Автомобильное право

Уведомление о проведении отпуска за границей. Особенности составления уведомлений в различных ситуациях

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

ежегодный — оплачивается компанией;
дополнительный;
, повышением квалификации;
за собственный счет;
декретный — в случае беременности;
для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным .

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

название компании;
наименование документа и его номер;
дата составления бумаги;
ФИО сотрудника;
указание должности, которую занимает работник;
срок начала и конца отпуска;
общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

Название компании	Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работника	Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
Текст	Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
Подпись	Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в дело	В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

о начале реорганизации;
об оформлении объяснительных;
о переводах сотрудников в другие отделы;
о том, что были изменены условия работы;
о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

наименование бумаги;
дата составления;
номер, присвоенный после регистрации;
выдержка текста уведомления;
должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
дата ознакомления с бумагой;
данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.

В Трудовом законе прописано о нескольких видах отдыха, предоставляемых работникам:

Основной отпуск. Каждый год трудящийся может взять оплачиваемый отдых.
Отпуск, являющийся дополнительным и оплачиваемым. Это ученический, декретный, в результате вредных условий труда.
Иные виды отдыха, прописанные в законе или в распоряжениях по предприятию.

Нормы и правила оповещения прописаны в законе о труде статья 123. В частности, там сказано, что сотруднику нужно выслать уведомление о предстоящем отпуске минимум за 14 календарных дней до планируемого выходного периода. Уведомление об отпуске происходит из составленного графика. Данный документ оформляется в середине декабря. Предварительно подготавливается приказ об утверждении графика отпусков. Бумага с указанием периодов отдыха каждого работающего визируется руководителем и становится официальной бумагой предприятия. Опираясь на даты в графике, ответственное лицо уведомляет очередного сотрудника о том, что через 2 недели у последнего ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте не должно стать препятствием для его уведомления. Для этого предусмотрена почтовая отправка по месту проживания. Письмо отправляется с описью вложения и бланком, где будет указана дата получения бумаги. Прописанные день, месяц и год будут началом двухнедельного отсчёта.

В случае отсутствия оповещения сотрудник имеет полное право написать заявление на перенос регулярного отпуска по соответствующему графику. Для осуществления данного процесса нужно подать новую заявку, где и будет указана другая дата очередного отдыха. Документ визируется руководителем и передаётся в отдел, отвечающий за кадры. Здесь готовится приказ на внесение изменений в график очередных отпусков. Только потом в документе меняются даты.

Отсутствие оповещения работника об отдыхе может привести должностных лиц к административной ответственности. В случае обращения сотрудника в трудовую инспекцию и выявлении данного факта, виновные оплачивают штраф в соответствии с кодексом административных правонарушений (ст. 5.27).

У кадровиков есть возможность заблаговременно оформить приказ, подписать у директора. Таким образом, задержки с использованием длительных выходных не должно быть, поскольку документы подготавливаются заранее. Как правила, оповещение составляется двумя экземплярами. Одно отдаётся сотруднику, а на втором, предупреждённый работник ставит дату и подпись собственной рукой.

Служащий может лично прийти в кадровую службу, получить на руки уведомление о начале отпуска, при этом нужно расписаться в журнале и поставить отметку о дате получения.

Но случается так, что работник, при получении оповещения, категорически отказывается подписывать извещающую бумагу. Тогда приглашаются свидетели, подтверждающие отказ, и составляется внутренний акт, где будут указаны причины отказа, а при отсутствии причин – делается соответствующая запись. В дальнейшем оформленные документы подкалываются под график и сохраняются столько, сколько требует закон.

Документ, информирующий служащего о наступлении ежегодного отпуска, составляется на основании внутренних актов, используемых в жизни компании. Разрешено составление бланка как на простой бумаге, так и на бланке, используемом для написания официальных писем. Также не запрещено оформление в рукописном варианте и в электронном виде с последующей распечаткой на принтере.

На сегодня не существует единого и унифицированного вида оповещения. Потому кадровики могут оформить бумагу произвольно, соблюдая общие правила и требования к составлению. Разъяснения даны в официальном письме от Роструда под номером 1693-6-1.

