, полностью соответствует оригиналу, но не является при этом юридически значимым документом. Для придания копии статуса документа нужно заверить ее по всем существующим правилам.Как указано в ГОСТеР 6.30-2003, заверение документа должно происходить следующим образом: под подписью, скопированной с основного документа, пишется «копия верна», либо «верно», далее должна быть обозначена должность лица, заверившего копию. Чуть ниже ставится его личная подпись, ФИО и дата, когда произошло заверение.

Весьма часто мы можем столкнуться с тем, что слова «верно» и «копия верна» не пишут от руки, а ставят штамп. Как правило, такие штампы есть в нотариальных конторах, в бухгалтериях крупных компаний, в офисах фирм. Но даже при наличии такого штампа, должность, ФИО и, естественно, подпись должностного лица должны быть «живыми», то есть сделанными от руки.

Очень часто помимо штампа «верно» ставится и печать организации. Особенно характерно это для гос. организаций, где каждая выданная копия фиксируется в особом журнале и только после этого на ней ставится новая печать организации.

Надпись, заверяющая копию, должна быть примерно такой:

Обратите внимание! Если подлинник, копию которого необходимо заверить, включает в себя две и более страниц, заверять вам придется каждую из них. Даже если вы уместили две копии на одном листе А-4, заверять все равно нужно каждую копию.

Сам термин «Копия документа» иногда путают с близкими по назначению, но все же, отличающимися по сути терминами: «дубликат» и «выписка».

Повторно выданный документ – «дубликат»

Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен.

Рассмотрим пример:

  • если к вам обратились за копией трудовой книжки, например, для оформления визы, необходимо отксерить все значимые страницы, заверяявсе развороты
  • если трудовая книжка потеряна или же пришла в негодность, тогда необходимо оформить дубликат. «Хозяин» трудовой книжки, в таком случае, пишет заявление по форме, указанной Постановлении РФ №225, после чего начинается изготовление дубликата.

Выписка из документа

Существенное отличие выписки от пусть даже и заверенной копии состоит в том, что выписка дает только ту часть информации, которая была запрошена. Это удобно, когда необходимо, например, в сжатом виде предоставить информацию, а не делать многостраничную копию. Часто выписку делают и по причине невозможности разглашения информации.

Приведем небольшой пример того, когда может потребоваться выписка из документов:

Допустим, ваш коллега получил отпускные не в том объеме, в котором он рассчитывал их получить. Для выяснения причин и обсуждения данной проблемы с руководством ему необходима копия графика отпусков. Этот документ содержит данные не только относительно этого сотрудника, но также и о временных интервалах отпусков остальных сотрудников компании, разглашать которые нельзя: это персональные данные людей, которые не имеют отношения к данной ситуации. В таком случае должна быть создана выписка из этого документа, которая будет содержать только ту информацию, которую запросил ваш сотрудник.

Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с . Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…». На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка.

Рассмотрим пример оформления выписки:

Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И. 25 ноября 2014 года

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица:

Председательствующий В.В. Селиверстов

По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию. Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.

Копии документов необходимо заверять в любом случае, иначе они будут считаться просто бумажками, даже если их содержание в точности соответствует оригиналу. Но то, кем будет заверена копия, во многом зависит от того, в какую организацию вам необходимо предъявить ее. В некоторых случаях достаточно будет, если документ будет заверен печатью вашей организации, в некоторых – за эту процедуру придется заплатить нотариусу.

Копии документов могут потребоваться вам для предоставления в налоговые органы и во внебюджетные фонды, при оформлении гражданско-правовых сделок, а также для предъявления в суды и т.п. Так, в частности, п.8 ст.75 Административно-Правового кодекса РФ устанавливается норма, в соответствии с которой в судебные инстанции должны предъявляться подлинники документов или их копии, заверенные надлежащим образом. В противном случае, если копии не заверены правильно, судебное решение может быть оспорено и даже отменено.

