Реклама на портале

Универсальный передаточный документ: применение компанией на упрощенке. Универсальные передаточные документы


Российская коммерческая организация применяет общий режим налогообложения. Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года? Если да, то каким документом нужно закрепить это решение?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе применять универсальный передаточный документ только после утверждения его формы в своей учетной политике. При этом, по нашему мнению, утвердить форму универсального передаточного документа в своей учетной политике в середине отчетного года организация вправе только в случае существенного изменения условий ее деятельности.

Обоснование вывода:

Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры" ФНС России рекомендует к использованию новый первичный учетный документ - универсальный передаточный документ (далее - УПД). По задумке налогового ведомства, УПД объединяет в себе реквизиты, содержащиеся в первичных учетных документах, с реквизитами счетов-фактур. В указанном письме также сообщается, что этот документ может применяться любым хозяйствующим субъектом начиная с 2013 года. Рекомендуемая форма УПД и перечень операций, для оформления которых она может быть использована, содержатся, соответственно, в Приложениях 1 и 2 к указанному письму.

ФНС отмечает, что применение УПД носит рекомендательный характер и ее неприменение не влечет для хозяйствующих субъектов никаких отрицательных последствий в целях налогообложения. Кроме того, рекомендация применять УПД не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) форм первичных учетных документов и формы счета-фактуры, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

Таким образом, УПД является первичным учетным документом, рекомендуемым к применению налоговой службой, который может использоваться или не использоваться хозяйствующим субъектом по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (далее - ПБУ 1/2008) и частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ при утверждении учетной политики хозяйствующего субъекта ее руководителем утверждаются, в частности:

Формы первичных учетных документов (определенные руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета), формы регистров бухгалтерского учета, формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

Правила документооборота и технология обработки учетной информации.

При этом пунктом 5 ПБУ 1/2008 и частью 5 ст. 8 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что должна применяться последовательно из года в год.

Таким образом, применение хозяйствующим субъектом УПД в качестве первичного учетного документа, посредством которого осуществляется оформление фактов его хозяйственной жизни, обусловлено утверждением формы этого документа в учетной политике.

Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляться соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации (п.п. 8, 11 ПБУ 1/2008).

Согласно пункту 12 ПБУ 1/2008 и части 7 ст. 8 Закона N 402-ФЗ изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обуславливается причиной такого изменения. То есть в общем случае изменения учетной политики организация должна утвердить приказом, составленным не позднее 31 декабря текущего года. Такие изменения начинают действовать с начала следующего года.

Нормами пункта 10 ПБУ 1/2008 и части 6 ст. 8 Закона N 402-ФЗ приведен перечень случаев, которые влекут изменение учетной политики организации. К таким случаям относятся случаи:

Изменения законодательства РФ и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;

Разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета. Применение нового способа ведения бухгалтерского учета предполагает более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;

Существенного изменения условий хозяйствования. Существенное изменение условий хозяйствования организации может быть связано с реорганизацией, изменением видов деятельности и т.п.

При этом в пункте 10 ПБУ 1/2008 указано, что не считается изменением учетной политики утверждение способа ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации.

В перечисленных случаях (в том числе в некоторых случаях при разработке организацией новых способов ведения бухгалтерского учета (абзац 2 п. 2 ПБУ 1/2008)), например при изменении способа организации документооборота, изменение учетной политики может производиться не с начала отчетного года.

Рассмотрим, относится ли переход на применение УПД в середине отчетного года к указанным в пункте 10 ПБУ 1/2008 и части 6 ст. 8 Закона N 402-ФЗ случаям.

Так как ФНС России не является законодательным органом власти, ее письма не могут быть приравнены к изменению законодательства РФ по бухгалтерскому учету. К тому же, если говорить о начале применения УПД начиная с середины текущего (2014) года, то следует учитывать, что, УПД, как указано в рассматриваемом письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, может применяться с 2013 года.

Кроме того, переход на применение УПД или иного первичного учетного документа не является для хозяйствующего субъекта новым способом ведения бухгалтерского учета.

Таким образом, полагаем, что организация вправе утвердить в середине отчетного года применение УПД в своей учетной политике и использовать ее с середины этого года только в случае существенного изменения условий ее деятельности. При этом такое изменение должно повлечь для нее объективную необходимость ввести в свой документооборот новые формы первичных учетных документов. Это возможно, например, в случае, когда организация, оказывающая услуги, в середине года начнет осуществлять новый вид деятельности - оптовую торговлю. В этом случае, ей понадобится разработать и утвердить в учетной политике, помимо существующего акта об оказании услуг, новый документ, служащий для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. В такой ситуации организация может, воспользовавшись правом, предоставленным ей частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и вышеуказанным письмом ФНС России, утвердить в своей учетной политике для этих целей не товарную накладную, а УПД.

В случае существенного изменения условий деятельности организации утверждение в учетной политике формы УПД, равно как и утверждение в ней соответствующих изменений, следует осуществлять в порядке, установленном учетной политикой этой организации. Документами, на основании которых должны вноситься такие изменения, могут стать приказы, письменные распоряжения руководителя организации (п.п. 8, 11 ПБУ 1/2008). При этом подлежащая применению форма УПД определяется руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в целях учета расходов при налогообложении прибыли.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гусев Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный Мягкова Светлана

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Универсальный передаточный документ уже несколько лет используется компаниями и предпринимателями в коммерческой деятельности. Этим документом могут оформляться самые разные хозяйственные операции, в том числе и связанные с оказанием услуг. Ниже мы приведем образец заполнения УПД на услуги и расскажем, какие нюансы следует учесть при его составлении.

