Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля. Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля Путевой лист грузового автомобиля пг 1

Форма ПГ-1 (или путевой лист грузового автомобиля, принадлежащего индивидуальному предпринимателю) – первичный отчетный документ, фиксирующий работу грузового автомобиля и его водителя.

Ведение формы

Путевой лист выдается водителю в комплекте с документом на груз (товарно-транспортная накладная).

На основе данных, содержащихся в форме ПГ-1, начисляется вознаграждение (заработная плата) водителю грузового автомобиля и производится расчет с заказчиками грузоперевозок.

В путевой лист заносятся данные индивидуального предпринимателя и данные его грузового автомобиля. Документ недействителен, если в нем не проставлена дата выдачи, нет подписи и печати индивидуального предпринимателя. При работе наемного водителя необходимо заполнить графы путевого листа, помеченные звездочкой.

В путевой лист заносятся данные:

• заказчика;
• маршрут;
• наименование груза и расстояние.

По фактическим результатам работы грузового автомобиля заполняется специальный раздел маршрутного листа. Здесь записывается общий пробег грузовика, время работы, количество перевезенного груза.

Многие российские компании используют в предпринимательской деятельности личный автомобильный транспорт и оказывают услуги по перевозкам. Путевой лист грузового автомобиля для ИП, который осуществляет рабочие грузоперевозки, нужен как документ первичной отчетности. Он выдается и заполняется в обязательном порядке согласно ст. 6 ФЗ РФ № 259-ФЗ.

Важный и необходимый для каждого индивидуального предпринимателя документ демонстрирует наглядно, как рассчитаться с заказчиками и водителями. А также помогает учесть количество израсходованного дизельного топлива и бензина, удостоверяет законность и качество перевозок особых грузов.

Что представляет собой путевка для грузового автомобиля

Документ действителен, если в нем присутствует дата выдачи, печать и штамп с подписью. Подать лист можно в срок от 1 до 30 дней. Проще всего сдать готовый заполненный формуляр в течение смены, но не всегда водитель находится рядом с гаражом к концу рабочего дня. Поэтому сдача документации за весь срок поездки разрешена законом.

Обязательными реквизитами в путевом листе считаются следующие:

1. Ф.И.О. и телефоны, адрес регистрации индивидуального предпринимателя.
2. Если в компании есть водитель, то указываются его данные: именные и номер водительского удостоверения. Если предприниматель сам находится за рулем грузового автомобиля, вносятся сведения о нем, включая данные лицензионной карточки.
3. Отметка о состоянии здоровья водителя. Эту графу заполняет уполномоченное лицо.
4. Данные о транспортном средстве: марка, номера, вносится информация о пригодности к поездке.
5. Показания спидометра на выезде и при возвращении в гараж.
6. Описание рабочего задания: маршрут, описание заказчиков и оказанной услуги.
7. Сведения о проделанной работе: массе перевезенных грузов, затраченном времени. К этому разделу относятся и данные о пробеге автомобиля.

Предприниматель, получив заполненный путевой лист, производит , составляет акты выполнения заказов по транспортировке грузов и приходует ТМЦ. Начисление

Путевые листы выдаются всем водителям и другим сотрудникам организации , которые используют для выполнения своих профессиональных обязанностей грузовой транспорт. Эти документы используются для учета:

• времени простоя;
• времени активной эксплуатации;
• пробега.

Правильно заполненный путевой лист обеспечит водителю грузового автомобиля защиту во время проведения проверки сотрудниками ДПС. Если у него не будет на руках этого документа, то ему будет выписан .

Бухгалтерия организации на основании путевых листов осуществляет горюче-смазочных материалов, после чего уменьшает базу налогообложения по УСН или прибыли . Также эти листки используются при расчете заработной платы водителям. На основании этих документов компания компенсирует водителям расходы, которые они понесли при закупке ГСМ на собственные средства.

Нюансы оформления

Практически в каждой коммерческой организации обязанность по выписке и учету путевых листов возлагается на бухгалтеров . Данный документ должен выписываться либо на одну поездку, либо на один день, в течение которого автомобиль неоднократно совершает перевозку грузов.

В том случае, когда грузовой автомобиль направляется в командировку в другой город или область, то путевой лист водителю может быть выписан на срок от 1 до 30 дней . Этот порядок регламентирован Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 г .

Если грузовой автомобиль в течение рабочего дня будет эксплуатироваться несколькими водителями, то бухгалтер должен для каждого сотрудника выписать отдельный путевой лист. Сразу после оформления документ должен быть зарегистрирован в соответствующих учетных регистрах. Это может сделать как работник бухгалтерии или секретарь, так и сам руководитель организации.

При этом следует помнить, что Федеральным законодательством установлен срок хранения для путевых листов в архивах организаций, который составляет 5 лет с момента выписки, при том условии, что в течение этого временного промежутка у субъекта предпринимательской деятельности контролирующими органами была хоть раз проведена проверка.