Письмо оформляется на бланке предприятия, где указаны реквизиты и полное наименование. Обязательные данные в уведомлении:

номер исходящего документа и дата его составления;
ФИО, должность сотрудника, отправляющегося в отпуск;
в основной части оповещения указывается документ, содержащий сведения об отпуске, дата начала предполагаемого отдыха, продолжительность, дата окончания. Прописывается статья закона о труде, являющаяся основанием для предоставления ежегодного отпуска на фирме;
завершает уведомление подпись руководителя и лица, ответственного за составление бумаги.

Работник ознакамливается с содержанием оповещения и, в случае согласия, ставит подпись.

Образец письма-уведомления:

Каждое оформленное и выданное уведомление отмечается в журнале, предназначенном для регистрации подобных документов. Книга регистрации утверждается внутренними приказами по предприятию, где определяется регламент ведения и хранения.

На 2019 год в законодательном порядке формат и содержание журнала, где проставляются отметки об отпускных оповещениях, не установлены. Но в тетради должны быть отражены следующие сведения.

Титульный лист документа:

Полное название предприятия.
Наименование журнала, для чего был оформлен.
Число, месяц и год, когда тетрадь была заведена. Также после того, как сделана последняя запись ставится дата окончания журнала.
Журнал прошивается, ставится отметка о количестве листов, используемых для записей.

Внутренняя часть состоит из таблицы со следующими данными:

документ: уведомление или оповещение;
порядковый номер записи;
число, месяц и год, когда был составлен отмечаемый документ;
причина выдачи уведомления, внутреннее содержание. Указывается информация, содержащаяся в списке отпусков коллектива предприятия;
инициалы и должность работника, для которого оформляется оповещение;
ставится отметка о том, что документ получен: дата и подпись;
примечания. Как правило, здесь отмечается информация об отказе или согласии принять уведомление.

Впоследствии журнал послужит доказательством получения служащим оповещения, в случае судебных споров.

Образец журнала учёта уведомлений:

Приказ об утверждении списка документов, подлежащих обязательному хранению и архивизации, подписанный и вступивший в силу в 2010 году, под номером 558, гласит, что уведомления и оповещения должны храниться не меньше 5 лет на территории предприятия.

Если организация закрылась, а пять лет хранения не истекли, то документы сдаются в городской архив.

Уведомление работника о том, что ему через две недели предстоит отпуск, должно происходить только в письменном виде. В противном случае служащий имеет полное право перенести даты начала и окончания отдыха на другой период или обратиться в трудовую инспекцию по защите нарушенных прав.

Первоначально происходит ознакомление с графиком отпусков. Сотрудник ставит подпись и дату. Затем следует оповещение и уход на плановый отдых. Но это всё касается случаев, когда начало длительных выходных совпадает с установленным планом.

Однако, нередко можно встретить предоставление отпуска по инициативе наёмного рабочего, а не по графику отпусков.

Стоит рассмотреть некоторые случаи, когда оповещение не требуется:

выходные дни за свой счёт. Работник принимает решение самостоятельно, о чём пишет соответствующее заявление. Однако есть другая причина ухода в бесплатный отпуск – это производственная необходимость. Сотрудник должен быть уведомлён заранее;
предоставление авансового отпуска. Такое возможно только при достижении соглашения между нанимателем и подчинённым. Пишется заявка, где указывается просьба предоставить выходные дни авансом;
совместители должны отдыхать одновременно и на основном месте работы и на совмещённой должности. Соответственно подаётся прошение руководителю второй компании о предоставлении дней вместе с документом, подтверждающим отпуск по основному труду. При оформлении отгула на дополнительном месте труда совместителю следует обратить внимание на отработанный срок. В случае нахождения на совмещении меньше 6 месяцев, дни предоставляются в виде аванса;
отпуск, связанный с беременностью сотрудницы, предоставляется по заявлению, написанному за 14 дней. Перед уходом в декрет женщина имеет право отгулять ежегодный отпуск, оформляемый в стандартном порядке;
до недавнего времени при отправлении сотрудника-гражданина другого государства в отпуск без сохранения заработной платы, оповещалась миграционная служба. На сегодня данная процедура отменена. Предоставление иностранцу ежегодного оплачиваемого отпуска проводится стандартно, как и для российских служащих;
когда в отпуск отправляется главбух или гендиректор, то уведомление о начале отпуска осуществляется за 2 недели.

