Новый перечень документов со сроками хранения. Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций" (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) Срок хранения документов в архиве организации
Документы, образовавшиеся в процессе работы организации, даже после завершения их в делопроизводстве могут иметь определенное практическое, историческое или научное значение. И если некоторые виды документов хранить нецелесообразно, поскольку содержащаяся в них информация может использоваться только в оперативных целях, то другие подлежат хранению в течение установленного законом срока. В статье вы найдете основные сроки хранения документов 2016, а также получите ответы на такие вопросы, как: какими нормативными актами установлены сроки хранения документов? каковы сроки хранения документов в организации? как часто надо производить экспертизу ценности документов?
Из этой статьи вы узнаете:
- какими нормативными актами установлены сроки хранения документов;
- каковы сроки хранения документов в организации;
- как часто надо производить экспертизу ценности документов.
Как определить сроки хранения документов 2016
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Порядок и сроки хранения документов в 2016 году устанавливаются:
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526;
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558;
- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182;
- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988 г;
- Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Основной закон о сроках хранения документов (Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») обязывает каждую организацию обеспечивать сохранность всех архивных документов, в том числе — кадровых, на протяжении всего установленного федеральными нормативными актами срока. Чтобы урегулировать порядок хранения, оформления и экспертизы ценности документов, работодателям рекомендуется включить в учредительные документы соответствующие пункты (распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»).
Полезная информация для кадровика: изучаем .
Срок хранения документов в организации в 2016 году
Сроки хранения документов могут быть временными или постоянными. Документы по личному составу целесообразно хранить в архиве организации отдельно от других документов вплоть до момента передачи в муниципальный или федеральный архив. Документы кратковременного (до 10 лет) хранения до конца установленного срока находятся в архиве организации, а затем уничтожаются, в то время как документы долговременного и постоянного хранения (сроки хранения документов такого рода составляют 10 и более лет) ввиду их важности могут передаваться в центральный государственный архив (на основании договора комплектования) или коммерческий архив, услуги которого оплачиваются.
Расскажет эксперт.
Организация может продолжать хранить важные дела в собственном архиве, обеспечив им надлежащие условия. Сокращать предписанную законом продолжительность хранения документов нельзя. А вот продленные, по сравнению с типовой нормой, сроки хранения документов могут устанавливать в 2016 году все работодатели, закрепляя соответствующую норму локальным актом. Срок хранения документов в организации отсчитывается с первого дня календарного года, следующего за годом их завершения в делопроизводстве. При этом тип носителя, на котором хранится документ, никак не влияет на продолжительность хранения.
Поможет узнать точные сроки хранения документов в организации перечень-2016 — специальная таблица, утвержденная приказом Минкультуры России № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 г., с актуальными изменениями от 4.02.2015 г. Согласно требованиям Перечня, срок хранения документов в организации составляет:
- для приказов и распоряжений по личному составу, тарификационных ведомостей, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним — 75 лет;
- для направлений и уведомлений о трудоустройстве, анкет и заявлений не принятых на работу лиц — 3 года;
- для приказов о дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках, предоставлении отпусков — 5 лет;
- для табелей и графиков рабочего времени при нормальных условиях труда — 5 лет, при вредных и(или) опасных условиях труда — 75 лет;
- для личных карточек работников — 75 лет;
- для подлинников трудовых книжек, дипломов, аттестатов и прочих личных документов — до востребования работниками, невостребованные подлинники хранятся 75 лет.
Иногда срок хранения документов в организации не ограничивается определенным количеством лет: например, коллективные договоры хранятся постоянно.
Работодатель ежегодно проводит экспертизу ценности документов, в ходе которой проводится отбор дел на временное и постоянное хранение в архиве организации. Дела внимательно просматриваются, при необходимости — расшиваются и переформируются. Особое внимание уделяется папкам с пометкой «ЭПК», в составе которых присутствуют документы постоянного хранения. В процессе экспертизы определяются и уточняются сроки хранения документов по номенклатуре дел, принятой в организации. По результатам работы экспертной комиссии документы с истекшим сроком хранения выделяются к уничтожению.