В том случае, когда документ выписывался для перевозки особых грузов или является подтверждением тяжести труда водителя, то он должен храниться на протяжении 75 лет .

При начислении бухгалтерией заработной платы водителю грузового автомобиля используется путевой лист формы 4-П . Этот бланк был утвержден Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28 ноября 1997 г . Как правило, эта форма заполняется в том случае, когда водителю за смену поручают выполнить работу для одного или двух заказчиков.

Если работнику организации начисляется заработная плата в порядке сдельного выполнения поставленных задач, тогда бухгалтер может задействовать бланк формы 4-С . Несмотря на то, что форма путевых листов утверждена на законодательном уровне, и включает необходимые для сферы грузовых перевозок реквизиты, некоторые коммерческие организации и индивидуальные предприниматели могут самостоятельно разработать форму такого документа.

Такое послабление сделано для тех субъектов предпринимательской деятельности, которые не имеют в своем штате водителей и личного автомобильного парка, предназначенного для выполнения грузовых перевозок. При самостоятельной разработке бланка им следует учитывать регламент Федерального Закона №129 от 21 ноября 1996 г , в котором указано, что такой документ должен содержать все главные сведения.

Правила заполнения

При заполнении путевых листов бухгалтера или другие сотрудники компании, которым поручен этот объем работы, должны учитывать следующие правила :

1. В верхней части бланка теперь нет необходимости проставлять штамп или печать владельца грузового автомобиля.
2. В обязательном порядке человек, который ответственен за оформление таких документов, должен указывать в бланке время и дату проведения проверки технического состояния автотранспортного средства перед рейсом. Здесь же он должен поставить подпись и инициалы проводящего проверку сотрудника или приглашенного специалиста.
3. Указывается марка грузового автомобиля, прицепа, количество водителей, их личные данные, гаражный номер транспорта.
4. Определяется количество рейсов, которые за день сделает авто, а также протяженность предстоящего маршрута.
5. Вносятся точные показания спидометра, которые фиксируются до момента выезда машины из автопарка.
6. Указывается остаток в баке автомобиля горюче-смазочных материалов, а также делается запись, какой литраж топлива потребуется для совершения поездки.
7. В обязательном порядке ставится отметка о состоянии здоровья водителя, который будет управлять грузовиком. Ее делают те сотрудники, которые проводят проверку и дают допуск водителям к выполнению профессиональных обязанностей.
8. Указывается точное время выезда машины из автопарка, а также точное время ее прибытия на место погрузки или выгрузки товаров, и возврата в гараж.
9. Делается краткое описание перевозимых грузов.

Каждый водитель в начале смены получает путевой лист формы 4-П или 4-С под роспись , которая ставится в специальном . При этом он обязан передать в бухгалтерию бланк с прошлой смены. Если он его по каким-то причинам не сдаст, то не получит новый лист и не сможет приступить к выполнению профессиональных обязанностей, так как по закону не имеет права выезжать на маршрут без полного пакета документов.

Внутри организации должно быть проверено расследование, цель которого заключается в выяснении причин отсутствия бланка.

Новый бланк и пример

В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности, которые используют для работы грузовой автомобильный транспорт, должны заполнять путевые листы с учетом небольших изменений .

Индивидуальные предприниматели, которые задействуют в работе грузовой транспорт, обязаны также как и коммерческие организации заполнять путевые листы. Если они специализируются на оказании автотранспортных услуг, то бланк должен выписываться на один день.

В том случае, когда ИП направляет водителя в командировку, тогда документ выписывается на все время этой поездки. Если индивидуальный предприниматель задействует грузовой автомобиль для перевозки грузов в личных целях, тогда он имеет право выдавать водителю бланк, оформленный на месяц.

На 2018 год в путевом листе обязательно должна быть проставлена отметка механика о проверке транспортного средства. Отметка может быть следующего содержания:

1. «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
2. «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».

В настоящее время законодательством утверждена форма путевого листа специально для индивидуальных предпринимателей ПГ-1 . Также они могут использовать в работе унифицированные формы 4-П или 4-С, либо самостоятельно разработать под себя бланки, которые должны в полной мере соответствовать требованиям Приказа №152.

Индивидуальные предприниматели должны учитывать установленный и закрепленный на законодательном уровне порядок заполнения таких форм.

Если они не будут соблюдать эти требования, то не смогут включать в расходы все затраты, понесенные на ГСМ, тем самым им не удастся уменьшить базу для налогообложения.

