Отправляем факс правильно через специальный аппарат или интернет. Правильная отправка и принятие факса Можно ли отправить по факсу помятый лист
Статья описывает особенности пользования факсами, помогает определиться с выбором при покупке и решить возникающие в процессе работы проблемы.
Что такое факс? Кого и куда по нему отправляют?
Грубо говоря, факс или факсимильную связь изобрели около 100 лет назад в начале XX века. Хоть основной бум факсимиле пришелся на 80-е года прошлого века, факс и по сей день остается неизменным атрибутом любого офиса, несмотря на бурное развитие интернет технологий. Факс – это лишь аббревиатура от латинского «fac simile», что в переводе означает «сделать одинаково», «сделать дубликат».
С чем можно сравнить работу факса? Не будем углубляться в особенности внутреннего устройства, а для простоты сравним факс с работой трёх устройств: сканера, модема и принтера. Когда происходит отправка факса, аппарат с помощью световых датчиков сканирует документ, а полученную картинку преобразует в электрические сигналы и в зашифрованном виде отправляет по каналам телефонной/факсимильной связи. В режиме модема и принтера факс работает, когда принимает документ. Происходит расшифровка принятых по линиям связи данных и распечатка на бумаге.
Сегодня с такой задачей намного проще справиться, используя сканер и электронную почту. Такой способ требует меньше затрат времени, а полученный на обратной стороне документ будет намного ближе к оригиналу. Однако, бывают ситуации когда интернет недоступен временно или в принципе, или же адресату нужна именно копия документа, отправленная факсимильной связью.
Именно тогда нас и выручит старый добрый факсовый аппарат, с работой и особенностями управления которого мы познакомимся ближе.
Первый раз – первый факс
Итак, Вы оказались в весьма незавидной ситуации: в первый же рабочий день первым заданием получили миссию по отправке/получению факса. А факса Вы до этого в жизни не видали. Чтобы не упасть лицом в грязь и избежать ответа «Я не знаю», мы подробно опишем процесс отправки факса, чтобы в первый раз у Вас не получилось нелепых проколов или лишних вопросов к технике.
Принимаем факс
Получение факса – самая простая операция среди всех доступных. Принять факс можно в ручном или автоматическом режиме.
Ручной режим подразумевает следующий порядок действий: подняли трубку, в ответ услышали фразу «Примите, пожалуйста, факс» либо характерный сигнал факса, ответили «Принимаю/стартую» или в стиле Юрия Гагарина – «Поехали!», нажали на зеленую кнопку «Fax/Start» и ждёте полной распечатки факса. Не следует сразу же класть трубку на место, так как принятый документ надо проверить на читабельность и наличие искажений, подтвердить передающему, что всё дошло отлично, иногда сообщить свою должность и фамилию.
Автоматический режим требует однократной настройки количества гудков, после которого устройство будет само принимать факсы. В большинстве моделей данную настройку можно найти в меню «Факс-Параметры-Количество звонков». А для перевода факса в автоматический режим есть выделенная кнопка на панели управления. Автоматический режим удобен как для специально выделенных факсов, так и для телефонов-факсов, которые остаются без присмотра сотрудников на ночь, выходные или праздники.
Отправляем факс
Чуть более сложная задача, но, лишь тем, что Вам придется набрать номер абонента и сориентироваться в ситуации.
Итак, для начала вставляете отправляемый документ в приемник текстом вниз до тех пор, пока факс не захватит листок и не подаст его немного вперед. Если размеры листа отличаются от стандартного, сдвиньте ограничители для бумаги к краям листа, чтобы избежать перекоса документа во время отправки. Далее набираете номер абонента и ждёте ответа. В качестве ответа может быть сигнал факса, если на другом конце провода факс настроен в автоматическом режиме, а может быть голос абонента, которого следует обрадовать фразой «Примите, пожалуйста, факс». После того, как в трубке появятся звуки факса, можете смело нажимать кнопку «Факс/Старт» и наблюдать за процессом «поглощения» факсом документа.
