Штрафы ГИБДД

Какие кадровые документы должны быть на предприятии. Какие документы нужны для ооо

Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

Примечание . Напомним, что при разработке и утверждении указанных документов следует иметь в виду, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).

Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).

Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:
- основные права и обязанности работника и работодателя (ст. ст. 21 и 22 ТК РФ);
- режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
- порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
- предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);
- предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
- порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
- виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам. Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д. Поэтому, чтобы составить полные правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д.
Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст. 108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст. 109 ТК РФ).

Очевидно, что в правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории:
- работающие по режиму пятидневной рабочей недели;
- работающие в смену.

Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы:
- начало работы в 09-00;
- окончание работы в 18-00;
- обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы:
- начало работы в 08-00;
- окончание работы в 08-00 следующего дня;
- обеденный перерыв с 13-00 до 15-00;
- технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.

Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий.

Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Правила должны содержать раздел "Рабочее время", который может включать следующие составные элементы:
- вид и продолжительность рабочей недели;
- продолжительность ежедневного рабочего времени;
- график рабочего дня;
- работа в ночное время;
- работа в выходные и праздничные дни;
- работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.
В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д.

Положение об оплате труда
Положение об оплате труда (далее - Положение) - локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Кодексом. Однако, как и в случае с правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности.
В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положение работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.
Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью положения об оплате труда, о котором мы расскажем чуть ниже.
В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться:
- оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
- оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ);
- оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
- оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);
- оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

МРОТ
Минимальный размер оплаты труда (далее - МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.
Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 "О минимальном размере оплаты труда". В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г. его размер составляет 1100 руб. в месяц.

Система премирования
Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования.
Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении. Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа - положение об оплате труда и положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников.
Стимулирование труда - это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет. Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей.
Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.

Пример 2 . В зависимости от области, в которой работает организация, руководство может установить свои показатели премирования. Например, если это частное охранное предприятие, то к таким факторам можно отнести:
- надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
- своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика;
- качественное выполнение служебных заданий;
- обеспечение безопасности охраняемых объектов;
- интенсивность труда;
- особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами);
- сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.

Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности). Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.

Налогообложение
Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их названия со ст. 255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье. Например:
- премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ);
- надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ);
- единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п. 10 ст. 255 НК РФ); а также
- любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Депремирование
В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников. В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.
В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить:
- случаи применения мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу);
- упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии;
- невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия;
- несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании;
- ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей;
- за нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также за самовольный уход с рабочего места (поста);
- прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время;
- совершение хищения; утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.

Штатное расписание
Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают, а некоторые руководители прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно. Раньше при плановой экономике штатное расписание "спускалось сверху" в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался. И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.
В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации. Однако приведем веские аргументы в его пользу. Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации.

Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимым для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации.

В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать представить штатное расписание.
Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание - документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.

Преимущества документа
Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать руководителю, сколько у него остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по п. 2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).
Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

"Вилка" в окладах
Много споров возникает о наличии так называемой "вилки" в окладах. "Вилка" - это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.

Должность реальная или виртуальная
Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.
Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании.

Изменения в штатном расписании
Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.
Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.

Пример 3.
Общество с ограниченной ответственностью "Шериф"

15.04.2006 N 145-к

Г. Казань
О внесении изменений
в штатное расписание

В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ

Приказываю:
1. Ввести с 01.07.2006 в штатное расписание ООО "Шериф", утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2004 N 234, следующие единицы:
- охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием;
- бухгалтера с окладом 15 000 руб.
2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.

Генеральный директор А.И.Фадеев
Печать ООО "Шериф"

В форме предусмотрен реквизит "Личная подпись главного бухгалтера". Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11).

Штатный список (расстановка)
Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список. В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными. Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе. Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено, поэтому необходимо утвердить этот документ в учетной политике предприятия. Например, он может выглядеть так.

Пример 4.

Читать также

Если сотрудник не появляется на работе
У нас есть сотрудник, который не появляется на работе уже больше трех месяцев. На телефонные звонки, письма и телеграммы он не отвечает. Дома дверь не открывают. Можем ли мы его уволить? Если да, то по какой статье?

