1 июля 2018 г. вводится в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных . Одновременно Правительством РФ был введен запрет на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

• Приложения (справочные):
• А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
• Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
• В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

• ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
• допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

Состав реквизитов документов и правила их оформления

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТы не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

Реквизиты, не включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016

К таковым относятся:

• код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН ) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП ) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось! Смотрите:

• ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
• Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Здесь мы пометили те самые реквизиты их номерами из старого стандарта.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 1

Свернуть Показать

Причина исключения реквизита «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003) – утрата практического значения. В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа. По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.

Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (новые реквизиты)

Среди них:

• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был. Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

См. статью «Реквизит ограничения доступа » о том, как его применять, следуя требованиям законодательства, журнала № 9′ 2017

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу». В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См. Примеры 2 и 17.

Пример 2

Свернуть Показать

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Следует отметить, что в законодательстве нет единого мнения относительно названия данного реквизита. Если в законах этот реквизит назван «гриф», то в постановлении Правительства РФ – «пометка». Соответственно, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 использован термин, применяемый в законодательных актах.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»...

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При использовании данного реквизита следует учитывать, что законодательством могут быть установлены дополнительные требования к его оформлению. Например, закон «О коммерческой тайне» предусматривает, что при представлении документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления наряду с грифом «Коммерческая тайна» указывается полное наименование и место нахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его место жительства.

Еще один новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе. Такая отметка была предусмотрена еще приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Следует иметь в виду, что данная отметка формируется программными средствами, не заменяет электронной подписи, а лишь выступает способом ее визуализации.

Объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два

Что перетасовали, покажем в Таблице:

ГОСТ Р 6.30-2003 включал только два реквизита: «Государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ», однако органы местного самоуправления тоже вправе иметь свои официальные символы (гербы, геральдические знаки) .

Кроме того, объединение изображений гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов. Оно помещается посередине над указанием организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Обобщенный реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» из старого ГОСТ Р 6.30-2003 в новом стандарте разбили на два реквизитами: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)». Использование эмблем и товарных знаков преследует различные цели и регулируется различным законодательством.

Изображение эмблемы, как и герба, помещается посередине верхнего поля бланка документа над организацией – автором документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака (знака обслуживания) может воспроизводиться аналогичным образом или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Изменения в оформлении реквизитов документов

Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4.

В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.

Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях. Это:

• государственный язык РФ или
• государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.

Во-вторых, если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, просто сейчас это положение добавили в новый ГОСТ на оформление ОРД.

В-третьих, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные, служебные записки и др.).

В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться:

• вступительное обращение:
• Уважаемый господин Председатель!
• Уважаемый господин Губернатор!
• Уважаемый господин Прохоров!
• Уважаемая госпожа Захарова!
• Уважаемый Николай Петрович!
• Уважаемая Ольга Николаевна!
• Уважаемые господа!

Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

• заключительная этикетная фраза:
• С уважением, …

Свернуть Показать

Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепил использование этикетной рамки, когда «уважение» в документе проявляется дважды – это довольно распространенная практика.

Но скрупулезное прочтение п. 5.18 нового стандарта выявляет, что и вступительное обращение в начале текста со словом «Уважаемый», и заключительная фраза рядом с подписью с таким же словом «могут использоваться». То есть там нет требования задействовать их одновременно. Поэтому, если Вы считаете достаточным единожды назвать человека уважаемым (в начале или конце письма), то этого будет вполне достаточно.

Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации.

5. Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), если он и является приложением.

Пример 9

Свернуть Показать

А состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.

6. Оформление реквизита «подпись» (реквизит 22 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в целом основывается на правилах ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем имеется нововведение: «при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)». Может использоваться как сокращенное написание, так и полное:

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

7. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно новому ГОСТ на первом листе приложения проставляются:

• отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ);
• гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (таким образом, задвоения его реквизитов не происходит).

Пример 12

Свернуть Показать

8. Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).

Пример 13

Свернуть Показать

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.

9. Правила оформления отметки о заверении копии дополнены новым положением: если копия выдается для представления в другую организацию, данная отметка дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Пример 14

Свернуть Показать

Эти правила были установлены еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», но нашли отражение только в тексте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бланки документов

В связи с введением ряда новых реквизитов и исключением некоторых других были внесены изменения и в состав реквизитов бланков документов, что получило свое отражение в приложении Б нового стандарта (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий, письма и конкретного вида документ), а также правила их проектирования остались без изменений.