Более скромные модели факсовых аппаратов позволяют отправить один лист за один раз, что вынуждает после каждого отправленного листа «стартовать» еще раз. Заранее предупредите абонента, что будете отправлять несколько листов. Современные и ряд старых моделей факсов имеют лоток для подачи документов и могут отправлять сразу несколько листов.
Делаем ксерокопию.
Не удивляйтесь, но прибегнуть к такой хитрости не грех, когда сломался офисный копир, а копия нужна с минуты на минуту. Раньше мы упоминали, что факс – это сканер и принтер одновременно. Поэтому многие модели имеют отдельную кнопку «Copy», нажав на которую можно сделать ксерокопию нужного документа, иногда даже выбрав качество копии.
Типичные неисправности факса
Да, бесспорно у любой техники, которой мы пользуемся, бывают неполадки в работе. Все бы ничего, да только эти неисправности проявляются в самые неподходящие моменты – «закон Мерфи» в действии. То есть, когда на счету каждая секунда, факс может забарахлить, отказаться принимать или печатать документ. Чтобы своевременно и быстро среагировать, исправить поломку, рассмотрим основные неисправности, которые случаются с факсимильным устройством, и методы их устранения.
Факс не подает признаков «жизни»
Факс работает от электросети. Проверьте, подключен ли кабель факса к розетке. Если у Вас портативный GSM-факс, то следует зарядить или заменить встроенный аккумулятор.
Пошла красная полоса на бумаге.
Красная полоска – это индикатор окончания термобумаги в рулоне. Не спешите отменять принимаемый факс, так как в запасе у Вас будет еще 2-3 листа формата А4. Кроме того, современные модели факсов имеют встроенную память, что позволит без наличия бумаги принять и сохранить несколько десятков страниц. После замены рулона с бумагой печать будет произведена из памяти устройства.
Зажевало бумагу.
Увидев такую ситуацию, не спешите резко выдергивать застрявший лист, чтобы он не порвался. Захватывающие ролики, как правило, хорошо держат лист, но при сильном, медленном и равномерном усилии прокручиваются и отдают застрявший лист. Возможен также вариант замятия рулонной бумаги, на которой печатается принимаемый факс. В таком случае нужно открыть крышку факса и изъять смятую часть.
Факс не захватывает отправляемый документ.
Такая ситуация случается нередко. В документоприемник мог попасть мусор, скрепка или другая канцелярская мелочь. По возможности достаньте инородные предметы пинцетом, магнитом, пылесосом для автомобиля со специальной насадкой или же аккуратно вытряхните мусор, перевернув факс.
Полученный факс плохо виден.
Причина либо со стороны отправителя (отправляемый документ не очень контрастный), либо с Вашей стороны (заканчивается тонер для печати, неисправен термоэлемент). Попросите отправителя повторить отправку или проверьте свой факсовый аппарат на наличие неисправностей и тонера в картридже.
Факс пришел не полностью.
Отправку факса нужно повторить, предыдущая попытка могла оказаться неуспешной из-за сбоя на линии связи.
Получатель факса получает пустой факс.
В данном случае, вероятнее всего, вы вставляете отправляемый лист не той стороной, или у собеседника кончился тонер в факсе. Помните, что отправляемый документ необходимо вставлять текстом вниз. В худшем случае, в факсе неисправен блок сканера – прямая дорога в сервисный центр.
Получатель факса получает полностью черный факс.
Проблема на Вашей стороне – сканирующая лампа или блок сканера неисправны и подлежат ремонту в сервисном центре.
Заминается отправляемый документ (у получателя пропущены некоторые строки).
Указанные проблемы – последствия изношенности роликов протяжки. Для устранения проблемы необходимо восстановить или заменить ролики протяжки в сервисном центре.
На полученном документе появляются белые полосы, но в режиме копирования такого не наблюдается.