УПД на услуги вместо акта и счета-фактуры

УПД - это рекомендованная форма. Компании и предприниматели не обязаны ее применять и могут обойтись без нее, оформляя акты оказанных услуг и счета-фактуры. Вместе с тем в целях упрощения документооборота они могут перейти на использование этого единого документа.

Официальная форма УПД доведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Она состоит из двух частей и объединяет счет-фактуру и передаточный документ. Таким образом, вместо 2-х документов (счета-фактуры и первичного документа - накладной, акта выполненных работ, акта оказанных услуг и т.д.), которые содержат дублирующие реквизиты, можно обойтись одним УПД.

В официальную форму могут вноситься изменения, однако при этом должна быть сохранена форма счета-фактуры, которая утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.11.2001. Об этом прямо сказано в п. 9 Приложения N 1 этого Постановления. Таким образом, дополняться и изменяться могут столбцы или строки, которые не находятся в пределах черной рамки, обрамляющей форму счета-фактуры.

Кроме того, при внесении изменений в официальную форму УПД следует помнить о требованиях Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 , согласно которым установлен перечень обязательных реквизитов для первичных документов.

Использование УПД при оформлении операций по оказанию услуг

УПД может использоваться в 2-х ипостасях: либо как счет-фактура и передаточный акт, либо только как передаточный акт. В первом случае в специальном поле УПД проставляется символ 1 и заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором случае в соответствующее поле УПД ставится символ 2 и заполняются только показатели для первичного документа, то есть акта оказанных услуг. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.

Причем само по себе указание символа 1 или 2 имеет только информационное значение. Контролеры будут обращать внимание не на указанный в специальном поле номер, а на показатели, которые заполнены или не заполнены в универсальном передаточном документе.

Можно ли выставлять один УПД на поставку и сопутствующие услуги?

Нередко на практике поставка товара сопровождается оказанием услуг. В связи с чем возникал вопрос, можно ли выставлять УПД на услуги и поставку одновременно. Да, такое оформление возможно. Это подтверждено Письмом ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910 . При этом налоговики обратили внимание на следующие моменты:

  1. Услуга к моменту оформления УПД должна быть оказана и, соответственно, потреблена заказчиком.
  2. УПД должен подписываться лицом, которое уполномочено как на подписание счета-фактуры, так и на подписание первичного документа по приемке-передаче товара и оказанных услуг.

" № 6/2016

УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Как оператору разработать свой универсальный расчетный и налоговый документ – счет на оплату услуг (УСО)?

Такой вопрос может возникнуть из-за появления разъяснений налоговиков о применении универсального передаточного документа, исходя из анализа которых следует, что он может заменить если не весь, то существенную часть документооборота. А именно – то что связано с реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Давайте вместе разберемся.

Что наводит на размышления?

В действующем правовом поле в отсутствие обязательной унифицированной «первички» немногочисленные разъяснения уполномоченных органов по применению тех или иных документов становятся без преувеличения на вес золота. Хотя и документов-то не так много, одним из них является универсальный передаточный документ (УПД). Само название говорит о широких возможностях его практического применения, что подтверждает и Письмо ФНС РФ от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910.

Налоговики напомнили, что уже более трех лет любая организация, не нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1) с данными счетов-фактур, выписываемых в целях соблюдения налогового законодательства. Причем сам Налоговый кодекс предъявляет требование только к налоговому документу – счету-фактуре. В числе таких требований нет обязанности налогоплательщика по составлению отдельного счета-фактуры на каждый вид продукции (товаров) или услуг. В одном налоговом документе по самостоятельным позициям можно одновременно указать всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя, если соблюдаются установленные сроки выставления счетов-фактур. Ведь налоговым законодательством это не запрещено.

Однако совмещение в УПД реализации товаров и услуг не простая операция, как может сначала показаться. Универсальный документ объединяет в себе первичный учетный документ об отгрузке, являющийся основанием для составления счета-фактуры, оформленный таким образом, что исполняются установленные требования к счетам-фактурам. То есть при составлении УПД оформляет одновременно:

  • отгрузку товара (работы, услуги);
  • счет-фактуру по факту этой конкретной отгрузки.

Проще говоря, приходится совмещать требования Закона о бухгалтерском учете и Налогового кодекса, что несложно, если учесть их аналогичность. Но здесь есть небольшой нюанс, связанный со временем составления документов. Согласно вышеназванному закону первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, налоговое же законодательство дает пятидневную отсрочку. Помимо указанного различия есть еще одна временнáя особенность. В силу ст. 38 НК РФ услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания, а товары продаются по факту передачи, и может случиться так, что к моменту передачи товаров услуга будет уже оказана и потреблена заказчиком.

Все сказанное говорит о том, что реализация товаров и услуг может не совпасть по времени, но налоговиков это не смущает. Собственную разработку они считают универсальной, указывая на то, что отражение в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи услуг не будет нарушать требований действующего законодательства (даже если названные хозяйственные операции не совпадают по времени). Для того чтобы такой УПД считался легитимным, он должен быть подписан представителями сторон, как уполномоченными на подписание счетов-фактур и уполномоченными на оформление факта хозяйственной жизни, который выражен в передаче товаров с предварительным оказанием сопутствующей услуги (услуг).