Статьи этого раздела

Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?
Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.
Что надо знать о приеме на работу подростков?
Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.
Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать
Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?
Удержания по исполнительным листам
При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …
Геолокация – на защите интересов работодателей?
Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.
Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Социальный налоговый вычет
Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.
Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях
В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…
Смерть ИП, работника, учредителя
Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.
Банкротство работодателя за долги по зарплате
Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.
Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках
Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.
Замещение должностей и внутреннее совместительство
Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.
Локальные нормативные акты компании
Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.
Вакантные места для сокращаемого сотрудника
Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …
Оформляем изменение личных данных сотрудника
Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.
Когда и как проводить кадровый аудит
Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.
Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?
Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.
Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.
Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации
Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.
Как сделать из внешнего совместителя основного работника
Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.
Документы, которые должен представить работник
По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…
Положение об оплате труда
Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.
Меняем название должности работника
Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.
Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты
Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.
Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
Принимаем на работу водителя
Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.
Изменения и исправления в трудовой книжке
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…
Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов
Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов
Приказы: форма, нумерация, исправления
Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.
В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…
Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?
Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов
Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
Как правильно сшивать документы
В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы
Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?
Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.
Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц
Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…
Права работника при продаже предприятия-должника
Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.
Подтверждение трудового стажа
При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…
Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?
Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.
Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять
Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Визит трудовой инспекции
Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.
Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника
Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.
Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.
Что делать с документами при ликвидации организации
Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.
Делопроизводство в кадровой службе
Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.
Типичные заблуждения
Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Для подготовки документов на регистрацию ООО вы можете воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом непосредственно на нашем сайте. С его помощью вы сможете сформировать пакет документов, соответствующий всем требованиям по заполнению и законодательству РФ.

Данная пошаговая инструкция подробно описывает каждый этап создания ООО. С ее помощью вы получите наиболее полное представление о процедуре государственной регистрации ООО в 2019 году, сэкономите свое время на поиск необходимой информации, а также узнаете о бесплатных онлайн-сервисах, которые помогут вам значительно упростить процесс подготовки документов.

Регистрация ООО осуществляется в налоговой службе (ИФНС) или, с 2014 года, в многофункциональном центре (МФЦ). Открыть ООО при этом получится только по месту нахождения (юридическому адресу) главного офиса организации либо по домашнему адресу учредителя .

1. Выбираем способ регистрации ООО

Существует три способа оформления общества с ограниченной ответственностью:

Самостоятельная регистрация ООО. Относительно простой и достаточно распространенный способ создания организации своими силами, особенно в связи с появлением удобных бесплатных онлайн-сервисов.
Платная регистрация ООО с помощью специализированной фирмы (регистратора). Является наиболее частым способом создания организации в связи с описанными ниже преимуществами.
Покупка готовой ООО. Чаще всего производится через специализированную фирму, предоставляющую услуги платного оформления ООО.

Сколько стоит открыть ООО каждым из вышеперечисленных способов

Самостоятельная регистрация ООО

Наименование действия	Стоимость действия	Итоговая стоимость
Платеж за закрепление юридического адреса (если для организации не планируется аренда помещения или регистрация по месту жительства)	1 000 – 20 000 руб.	от 15 000 руб.
Оплата услуг нотариуса по заверке подписей в заявлении на регистрацию ООО (не обязательно, если учредители будут присутствовать в ИФНС при подаче документов)	1 000 – 2 000 руб.
Оплата государственной пошлины за регистрацию ООО	4 000 руб.
Внесение уставного капитала (оплачивается не позднее 4-х месяцев с момента регистрации)	от 10 000 руб.
Изготовление печати	500 – 1 000 руб.
Открытие расчетного счета	0 – 2 000 руб.

Платная регистрация ООО с помощью специализированной фирмы

В зависимости от региона и входящих в стоимость услуг (например, подача и прием документов из налоговой службы), дополнительно к перечисленным выше расходам придется потратить от 3 000 до 12 000 рублей. Таким образом, расходы на платную регистрацию ООО составят около 20 000 рублей (включая внесение в течение 4-х месяцев после регистрации минимальной суммы уставного капитала – 10 000 рублей).

Покупка готового ООО

Преимущества и недостатки способов регистрации ООО

Способ регистрации	Преимущества	Недостатки
Самостоятельная регистрация ООО	Получение необходимых в дальнейшем знаний и опыта. Экономия средств на услугах специализированных фирм-регистраторов.	Вероятность отказа в регистрации ООО из-за ошибок в подготовленном пакете документов. Как следствие – потеря времени и денег (около 5 000 рублей) потраченных на оплату госпошлины и нотариуса.
Платная регистрация ООО с помощью специализированной фирмы	Риск отказа в регистрации специализированная фирма берет на себя. Подготовка, подача и прием документов из налоговой службы возможны без вашего участия. Оказание помощи в подборе юридического адреса (при необходимости).	Наличие дополнительных расходов. Вы будете плохо разбираться в документах ООО.
Покупка готового ООО	Покупка ООО с историей, которая может потребоваться для заключения сделки или участия в тендере.	Риск покупки ООО с долгами и/или плохой историей.

2. Придумываем название ООО

Общество с ограниченной ответственностью может иметь до шести вариантов своего названия:

Полное/сокращенное фирменное наименование на русском языке.
Полное/сокращенное фирменное наименование на иностранном языке.
Полное/сокращенное фирменное наименование на языках народов РФ.