Проблема не у Вас, а у передающей стороны.
Левая или правая часть принятого документа не пропечатывается.
Неисправен прижимной механизм бумаги к термолинейке. Потребуется ремонт в сервисном центре.
Невозможно передать/принять факс, хотя копии факс делает.
Проблема блока сопряжения факса с телефонной линией. Для решения проблемы потребуется ремонт квалифицированным специалистом.
А как?
Ответим на ряд вопросов, которые хотя бы один раз Вам придется задать сотрудникам или поисковой системе google. Мы дадим Вам ответы сейчас, чтобы в будущем при работе с факсом Вы могли себя чувствовать свободно.
Как открыть крышку факса?
Один из самых распространенных вопросов. Ответ на него – небольшая кнопка, как правило, на правой боковой панели факса. Нажимаете на нее до упора, и крышка автоматически откроется. Для закрытия опустите крышку до щелчка.
Как заправить факс тонером/чернилами?
Если факс перестал печатать, или же качество принимаемых документов заметно ухудшилось, значит в нем закончились чернила или же вышли из строя некоторые элементы. В зависимости от конкретной модели факса, действия по решению проблемы отличаются.
а) Факс печатает на термобумаге. В таком случае, вероятно, испорчен нагревательный элемент «проявляющий» текст на термобумаге, а ремонта в сервисном центре не избежать.
б) Факс с лазерной печатью (обычно это МФУ с функцией факса). Следует заполнить тонером картридж устройства. Данную операцию можно сделать и самому, но это потребует большой сноровки и опыта работы с подобной техникой. Лучше заправить картридж в сервисном центре.
в) Факс использующий термоперенос. Ресурс термоленты, которая переносит полученное изображение на бумагу, составляет около 250 листов формата А4. Для возобновления печати достаточно купить новый рулон термоленты.
Как вставить новый рулон термобумаги?
1. Открываем крышку факса. 2. Извлекаем пустой картонный ролик от израсходованного рулона. 3. Распаковываем новый рулон: удаляем пластиковую обертку и освобождаем приклеенный край. 4. Кладём рулон в отсек для бумаги, отмотав при этом 15-20 см так, чтобы бумага выступала за пределы отсека. 5. Закрываем крышку факса.
Как отправить очень большой или очень маленький документ по факсу?
Бывает так, что по факсу нужно отправить буквально один абзац текста или чуть более одного листа. В первом случае отрежьте отправляемый абзац от листа или же согните лист пополам – это сэкономит бумагу у получателя и время на отправку. В случае с большим документом, чтобы 2 раза не «стартовать» отправку факса, сразу же за первым листом (внахлест) отправляйте недостающий фрагмент документа или полностью 2-й лист. Современные модели факсов сами захватывают второй и последующие листы документа.
Как сделать так, чтобы принимающий мог узнать, от кого пришел факс?
Внести такие данные в память факса необходимо первым делом. Выглядеть это будет следующим образом: в верхней части отправленного документа у адресата пропечатается название вашего учреждения, номер телефона и другие данные. Эти данные вводите в память своего факса сами, пользуясь руководством к эксплуатации конкретной модели.
Зачем это делать? Во-первых, это удобно для получателя – он всегда будет знать от кого факс, даже спустя долгое время. Во-вторых, можно смело передавать факс, если у получателя факс работает в автоматическом режиме без живого человека, который спросит, кто и зачем передает тот или иной документ.
Какую модель факса лучше выбрать?
Присмотримся, что можно сегодня найти на полках техномаркетов и интернет-магазинов в разделе «Факс/Телефония», а также принципиальные отличия между конкретными моделями.
Итак, первое, с чем необходимо определиться при выборе факса, – тип печати принятых факсов. Этот момент важен и, по сути, является основным, так как все остальные функции факса близки к стандартным.