На практике может быть и наоборот: сначала организация продает товар (например, средство связи), а затем оказывает услуги (в частности, услуги связи). В таком случае проблематично будет объединить в УПД реализацию товаров и услуг, отгрузка которых может существенно различаться по времени (допустим, интервал – месяц). Это один из нюансов, который следует учесть оператору связи прежде, чем принять решение о применении УПД. Главная мысль в разъяснении налоговиков заключается в том, что универсальный документ применяется не только для оформления отгрузки товаров, но и для подтверждения реализации (оказания) услуг. Отсюда вытекает следующий вопрос.

Вправе ли оператор связи использовать УПД?

Почему бы нет. Ведь в законодательстве нет запрета на использование операторами связи универсального документа, разработанного налоговиками и применяющегося для оформления как отгрузки товаров, так и передачи результатов оказанных услуг. Но минуточку – есть обязательные требования отраслевых актов, и если они обязывают составлять определенный документ, то оператор связи не вправе это игнорировать. А оформлять к нему дополнительно УПД только усложнит документооборот предприятия.

К сведению

УПД не применяется для оформления фактов хозяйственной жизни, для которых законодательством Российской Федерации или международными нормами предусмотрены специальные правила (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

О чем же идет речь? Как догадался читатель, есть один отраслевой документ, который упоминается в качестве обязательного в подзаконных актах. Это счет за оказанные услуги телефонной связи. Согласно Правилам оказания услуг телефонной связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342, оператор связи обязан обеспечить предоставление абоненту счета на оплату услуг телефонной связи в течение 10 дней со дня выставления данного счета. Сделаем небольшое отступление.

Если в качестве абонентов выступают физические лица, не являющиеся плательщиками НДС, то для них достаточно счета на оплату и никакой или его универсальный аналог не нужны. Если же у оператора связи договорные отношения с юридическими лицами (плательщиками НДС), то они потребуют для вычета счет-фактуру или УПД. В этом случае вполне можно выдать универсальный документ вместо счета на оплату услуг связи и счета-фактуры. Получается, что для «физиков» – один исходящий документооборот, а для «юриков» – другой, но не спешите делать выводы.

Обратим внимание на то, что по согласованию с абонентом в качестве адреса предоставления абоненту счета допускается использовать адрес электронной почты либо электронный адрес системы самообслуживания оператора связи, через которую абонент осуществляет доступ к сведениям об оказываемых ему услугах телефонной связи, расчетах с оператором связи и иной информации (личный кабинет). Исходя из данной нормы п. 42 Правил оказания услуг телефонной связи оператор может «упразднить» счет на оплату услуг телефонной связи в традиционном его виде.

Один из вариантов заключается в отправке абоненту оповещений (через электронную почту и через сервисы мобильных операторов), в то время как полная информация по оказанным ему услугам связи и произведенным расчетам может быть предоставлена в электронном виде на сайте оператора в личном кабинете абонента. Для организаций и предпринимателей такая рационализация не подойдет, поскольку им в любом случае понадобятся подтверждающие расходы на связь документы. Нужно ли в их состав включать обязательно счет на оплату услуг связи?

Положительный ответ можно дать, если формально трактовать вышеупомянутое требование о выписке счета абоненту (под ним понимается любой пользователь услуг связи, в том числе , с которым оформлены договорные отношения). Счет, выставляемый абоненту за услуги связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

  • реквизиты оператора связи и абонента;
  • расчетный период, за который выставляется счет, и номер лицевого счета абонента;
  • данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);
  • сумма, предъявляемая к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;
  • виды оказанных услуг телефонной связи;
  • сумма остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);
  • дата выставления и срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Казалось бы, императивные требования укрепляют незыблемый приоритет счета на оплату услуг связи перед всеми другими документами, составляемыми оператором связи. Однако все меняется, включая отраслевое законодательство, которое подстраивается регулятором под действующие условия ведения бизнеса в сфере связи. Один из примеров мы упомянули выше, обратив внимание на использование личного кабинета для получения информации об услугах связи, оказанных абоненту (физическому лицу).

Другим новшеством следует считать нововведения в Правила оказания услуг телефонной связи, внесенные Постановлением Правительства РФ от 03.02.2016 № 57. В договоре с абонентом – юридическим лицом стороны вправе самостоятельно определить требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. Таким образом, сторонам договора отданы на откуп форма и содержание счета на оплату услуг связи. Все перечисленные выше сведения являются обязательными для счета, выставляемого физическому лицу, который может и не выставляться в традиционном бумажном виде.

Почему бы в договоре оператора с заказчиком – юридическим лицом не предусмотреть счет, который по своим реквизитам приближен к универсальному передаточному документу? Кстати, его можно назвать универсальным счетом на оплату услуг связи, используемым в правовом поле отраслевого законодательства, а также для целей бухгалтерского и налогового учета (по НДС и налогу на прибыль). Согласитесь, такая рационализация была бы удобна бухгалтеру предприятия связи, который вместо трех документов (счет, счет-фактура, акт об оказанных услугах) составил бы один.

Как применить УПД (УСО)?

