Водительские права

Обязательные требования к путевому листу. Правила оформления и ведения путевых листов

Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476 . В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

легковых автомобилей;
грузовых автомобилей;
специального транспорта;
легкового такси;
грузового таки;
автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2019 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

название и номер самого документа;
реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
дату выдачи;
период действия;
данные о водителе ТС;
данные о самом ТС;
данные о владельце ТС;
данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Бланк путевого листа	Кто и как заполняет
Для легковых автомобилей	Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257
Для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям.	Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям.
Для специального траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Для легкового такси	В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру.
Для автобусов	Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:

Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Продолжение:

Что изменилось в заполнении путевых листов с 26 февраля 2017 года? Обязательно ли в марте оформлять путевые листы по новой форме? Действительно ли теперь в каждом путевом листе требуется подпись механика о проведенном предрейсовом осмотре легкового или грузового автомобиля? В данной статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы, а также сможете скачать новые формы бланков путевых листов.

Формы путевых листов

В 2017 году организация или индивидуальный предприниматель может формировать и использовать:

или унифицированные формы путевых листов (утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78);
самостоятельно разработанные формы путевых листов.

Если унифицированные образцы путевых листов вдруг не подходят компании или ИП (например, если в них есть «лишние» реквизиты или если нет нужных), то можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Но в таком случае нужно иметь в виду, что самостоятельно разработанной форме должны присутствовать все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Путевые листы нужны, чтобы подтвердить производственный характер поездок и списать в налоговом учете горючее, запчасти и компенсацию за использование личного транспорта.

Новые обязательные реквизиты с 26 февраля

С 26 февраля Минтранс расширил перечень обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). С этой даты в путевом листе обязательно требуется ставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать дату и время проверки машины, подпись, фамилию и свои инициалы. Прежде такие отметки тоже можно было ставить, но совсем не обязательно. Таким образом, с 26 февраля 2017 года, к обязательным реквизитам путевых листов, которые разработаны самостоятельно, относятся:

Название — путевой лист;
Номер;
Срок действия;
Сведения о собственнике машины;
Тип и модель машины;
Государственный регистрационный знак машины;
Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж;
Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж;
Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
Ф.И.О. водителя;
Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр;
Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины.

Отмена печати

С 26 февраля 2017 года в путевых листах можно не ставить печать или штамп. Вполне достаточно сведений о собственнике машины. Это название компании или арендодателя, адрес и телефон. Это также следует из Приказа Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). Однако печать можно проставлять и после указанной даты - ошибки не будет.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок - не более одного месяца. Когда же транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.

Новый бланк на 2017 год

В связи с расширением перечня обязательных реквизитов, некоторые компаниям и ИП потребуется скорректировать бланки своих путевых листов. Если после 26 февраля 2017 года в листе не будет всех обязательных реквизитов, то проверяющие могут расценить такой первичный документ как «неполноценный». И тогда, к примеру, с признанием затрат на ГСМ могут возникнуть сложности. Мы подготовили для вас новый бланк путевого листа, который содержит все реквизиты, обязательные с 26 февраля. Выглядит он так:

Также вы можете для легковых автомобилей. Аналогичным образом вы можете поправить бланк путевого листа для грузовых автомобилей, чтобы в нем можно было делать отметки о предрейсовом техническом осмотре.

Имейте в виду, что если вы будете утверждать новый бланк путевого листа на 2017 год, то это обстоятельство потребуется зафиксировать в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

Во многих организациях директор и водитель и механик - в одном лице. В такой ситуации он и ставит подпись о том, что провел предрейсовый техосмотр. А также указывает дату и время проведения осмотра.

Как разработать свой бланк путевого листа

Для того, чтобы учесть расходы при расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Для обоснования и документального подтверждения затрат на ГСМ применяются путевые листы.

Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Скачать образец можно тут.

Новые реквизиты

Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:

1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;

2) новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов

Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.

Название - путевой лист.
Номер.
Срок действия.
Сведения о собственнике автомобиля.
Тип и модель автомобиля.
Государственный регистрационный знак.
Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
Ф. И. О. водителя.
Дата и время предрейсового и послерейсового водителя.
Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.

Путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца. Если путевой лист оформляется на месяц, то следует указать первое и последнее число месяца, на который выдан этот лист. Например - с 1 марта 2017 года по 31 марта 2017 года. Если автомобиль посменно используется несколькими водителями, то оформляется несколько путевых листов: для каждого водителя свой.

Изменения в порядке заполнения путевых листов вступили в действие 15 декабря 2017 года. Теперь в путевой лист нужно будет включить новые реквизиты. В статье подробно рассмотрим изменения в заполнении таких листов, а также какие реквизиты должен содержать путевой лист с 15 декабря 2017 года.