При наличии у индивидуального предпринимателя наёмных рабочих, предоставление отдыха производится на общих основаниях. В законодательстве нет разделения между ИП и юридическим лицом в плане уведомления сотрудников о ежегодном отпуске. Об этом сказано в Трудовом Кодексе, ст. 20.

Программа 1С и оповещение об отдыхе

Современное ведение предприятия не представляется без применения компьютерных технологий. Бухгалтерский, кадровый, управленческий учёт ведётся в электронном виде, что удобно. В частности, существование отдельной конфигурации программы 1С «Зарплата и управление персоналом» (сокращённо ЗУП) значительно облегчило труд кадрового работника. Благодаря ЗУП в электронном режиме создаётся график отпусков, впоследствии формируются уведомления для каждого сотрудника.

В конфигурации существуют настройки, позволяющие отправлять оповещение не только будущему отпускнику, но и его начальнику, руководителю отдела, в кадровую службу и работодателю. Действие осуществляется согласно графику отпусков.

Как выглядит уведомление, созданное в конфигурации 1С:

Рассылка производится путём указания параметров для программы поиска нужных данных. В конфигурацию вводят график отпусков и ставят отбор, для поиска работников, отправляющихся через 2 недели на отдых. В личную карточку служащего заблаговременно внесён личный или рабочий адрес электронной почты. На данный е-мейл и отправляется оповещение. Шаблон документа присутствует в программе, заполняются инициалы, должность работника и период его отпуска.

В графу «дополнительный е-мейл» вносятся электронные адреса ответственных лиц, которые должны знать о предстоящих отгулах служащих.

Уведомление о начале отпуска - образец этого документа нетрудно составить самостоятельно - содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его о предстоящем отпуске. Работодатель должен своевременно доводить до сведения сотрудников эту информацию, как того требует ст. 123 ТК РФ.

Как производится извещение о начале отпуска

Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

Известить сотрудника необходимо за 2 недели до начала отпуска.
Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:

наименование организации;
название и номер документа;
дата издания уведомления;
фамилия и инициалы работника;
наименование должности сотрудника;
даты начала и окончания отдыха работника;
количество календарных дней отпуска.

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.

Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти на нашем сайте.

Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?

Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику . Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.

05.12.2017, 11:40

Нужно ли составлять уведомление о предстоящем отпуске по графику, если сотрудник подписал согласованный график отпусков. В компании составлен график на предстоящий год, и работники компании ознакомлены с ним под подпись. Однако кадровик сомневается, обязана ли организация предупреждать сотрудников об отпуске, если работники участвовали в подготовке и согласовании графика. Расскажем в статье, нужно ли вручать уведомление о предстоящем отпуске. Образец документа, подготовленный нашими специалистами, поможет не тратить время на подготовку собственного бланка.

График – обязательный документ

Сотрудники, заключившие с работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) трудовой договор, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласованные с администрацией даты отпусков вносятся в соответствующий график. В нем указываются отпуска штатных работников на предстоящий год.

Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, на отпуск рассчитывать не могут, поэтому перерывы в их работе в графике отпусков не отражаются.

При составлении графика соприкасаются интересы работников и компании, поэтому в целях минимизации рисков возникновения конфликтных ситуаций с составленным документом работников знакомят под роспись. Нужно ли уведомление о предстоящем отпуске при таких обстоятельствах?

Помимо обязанности по составлению графика отпусков Трудовой кодекс устанавливает крайний срок, когда документ должен быть обязательно утвержден. В соответствии с трудовым законодательством график на 2018 год нужно успеть подготовить до 18 декабря 2017 года. Так как 16 и 17 декабря – это суббота и воскресенье, то компании, работающие по пятидневной рабочей неделе, должны утвердить график не позднее 15 декабря.