При заполнении собственного бланка ИП должны указать следующие обязательные реквизиты:

1. Название документа и его порядковый номер.
2. Срок действия путевого листа. Если он выписывается на 1 день, то указывается дата. В том случае, когда форма заполняется на месяц, указывается период, на который выдается листок.
3. Указываются сведения о собственнике грузового автотранспортного средства. Например, ФИО, контактный телефон, почтовый адрес.
4. Вписываются все данные автомобиля: модификация, тип, номер, серия с номерного знака.
5. Указываются показания спидометра.
6. Проставляется дата и время выезда, а также прибытия в гараж, показания одометра.
7. Указывается время и дата проведения контроля технического состояния грузовика (перед рейсом).
8. Вписываются данные о водителе, его ФИО, время и дата проведения медицинского осмотра (перед и после рейсом).
9. Проставляются подписи и печати (штампы) всех ответственных лиц.

Индивидуальные предприниматели имеют право в таком бланке размещать дополнительные реквизиты, в соответствии с регламентом Приказа №152.

Штрафные санкции

К нарушителям в 2018 году будут применяться штрафные санкции , размер которых определяет КоАП, действующий на территории Российской Федерации. Если в процессе проверки передвигающегося по населенному пункту или за его пределами грузового автомобиля сотрудники ГИБДД выявят отсутствие путевого листа, либо неправильно заполненный документ, то они применят к водителю соответствующие меры взыскания.

Как правило, лицо, управляющее грузовым автомобилем без путевого листа, штрафуется на 500 рублей, в соответствии со статьей 12.3 КоАП РФ .

Юридические лица за организацию передвижения грузового транспорта без соответствующим образом оформленной документации будут оштрафованы на 100 000 рублей, в соответствии со статьей 12.31.1 КоАП России . К индивидуальным предпринимателям может применяться финансовое взыскание, размер которого колеблется в диапазоне 20 000 – 100 000 рублей , в соответствии со статьей 12.31.1 КоАП.

Как происходит оформление путевого листа? Подробности — на видео.

Путевой лист для ИП необходимо заполнять индивидуальным предпринимателям, если они используют транспорт для производственных целей. Таким образом подтверждается целевой характер поездок, обосновывается списание ГСМ, формируются статистические показатели и накапливаются данные для учета транспортной работы.

Назначение путевого листа для частных предпринимателей

Частные предприниматели, имеющие грузовой и легковой подвижной состав для обслуживания своей деятельности, должны оформлять путевые листы. Такой документ предназначен для отражения и накопления данных о параметрах работы автомобилей, спецтехники, тракторов, используемых в бухгалтерском учете. Путевые листы для ИП содержат сведения о залитом в бак горючем, его списании и фактическом остатке на конец периода, кроме того, из путевого листа можно узнать пробег и маршруты авто. Пригодятся данные о пройденных километрах и для обоснования списания, замены изношенных шин. На основании всего комплекса получаемой таким образом информации производится начисление отдельных элементов оплаты труда водителю. Наличие путевого листа важно и в целях соблюдения ПДД, поскольку в нем должен быть допуск от медработника, разрешающий водителю управление автомобилем, кроме того, здесь же присутствует отметка механика, удостоверяющая исправное техсостояние машины. Если автомобиль находится в собственности компании, а управляет им наемный водитель, в случае проверки инспектором ГИБДД путевой лист индивидуального предпринимателя станет единственным обоснованием, почему лицо, не являющееся владельцем, находится за рулем «чужого» транспортного средства.

Изначально бланк документа был введен в оборот постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 и предназначался исключительно для организаций. И только приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 ввел специализированные формы для ИП вместе с методическими указаниями по заполнению.

Сейчас же единственным нормативным актом, регламентирующим применение путевых листов и для ИП , и для организаций, является приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Данный приказ не закрепляет типовых бланков для путевых листов, однако приводит список обязательных реквизитов, которые должны в них присутствовать.

Отличие приказа № 152 от всех предыдущих нормативных актов заключается в том, что ведение путевых листов всеми ИП, имеющими транспорт, стало обязательным. Прежде ИП обязаны были заполнять путевки только при использовании транспортных средств в предпринимательской деятельности, связанной с перевозками.

Период, на который выписывается путевой лист, может отличаться в зависимости от варианта использования автомобиля:

• для деятельности по коммерческим перевозкам - строго на день работы;
• для командировок - на период командировки;
• для прочих видов деятельности - от одного дня до месяца.

Перечень информации, обязательной для отражения в путевом листе

Реквизиты, обязательные для оформления транспортной работы, приведены в приказе № 152. Сюда относятся:

• название документа, номер;
• период, на который он выписан;
• наименование фирмы-владельца или ИП;
• данные об автомобиле: модель, госномер, пробег на начало и конец дня, дата и время выпуска на линию и возвращения в гараж, на стоянку.
• данные об управляющем автомобилем работнике: фамилия, время предрейсового и послерейсового медосвидетельствования.

Помимо приведенного перечня допускается вносить в бланк дополнительные поля на усмотрение ИП. В частности, для грузового автомобиля целесообразно иметь данные о пробеге с грузом и без, о количестве перевезенных тонн.