Типы печати встречаются следующие: лазерная печать, термоперенос, печать на термобумаге. У каждого метода печати есть свои достоинства и недостатки, которые опишем подробнее.
Печать на термобумаге. Не требует заправки тонером, из расходных материалов только термобумага, на которой специальный механизм «выжигает» текст принятого факса. Недостаток термобумаги – недолговечность. Со временем бумага желтеет, а рисунок может заметно выцвести. Не подходит для долгосрочного хранения документов.
Лазерная печать. По сути, это те самые отпечатанные на принтере документы, срок хранения которых неограничен, а из врагов можно выделить только капли жидкости, которые смогут размыть отпечаток. Самый экономичный тип печати. Лазерная печать в основном встречается в МФУ с функцией факса.
Термоперенос. Методом термопресса полученный факс переносится (как под кальку) на бумагу. Качество документа сравнимо с лазерной/струйной печатью, но стоимость на порядок выше. Самый дорогостоящий вариант печати.
Дополнительные функции факса
Только не пытайтесь найти модели факсового аппарата с 4» дисплеем и камерой на 8 Мп. Это Вам не смартфоны, но и у факсовых аппаратов встречаются дополнительные полезные функции, кроме «Позвонить» и «Отправить/принять факс».
Автоответчик. С его помощью Вы не пропустите ни одного звонка/факса. Настроив параметры автоответчика, факс сам после определенного количества гудков ответит на вызов, запишет полученное сообщение или, распознав специальный сигнал, примет факс.
Беспроводная трубка. Так называемый радиотелефон вместо обычной проводной трубки. Полезность от неё очевидна – факс можно разместить в другом кабинете или подальше от рабочей зоны, для устранения создаваемого им шума.
Ксерокс. Возможность копирования документа нажатием одной кнопки пригодится на случай поломки основного копира или принтера.
Память принятых/отправленных факсов. Когда в факсе закончилась бумага, с помощью данной функции появляется возможность занести в память до 2-3 десятков листов входящего документа. Для отправки документа нескольким абонентам, факс записывает всё в память, после чего производит массовую рассылку факса.
А где же ответ на самый главный вопрос: «Какую модель факса лучше купить? », — спросите Вы? Отвечаем.
Для офисных нужд, большого количества получаемых и отправляемых факсов лучше подойдет модель с лазерной печатью, беспроводной трубкой и наличием всех нужных дополнительных функций.
Лазерная печать обойдется дешевле остальных, функции групповой рассылки, автоответчика, памяти факса лишь облегчат работу сотрудника, ответственного за факс.
Для домашних условий и приема одного-двух факсов в квартал можно не сильно тратиться и взять базовую модель с печатью на термобумаге или методом термопереноса.
Производители факсов и самые популярные модели
К счастью, особой конкуренции среди производителей факсимильных устройств не наблюдается, что заметно облегчает выбор нужной модели. Безоговорочный лидер – компания Panasonic, в ассортименте которой найдется более 2 десятков моделей факсов.
Brother, Philips – производители, которые, хоть и имеют небольшой ассортимент, не дают Panasonic окончательно расслабиться из-за отсутствия конкуренции. Имеют в своем арсенале несколько отличных моделей факсовых аппаратов с хорошим соотношением цена/качество.
Possio – вариант для тех, кто готов заплатить за факс, печатающий на термобумаге, цену 10 обычных факсов. Платить, правда, есть за что – компания ориентирована на мобильные GSM-факсы, которые можно взять с собой в дорогу. Отличный вариант для активного бизнеса без офиса.
Чтобы Вам не пришлось долго искать, советуем обратить внимание на ТОП-5 популярных моделей факса, с отличным соотношением цена/качество:
— Panasonic KX-FT988RU, Brother FAX-335, Philips HFC 325 – бюджетные, но достаточно функциональные модели. Среди доступных функций в зависимости от модели: копирование, отправка/получение факса, АОН, память для принимаемых факсов на 15-28 листов, многоадресная рассылка на 20 абонентов, устройство автоподачи документов.