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
Документ ООО «Ландшафтный дизайн» |
Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558 |
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности |
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
Договоры и дополнительные соглашения к ним |
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня) |
Доверенности на получение денег и ТМЦ |
Не менее 5 лет |
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат |
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75 |
Реестр сведений о доходах физлиц |
Не менее 75 лет |
Трудовые договоры и личные карточки работников |
В течение 75 лет |
Табели, журналы учета рабочего времени |
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
Сведения о доходах физлиц |
Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет |
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность |
Постоянно* |
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов |
Не менее 5 лет |
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. |
Не менее 5 лет |
Карточки учета основных средств |
Не менее 5 лет после ликвидации объекта |
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли |
Не менее 5 лет |
Отчетность в ФСС |
Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет |
Отчетность в Пенсионный фонд |
Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет |
Индивидуальные сведения в ПФР на работников |
Не менее 75 лет |
Отчетность в статистику: |
Постоянно*. |
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах |
Не менее 5 лет |
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.
Итоги
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
Который изменил срок хранения кадровых документов .
Так, теперь срок временного хранения документов по личному составу, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а созданных начиная с 2003 года – 50 лет.
Новые сроки вступают в силу с 13 марта 2016 года.
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ
О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Принят
Государственной Думой
17 февраля 2016 года
Внести в Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320) следующие изменения:
1) в подпункте "б" пункта 4 статьи 22 слова "документов по личному составу," исключить;
2) дополнить статьей 22.1 следующего содержания:
"Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях - не менее 75 лет со дня создания.
2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях - не менее 50 лет со дня создания.
3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, - в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, - с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.".
Президент Российской Федерации
В. Путин
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
б) в других организациях
До замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Пост. ** (1)
(1) Присланные для сведения – до минования надобности
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора
Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора
Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника
Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю
5 л. (1) ЭПК
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
Типовые нормативы по труду:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Нормы выработки и расценок (1):
(1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До минования надобности
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок
Тарификационные ведомости (списки)
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы
Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий
Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения
7.3. Охрана труда
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда
45 л. (1) ЭПК
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
Комплексные планы улучшения условий и охраны труда
Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда , санитарно-оздоровительных мероприятий
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новым
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новым
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий
Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До замены новыми
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
Договоры страхования работников от несчастных случаев
(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
Протоколы аттестации по технике безопасности
а) профилактических работ по технике безопасности
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев
5 л. (1) ЭПК
(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. **
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Анкеты обследования условий труда работников
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа* |
Примечания |
|||
---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | |||
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
||||||
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | ||||||
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | ||||||
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | ||||||
Переписка о переводе работников в другие организации | ||||||
Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием | ||||||
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год | ||||||
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
(1) После замены новыми |
||||||
| ||||||
| ||||||
Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом | ||||||
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников | ||||||
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу | ||||||
Подлинные личные документы (трудовые книжки , дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования (1) |
(1) Невостребованные –75 л. |
||||
Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных , сведения, уведомления) о субъекте персональных данных | ||||||
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу | ||||||
(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л. |
||||||
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников |
5 л. ЭПК (1) |
(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
||||
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним | ||||||
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел | ||||||
Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей |
(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей |
|||||
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | ||||||
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | ||||||
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников | ||||||
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок |
(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК |
|||||
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | ||||||
Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов | ||||||
Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов |
5 л. (1) ЭПК |
(1) После урегулирования конфликта |
||||
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов | ||||||
Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими | ||||||
Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих | ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих |
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
||||
(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. |
||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | |||||
(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
||||||
Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации | ||||||
Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз | ||||||
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | ||||||
(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л. |
||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
8.2. Установление квалификации работников |
||||||
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним |
15 л. (1) ЭПК |
(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК |
||||
Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников: | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | ||||||
8.3. Повышение квалификации работников |
||||||
Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации | ||||||
Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации | ||||||
Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые): | ||||||
| ||||||
|
До минования надобности |
|||||
(1) После замены новыми |
||||||
Стенограммы лекций преподавателей | ||||||
Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами |
(1) После замены новыми |
|||||
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов | ||||||
Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам | ||||||
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей | ||||||
Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий | ||||||
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников |
(1) После окончания обучения |
|||||
Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
8.4. Награждение |
||||||
Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий: |
Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций | |||||
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним: | ||||||
| ||||||
| ||||||
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | ||||||
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | ||||||
Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград | ||||||
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Книга Почета организации |
Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время уже не действует. О том, кто сейчас устанавливает эти сроки и где их можно узнать, мы расскажем в нашем материале.