Полное фирменное наименование на русском языке является единственным обязательным названием ООО. Чаще всего применяются два варианта наименования (для этого их необходимо указать в учредительных документах):

Обратите внимание , что существуют некоторые ограничения по выбору фирменного наименования для ООО. Например, без специального разрешения запрещено использовать слова «Россия», «Российская федерация», «Москва», а также другие полные и сокращенные названия государств, субъектов РФ, городов и др.

3. Находим юридический адрес

Чтобы зарегистрировать ООО необходимо получить юридический адрес (указывается в учредительных документах). В большинстве случаев для получения юридического адреса ООО используют:

Арендованное помещение . Достаточно дорогой, но один из наиболее предпочтительных способов с точки зрения закона. Некоторые арендодатели по своим соображениям отказываются предоставлять юридические адреса или требуют заключения договора до регистрации ООО, что приводит к дополнительным расходам. Кроме того, при смене адреса аренды вам придется вносить изменения в учредительные документы.
Домашний адрес учредителя или генерального директора (не обязательно быть собственником, достаточно прописки). Данный способ полностью избавляет от расходов на юридический адрес. Обратите внимание , что, хотя оформление ООО на домашний адрес по закону не запрещено, некоторые налоговые инспекции могут отказывать в регистрации даже несмотря на то, что судебные прецеденты по этому вопросу находятся на стороне бизнесменов (проверяйте заранее, чтобы в дальнейшем не терять время на обжалование отказа).
Адрес, приобретенный или арендованный в специализированной организации (массовый адрес). Относительно дешевый вариант получения юридического адреса, однако, необходимо внимательнее отнестись к выбору такой компании, поскольку позднее у вас могут возникнуть проблемы (например, откажут в регистрации ООО, если данный юридический адрес находится в черном списке налоговой службы). Вместо использования услуг коммерческой компании более надежным способом может стать приобретение адреса в территориальном центре поддержки предпринимательства (например, бизнес-инкубаторе).

По сути, процесс получения юридического адреса заключается в подготовке для вас бумаг (собственником помещения, арендодателем и т.п.), гарантирующих его предоставление по факту создания ООО, которые вы приложите к основному пакету документов на регистрацию ООО.

При аренде помещения или покупке юридического адреса, для налоговой инспекции придется подготовить гарантийное письмо о предоставлении помещения. При регистрации ООО на домашний адрес необходимо согласие собственника в произвольной форме (если вы не собственник), а также, в зависимости от налоговой, дополнительно могут потребоваться свидетельство о праве собственности и письменное согласие жильцов.

Если вы собираетесь арендовать помещение или приобрести адрес, то не забудьте обязательно проверить его на «массовость» в специальном сервисе на официальном сайте ФНС.

4. Подбираем коды деятельности

Коды деятельности (коды ОКВЭД) указываются в заявлении на регистрацию ООО. ОКВЭД – общероссийский классификатор видов экономической деятельности. С помощью справочника ОКВЭД необходимо выбрать коды ОКВЭД, которые соответствуют деятельности вашей организации. Желательно также указать коды тех видов деятельности, которыми организация, возможно, станет заниматься в будущем (вам не придется заниматься всеми указанными видами деятельности или дополнительно платить налоги и сдавать отчетность).

В заявлении на регистрацию ООО указываются только коды ОКВЭД, состоящие минимум из 4-х цифр. Первый код ОКВЭД, указанный в этом заявлении, будет являться основным видом деятельности вашей организации. Фактически от данного кода зависит:

Наличие права на применение пониженных (льготных) ставок при уплате страховых взносов за работников (имеет смысл, только если данный вид деятельности будет приносить не меньше 70% дохода).
Размер ставки страховых взносов в ФСС от несчастных случаев за работников (имеет смысл только в течение первого года после регистрации).

Обратите внимание , что с 11 июля 2016 года применяется новый ОКВЭД ОК 029-2014 (КДЕС ред. 2).

5. Выбираем систему налогообложения

Организации имеют право применять 4 вида систем налогообложения :