Все указанные модели используют для работы термобумагу, что позволяет сэкономить средства на расходных материалах, а печать сделать очень экономичной.
— Panasonic KX-FC965RU, Philips PPF 685 Magic 5 Voice Dect – аппараты верхнего ценового диапазона с расширенным набором функций. В комплекте кроме проводной трубки поставляется беспроводная DECT трубка. Функция памяти на 25-50 листов доступна не только для принимаемых, но и для отправляемых документов, возможна отложенная передача факса группе абонентов.
— Отдельно от указанной 5-ки популярных моделей факсов рассмотрим компактный GSM-факс Possio Greta, печатающий на термобумаге. Принципиальное отличие этого факса от других моделей заключается в его абсолютной автономности. Встроенный аккумулятор, GSM-модуль, вес 1 кг – всё это позволяет всегда и везде иметь факс под рукой, будь Вы в дороге или далеко от рабочего места.
Полезные хитрости и советы по работе с факсом.
Перед отправкой факса проверьте, не скреплены ли листы скобой степлера или скрепкой, которые могут повредить внутренние механизмы факса.
При отправке документа лист с текстом кладется лицевой стороной (с текстом) вниз.
Заранее запаситесь достаточным объемом термобумаги, которая имеет свойство заканчиваться в самый неподходящий момент.
Проверяйте каждый полученный документ по факсу, так как пропущенные и наехавшие одна на одну строки – не редкость, а повторный звонок с просьбой еще раз отправить ту или иную страницу – дело хлопотное.
Перед покупкой факса правильно оцените свои финансовые возможности: недорогая модель факса с печатью методом термопереноса в результате обойдется дороже всего за счет расходных материалов, в то время как более дорогая модель с лазерной печатью на бумаге формата А4, со временем, сполна оправдает свою стоимость и позволит экономить. Оптимальным же вариантом являются факсы, работающие с термобумагой.
Запомните несколько бесплатных и платных сервисов по отправке факсов через интернет. В случае поломки факса они решат Вашу проблему в считанные минуты.
Программы для отправки факса через интернет
Данная процедура может показаться странной, ведь по сети интернет документ гораздо проще отправить, используя электронную почту. Однако, бывают такие ситуации, когда проблемы на телефонной линии не позволяют Вам воспользоваться факсимильной связью. Другая ситуация – Вы в командировке, под рукой нет мобильного GPS-факса от Possio, но есть телефон или планшет с доступом к интернету. Именно тогда хорошую службу сослужат различные сервисы и программы для отправки факса через интернет. Познакомимся с ними на примере 3 сервисов.
Сервисы для отправки факса через интернет
С помощью сервиса Freepopfax.com у Вас появляется возможность бесплатно отправить на факс любое текстовое сообщение или документ в разных форматах (doc, jpg, png, pdf). От Вас потребуется только заполнить страну и номер факса получателя, указать свои ФИО и e-mail, не забыть прикрепить документ для отправки или готовое текстовое сообщение. После того, как факс будет доставлен адресату, на Ваш e-mail придет подтверждение.
Данный сервис был взят исключительно для примера, является бесплатным и позволяет отправить не более 2 факсов в сутки в 40 стран мира. В сети интернет можно найти множество аналогичных ограниченных бесплатных и функциональных платных сервисов по отправке и получению факсов. Как правило. Бесплатные сервисы не потребуют регистрации, но ограничивают количество доступных для отправки документов в день. Платные сервисы могут иметь специальное клиентское программное обеспечение, удобную службу поддержки, предоставлять Вам выделенный факс-номер для отправки и получения факсов.
Главная отличительная черта сервисов данного типа – Вам не нужно иметь никакого дополнительного оборудования (факс, факс-модем) кроме доступа к сети интернет.
Сервисы для получения факса через интернет
Как правило, данные сервисы принимают факс за Вас и отправляют его копию на Ваш e-mail.