«Языковая» тема, начатая в п. 5.18 о тексте документа, повторилась и в п. 6.8 о бланках:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:

угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или

Обратите внимание на второй абзац п. 6.8 нового ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов. Оно о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используется бланк, где «к левой колонке на русском языке» добавляется «правая колонка» на любом иностранном. Т.е. это будет опять же двуязычный бланк.

Пример 16

Свернуть Показать

Итак, мы дали общую характеристику новому стандарту – ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему требования к оформлению документов и принятому взамен ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрели основные изменения в оформлении документов, вводимые новым стандартом. Пройдясь по этому выявленному списку изменений, вы сможете решить, что из новинок станете внедрять у себя. Тогда это еще надо будет отразить в своей Инструкции по делопроизводству (или ином ЛНА) и настройках шаблонов документов в СЭД.

Анализ содержания ГОСТ Р 7.0.97-2016 свидетельствует о том, что, несмотря на изменения в составе реквизитов и правилах их оформления, в целом сохраняется преемственность нового стандарта со старым ГОСТ Р 6.30-2003, действующим до 1 июля 2018 г. Новшества стандарта обусловлены, прежде всего, изменением законодательства в сфере информации и документации, а также применяемыми в практике работы с документами информационными технологиями.

А в заключение приведем образец полностью оформленного документа «в стилистике» нового стандарта – письмо на бланке структурного подразделения с грифом ограничения доступа.

Пример 17

Свернуть Показать

См. новость «Банк России готовит свои требования к длительному архивному хранению электронных юридически значимых документов » журнала № 6′ 2018

Обозначение:

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Наименование:

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

Действует

Дата введения:

Дата отмены:

Заменен на:

Текст ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Группа Т62

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Требования к оформлению документов

System of standards on information, librarianship andpublishing. Organizational and administrative documentation.Requirements for presentation of records

Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
- .
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.20

Датавведения 2018-07-01

Предисловие

Предисловие

1РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийскийнаучно-исследовательский институт документоведения и архивногодела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191"Научно-техническая информация, библиотечное и издательскоедело"

3УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства потехническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N2004-ст

4В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации", от 22 октября 2004г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

5ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003

6ИЗДАНИЕ (июль 2018 г.) с ИзменениемN 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*
_________________
*Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данногостандарта.

Правила применениянастоящего стандарта установлены в статье26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "Остандартизации в Российской Федерации". Информация обизменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (посостоянию на 1 января текущего года) информационном указателе"Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок- в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты".В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандартасоответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпускеежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты".Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются винформационной системе общего пользования - на официальном сайтеФедерального агентства по техническому регулированию и метрологии всети Интернет (www.gost.ru)

1Область применения

Настоящий стандартраспространяется на организационно-распорядительные документы:уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления,распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма,справки и др. (далее - документы), в том числе включенные вОК 011-93 "Общероссийскийклассификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандартопределяет состав реквизитов документов, правила их оформления, втом числе с применением информационных технологий; виды бланков,состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов надокументе; образцы бланков; правила создания документов. Положениянастоящего стандарта распространяются на документы на бумажном иэлектронном носителях.

2Нормативные ссылки

Внастоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующиестандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования

Примечание - Припользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действиессылочных стандартов в информационной системе общего пользования -на официальном сайте Федерального агентства по техническомурегулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодномуинформационному указателю "Национальные стандарты", которыйопубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускамежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" затекущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дананедатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующуюверсию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версиюизменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который данадатированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этогостандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если послеутверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на которыйдана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающееположение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуетсяприменять без учета данного изменения. Если ссылочный стандартотменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него,рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могутсоздаваться на бумажном носителе и в электронной форме ссоблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При созданиидокумента на двух и более страницах вторую и последующие страницынумеруют.

Номера страницпроставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии неменее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается созданиедокументов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннемсоздании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа иправого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для созданиядокументов необходимо использовать свободно распространяемыебесплатные шрифты.

При составлении таблицдопускается использовать шрифты меньших размеров.

(Измененная редакция,Изм. N 1).

3.4 Абзацный отступтекста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов иподразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются поширине текста.

Многострочные реквизитыпечатаются через один межстрочный интервал, составные частиреквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документапечатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовитсядля издания с уменьшением масштаба, текст печатается через дваинтервала.

Интервал между буквами всловах - обычный.

Интервал между словами -один пробел.

3.5 Текст документавыравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полейдокумента).

Длина самой длиннойстроки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5см.

Длина самой длиннойстроки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12см.

