Учет в ГИБДД

Информационно-справочные документы оформление. Как написать аналитическую справку образец

Справки

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.
В зависимости от целей составления справки могут быть: аналитическими, отчетными или информационными.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.
Аналитические справки по спорным вопросам включают, как правило, две противоположные позиции (например, налогового органа и независимых экспертов) с выводами и главное вариантами действий в подобной ситуации с оценкой последствий каждого варианта. С помощью таких аналитических справок подписчик не только видит в чем проблема, но и сразу получает информацию о возможных путях выхода из сложившейся ситуации.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за 1 квартал 2006 г.
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2006 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Справки, в зависимости от адресата, могут быть: внешними и внутренними.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.
Текст и информационной, и отчетной справок может быть оформлен в виде, таблицы, включать разделы и подразделы.
При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:
полноты и достоверности фактов и сведений;
правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
точности датирования;
соблюдения уровня подписания.
Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.
Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.
Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно работает" и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
По материалам сайта http://www.delo-press.ru

Требования к оформлению справок

1. Тест печатается шрифтом 14 или 15 через полтора интервала; поля: слева — 2,5 см, справа—1,0 см.
2. В тексте должны быть сноски на заимствованный материал, т.е. ссылки на источники, откуда взята информация.
3. Текст должен быть прочитан автором для устранения опечаток.
4. Текст должен быть строго экономическим, деловым и не должен содержать журналистских оборотов.
5. Следует избегать перечислений, надо их осмыслить и излагать своими словами с собственными положениями и выводами.
6. Лучше не употреблять слов и оборотов «необходимо», «следует», «должны», если не ясно, кому они адресованы.
7. Не следует употреблять слова «сегодня», «на сегодняшний день», «в данный момент», «в последний год (годы)», «в текущий период», а указывать точно год (годы) или, в крайнем случае, использовать оборот «в настоящее время» (если материал относится к текущему периоду).
8. Не употреблять следующие слова и выражения: «несомненно», «безусловно», «очевидно», «примечательно», «занять достойное место», «естественно», «можно с уверенностью сказать».
9. Заголовки параграфов в тексте и в содержании должны быть одинаковыми.
10. В оглавлении, в правом углу, ставится «стр.» и указываются номера страниц, относящиеся к каждому параграфу.
11. Все страницы и параграфы должны быть пронумерованы.
12. Жирным шрифтом выделения в тексте делать не следует, можно использовать светлый курсив.

информационно-аналитической справки на фирму

Цель составления справки: дать обучающемуся возможность приобрести навыки и практический опыт подготовки аналитической справки на фирму.
В справке приводятся:
1) общие сведения о фирме;
2) характеристика производственной деятельности;
3) анализ и оценка положения фирмы в отрасли мирового хозяйства.

Типовая форма справки на фирму

1. Справочные сведения о фирме:
общие сведения о фирме (наименование дается на иностранном языке) — адрес фирмы, страна регистрации, номер регистрации, номер телекса, телефона, адрес в Интернете;
вид хозяйственной деятельности фирмы — промышленная; торговая; по предоставлению услуг;
характер собственности фирмы — частная; государственная, полугосударственная; участие в финансово-промышленной группе, банковском холдинге;
правовое положение фирмы — акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью, корпорация (в США), компания публичного типа, компания частного типа (в странах ЕС), единоличная фирма;
принадлежность фирмы по капиталу и контролю — национальная, иностранная, смешанная;
тип материнской компании — производственная, холдинговая;
международная деятельность фирмы — число дочерних компаний и филиалов (в
том числе производственных), число стран, в которых они расположены; местоположение, виды деятельности, специализация наиболее крупных дочерних компаний и филиалов;
история образования и особенности развития фирмы — год создания, основные слияния, поглощения; изменения наименования.
2. Производственная деятельность фирмы:
основные направления производственной деятельности фирмы; отраслевая принадлежность;
номенклатура производимой продукции; основные товары или группы товаров; направление специализации; марки и модели производимой продукции (бренды) в распределении по производственным отделениям;
производство важнейших видов продукции в количественном и стоимостном выражении (за год или ряд лет по последним имеющимся данным в разбивке по видам продукции), структура производства;
производственная и материально-техническая база фирмы — количество и местоположения производственных предприятий (в своей стране и за границей), их мощность, размеры, характер выпускаемой и реализуемой продукции; количество сбытовых предприятий, складов и центров технического обслуживания, собственной сырьевой базой, источниками энергии;
производственно-технические и прочие хозяйственные связи с другими фирмами (указывается наименование фирм; формы связей);
значение и характер внутрикорпорационных связей.
3. Анализ и оценка положения фирмы в отраслях мирового хозяйства предполагает выявление масштабов фирмы, ее места в системе ранжирования на национальном и международном уровня.
3.1. Определение места фирмы в фирменной структуре страны в … годах.
место фирмы по доходам в стране базирования (таблица);
доля фирмы в суммарных доходах фирм страны базирования (таблица);
отраслевая принадлежность (по кодовому обозначению отрасли (таблица);
определение места фирмы по отраслевой принадлежности фирм страны базирования (таблица;
определение доли фирмы по доходам среди крупнейших фирм страны (таблица).