УПД сам по себе не предназначен для использования как аналог счета по оплате услуг связи. Предложенную нами рационализацию следует продумать и доработать для практического применения. А для этого нужно знать, что нормы гл. 21 НК РФ и Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС» не содержат ограничений на введение в бланки счетов-фактур дополнительных реквизитов.

Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре с дополнительными реквизитами, удовлетворяющими требованиям к бухгалтерской «первичке», позволяет использовать документ как счет-фактуру и как учетный документ о передаче товара (оказании услуги). Иными словами, в Письме ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702 авторы «дают добро» на модификацию УПД.

Вернемся к услугам связи. В частности, универсальный счет на оплату указанных услуг (УСО) целесообразно дополнить информацией, характеризующей оказание услуг, а не передачу товаров. В частности, нелишним будет привести данные о продолжительности соединений, их стоимости в разрезе каждого вида предоставляемых услуг, остатке на лицевом счете абонента. При этом не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает все необходимые реквизиты, предусмотренные разными видами законодательства и исключение любого из обязательных данных может вывести документ из сферы применения того или иного законодательства (бухгалтерского, налогового «прибыльного» или косвенного).

Покажем на схеме место УСО по сравнению с другими документами на отгрузку.

Как видим, УСО – нечто среднее между обычным счетом на оплату услуг связи и универсальным передаточным документом, имеющим признаки общей «первички».

Отметим, что в части отраслевого права операторам предоставлена свобода в выборе данных, вносимых в счет на оплату услуг связи или в ином документе, его фактически заменяющем. То есть, если оператор не укажет упомянутые выше сведения, характеризующие оказание услуг, это будет в рамках законодательства. Но не следует забывать о возможных претензиях. В отсутствие необходимой информации для урегулирования споров с абонентами придется формировать иной документ, характеризующий оказание услуг связи в стоимостном и натуральном выражении.

Цель применения УПД или, вернее, его модификации (УСО) – в сокращении документооборота, а не разработке еще одного документа для снижения рисков, связанных с подтверждением соблюдения требований того или иного законодательства.

Почему нужно обратить внимание на подписи?

Потому что они идентифицируют лиц, ответственных за оформление документов и за совершение хозяйственных операций. Значит, с них и можно спрашивать по документообороту, а не искать виноватых среди неопределенной группы персонала.

На подписях уполномоченных лиц налоговики делают акцент в Письме от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910. К компетентным на подписание счетов-фактур и на оформление «первички» сотрудникам они добавляют лиц, в компетенцию которых входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. Если все названные лица – это разные сотрудники, то получается, что в УПД нужно предусмотреть место для подписей трех уполномоченных лиц. На самом деле в указанном документе предостаточно места для подписей уполномоченных лиц. Помимо трех мест, «позаимствованных» из счета-фактуры, – двух для «автографов» представителей организации (руководителя и главного бухгалтера) и одного для индивидуального предпринимателя, – в УПД есть отдельные места для подписей:

  • ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, причем для обеих сторон договора;
  • принявшего товары (услуги), результаты работ лица.

Последнее поле как раз может подписать сотрудник, о котором упомянули налоговики и в компетенцию которого входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. В итоге если все посчитать, то в УПД, выписанном на отгрузку товаров и оказание услуг, должно быть не менее шести подписей:

  • руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц;
  • ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни с обеих сторон (как от продавца (исполнителя), так и от покупателя (заказчика));
  • передавшего товары (услуги) лица и лица, их принявшего.

Причем не обязательно привлекать столько сотрудников для подписания документов. Соответствующие полномочия с обеих сторон могут иметь и разные лица, и лица, наделенные комплексом полномочий, на что тоже обращает внимание ФНС в названном выше письме. В свою очередь добавим, что целесообразно предоставить право расписываться в УПД двум лицам, одно из которых является работником бухгалтерии и совмещает полномочия по подписанию УПД от имени руководителя, главного бухгалтера и лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, а другой выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие (сдачу) товаров, услуг.

Такой упрощенный вариант оптимален для небольших организаций, которые при малом штате могут предоставить подписание УПД одному только бухгалтеру, что логично с точки зрения рациональности, но в то же время повышает риски касательно правильности составления и объективности информации в документе, заверенном одним уполномоченным лицом. У операторов связи при высоком уровне организации системы внутреннего контроля УПД могут подписывать двое или трое уполномоченных лиц. Это бухгалтер и лицо, принявшее (передавшее) товары (услуги), а также внутренний контролер – лицо, ответственное за подписание юридически значимых документов.

Что еще нужно знать об УПД?

Оператор связи выступает и в роли исполнителя услуг, и в роли заказчика (покупателя товаров). УПД он может получить от поставщика, у которого приобретены товары (работы, услуги). В документе может быть выделен НДС, который вправе принять к вычету оператор, выступающий в роли покупателя. Объединение бухгалтерского и налогового документа не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на вычет по НДС (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

Универсальный документ одновременно может заменить несколько отгрузочных документов на передачу товаров, выполнение работ и оказание услуг. Если все перечисленные объекты гражданских прав реализуются в рамках одного договора, то в определенных ситуациях бухгалтер вправе оформить несколько операций одним УПД.

Может показаться, что это не согласуется с одним из основополагающих требований Закона о бухгалтерском учете, а именно: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Здесь идет речь не о том, что на каждую операцию должен иметься только один «самостоятельный» документ. Законодатель имеет в виду, что хозяйственная операция должна быть документально подтверждена, а как – отдельным или общим документом – это выбор правоприменителя. Он может составить один документ на несколько операций. Главное, чтобы такие «комплексные» документы были легитимны, то есть отражали достоверную информацию о реальной хозяйственной операции (кроме мнимых и притворных сделок).

Кредит Кредит ). Все перечисленные записи могут быть отражены на основании одного УПД или его аналога УСО, который могут использовать в таком же качестве операторы связи. Напоминаем: рационализация должна происходить в рамках действующего законодательства, что обязывает внимательно отнестись к разработке и применению универсального документа.

* * *

В итоге можно констатировать, что операторы связи могут упростить свой документооборот с помощью универсального передаточного документа. Правда, для этого нужно совершить ряд действий, чтобы полноправно заменить обязательный отраслевой документ (счет на оплату услуг связи) аналогом – универсальным счетом на оплату услуг связи и передачу товаров (средств связи), который можно использовать также как бухгалтерскую «первичку» и как подтверждающие налоговые документы.

В конце 2013 года ФНС РФ, по согласованию с Минфином, выпустила письмо, в котором предлагалось ввести УПД - универсальный передаточный документ. Как поясняла налоговая служба, использовать его можно было уже с начала 2013-го. Вводился универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счет-фактуры. В ФЗ № 402 организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать первичные бумаги, которые необходимы при работе и использование которых будет наиболее удобным. Рассмотрим далее, что собой представляет универсальный передаточный документ. Образец бумаги будет также представлен в статье.

Общие сведения

ФНС предлагало в своем письме совместить счет-фактуру и бухгалтерский документ. Это новшество касается всех хозяйствующих субъектов, в том числе тех, кто работает по упрощенной системе обложения. Таким образом, предприятия могут не только получать от контрагентов УПД. Универсальный передаточный документ компании вправе выписывать сами. В данном случае главным требованием является соблюдение всех обязательных реквизитов, перечисленных в п. 2, статьи 9 ФЗ № 402.

Функции

Форма универсального передаточного документа создана на основе счета-фактуры. При этом он перенесен в новую бумагу полностью и отделяется жирной чертой. После этого указываются сведения о дате отгрузки и приема продукции, ответственных лицах. Это те реквизиты, которые обычно присутствуют в таких бумагах, как ОС-1, ТОРГ-12, М-15 и так далее. Применение универсального передаточного документа может осуществляться двумя способами. Это обусловлено тем, что в нем присутствуют данные счет-фактуры и первичной бухгалтерской бумаги.

Так, универсальный передаточный документ можно использовать для подтверждения только перехода права собственности или дополнительно для исчисления НДС. В зависимости от этого будут указываться те или иные коды. В специальной графе в верхней части слева указывается статус универсального передаточного документа. Это может быть код 2 или код 1. В последнем случае бумага выступает как счет-фактура и акт, во втором - только как передаточный документ. При указании кода 1 допускается отдельное оформление счета-фактуры. Собственник имущества самостоятельно решает, какую функцию будет выполнять универсальный передаточный документ.

Когда можно применять бумагу предприятию на УСН?

Предприниматели и компании, использующие упрощенный спецрежим, не являются плательщиками НДС. Это установлено ст. 346.11 НК в п. 2 и п. 3. В этой связи УПД на услуги, товары, работы выписывать при обычных хозяйственных операциях нецелесообразно. Это обусловлено тем, что в своей деятельности "упрощенцы", как правило, используют акт или накладную - одну бумагу, подтверждающую факт перехода права собственности и реализацию. Форма таких документов не такая объемная и является более привычной в работе. При желании, разумеется, можно использовать и нововведение.

Если предприятие решает использовать универсальный передаточный документ, бланк должен содержать код 2. В некоторых случаях предприниматели и компании идут навстречу ценным клиентам и начисляют НДС при продаже. В этом случае контрагенты получают продукцию со входным налогом. В такой ситуации целесообразнее использовать универсальный передаточный документ. Когда можно применять бумагу другим лицам? Использовать ее могут посредники на УСН, которые реализуют от своего имени продукцию/работы с НДС. Это обусловлено тем, что такие агенты обязаны выписывать счета-фактуры и накладные для покупателей. В таких случаях в верхнем углу слева ставится код 1.

Универсальный передаточный документ: заполнение

Таким образом, новая бумага может совмещать функции счета-фактуры и акта об отгрузке. Но чтобы это было реализовано на практике, необходимо правильно заполнить документ. В счетах-фактурах присутствуют свои реквизиты, а в актах - свои. И эти сведения отличаются друг от друга. Рассмотрим ситуацию. Универсальный передаточный документ исполняет одновременно 2 функции и имеет, соответственно, код 1.

В этом случае должны присутствовать сведения в строках 1-7, графах 1-11. В п. 5 ст. 169 НК, а также в правительственном Постановлении № 1137 установлены правила, в соответствии с которыми вносятся сведения в универсальный передаточный документ. Подписи главного бухгалтера и руководителя либо лиц, уполномоченных ими, должны быть в обязательном порядке. В противном случае бумага не будет иметь силы. Если в документе стоит код 2, то в нем следует указать все показатели, которые обязательны для любой "первички". Эти реквизиты перечисляются в ст. 9, п. 2 ФЗ № 402.

Важный момент

При внесении данных в универсальный передаточный документ с кодом 2 можно внести сведения и в другие, кроме обязательных, строки. Присутствие информации в них не будет считаться ошибкой. Наоборот, таким образом, будет полнее раскрыто содержание хозяйственной операции. Однако специалисты рекомендуют с особым вниманием отнестись в таких случаях к графам 7 и 8. В них указывают налоговую ставку по НДС и сумму отчисления. Если в этих строках будут присутствовать сведения, то предприятие на УСН могут посчитать как плательщика указанного налога. Но по закону такой обязанности у субъекта нет. Во избежание путаницы следует оставлять эти строки пустыми. Исключение составляют случаи, упомянутые выше, когда предприятие выполняет просьбу контрагента или является посредником.

Обязательные реквизиты

Чтобы было понятно, что и куда вписывать, целесообразно представить эту информацию в виде таблицы.

Реквизит Графы
Наименование Название УПД указывается в верхнем левом углу. Оно конкретизируется кодом 1 либо 2. Графа "статус" имеет информативный характер. При внесении данных только в эту строку без указания других сведений в остальных строках, бумага не становится счетом-фактурой или первичной.
Дата составления Графа 1
Наименование хозяйствующего субъекта, оформляющего универсальный передаточный документ Стр. 14 и 19 либо "М.П." (место печати).
Содержание операции Графы 2б, 2а, 2, 6б, 6а, 6. В этих строках указываются сведения о сторонах сделки.

Графа 1 и гр. Б (на усмотрение) отражают предмет договора.

Стр. 8 - основания возникновения правоотношений.

Графы 9, 17 и 12. В них указывают дополнительную информацию, отражающую обстоятельства и условия операции.

Стр. 11 и 16. В них могут присутствовать уточняющие сведения о датах выполнения условий.
Денежное и(или) натуральное измерение Стр. 2-6, 9. Если сделка совершается с предоплатой, то сведения вносят в стр. 5.
Наименование должностей сотрудников, которые совершили операцию или являются ответственными за нее. Стр. 10 и 15 либо 13 и 18.
Подписи указанных выше лиц, их Ф. И. О или другие реквизиты, по которым осуществляется их идентификация. Стр. 13 и 18. В случае отсутствия в них подписей - графы 10 и 15. Если росписи нет и в стр. 10, то "Руководитель предприятия либо другое уполномоченное лицо".

Возможные затруднения

В бланк рассматриваемого документа, кроме реквизитов, являющихся привычными для работника, присутствуют и такие, которые могут вызвать ряд вопросов. Налоговая служба в Приложении 3 к своему письму поясняет, какая информация должна быть в незнакомых строках. Кроме этого, ФНС разъясняет, на что необходимо обращать внимание при заполнении уже известных граф. Например, вопросы могут возникнуть при оформлении строк 3 "Отправитель груза и его адрес" и 4 "Получатель груза и его адрес". Кроме наименования и места расположения указанных субъектов, допускается дополнить сведения данными об ИНН и КПП.

Код товара/работы

Он проставляется в графе Б. Этот реквизит обязательным не считается. В данном случае главное, чтобы предмет операции был понятен по строке 1. Если же предприниматель решает заполнить эту строку, то при продаже товара можно внести артикул изделий. Если же речь о работах, то указывается код ОКВЭД. Если информация об услуге, то вписывается вид по ОКУН. Эти данные впоследствии могут помочь при подсчете доходов, если предприятие совмещает несколько спецрежимов или пользуется сниженными тарифами на страховые отчисления.

Строка 10

В этой графе указывается наименование должности лица, которое является ответственным за сдачу работ или отгрузку товара. Здесь также должна стоять его подпись и Ф. И. О. При оформлении бумаги с кодом 1 в обязательном порядке она заверяется руководителем, бухгалтером либо их уполномоченными. Если работу или товар сдает один из них, то в стр. 10 достаточно вписать только должность и Ф. И. О. Повторно подпись ставить не обязательно.

Дата сдачи/отгрузки

Она указывается по строке 11. В соответствии с общим правилом, дата сдачи/отгрузки совпадает с числом, в которое был оформлен отгрузочный документ. В установленном порядке "первичка" составляется в день совершения операции. Но бывают случаи, когда документ оформляется в одну дату, а непосредственно сама отгрузка по тем или иным причинам произошла в другую. В этих ситуациях, разумеется, числа будут отличаться. В универсальном документе предусмотрена графа 11, в которой указывают реальную дату операции. Даже если числа совпадут, рекомендуется заполнить стр. 11. Это предотвратит несогласованное внесение изменений в бумагу.

Иные данные о передаче/отгрузке

Эта информация указывается в строке 12. Здесь можно привести ссылки на сведения, сопутствующие передаче/отгрузке. К примеру, это могут быть данные о сертификатах, паспортах, количестве и типах любых иных документов, которые выступают как неотъемлемое приложение к УПД. Если передаются работы, то отдельно может приводиться отчет с подробным описанием. Зачастую сотрудники налоговой инстанции требуют в таких случаях детальной информации.

Ответственный за оформление

В строке 13 должна быть указана должность того лица, который отвечает за правильность документирования сделки со стороны предприятия. Здесь же ставится его фамилия и инициалы. В обязательном порядке он должен расписаться, если его подпись не стоит выше в строке ответственного за отгрузку либо заверение счета-фактуры.

Наименование составителя

Оно указывается в графе 14. Здесь вписывается название лица, составившего документ. Это может быть организация, осуществляющая ведение бухучета у продавца в соответствии с договором. Строку 14 допускается не заполнять при условии, что в поле "М. П." стоит печать с указанием на наименование предприятия-составителя.

Вероятные сложности у покупателя

Некоторые графы универсального документа могут вызвать вопросы у контрагента. Так, в строке 15 он должен указать наименование должности лица, которое получило груз или приняло работы/услуги, его фамилию, инициалы. Здесь же ставится его автограф. В строке 16 проставляется реальная дата приемки/получения. Этот реквизит обязательным не считается. Тем не менее ФНС рекомендует всегда его указывать. Дата, которая вписывается в графу 16, не должна быть раньше, чем число составления УПД (в стр. 1) и числа в стр. 11. В строке 17 "Прочие данные о приемке/получении" можно указать, что покупатель не имеет претензий. Если же они возникли, то следует привести ссылку на документ, которым они были оформлены. В графу 18 вносят сведения о лице, ответственном за правильное оформление операции/сделки. Указывается название его должности, ставится подпись. Однако последняя может не понадобиться, если это же лицо фигурирует в строке 15 как отвечающее за приемку. В графе 19 должны присутствовать сведения о предприятии-покупателе, составляющем документ. Как и для продавца, это может быть организация, ведущая бухучет. Данная строка не заполняется при наличии печати в поле "М. П.", если на оттиске видны необходимые сведения.

Отражение в учете

Как выше упоминалось, в универсальном документе может присутствовать несколько различных дат. В этой ситуации самое главное ничего не перепутать. Рассмотрим ситуацию. Например, предприятие-продавец составляет УПД. В соответствии с ним в учете будет отражена бухгалтерская прибыль. По общему порядку это необходимо сделать на дату отгрузки. Ее указывают в строке 11. Если же эта графа не заполнена, то доход признается по строке 1 - на дату составления документа.

Нюанс

Если универсальный документ имеет статус 1, то необходимо определить дату, на которую счет-фактура будет считаться выставленной. Если выписывать в обычном режиме эту бумагу по просьбе контрагента, то декларация по НДС подается по итогам того квартала, когда она предъявлена. Если предприятие выступает в качестве посредника, то на дату выставления фактуры УПД необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале учета. Числом, в которое предъявляется бумага, будет считаться день отгрузки (графа 11). Если же он не указан, то ориентироваться следует по строке 1. Исключением являются случаи, когда результаты работ принимаются и передаются в разные дни. В этих ситуациях актуальной будет дата, указанная по стр. 16. Рассмотрим ситуацию со стороны покупателя. В соответствии с полученным документом предприятие отражает в бухучете расходы. Это делается на дату приобретения, которая указана по стр. 16. Этот же день будет считаться числом получения счета-фактуры. Данное правило действует в случае, если документ имеет статус 1 и в нем присутствуют все реквизиты, обязательные для таких случаев. При отражении расходов в налоговом учете при УСН важно не только сам факт оформления покупки, но и оплаты за нее. К затратам также могут предъявляться и иные требования. К примеру, чтобы отразить расход по основному средству, его необходимо ввести в эксплуатацию.

Заключение

Необходимо сказать, что УПД не является обязательным документом. Письмо ФНС носит рекомендательный характер. Предприятие само выбирает, какие документы ему удобнее составлять - привычные или воспользоваться новой формой. В данном случае целесообразно смотреть по ситуации. При внесении информации в УПД следует учитывать ряд особенностей. В частности, при заполнении необходимо выполнять требования ст. 9, п.1 ФЗ 402 и ст. 169 НК. Следует помнить, что реквизиты счет-фактуры и "первички" не идентичны. К примеру, в первой при реализации указывается страна происхождения продукции (исключением являются отечественные товары). При этом для первичной документации такое требование не установлено. Вместе с этим, некоторые реквизиты могут отсутствовать в счете-фактуре, а для "первички" будут обязательными. Особое внимание следует обратить на даты. В документе их несколько и не всегда они совпадают. Все эти нюансы необходимо учесть при оформлении.

УПД – сводный первичный документ, который совмещает в себе признаки счета-фактуры и приходной накладной. Цель введения в бухгалтерский учет УПД - сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции. Фактически - это фискальная уступка бизнесу.

Но пользоваться этим послаблением нужно осторожно, поскольку ошибки, неточности и просрочки заполнения УПД могут лишить продавца права на полную оплату отпущенного товара, а покупателя – возможности оприходовать приобретенные активы в своем учете (со всеми вытекающими налоговыми последствиями).

Что такое УПД в бухгалтерии?

По универсальному передаточному документу предприятия могут продавать товары/услуги, формировать НДС-обязательства и вычеты, оплачивать поставленную продукцию и оприходовать ее на складе. Если продавец вовремя составил УПД и направил его вместе с товаром, то для него этого достаточно, чтобы:

  • зафиксировать факт выбытия товаров в своём учете;
  • сформировать на сумму продажи НДС-обязательство;
  • требовать от покупателя оплаты поставленного товара.

Компания-покупатель, получившая от продавца вместе с товаром УПД, имеет право:

  • принять товар;
  • оплатить его стоимость;
  • отразить расходы на оплату в учете по налогу на прибыль и получить вычет по НДС.