3.6 Нормативными актамиорганизации может быть предусмотрено выделение реквизитов"адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельныхфрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные актыорганизации, а также иные многостраничные документы могутоформляться с титульным листом. Титульный лист документаоформляется в соответствии с приложением А.

4Реквизиты документа

При подготовке иоформлении документов используют реквизиты, определения которыхприведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 - герб(Государственный герб Российской Федерации, герб субъектаРоссийской Федерации, герб (геральдический знак) муниципальногообразования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знакобслуживания);

04 - код формыдокумента;

06 - наименованиеструктурного подразделения - автора документа;

08 - справочные данные оборганизации;

09 - наименование видадокумента;

10 - дата документа;

11 - регистрационныйномер документа;

13 - место составления(издания) документа;

14 - гриф ограничениядоступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждениядокумента;

17 - заголовок ктексту;

18 - текст документа;

19 - отметка оприложении;

20 - гриф согласованиядокумента;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка обэлектронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка обисполнителе;

26 - отметка о заверениикопии;

27 - отметка опоступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка оконтроле;

30 - отметка онаправлении документа в дело.

5Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственныйгерб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб(геральдический знак) муниципального образования) воспроизводитсяна бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе РоссийскойФедерации", законодательными и иными нормативными правовымиактами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органовместного самоуправления.

Изображение герба(Государственного герба Российской Федерации, герба субъектаРоссийской Федерации, герба (геральдического знака) муниципальногообразования) помещается посередине верхнего поля бланка документанад реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 ммот верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации,разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается всоответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документовфедеральных органов государственной власти (за исключением случаев,предусматривающих использование изображения Государственного гербаРоссийской Федерации), территориальных органов федеральных органовгосударственной власти, государственных и негосударственныхорганизаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнегополя бланка документа над реквизитами организации - авторадокумента на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знакобслуживания), зарегистрированный в установленном законодательствомпорядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии суставом (положением об организации). Изображение товарного знака(знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланкадокумента над реквизитами организации - автора документа или слевана уровне наименования организации - автора документа (допускаетсязахватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком(знаком обслуживания) на бланках документов может указыватьсякоммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документапроставляется на унифицированных формах документов в соответствии сОбщероссийским классификаторомуправленческой документации (ОКУД) или локальнымклассификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего полядокумента, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора)и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименованиеорганизации - автора документа на бланке документа должносоответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в егоучредительных документах (уставе или положении). Под наименованиеморганизации в скобках указывается сокращенное наименованиеорганизации, если оно предусмотрено уставом (положением).

5.6 Наименованиеструктурного подразделения - автора документа (в том числе филиала,отделения, представительства, коллегиального, совещательного илииного органа) используется в бланках писем и бланках конкретныхвидов документов соответствующих подразделений (органов) всоответствии с локальными нормативными актами и указывается поднаименованием организации.

5.7 Наименованиедолжности лица - автора документа используется в бланкахдолжностных лиц и располагается под наименованием организации илинаименованием территории (края, области, автономной области и др.),если документ издает руководитель органа власти субъекта РоссийскойФедерации, муниципального образования. Наименование должности лица- автора документа указывается в соответствии с наименованием,приведенным в распорядительном документе о назначении надолжность.

5.8 Справочные данные оборганизации указываются в бланках писем и включают: почтовый адресорганизации (дополнительно может указываться адрес места нахожденияюридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номертелефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Всостав справочных данных, за исключением бланков документов органовгосударственной власти, органов местного самоуправления,включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий иорганизаций (ОКПО), основной государственный регистрационныйномер организации (ОГРН) и идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет(ИНН/КПП).

5.9 Наименование видадокумента указывается на всех документах, за исключением деловых(служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа(наименованием организации, наименованием структурногоподразделения, наименованием должности) (см. рисунок В.6).

5.10 Дата документасоответствует дате подписания (утверждения) документа или датесобытия, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумяили более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документазаписывается в последовательности - день месяца, месяц, год - однимиз двух способов:

арабскими цифрами,разделенными точкой: 05.06.2016;

5.11 Регистрационныйномер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатордокумента, состоящий из порядкового номера документа, который, поусмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквеннымикодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами(индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодомдолжностного лица и др.).

На документе,составленном совместно двумя и более организациями, проставляютсярегистрационные номера документа, присвоенные каждой изорганизаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косойчертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочнойчасти или преамбуле документа.