Например, сервис «Виртуальный факс» от компании Quickfon, позволяет во время разговора по мобильному телефону принять факс нажатием простой комбинации клавиш. Факс отправляется на ваш электронный ящик в виде документа в формате pdf, который потом можно распечатать или ознакомиться с его содержимым проверив электронную почту.
Удобства сервисов такого рода очевидны: факс или несколько факсов одновременно будут приняты и надежно сохранены вне зависимости от Вашего месторасположения.
Главное отличие программ из серии VentaFax – использование факс-модема для отправки факса. То есть, используя VentaFax, Вы получаете так называемый очень функциональный «компьютерный факс».
После установки программного обеспечения все манипуляции по отправке и получению факса производятся на компьютере – никаких шумных факсовых аппаратов и рулонов с термобумагой.
Оценим функциональные возможности VentaFax на примере бизнес-версии программы:
- Отправка голосовых и факсовых сообщений в ручном режиме или по заданному расписанию одному или нескольким абонентам.
- Получение факсовых и голосовых сообщений с последующей отправкой на несколько электронных адресов. Что это значит? Если факс пришел в тот момент, когда Вы отсутствуете на рабочем месте, его копия будет отправлена на ваш e-mail.
- Конвертация входящих факсов в формат pdf. Таким образом, вся работа по созданию базы полученных факсов проходит в автоматическом режиме.
- Неограниченная регистрация (запись) телефонных звонков на Ваш номер.
- АОН, автоответчик.
- Переадресация сообщений на другой телефон-факс.
- Русифицированный и интуитивно понятный интерфейс программы.
Программа VentaFax не является единственным вариантом отправки факса с использованием факс-модема, а рассмотрена в качестве примера для того, чтобы ясно представлять все возможности услуг данного типа.
Спасибо за прочтение данной статьи, мы постарались ответить на все возможные вопросы, которые могут появиться при работе с факсом. Пишите нам, какие проблемы с офисными аппаратами у Вас возникали, и мы попробуем на них ответить.
Сегодня факсы все также продолжают использоваться в бизнес кругах. И хотя, данную технологию практически вытеснили интернет-документы - мало кому нужно печатать все что присылают - данными устройствами все же пользуются огромное число предприятий. Тем не менее, возможно, кому-то как и мне в свое время, будет интересен вопрос: Как же пользоваться этой чудо-машиной? Как отправить факс Panasonic? Как принять факс Panasonic? Дело это не хитрое, поэтому если вы имеете хоть какое-то представление о компьютерной технике, то разберетесь в этом быстро. Надеюсь, что советы, приведенные в этой статье окажутся для вас полезными. Речь пойдет об факсе фирмы Panasonic.
Во-первых подключите аппарат к питанию и сети. После того, как он полностью включится, установите лист (А4) в специальную прорезь на приборе. Если вы услышите щелчок, а вы его должны услышать, это будет означать, что бумага закрепилась правильно. Возьмите трубку и введите цифры номера телефона, на который собираетесь отправить факс. Если документ предназначен для заграничных коллег, обязательно введите код города и страны. Если вы находитесь в Москве, убедитесь что абонент не находится в зоне 499. Если же аппарат находится в такой зоне, то введите цифру 8, потом 499 и далее номер абонента.
Совет! Когда пользователь примет звонок, объясните что собираетесь отправить факс и попросите его принять.
После команды «стартую», нажмите клавишу «старт» на вашем устройстве. О результате операции вы можете узнать на дисплее аппарата.
Такую последовательность действий необходимо произвести если вы отправляете факс на аппарат с ручным приемом. Если же устройство принимает факс автоматически (что вероятнее всего в наше время), тогда после набора номера и особых звуков в трубке нажимайте кнопку для отправки.
Если же, после выполнения всех вышеприведенных рекомендаций вы установите, что устройство неисправно, тогда скорее всего придется обратиться к услугам сервис-центра, производящего ремонт факсов и диагностику.