Для чего нужны путевые листы

Основное назначение путевого листа – это контроль работы ТС, а также водителя в компании. Бланк для путевых листов организация вправе разработать самостоятельно, либо использовать унифицированные формы. Обязательными реквизитами в путевом листе являлись следующие:

Наименование листа, его номер;
Срок, который действует лист;
Сведения по владельцу ТС;
Сведения по ТС;
Сведения по водителю.

Любые другие реквизиты организация может предусмотреть по своим потребностям (Читайте также статью ⇒ ). Но в любом случае, бланк листа должен соответствовать основным требованиям, предъявляемым к первичным документам и содержать следующие реквизиты:

Наименование, номер листа;
Срок действия листа;
Сведения по собственнику ТС: для компаний – наименование, местонахождение, контактный телефон и ОГРН; для ИП – ФИО, местонахождение, контактный телефон и ОГРНИП;
Сведения о ТС (грузовая или легковая, модель);
Госзнак ТС;
Показания по одометру при выезде и по возвращению;
Дата, время при выезде и по возвращению;
ФИО и подпись ответственного лица;
ФИО водителя;
Даты медосмотров водителей до рейса и после него;
ФИО, подпись, печать медработника, проводившего осмотр;
Сведения об осмотре техсостояния ТС до рейса;
ФИО и подпись работника, осуществляющего контроль за состоянием ТС.

Изменения в начале 2017 года

Основным изменением с 26 февраля стало необязательное проставление печати в заголовке листа. Помимо этого, за организациями закрепилась обязанность по подтверждению предрейсового контроля техсостояния ТС.

Важно! Печать в путевом листе ставить теперь необязательно.

В соответствии с этим путевой лист должен содержать такую дополнительную информацию:

Дату проведения контроля техсостояния ТС до рейса и его время;
ФИО контролера за техсостоянием ТС, его подпись.

Путевой лист с 15 декабря 2017 года

Основные изменения с 15 декабря в путевых листах связаны с тем, что вводятся новые реквизиты в лист. Теперь в листе должен быть указан регистрационный номер организации или ИП, то есть ОРГН и ОРГНИП. Если эти реквизиты заполнены не будут, то лист будет признан заполненным с нарушениями. Где именно указывать ОГРН в листе решить компании могут самостоятельно. Например, указать его можно в графе, где указывается наименование компании, либо ФИО ИП.

Важно! Путевой лист теперь должен содержать ОРГН компании или ОГРНИП предпринимателя. Специального места для номера госрегистрации в путевом листе можно не предусматривать, а указать его рядом с наименованием организации или ИП.

Кроме того, теперь в путевом листе следует указывать дату проведения контроля по техсостоянию ТС до рейса (предрейсовый контроль), а также точное время его проведения. Указывается при этом, число, месяц, год контроля, а также часы и минуты его проведения.

Еще изменения с 2017 года

24 декабря 2017 также вступил в силу Порядок контроля техсостояния ТС. Для исключения вероятности использования неисправного ТС, организации обязаны проводить контроль техсостояния до рейса.

Важно! Компания утверждает отдельного сотрудника – контролера, который фиксирует всю информацию о предрейсовом контроле.

Информацию о предрейсовом контроле, включающую в себя дату его проведения и время вносит контролер.

В случае нарушения требований по проведению такого контроля компаниям грозят штрафы:

5 000 рублей – на должностное лицо;
30 000 рублей –на организацию или предпринимателя.

Порядок проведения предрейсового контроля

Помимо проставления отметок в путевых листах, как организации, так и ИП должны вносить результаты контроля в журнал регистрации контроля.

Журнал регистрации предрейсового контроля

В журнале регистрации предрейсового контроля фиксируется следующая информация:

наименование ТС, его марка и модель;
Госзнак ТС;
ФИО водителя;
ФИО контролера, который проводил контроль техсостояния ТС;
Дата, время контроля;
Показания по одометру, снятые при проведении контроля;
Отметка о контроле;
Подпись водителя ТС;
Подпись контролера.

Заключение

Таким образом, с 15 декабря изменились реквизиты путевого листа. Если организации используют типовую форму листов, то внести потребуется некоторые реквизиты. Подведем итоги и сведем в таблицу основные изменения и дополнения в реквизитах путевого листа:

Законодательная база

Законодательный акт	Содержание
Приказ Минтранса России №476 от 07.11.2017	«О внесении изменений в отдельные приказы Министерства транспорта РФ по вопросам организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств и оформления путевых лситов»
Письмо Минфина РФ №03-03-06/2/161 от 25.08.2009	«О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов»
Приказ Минтранса России №17 от 18.01.2017	«О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом №152 от 18.09.2008»

– первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4 ) – , путевой лист движения автобуса (форма 6 ) – .

Путевой лист несет в себе несколько функций:

Отслеживается маршрут работника.
Производится расчет зарплаты водителя.
Списываются расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и обслуживание транспортного средства.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)

Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.

В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.

Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.

Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.