«Как написать аналитическую справку образец» — такой запрос часто вводят в строку поисковика те, кому требуется официально оформить результаты проведенных исследований какой-то проблемы. Как именно составляется такой документ и есть ли к нему официальные требования?

Где найти образец аналитической справки ?

Аналитическая записка или справка составляется тем, кто обязан проводить комплексное исследование какой-либо проблемы или области деятельности. Чаще всего она требуется:

маркетологам, проводящим изучение рынка;
методистам, изучающим работу образовательных учреждений в целом и отдельных учителей в частности;
студентам при изучении некоторых тем.

Основное назначение справки — зафиксировать на бумаге результат анализа. При этом у многих, кто впервые сталкивается с необходимостью составления такого рода документов, возникает вопрос: а как, собственно, ее писать?

Одним из лучших вариантов решения этого вопроса будет ознакомление с образцами таких справок, найти которые сейчас не так уж сложно. Например, педагогические работники могут найти их в соответствующем отделе образования или на сайтах других школ. Собственно, Интернет в этом плане — лучший источник информации. т. к. на многих сайтах можно найти не только примеры уже составленных справок, но и шаблоны для заполнения.

Что должна включать в себя аналитическая справка ?

Никаких общих требований к составлению таких справок не существует, поэтому можно ориентироваться на отраслевые указания и методические рекомендации, принятые в соответствующем ведомстве. Однако традиционно принято, чтобы справка имела следующую структуру:

Титульный лист или шапка с указанием названия документа, предмета исследования, автора справки, города и даты написания.
Введение (аннотация) с кратким описанием предмета исследования и его цели.
Содержание — перечень частей справки, желательно — с указанием номеров страниц, с которых начинаются соответствующие части.
Основная часть.
Заключение, в котором отражаются сделанные выводы, а также рекомендации по улучшению ситуации.
Подписи участников исследования, проводивших анализ и составивших справку.
Приложение с дополнительными материалами по теме (при наличии таковых).

Приведенная структура является ориентировочной, при необходимости она может быть изменена.

Правила оформления справки

Скачать форму справки

К аналитическим справкам применяются те же требования, что установлены ГОСТом для официально-деловой документации. Например:

Распечатка на листах формата А4.
Поля: 3 см слева, 1,5 см справа, 2 см сверху и снизу. Верхнее, нижнее и правое поля могут быть уменьшены, но левое требуется именно таким (чтобы облегчить подшивание документа в папку).
Шрифт при наборе на компьютере — не менее 12.
Текст должен размещаться только на одной стороне листа.

Структура аналитической справки

Естественно, в зависимости от профиля исследователя и предмета изучения, аналитическая справка будет иметь разное наполнение. При этом общие ориентиры, применяемые к структуре документа, останутся неизменными:

оглавление на титульном листе или в шапке первой страницы;
краткое описание целей и предмета изучения (аннотация);
содержание документа с указанием номеров страниц, занимаемых каждой частью;
смысловая часть (большая часть документа);
заключение, основанное на аргументах смысловой части;
инициалы исследователей и их подписи;
приложения с графиками и дополнительными материалами.