Как принять факс
Для того, чтобы принять, пересылаемый вам документ, не нужно больших знаний. После того как вам позвонят и попросят получить факс, нажмите на кнопку «старт» или «пуск» и скажите об этом позвонившему.
Совсем другое дело, когда под рукой нет устройства способного принимать факс, а другого способа отправить документ нет (в том случае если вы работаете в серьезной компании, где без такого способа передачи данных ну ни как). Что же делать в таком случае?
Прием и отправка факса через интернет
Отправка или прием факс-документов через интернет - более современный и удобный способ. Как отправить документ через натольный ПК или ноутбук? Или как отправить факс с телефона Panasonic (или любой другой модели)? Для такой цели существуют специальный онлайн-сервисы, которые сделают отправку документов за вас. Для произведения операции вам необходимо только отправить электронный документ на указанный при регистрации на таком сервисе адрес электронной почты. Все остальное система сделает за вас. Одним из таких сервисов отправки/принятия факсов является send-fax.ru.
Итак, применяя эти простые советы вы без труда сможете отправлять и принимать документы, пользуясь этим распространенным способом передачи информации.
Приём и получение данных при помощи факсимильной связи - удобный и простой способ обмена информацией, распространённый в офисной среде. Передача документов осуществляется по телефонной линии посредством специальных аппаратов, обеспечивающих точное воспроизведение оригинального изображения.
Факсимильные аппараты, так же, как и заменяющие их компьютерные программы, понятны и просты в обращении. Однако у человека, впервые столкнувшегося с необходимостью самостоятельно отправить факс, могут возникнуть затруднения.
Быстрая навигация по статье
Телефакс
В том случае, если данные предполагается отправить с помощью телефакса (аппарата, объединённого с телефоном), необходимо:
- Удостовериться, что текст документа, подготовленного к пересылке, разборчив и чётко пропечатан. Убедиться в отсутствии потёков от чернил, а также скоб и скрепок на бумажных листах;
- Вставить документ в лоток аппарата лицевой стороной вниз. Если лист бумаги вставлен правильно, должен прозвучать короткий звуковой сигнал и произойти захват листа;
- Далее следует снять трубку телефона и набрать номер адресата;
- Представиться, попросить принять факс и указать, для кого он предназначен. После этого нужно произнести слово «Стартуем» и нажать кнопку «Старт»;
- Если необходимо отправить по факсу несколько листов, их следует отправлять поочерёдно, либо сложить в лоток автоматической подачи (если такая функция у аппарата присутствует);
- В том случае, если факс адресата работает в автоматическом режиме, после набора номера следует дождаться тонального сигнала аппарата и нажать кнопку «Старт»;
- После отправки документа связаться с получателем и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных строк. При необходимости следует повторить передачу.
Интернет
Отправить факс можно и без наличия факсимильного аппарата - воспользовавшись интернет-сервисами. Для этого необходимо:
- Для начала следует зарегистрироваться на одном из онлайн-сервисов по отправке факсов, например — Fax Service (faxservice.ru/ru);
- Создать факс-сообщение на компьютере, используя графические или текстовые редакторы. Оно должно быть в том формате, который допускается к пересылке выбранным онлайн-сервисом;
- Отправить факс-сообщение следует как обычное электронное письмо. В адресе или в специальной форме должен быть указан код страны, код города, номер факса адресата и, возможно, имя компьютера, который примет данное сообщение и перешлёт по назначению;
- Как правило, в течение 5-15 минут с момента отправки письма приходит сообщение, которое подтверждает удачную или неудачную (если номер адресата занят) пересылку.
Необходимо учитывать, что такие услуги могут предоставляться как на платной основе, так и бесплатно. В последнем случае сервис может ограничение на количество отправляемых станиц, а также ежедневную квоту.