Чаще всего для каждого рейса отмечаются наименования пунктов отбытия и назначения, также количество километров для каждой отдельной поездки по маршруту.

Предприниматель может использовать типовую форму, действовавшую до выхода приказа № 152, или же разработать собственный ее вариант с нуля, в любом случае закрепив свое решение внутренним распоряжением. В целях выполнения контрольных функций ведется специализированный журнал учета путевых листов, он также обязателен, и его наличие всегда проверяется надзорными органами. Все перечисленные документы, включая книгу учета листов, должны сохраняться в течение 5 лет.

Бланк и образец заполнения путевого листа для индивидуального предпринимателя

Создание собственного бланка путевого листа для ИП - процесс остаточно длительный и кропотливый, требующий существенных трудозатрат. Для удобства и снижения объема работ можно воспользоваться формой, изначально включающей весь необходимый перечень реквизитов, которая доступна к загрузке ниже.

Для ускорения процесса оформления и минимизации возможных ошибок лучше использовать уже оформленный образец путевого листа ИП . По нему довольно удобно будет контролировать корректность приведения информации в каждом конкретном поле формы.

Прежде всего, стоит помнить, что утвержденного законодательно бланка путевки для ИП не существует. В этом случае частным предпринимателям не остается ничего иного, кроме как использовать утверждавшуюся ранее старую унифицированную форму либо формировать оригинальный бланк собственными силами, помня о том, что он должен полностью удовлетворять требованиям приказа № 152.

Повышенного внимания требует заполнение всех полей формы путевого листа, так как от полноты и корректности их оформления будет зависеть возможность принять расходы на транспорт к налоговому учету. Особенно важно это для частных предпринимателей, применяющих спецрежим УСН по схеме «доходы минус затраты».

В заполненной путевке содержатся сведения:

• о времени работы водителя;
• пробеге транспортного средства;
• количестве израсходованного горючего.

Эти сведения пригодятся бухгалтеру организации для расчета зарплаты водителя, списания в затраты топлива и подсчета стоимости выполненных услуг для заказчика. Далее вы сможете скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля 2019 года.

Форма документа

Формы путевого листа грузового автомобиля (унифицированная форма № 4-С ОКУД 0345004 и форма № 4-П ОКУД 0345005) утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Скачать бесплатно путевой лист грузового автомобиля (бланк 2019 в word) вы можете в статье. Но поскольку документ содержит достаточно много строк и граф, а также принимая во внимание, что он двухсторонний, мы рекомендуем заполнять его в excel. Скачать форму можно ниже.

Форма 4-П «Путевой лист грузового автомобиля» применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок. К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако при его применении существует ограничение. Такая путевка может оформляться, если в один день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.

Форма путевого листа грузового автомобиля 4-С используется для оформления работы транспортных средств. Она позволяет учесть сдельный показатель применения автомобиля. Такой бланк применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.

Предприятие может использовать в работе самостоятельно разработанные формы путевки. Главное требование — в документе должны присутствовать все необходимые реквизиты.

Бланк путевого листа грузового автомобиля 2019

Оформление путевых листов грузового автомобиля

Приказом от 18.01.2017 № 17 Минтранс внес изменения в реквизиты заполнения путевых листов, утв. Приказом от 18.09.2008 № 152. В путевках стало еще больше обязательных реквизитов. Теперь в бланки нужно включить ОГРН и ОГРНИП компании. Без этих данных путевые листы для грузовых автомобилей будут считаться заполненными с нарушением. Также при оформлении любой из форм путевки нужно помнить, что в связи с поправками, внесенными Приказом Минтранса, на титульной части бланка больше не нужно проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее.

Обращаем внимание, что с 01.03.2019 вступит в силу еще один Приказ Минтранса —от 21.12.2018 № 467. Он требует, чтобы вместо слов «гараж», «депо» и «постоянная стоянка» использовалось понятие «парковка». Также Минтранс отказывается от штампов медработников при проведении осмотров и при снятии показаний одометра. Есть еще некоторые технические изменения, благодаря которым путевые листы грузового автомобиля (бланк 2019 года) содержат следующие сведения:

• наименование — путевой лист;
• номер путевки;
• срок действия;
• сведения о собственнике. Для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Для ИП: Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП;
• тип и модель автомобиля;
• государственный регистрационный знак автомобиля;
• показания одометра при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства;
• дату и время выезда с парковки и его заезда на парковку;
• подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
• Ф.И.О. водителя;
• дату проведения предрейсового или предсменного техосмотра грузовика (число, месяц, год) и время (часы, минуты). Данные проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств. Внесенные сведения он заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О.

Помимо этого, чиновники уточнили, что путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если он по длительности превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя, или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.