По желанию составителя или требованию целевой аудитории структура может меняться, расширяясь или сокращаясь. В оглавление включается название документа, объект изучения, автор исследования и дата его проведения/оформления. При желании, если документ получается объемным, шапка может дублироваться на каждой странице в колонтитуле. Заключение же должно содержать не только вывод на текущий момент и прогнозы, а также рекомендации по улучшению ситуации.

Как оформить документ

В том, что касается непосредственного оформления справки, стоит ориентироваться на стандартный набор правил, установленных ГОСТ по делопроизводству. Это значит, что документ должен печататься на листах формата А4. Текст должен размещаться только на одной стороне листа, иметь читабельный размер шрифта и отступы. Причем левый отступ стоит сделать не менее 3 см, для того, чтобы подшивка справки в папку не скрыла часть информации.

Помимо этого, стоит учитывать несколько важных правил, касающихся наполнения документа. Важно четко разделять все части справки, лучше – начинать каждую часть с новой страницы, а для облегчения понимания материала и его визуального упрощения стоит использовать нумерацию глав и параграфы. Не пускаться в пространные рассуждения об истории или параллельных отраслях, когда нужно четко следовать выбранной теме исследования. При этом стоит избегать чрезмерной сухости. Каждый факт должен быть объяснен. Таким образом, получается, что оптимальный размер справки колеблется от 5 до 12 страниц.

Образцы, как написать аналитическую справку

При написании аналитической справки важно понимание особенностей отрасли, о которой идет речь. Например, если речь идет об оформлении данного типа документа по ФГОС или для воспитателя в ДОУ, в него должны включаться такие критерии оценки работы с детьми, как:

забота о сохранении и укреплении физического здоровья;
помощь в личностном росте;
проведение игрового досуга;
умственное развитие.

Описывая, какими технологиями в своей работе пользуется определенный воспитатель, и какой результат они дают, можно сделать вывод об эффективности работы. Похожие принципы используются в других случаях (работа методиста, успеваемость в школе). При составлении справки об успеваемости определенных классов в школе идет сбор информации в разрезе по четвертям, по предметам, по программам преподавания.

Результаты аттестации у психолога должны отображаться в справке в следующем порядке: информация о причине приема, затем результат индивидуальных и комплексных занятий. В качестве заключения – итоговое состояние на определенный период.

Корректно составленная справка должна полностью отвечать на изначально поставленные вопросы целевой аудитории. Помимо этого, важны рекомендации, которые может дать исследователь по результатам изучения.

Помощь: Составление и оформление справки

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВКИ

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

Адресат;

Заголовок к тексту;

Отметка о наличии приложения (если оно имеется);

Отметка об исполнителе (при необходимости);

Подпись;

Регистрационный индекс.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

Руководителю вышестоящего органа;

Организации в целом;

Структурному подразделению организации;

Конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Пример оформления внешней служебной справки приведен в приложении 1 к данному материалу.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

Пример

«О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»;

«О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»;

«О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный - приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения - исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде связного текста или таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Табличная форма представления текста используется в справках, как правило, при изложении цифровых показателей.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2008 по 30.06.2008».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (например, начальником отдела, управления и т.п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановых заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке).

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, относятся к категории внешних. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Текст личных справок, как правило, не превышает 5-7 строк, поэтому заголовки к ним не составляются.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Личные справки нередко подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Указание организации, в которую представляется справка, отражается в реквизите «адресат», заканчивать текст личной справки этой информацией не рекомендуется.

Датой справки является дата ее подписания.

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (например, письма). Внутренние справки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

При оформлении личных справок необходимо учитывать, что формы некоторых из них утверждены в качестве типовых нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например :

По состоянию на 11.05.2008 или За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов "выдана настоящая", "действительно работает". При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

Датой справки является дата ее подписания.

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты: