Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Любое производственное событие, факт или действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – соблюдение порядка составления акта и его последующее правильное оформление.

Из этой статьи вы узнаете:

1. что такое акт;
2. каков порядок составления актов;
3. как правильно составить акт;
4. какие формы составления актов существуют.

Что такое акт

Актом называется документ, подтверждающий установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место быть в настоящем. Он составляется несколькими лицами.

Акты делятся на несколько видов в соответствии со своим содержанием и назначением:

• Акты приема-передачи (приниматься и передаваться могут выполненные работы, объекты, материальные ценности, дела и документы);
• Акты осмотра (осмотр производится в целях проверки соблюдения техники безопасности, противопожарной безопасности, состояний условий труда, результатов деятельности);
• Акты испытаний (подвергаться испытанию могут образцы, системы, технологии);
• Акты ревизий и инвентаризаций;
• Акты расследовании аварий и несчастных случаев;
• Акты об отказе от подписи (например, подписи, подтверждающей ознакомление с приказом);
• Акты о ликвидации предприятия.

Невозможно дать весь перечень возможных актов. Фактически, любое производственное событие, факт или иное действие могут быть оформлены актом. Главное требование, чтобы документ был признан актом – это соблюдение порядка его составления и последующее правильное оформление.

Порядок составления актов

Основное назначение акта – фиксация деятельности комиссии. Комиссия может быть постоянно действующей, а может быть создана на некоторое время. Перечислим основные события, при которых создаются комиссии, деятельность которых оформляется данным документом. Это может быть ревизия, обследование, инвентаризация, передача товарно-материальных ценностей, передача дел, проведение испытаний, сдача в эксплуатацию готовых объектов и многие другие производственные события.

Читайте также:

• Акт пропажи документации: основной алгоритм действий при потере документов
• Переход к электронным документам: нормативные и правовые акты последнего времени

Правила составления акта

Несмотря на огромное разнообразие возможных актов, существует ряд единых стандартных правил, знание и соблюдение которых является главным условием грамотного составления документа:

• Любой акт, независимо от его цели и назначения, должен быть подписан несколькими лицами (как минимум, двумя);
• Стандартный акт по своей структуре должен содержать:
  • титульную часть, содержащую его название (акт осмотра, испытаний и т.д.), дату и место составления, его регистрационный номер, в отдельных случаях – гриф, свидетельствующий об утверждении руководителем предприятия;
  • констатирующую часть, содержащую непосредственно текст самого документа, при наличии – перечень приложений, количество экземпляров, а также подписи всех лиц, участвующих в событии, послужившего поводом для составления акта, включая подпись руководителя организации, которая стала объектом проведенных мероприятий.
• Обратите внимание, что датой акта считается не время проведения работ комиссией, а непосредственно дата его составления. Время работы комиссии указывается отдельно в констатирующей части текста.
• Акт составляется одним человеком. От его лица и пишется текст. В начале составляющий документа указывает свою фамилию, затем в алфавитном порядке - фамилии, инициалы и должности всех участников мероприятия, послужившего поводом к его составлению. Далее в тексте идет хронологическое изложение событий. Как правило, в акте излагаются только факты, иллюстрирующие развитие ситуации. Иногда в конце даются выводы и предложения лиц, подписывающих документ.

• Одна из возможных форм изложения событий – в виде таблице. Это могут быть также абзацы и пункты.
• Количество заинтересованных сторон определят количество экземпляров акта.
• Если требуют обстоятельства, то после основного текста указывается место хранения каждого экземпляра.
• Перед подписями лиц, участвующих в составлении акта, дается отметка о наличии приложений, если таковые имеются.
• Все лица, принимавшие участие в составлении документа, должны подписать документ, даже если они не согласны с его содержанием. Об их несогласии делается специальная пометка, что у данных лиц есть замечания, а сами замечания должны быть изложены на отдельном листе в произвольной форме.
• Все, чьи интересы затрагивает акт, должны быть ознакомлены с ним под роспись. После подписей лиц, участвовавших в составлении текста, делается отметка "С актом ознакомлены:" и дается перечень заинтересованных лиц и их росписи.
• В случае, если необходимо утверждение акта руководителем предприятия, гриф об утверждении должен быть проставлен в правом верхнем углу на первом листе акта.

Название организации, название структурного подразделения, название акта, основание издания, дата, индекс, место составления и заголовок к тексту, т.е. его реквизиты, размещаются в титульной части.

Бывают ситуации, когда акт является внешним документом и предназначается для передачи в сторонние организации. В этих случаях реквизиты дополняются юридическим адресом организации, которая выступала автором акта.

Дата и место события, которое фиксируется актом, должны быть идентичны дате и месту его составления.

Заголовок и текст акта содержат его основное содержание.

Поскольку название вида документа не меняется – «акт», меняется только вторая часть названия. Формально она может быть двух видов:

1. Родительный падеж формы деятельности комиссии: «акт ревизии», «акт проверки», «акт испытаний» и т.д.
2. Отглагольное существительное от вида деятельности комиссии: «акт о приеме-передаче», «акт о списании», «акт о ликвидации» и т.д.

Структура акта

Структура самого акта состоит из трех частей: преамбула (введение), констатирующая часть, резюме (выводы).

Преамбула

Преамбула содержит информацию о целях и задачах работы комиссии, а также о сроках этой работы. Далее преамбула дает сведения об основаниях для инициирования работы комиссии. Как правило, это документ, имеющий название, автора, дату и номер. Например, приказ руководителя, договор, решение, заключение и т.д. Следующий компонент преамбулы - информация о председателе комиссии, его фамилия, инициалы и должность. Следом идут фамилии, инициалы и должности всех членов комиссии. Если в работе комиссии принимали участие сотрудники других организаций, то в этом списке должны быть указаны и они. Кроме фамилии и должности, для этих сотрудников необходимо указать название организации, которую они представляют.

Констатирующая часть

Констатирующая часть раскрывает суть фактов, которые были установлены, дает перечень методов, использованных при проверке, а также содержит выводы, замечания и предложения членов комиссии, участвовавших в событии, послуживших основанием для составления акта. Констатирующая часть может состоят из нескольких абзацев, пунктов, либо быть оформлена в виде таблицы.

Резюмирующая часть

В резюмирующей, заключительной части даются подписи председателя и всех членов комиссии. Порядок следования подписей соответствует порядку перечисления членов комиссии в преамбуле. Должности членов комиссии в этой части не указываются. Как уже отмечалось выше, если один или несколько членов комиссии окажутся не согласны с заключениями акта, рядом с его подписью делается пометка "Особое мнение члена комиссии А.Е. Яковлева дано в приложении". Данное особое мнение оформляется в виде приложения.

Заключительная часть

В заключительной части также дается информация о том, сколько экземпляров данного документа существует и где находится каждый из них. Как правило, количество экземпляров определяется количеством заинтересованных сторон.

Утверждение актов

Существует ряд актов, которые обретают юридическую силу в момент их утверждения. Например, акт о списании товаров с истекшим сроком годности должен быть утвержден руководителем организации. Другие акты (прежде всего, акты, связанные с финансами и материально-технической базой) вступают силу только после того, как гриф утверждения будет заверен печатью.

Важный момент: все лица, чья деятельность отражена в акте, должны в обязательном порядке ознакомлены с ним и расписаться в этом.

Хранятся акты чаще всего вместе с делами по соответствующим направлениям деятельности предприятия и в тех структурных подразделениях, куда были направлены их копии.

Пример составления акта

В процессе жизнедеятельности каждому из нас могут понадобиться образцы актов, применяемых в экономической или трудовой сфере. Субъекты экономической деятельности (индивидуальные предприниматели, организации) вынуждены оформлять большое количество бумаг в бухгалтерских и налоговых целях. Да и обычным гражданам при заключении гражданско-правовых договоров будет полезна размещенная в рубрике «Образцы актов» информация.

Образцы актов в сфере договорных отношений

Акт – это документ, подтверждающий факт выполнения возложенных обязанностей в силу договора или иного обязательства. В договорных отношениях составление акта может быть прямо предусмотрено Гражданским кодексом РФ (акт приема-передачи недвижимого имущества), самим договором (акт оказания услуг).

Решая вопрос о целесообразности составления того или иного документа после окончания действия гражданско-правового договора, важно учитывать и судебную практику. Например, акт приемки выполненных работ часто принимается судами в качестве единственного доказательства по гражданскому делу об объеме, качестве и сроках оказания работ. Все нюансы составления актов в сфере основных гражданско-правовых договоров Вы найдете на нашем сайте.

Образцы актов в сфере трудовых отношений

Законами РФ устанавливаются и обязательные акты в сфере трудового права. Например, акт инвентаризации часто является единственным основанием привлечения работника в полной материальной ответственности. А акт об отсутствии на рабочем месте – поводом к увольнению по инициативе работодателя. Акты об отказе от подписи используются и в трудовой сфере, и при обращении в государственные органы и т.п.

Иные образцы актов

Акты могут составляться в силу прямого указания в законе или по собственной инициативе. В последнем случае учтите, что составляется и подписывается акт, как правило, несколькими лицами. Документ обязательно должен содержать дату, наименование (акт), основание составления (ссылка на закон, приказ директора, договор), выводы, наименование и подписи сторон.

Образцы актов и особенности их использования в основных сферах жизнедеятельности размещены в указанной рубрике, при отсутствии нужной информации можно обратиться за помощью к дежурному юристу.

Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
- о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
- передачи-приема (дел, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:
- несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
- несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
- прогулы;
- появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример
"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример
"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример
"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.