Без уведомления не обойтись

Начнем с того, что говорит про уведомление о предстоящем отпуске ТК РФ. В соответствии с трудовым законодательством сотрудника нужно предупредить о начале отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Закон не уточняет, в какой именно форме должно быть сделано предупреждение, поэтому компании вправе самостоятельно установить форму уведомления о предстоящем отпуске (в 1С предлагается одно решение, в других бухгалтерских программах – другое).

Так, на практике работодатели используют всевозможные извещения и уведомления, а также ознакомительные ведомости и т.п. В общем, отсутствие жесткой регламентации данного вопроса играет на руку предприятиям. Один из вариантов предупреждения работников об отпуске – уведомление о предстоящем отпуске по графику (образец документа вы можете найти в конце статьи).

На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.
В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

Предлагаем скачать бесплатно , разработанный нашими специалистами.

Если составлять уведомление по каким-либо причинам затруднительно, есть и другой вариант оповещения работников о предстоящем отпуске. Можно заранее составить приказ об отпуске по форме №Т-6 и ознакомить с ним работника под подпись. Понятно, что сделать это нужно за две недели до начала его отпуска.

Таким образом, кадровый специалист может использовать любой из предложенных вариантов. Можно вручать сотрудникам уведомление о предстоящем отпуске ( и образец заполнения приведены в статье), а можно ограничиться заранее составленным приказом (п. 4 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Подготавливая уведомление или приказ, или иное извещение об отпуске, необходимо помнить, что предупредить об отпуске нужно каждого сотрудника организации, в том числе и руководителя компании. Отметим, что уведомление о предстоящем отпуске генерального директора составляется в общем порядке.

Право на ежегодный, и что важно, оплачиваемый отпуск, гарантируется законодательством. На разных предприятиях, к отпускам, понятно, может быть своё отношение, но руководитель в любом случае, должен придерживаться требований закона и о продолжительности, и об очерёдности отпусков своих сотрудников.

Оптимальным варианте, разумеется, необходимо учитывать и пожелания работника, и следить, чтобы на предприятии было достаточно работающих, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование. Чтобы не возникало никаких недоразумений, предусмотрена и процедура, согласно которой отпуска распределяются между сотрудниками.

При определении очерёдности отпусков, составляется их график, в котором стараются учесть пожелания сотрудников. В нём определяет и продолжительность отпусков. Для большего количества работающих, он составляет 28 дней(календарных), но есть определённые категории служащих он может быть несколько более продолжительным.

Составляется документ как минимум за две недели до начала следующего года и каждый работающий должен быть ознакомлен с ним под роспись. Многие предприятия, практикуют такой подход – сотрудник пишет заявление об отпуске прежде, чем отправиться на отдых

Однако, обстоятельства меняются и может получиться так, что к сезону отпуска сотрудник может сменить своё мнение. Процедура смены графика так же предусмотрена. Но избежать недоразумений с работниками позволит использование предусмотренного уведомления работника о предстоящем отдыхе.

Уведомление работника о начале отпуска

Чтобы избежать конфликтов и дать работнику возможность вовремя отправиться в отпуск, уведомляют его об этом за две недели до начала отдыха, то есть за четырнадцать календарных дней. Если этого сделано не было, сотрудник имеет полное, подтверждённое законом право требовать его переноса. Делается это на основании заявления о переносе даты начала отпуска, на ту, которая в большей степени соответствует его желаниям, что создаёт дополнительные трудности не только работодателю, но и остальным сотрудникам.

Именно поэтому, так важно вовремя представить уведомление работника о начале отпуска . Если на рабочем месте в силу определённых причин сотрудника нет, документ, после его составления, направляется ему письмом. Подтвердить тот факт, что с документом работающий был ознакомлен, станет уведомление о вручении письма, но в этом случае, датой, в которую письмо вручено работающему (то есть день, в который он поставил роспись в этом уведомлении).

Следуя этим простым правилам, прописанным в законодательстве нашей страны можно избежать неприятных неожиданностей и конфликтных ситуаций в коллективе. Важно правильно заполнить уведомление работника о начале отпуска, а так же придерживаться установленных сроков. Чтобы упростить себе работу, предлагаем прямо сейчас скачать бланк уведомления.