Как заверить копию документа у нотариуса

вы можете заверить копию абсолютно любого документа, но поскольку за это придется платить, заверять все-таки следует только те документы, для которых нормативами оговорено именно нотариальное заверение. Так, только нотариально заверенные копии принимаются в случае постановки предприятия на налоговый учет и регистрации его в государственном реестре или в случае оформления документов для получения членства в СРО и допуска к осуществлению того или иного вида деятельности. Гражданам нотариальное заверение потребуется в случае оформления наследства, совершения сделок с недвижимостью и пр.
При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица.

Как заверить копию документа самостоятельно

Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно. Согласно действующего на сегодняшний день Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», копия может быть заверена руководителем предприятия или любым должностным лицом, имеющим на это полномочии. Эти полномочия предоставляются соответствующим приказом по организации.
Если копия на нескольких листах, заверить можно каждый из них по отдельности или прошить и пронумеровать листы и в заверяющей надписи указать: «Копия на 3 листах верна».

Поэтому и документы самой организации, и ее сотрудников имеет право заверять руководитель или то должностное лицо, которое имеет полномочия на это. Юридическую силу такой копии, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, придадут необходимые реквизиты: отметка о том, где находится оригинал документа, дата выдачи и надпись «Копия верна», подтвержденная фамилией, инициалами, подписью должностного лица-заверителя. Подлинность подписи заверителя подтверждается оттиском печати организации.

Источники:

  • как заверить копию с копии документа

При обращении практически в любую организацию за услугой, наравне с оригиналами документов необходимо предоставлять и их копии. Поэтому и неудивительно, что условия заверки копий прописаны в действующем законодательстве.

Инструкция

Копия считается заверенной, когда на ней стоят реквизиты, которые подтверждают ее подлинность и придают ей тем самым юридическую силу. Эти реквизиты прописываются на свободном месте внизу документа. Если документ состоит из нескольких листов, то сведения указываются на последнем из них. Кроме того многостраничные копии в обязательном порядке прошиваются и нумеруются. Реквизиты ставятся в соответствии с определенными правилами, которые прописаны в законодательстве.

Вы можете заверить копию самостоятельно, если являетесь руководителем организации или ее уполномоченным лицом. Однако эта возможность доступна только при условии, если законодательство не предусматривает для данного документа обязательного нотариального заверения.

Обязательным условием считается наличие слова «Верно» без двоеточия и других знаков препинания. Если же документ содержит несколько листов, то здесь же нужно указать количество этих листов. Один из допустимых вариантов

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп - это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна».

Зачем это нужно?

Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.

Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.

Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет - бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Обычная копия с документа - это простая бумажка. Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.

Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия - это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса - то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

На бумаге

Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных - «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью.

В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

По закону

Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.

В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

  • ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 - вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

  • ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) - содержит понятийный блок.
  • Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
  • Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.
  • Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Основные правила

  • Текст копии должен быть понятным.
  • Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
  • Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
  • Указать фамилию и инициалы заверяющего.
  • Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
  • Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много - то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
  • Заверять должно уполномоченное лицо.
  • Проставление отметки о хранении оригинала - в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить "копия верна", подпись и печать:

Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)

Генеральный директор Подпись А. А. Иванов

Дата

Кто вправе заверять

В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.

Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.

В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.

Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.

Если законом предусмотрено обязательное нотариальное заверение, то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо.

При свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр.

Паспорт, трудовая книжка

Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно.

К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.

Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также - страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.

Как правильно наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.

Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр. Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.

Если страниц много…

Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно. Можно выделить 2 варианта действий:

  • на каждой странице нужно ставить надпись о верности копии целиком;
  • сшить документ скобой или нитками, пронумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», на обратной стороне завершающего листа в точке соединения обозначить: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица. Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.

У нотариуса

Как выше было сказано, нотариус - специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.

Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.

Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава - от 500 руб.

Если закон не обязывает вас получать у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное - не забудьте взять с собой оригинал!

Для суда

Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.

При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.

Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане. В таком случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.

Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Убеждены, что данная информация, а также свежие новости в законодательстве и представленные образцы, как заверять документы «копия верна», помогут и вам. Если же возникают сложности, всегда можете обратиться к профессионалам своего дела.

Налоговая инспекция потребовала представить на проверку копии первичных документов. Однако многие документы у нас составлены на большом количестве страниц. Как в этом случае нам нужно заверить копии таких документов?

В ходе налоговых проверок инспекторы могут истребовать у компании документы, необходимые для проведения налогового контроля (п. 1 ст. 93 НК РФ). Такие документы должны представляться в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). А вот о правилах заверения копий до­кументов в Налоговом кодексе ничего не говорится.

Общий порядок

Копией документа является экземпляр до­кумента, полностью воспроизводящий информацию подлинника докумен­та (подп. 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Сис­тема стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). А заверенной копией признается копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Порядок заверения копий документов установлен в п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению докумен­тов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. В нем сказано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются:

  • заверительная надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, ­фамилия);
  • дата заверения.

Правила для многостраничного документа

Как видите, если необходимо заверить документ, составленный на одном листе, то проблем возникнуть не должно. А как быть, если документ состоит, например, из ста страниц? Нужно ли в этом случае заверять каждый лист или можно заверить весь документ целиком?

Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 . В нем финансис­ты порекомендовали компаниям учитывать тот факт, что копии документов будут использоваться налоговыми органами в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. Специалисты Минфина России отметили, что в данной ситуации могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов, как заверение каждого отдельного листа копии докумен­та, так и прошитие многостраничного до­кумента и заверение его в целом. При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии до­кумента;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

Если заверяется многостраничный до­кумент, то необходимые реквизиты проставляются либо на оборотной стороне последнего листа, либо на отдельном лис­те. Кроме того, указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

Заметим, что Минфин России впервые высказал свою точку зрения по порядку заверения многостраничного докумен­та, в то время как налоговые органы рекомендовали такой вышеописанный порядок и прежде (письмо ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309).

Если надо заверить пачку документов

На практике достаточно часто у компаний возникает необходимость направлять в налоговые органы большой объем документов (он может исчисляться тысячами листов копий). Например, это касается организаций, реализующих товары на экспорт. Ведь им для подтверждения права на применение нулевой ставки НДС и налоговых вычетов нужно ежеквартально представлять в налоговые органы копии документов по экспортным операциям. Можно ли в этом случае заверить все пачку копий до­кументов целиком?

Минфин России и налоговые органы считают, что так поступить нельзя. По их мнению, исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374 , от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459.

К сожалению, и суды разделяют эту точку зрения. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № А41-18214/08 (Определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора). В этом деле была рассмотрена следующая ситуация. Инспекция выставила организации требование о представлении документов. Компания его выполнила и передала налоговикам заверенную подшивку копий документов. Но инспекторы отказались принять до­кументы в таком виде. Поэтому компания обратилась в суд с заявлением о признании незаконным действия налоговой инспекции, но в суде потерпела фиаско. Арбитры признали действия налогового органа законными и указали, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа - это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы - гарантировать достоверность.

Копия - скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп «Копия верна» нужен для подтверждения подлинности копии

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

  • получение кредита или оформление ипотеки;
  • оформление социальных пособий или материальной помощи;
  • заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
  • получение наследства;
  • оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами , один из которых и вовсе действует с 1983 года:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
  • Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

  • простое;
  • нотариальное.

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого - подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут. Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Копия должна быть хорошего качества, иначе её не примут

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

  • руководителя/директора;
  • заместителя начальника;
  • начальника отдела кадров;
  • уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации - например, для банка - по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» - как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  • брачные контракты;
  • принятие наследства;
  • переводы документов с иностранных языков;
  • доверенности с передачей прав;
  • договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Чтобы нотариус заверил документ, он должен соответствовать ряду требований

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
  2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  • указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  • если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  • в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
  • указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда - перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях - когда копию предъявляют в другую организацию - нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.