При этом УПД может существовать как самостоятельно, заменяя собой приходные документы и счет-фактуру, так и просто являться усовершенствованной формой товарной накладной. То есть может идти в комплекте со счетом-фактурой.

Если вы получили от своего поставщика только УПД – это законно. Если вы получили УПД + счет-фактуру – это тоже в рамках налоговых правил.

Правомерность универсального передаточного документа обусловлена следующими нормами:

  • ст. 9 ФЗ О бухгалтерском учете - дает предприятию право самостоятельно выбирать формы документов для регистрации хозяйственных операций;
  • письмо ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. - предлагает УПД как альтернативу счету-фактуре;
  • гл. 21 НК РФ - не устанавливает ограничительных требований на содержание счета-фактуры, и налогоплательщик имеет право корректировать предложенную форму под особенности своего учетного процесса.

Важно: основание для применения УПД на предприятии – локальный приказ об учетной политике. Если вы хотите оформлять первичные документы на свои операции универсальным передаточным документом, то обязательно утвердите его форму приказом администрации.

Когда можно применять УПД?

Применение УПД оправдано на предприятиях с большим товарооборотом: на складах, торговых базах и т.д. Введение единого первичного документа и для налоговой отчетности, и для отпуска товара позволяет экономить трудовой ресурс.

Плательщики НДС имеют право оформлять УПД в следующих случаях:

  • при продаже товаров, кроме объектов недвижимости;
  • при передаче имущественных прав (по договору коммерческой концессии, при передаче кредитором права требования и т.д.);
  • при реализации услуг/работ;
  • при выполнении договоров комиссии.

Если объектом налогообложения НДС выступают другие хозяйственные операции (импорт, выполнение СМР для собственных нужд и т.д.), их оформление по УПД не производится. Не могут быть заменены на УПД товарно-транспортные накладные. Предприятие, которое ведет либо на основании чеков, обязано подтверждать свои транспортные затраты правильно оформленными ТТН.

И расходные, и другие кассовые документы, подтверждающие правильность обращения с наличными денежными средствами, пока не заменены на универсальную документацию и оформляются в прежнем режиме.

Предприятия, которые не ведут учет НДС и находятся на упрощенной системе налогообложения, фактически не получают никаких организационных преимуществ, используя УПД. Для них такая новация не принесет практической пользы. Для правильного учета хозяйственной деятельности упрощенцам достаточно обычных товарных документов.

Как заполняется универсальный передаточный документ?

УПД можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном. Если нужно откорректировать информацию в уже зарегистрированном документе, составляется исправление. Рекомендованная форма УПД и исправления к нему утверждены письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. Электронная форма УПД введена в действие с 01.07.2017 года Приказом ФНС №ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016 г.

В УПД должны быть включены все обязательные реквизиты счета-фактуры. Также в него может вноситься другая информация, необходимая в бухгалтерском учете. В соответствии с рекомендованной формой в УПД включаются данные:

  • о продавце и покупателе (их адреса, регистрационные коды и платежные реквизиты);
  • наименование каждой позиции продукции и ее код (кодировка товаров указывается в соответствии с расшифровкой Классификатора ТН ВЭД);
  • страна происхождения (цифровой код и наименование);
  • количество и единица измерения;
  • информация о платежном документе, по которому оплачивался товар (полностью или частично);
  • цена за единицу и общая стоимость;
  • данные о договоре и доверенности;
  • данные товарно-транспортной накладной на перевозку;
  • сведения о лице, сдавшем товар, и о лице, принявшем его.

Как следует из обязательных реквизитов, на момент составления УПД поставщик и покупатель должны:

  • заключить между собой договор (поставки, выполнения работ и т.д.);
  • определить порядок оплаты и транспортировки товара;
  • назначить ответственных должностных лиц за ведение хозяйственной операции.

Важно : все условия поставки товаров/услуг, внесенные в УПД, должны соответствовать условиям заключенного между сторонами договора. Если будут установлены разночтения, то сделка может быть признана недействительной.

Порядок действий следующий:

  • ответственное должностное лицо поставщика формирует УПД, вносит все необходимые данные и подписывает документ;
  • осуществляется фактическое выполнение поставки;
  • ответственное лицо получателя товаров/услуг проверяет всю внесенную информацию, сверяет с фактической операцией, подписывает документ со своей стороны;
  • если во время приемки возникли расхождения с фактической операцией, стороны составляют и подписывают исправление.

Важно: УПД отправляется только вместе с товаром или же передается поставщиком принимающей стороне сразу же после фактического выполнения обязательства по поставке.

Чтобы при оформлении операции не возникало разногласий с партнерами, рекомендуется на этапе заключения контракта дополнительно договориться про возможность применения УПД для документирования поставок. Также можно согласовать , доверенностей и другой исполнительной документации по сделке.

Подводим итоги

Несмотря на то что цель введения в учет универсального передаточного документа – упрощение бухгалтерского документооборота, на первом этапе работы с новой формой у предприятия может возникнуть много вопросов по ее оформлению и легитимности.

Правомерность УПД невозможно оспорить, если эта учетная форма утверждена приказом по предприятию и контрагент согласился на ее применение. Порядок оформления УПД практически ничем не отличается от заполнения счета-фактуры и акта выполненных работ.