Отправка документа по факсу может вызвать затруднение у человека, который не знаком с данной процедурой. Однако ничего сложно в этом нет, для того чтобы отправить документ по факсимильной связи достаточно выполнить алгоритм из нескольких действий, которые не требуют много времени и быстро запоминаются.
Инструкция
Вам понадобится
- - телефонная связь;
- - факсимильный аппарат;
- - документ для отправки или его копия.
Инструкция
При ответе поздоровайтесь с собеседником, представьтесь (не обязательно полностью, достаточно названия компании, в некоторых случаях представляться не обязательно) и попросите собеседника принять факс. Не будет лишним назвать также количество страниц.
Услышав подтверждение («стартую» или иное), нажмите на кнопку «Старт».
Если в трубке слышен характерный звук после нескольких гудков, значит, факс стоит на автомате и вы можете стартовать.
По завершении передачи факс издаст характерный звук. Если аппарат получателя не стоит на автомате, не будет лишним снять трубку и спросить, прошел ли документ, сколько страниц получено и читается ли текст или виден ли рисунок.
В иной случае не будет лишним перезвонить по тому же или иному, если знаете, номеру и уточнить эту информацию.Видео по теме При передаче официальных документов лучше вставлять в аппарат не оригинал, а светокопию.Если вы отправляете документ, в котором больше одной страницы, при подготовке к отсылке по возможности пронумеруйте их во избежание путаницы. Как передать факс - версия для печати
Обмен данными в нашей жизни происходит постоянно. Технологии не стоят на месте и важное место среди них занимает факсимильная связь. О том, что факс – это передача или обмен текстовой и графической информации по электронным каналам, известно сегодня всем. Но еще немногие знают, каким способом отправлять документы по факсу. Появились интернет-сервисы, в которых факсимильный аппарат заменяют специальные программы. Некоторые из них позволяют бесплатно отправлять дакументы по городу Киев, или осуществлять автоматическую рассылку. Рассмотрим «аппаратную» и «виртуальную» отправку факсов.
Итак, если в вашем офисе установлен телефакс, т.е. аппарат с телефоном, то действовать нужно по такой схеме. Подготовленный к пересылке документ, с четко пропечатанным текстом, без потеков от чернил и без скоб и скрепок, вставляется в лоток лицевой стороной вниз.
Большинство аппаратов,
например, телефаксы Panasonic и Sharp, имеют автоподатчики на 10-15
листов для оперативного совершения массовых рассылок. Если
такая опция не предусмотрена, то документы отправляются
поочередно. После вставки документа прозвучит короткий тональный сигнал
и произойдет захват листа. Затем в дело вступает телефон: вы
звоните адресату, просите принять факс, и по условному паролю
«Стартуем» нажимается кнопка «Старт».
После отправки документа необходимо связаться с получателем
и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных
строк. Если адресат не доволен качеством полученного факса,
перешлите документ еще раз.
Принимать факс тоже не составляет труда, для приема нужно нажать кнопку "Старт", когда услышите тональный сигнал. А после того, как прием документов будет закончен, нужно нажать кнопку "Стоп".
Для отправки факса виртуальным способом вы ищете компанию-посредника и создаете на их сайте личный кабинет. Далее загружаете с компьютера документы Word, которые нужно переслать, задаете номер получателя, свои координаты и, по желанию, параметры связи (количество повторных звонков при занятом номере и т.д.). Больше ничего делать не нужно, факс отравится автоматически. Вам останется только дождаться сообщения на e-mail или мобильный телефон о доставке документа.
Осваивать премудрости онлайн сервисов или защитить свои документы от посредников и купить факс для себя – каждый решает сам. И оба эти способа нисколько не исключают друг друга, ведь онлайн пересылка может использоваться в качестве альтернативы. Например, когда закончилась бумага для факса или по каким-то причинам отсутствует телефонная связь. Главное, чтобы вам было удобно работать с документами, и адресаты получали их быстро и в отличном качестве.