Действующие перечни Росархива
Росархив сроки хранения документов утверждал неоднократно. К примеру, Перечень типовых документов организаций с указанием сроков их хранения был введен приказом от 06.10.2000. Однако к вновь создаваемым документам он сейчас не применяется — Минкультуры своим приказом от 25.08.2010 № 558 утвердило новый перечень, в котором содержится информация о том, в течение какого периода и с учетом каких особенностей необходимо хранить дела в компании.
Еще один перечень был утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12. Он предназначен для использования в работе самого Федерального архивного агентства (ФАА) и организаций, находящихся в его ведении. Этот перечень посвящен срокам хранения документов, образующихся в процессе деятельности данных учреждений.
Наряду с указанными перечнями существуют и иные подобные документы с информацией о сроках, в течение которых от документов избавляться запрещено. Например, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182).
Когда старый перечень может пригодиться
Почему утративший силу перечень по-прежнему необходим? Дело в том, что приказ Минкультуры № 558 не имеет обратной силы и не распространяется на ранее возникшие отношения, так как иное прямо не оговорено в нем.
Это означает, что приказ или иной распорядительный акт компании, созданный в 2009 году и до этого, не может уничтожаться ранее сроков, предусмотренных перечнем-2000. А если аналогичное распоряжение оформляется в 2010 году и позднее, для определения срока его хранения необходимо руководствоваться перечнем-2010.
Перечень-2000 по сравнению с преемником имеет менее детализированный состав документов и обобщенные сроки хранения. Например, документам по аттестации, сертификации и аккредитации там отводилась одна статья, а срок хранения был единым — «постоянно». Действующий в настоящий момент перечень предусматривает иной подход.
Такие документы по сертификации, как протоколы испытаний или экспертные заключения (ст. 110), необходимо сохранять не менее 10 лет. Но одновременно в примечании есть ссылка, уточняющая этот срок: у заявителя эти документы должны храниться не менее 3 лет после окончания действия сертификата, а выдавшая сертификат компания не имеет права избавиться от него ранее истечения 10-летнего периода. Кроме того, уточняются и иные важные моменты по срокам (к примеру, что протокол о выдаче сертификата подлежит постоянному хранению).
Таким образом, перечень-2000 устанавливал более жесткие требования к периоду хранения данного вида бумаг, и в отношении документов, созданных до вступления в силу перечня-2010, необходимо их придерживаться.
Сверяясь с перечнями, не следует забывать один важный принцип: уменьшать указанные сроки хранения запрещено. За это может последовать наказание (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).
ВАЖНО! За нарушение сроков хранения учетных документов должностные лица компании могут быть оштрафованы по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 руб.
Итоги
Для определения срока, в течение которого приказ, распоряжение, учетный регистр или иной образовавшийся в деятельности фирмы документ необходимо хранить, можно узнать из специальных перечней. Часть их утверждена Росархивом, а часть — Министерством культуры РФ. Сокращать указанные в них сроки и избавляться от документов раньше времени нельзя. Такой принцип применяется в отношении всех форм (бумажных или электронных) и всех видов (организационно-распорядительных, прогнозных, налоговых, бухгалтерских и др.) документов.