5.13 Место составления(издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых(служебных) писем, а также докладных, служебных записок и другихвнутренних информационно-справочных документов.

Место составления(издания) документа не указывается в том случае, если внаименовании организации присутствует указание на место еенахождения. Место составления (издания) документа указывается всоответствии с принятым административно-территориальнымделением.

5.14 Гриф ограничениядоступа к документу проставляется в правом верхнем углу первоголиста документа (проекта документа, сопроводительного письма кдокументу) на границе верхнего поля при наличии в документеинформации, доступ к которой ограничен в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.

Виды используемых ворганизации грифов ограничения доступа должны соответствоватьзаконодательным и иным нормативным правовым актам РоссийскойФедерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Всостав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительнаянадпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально","Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номеромэкземпляра документа и другими сведениями в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используетсяпри оформлении деловых (служебных) писем, внутреннихинформационно-справочных документов (докладных, служебных записок идр.).

Адресатом документа можетбыть организация, структурное подразделение организации,должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат"проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловымрасположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (припродольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита"адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительносамой длинной строки.

При адресовании документаруководителю (заместителю руководителя) организации указывается вдательном падеже наименование должности руководителя (заместителяруководителя), включающее наименование организации, фамилию,инициалы должностного лица.

Пример

Приветствую, уважаемые друзья! А вы знаете, что в июле 2018 года начнут действовать требования к оформлению документов? В этой заметке про это и поговорим. Забегая вперёд сразу скажу, что требования к оформлению документов носят рекомендательный характер, потому что речь идёт о новом ГОСТе. Документ называется так — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В части добровольного применения данного ГОСТа есть одно исключение, национальный стандарт (т.е. ГОСТ) будет является обязательным для изготовителя и/или исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции/услуг национальному стандарту.

На какие документы распространяются требования к оформлению

Требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

• образцы бланков;
• состав реквизитов документов. Правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;
• виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;
• правила создания документов.

Кроме того, требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на документы в бумажном и электронном виде.

Тем, кто педантичен при разработке документов по охране труда и т.д., данный ГОСТ может послужить верным ориентиром. Понятное дело, что документы должны быть не только красивыми, оформленными в едином стиле, но и правильными по содержанию.

Ниже все желающие могут бесплатно скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и пользоваться его положениями при разработке своих документов.

СКАЧАТЬ ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

На этом всё. Если материал понравился, то незабываем чуть ниже ставить рейтинговые звёздочки 😉 Спасибо за поддержку!

Продолжение следует...

1 июля 2018 года начинает действовать новый стандарт по оформлению документов. Вместо ГОСТ Р 6.30-2003 теперь будем пользоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие глобальные новшества в плане оформления реквизитов приносит новый стандарт, а также он сам собственной персоной (в формате PDF) – в статье.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 скачать

Что нового

Нового много. В первую очередь, в стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов». Если по ГОСТ-2003 приходилось собирать эти требования по крупицам, то теперь им посвящен целый раздел. Новый стандарт устанавливает шрифты, порядок нумерации страниц, расположения текста на листе и распечатывания текста.

Во вторую очередь изменился состав реквизитов. Количество не поменялось: их как было 30, так и осталось. Часть «старых» реквизитов были соединены в один, кое-какие, наоборот, разъединили на два. Появились принципиально новые реквизиты. Кроме того, больше половины из оставшихся реквизитов теперь оформляются по-новому.

В третью (last but not least) очередь изменения коснулись бланков документов, ассортимент которых значительно расширился по сравнению со стандартом 2003 года.

Одним словом, однозначно стоит скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ознакомиться с ним.

Готовимся к изменениям

В связи с тем, что правила оформления документов значительно меняются, большинству организаций предстоит изменение их инструкций по делопроизводству. Проект изменений нужно готовить уже сейчас. А вносятся изменения в инструкцию (и в любой другой регламент) путем издания приказа по основной деятельности. Как именно это сделать, как грамотно оформить приказ, рассказывается .

Изучаем новый стандарт

Напоминаю так же, что уже прошел бесплатный вебинар от «Отличного секретаря» о новом стандарте. Мы бегло рассмотрели новые правила оформления реквизитов и создания документов. Запись вебинара:

Тех моих читателей, кто хочет подробных объяснений ГОСТа, анализа сложных и спорных ситуаций в оформлении документов, решения конкретных вопросов, приглашаю на свои очные семинары в Самаре и Москве, а также предлагаю услугу корпоративного обучения (прямо в вашем офисе) группы сотрудников. Количество группы – от одного человека.