Штрафы ГИБДД

Составляем опись дел. Опись дел постоянного хранения Пример составления описи дел постоянного срока хранения

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые . Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

опись дел постоянного хранения;
опись дел по личному составу;
опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
опись электронных дел, документов постоянного хранения;
опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая . Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль . Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения , то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

«То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: , возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск).

Подготовка описи дел, документов - процедура непростая и доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые отвечают за передачу документов в архив. Каковы общие принципы и правила составления описей, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Термин «опись дел» употребляется чаще всего как родовое понятие. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и др.), а также для дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:

постоянного хранения;
временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации, но чаще на документы по срокам хранения свыше 10 лет);
по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения .

Опись состоит из: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из следующих этапов:

описания дел;
организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и систематизации дел фонда);
оставления собственно описи документов;
составления справочного аппарата и оформления описи.

В зависимости от объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей.

Запомните, количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В действующих организациях чаще всего описи на дела постоянного хранения составляются в двух вариантах.

Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная.

Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.

Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляют отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации. Каждому делу присваивается порядковый номер, графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел и документов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. На утверждение ЭПК в архивные учреждения представляется два экземпляра описи только государственными или муниципальными организациями.

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения, и состоит из следующих элементов:

порядковый номер;
делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре дел);
заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
количество листов в деле;
примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным средством поиска в архиве.

Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда. Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки дел) в опись. Хронологически - структурная схема является самой распространенной, и означает расположение дел сначала по годам, а в рамках каждого года – по структурным подразделениям.

В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их отличает № тома, № части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете «То же» с указанием тома или части. В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, заголовок повторяется полностью, а слова «То же » не пишутся.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки.

№ пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6
4	01-12	Документы о содержании аппарата управления (планы, обоснования, переписка). В письме руководителя ОАО «…» от 02.04.2009 г. содержатся нормы расходов на административно-хозяйственные нужды. Л. 15	04.03.2009 -12.05.2009	175

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца можно писать прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения.

Графа 6 - «Примечание» может содержать сведения о выбытии дел, их сканировании, наличии в делах копий документов, о наличии особо ценных документов и др.

Итоговая запись делается в конце собственно описи (после описательных статей), в ней указывается собственно количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи. Помещается он в конце дела с описью на отдельном листе-бланке.

Например:

Опись дел временного (как правило, свыше 10 лет) хранения составляется по аналогичной методике, с той лишь разницей, что в ней после графы «Крайние даты» идет графа «Срок хранения» .

Свою специфику имеет методика составления описей дел по личному составу, которая будет рассмотрена отдельно.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

– систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

Наименование организации
- индекс дела
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

1. Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

3. Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

4. Дата дела

данной графе указываются крайние даты дел.

5. Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

6. Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Работа с архивом требует соблюдения определённых правил.

В архиве хранится документация предприятия, которую законом запрещено уничтожать в течение определённого срока.

Некоторые документы должны храниться в архиве весь срок существования организации - это так называемые дела постоянного хранения.

Заполнение архива и учёт бумаг

Самостоятельно подразделения и службы компании не имеют права уничтожать документацию. Отработанные документы, то есть те, которые потеряли актуальность, но содержат важную информацию, подлежат сдаче в архив.

В каждом отделе из документов, подлежащих сдаче на хранение, составляются так называемые дела, то есть папки с однотипными документами, систематизированные по принятым параметрам. Каждое дело содержит опись входящих в него документов. Все отделы, в установленные руководителем сроки, обязаны сдавать дела в архив. Работники архива, в свою очередь принимают документацию и составляют собственные документы, подтверждающие принятие того или иного дела на хранение и обеспечивают надлежащую сохранность документов.

Дела постоянного хранения

Постоянному хранению - хранению дел весь срок существования фирмы, подлежат определённые, в основном финансовые, документы. Финансовую деятельность коммерческих компаний контролируют государственные службы, и в любое время, для проверки фактов нарушений закона, дела могут быть затребованы из архива.

Архивные работники, принимая дела на постоянное хранение, делают собственную опись дел постоянного хранения, она делается на основании описей, составленных в отделах и службах предприятия, сдающих документы в архив. Обычно, такая опись делается на определенный промежуток времени, чаще всего - годовая опись. То есть в течение года в неё вносятся поступающие в архив данные о делах постоянного хранения, в конце года создаётся комиссия или лично руководитель проверяет наличие и состояние дел в архиве согласно такой описи.

Помимо контрольных функций, с помощью описи можно довольно быстро разыскать требуемый документ, просмотрев сведения о дате поступления и месте хранения требуемой бумаги.

Помимо этого, по такой описи можно передавать архив на хранение, для некоторых предприятий предусмотрена передача архива государственным структурам, опись в таком случае, будет служить передаточным документом, по которому как принимающая, так и передающая сторона могут убедиться в правильности передачи документации и наличии всех закреплённых в описи дел.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи дел постоянного хранения вариант которого можно скачать бесплатно.

Опись дел постоянного хранения - систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

наименование организации
номер фонда
порядковый номер
индекс дела (при наличии )
заголовок дела
дата дела
число листов в деле
примечание (если есть)

Важно: ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть .

В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

Наименование организации

Необходимо указать то наименование организации, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Порядковый номер

Каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером (включая тома дел). Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет (но не более 9999 дел).

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.

Заголовок дела

Дата дела

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании (в случае необходимости) делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.