ОСН (общая система налогообложения). Самый сложный и невыгодный для субъектов малого и среднего предпринимательства режим налогообложения (с точки зрения отчетности и налогов). ОСН используют достаточно крупные организации, не имеющие возможности применять другие режимы (например, крупнейшие налогоплательщики), а также компании, ведущие деятельность с контрагентами, заинтересованными в зачете «входного» НДС. Общая система налогообложения подразумевает уплату трех основных налогов: НДС (0%, 10%, 20%), налога на прибыль (20%) и налога на имущество (до 2,2%).
УСН (упрощенная система налогообложения). Один из самых распространенных режимов налогообложения, применяемых организациями. УСН предназначена для снижения налоговой нагрузки на малый и средний бизнес и упрощение ведения отчетности. На УСНО уплате подлежит только один налог – единый, он заменяет три основных налога ОСНО – НДС, налог на прибыль и налог на имущество, предоставляя организации выбор: уплачивать 6% с доходов или 15% с доходов, уменьшенных на величину расходов. Помимо этого, ООО на УСН имеют право уменьшать налог за счет уплаченных страховых взносов за работников.
ЕНВД (единый налог на вмененный доход). Может применяться организациями только в отношении определенных видов деятельности, установленных законом (в основном, это оказание услуг населению, розничная торговля и общепит). Но, главное отличие ЕНВД от остальных систем налогообложения состоит в том, что налог не зависит от полученных доходов, а вменяется (устанавливается) государством, в зависимости от физического показателя деятельности (количества работников, площади торгового зала и т.д.). В некоторых случаях ЕНВД может быть выгоднее УСН, но, чтобы это понять, необходимо довольно точно знать будущий доход своей организации. ООО на ЕНВД могут также уменьшать налог за счет страховых взносов за работников. Стоит отметить, что вмененный налог придется уплачивать, даже если у вас будут отсутствовать доходы или вы вообще не будете осуществлять деятельность.
ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог). Является самым выгодным налоговым режимом для сельхозпроизводителей. Используется сельскохозяйственными товаропроизводителями, у которых доля дохода от ведения сельскохозяйственной деятельности составляет не менее 70%. Организации на ЕСХН обязаны уплачивать 6% с доходов, уменьшенных на величину расходов. ООО на ЕСХН могут учитывать в качестве расходов страховые взносы за работников.

Обратите внимание , что ваша организация автоматически будет переведена на ОСН, если вы не успеете подать заявление о применении нужной вам системы налогообложения в установленные сроки:

для УСН – с остальными документами при регистрации или в течение 30 дней после нее;
для ЕНВД – в течение 5 дней с момента начала ведения деятельности (именно начала деятельности, а не регистрации);
для ЕСХН – с остальными документами при регистрации или в течение 30 дней после нее.

Даже если вы хотите применять ЕНВД, вам все равно сначала желательно перейти на УСН. Это связано со сроком перехода на ЕНВД (см. выше), поскольку за время «простоя» (т.е. пока вы не начнете осуществлять деятельность), вместо ОСН вы сможете отчитываться по УСН (что гораздо проще).

Изменить систему налогообложения можно один раз в год, подав заявление о переходе в налоговую службу до 31 декабря текущего года, и только с начала нового года (исключение – если вы захотите применять ЕНВД).

Бесплатная консультация по регистрации ООО

6. Подготавливаем документы для регистрации

Основные документы, необходимые для успешной регистрации ООО (список зависит от количества учредителей):

Основные документы	Количество
Заявление на регистрацию ООО (форма Р11001)	1 экз.
Решение единственного учредителя (если 1 учредитель )	1 экз.
Протокол собрания учредителей (если 2 и более учредителя )	1 экз.
Договор об учреждении ООО (если 2 и более учредителя )	1 экз.
Устав ООО	2 экз.
	1 экз.
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – при аренде помещения или покупке юр. адреса Согласие собственника, свидетельство о праве собственности и согласие жильцов (некоторые документы могут не требовать, подробнее см. в статье про юр. адрес) – при регистрации на домашний адрес	все в 1 экз.

Дополнительно вам могут потребоваться следующие документы:

Дополнительные документы	Количество
Заявление о переходе на УСН (крайне рекомендуется , чтобы по умолчанию не оказаться на ОСН, однако после регистрации у вас останется еще 30 дней для подачи данного заявления)	2 экз. (в Москве могут требовать 3 экз.)
Нотариальная доверенность на подачу и/или прием документов (нужна в том случае, если заявитель, не может самостоятельно подать или забрать документы из налоговой инспекции)	2 экз.

При самостоятельной подготовке указанных документов рекомендуется использовать автоматизированные сервисы, позволяющие бесплатно подготовить все основные документы (кроме гарантийного письма о предоставлении юр. адреса, согласия собственника и т.п.), а также заявление о переходе на УСН. Так вы сэкономите свое время и не допустите ошибок в заполнении.

Нотариальное заверение документов

Нотариальное заверение основных документов не требуется за исключением заявления на регистрацию ООО, хотя и его можно не заверять , если при подаче документов в регистрирующий орган будут лично присутствовать все учредители. Заверение документов в налоговом органе производится бесплатно .

7. Подписываем и прошиваем документы

После подготовки необходимых документов, вам нужно подписать их следующим образом:

Подписываемый документ	Кто и как должен подписывать
Заявление на регистрацию ООО	Единственный учредитель либо каждый учредитель на своем листе (непосредственно в налоговой инспекции или при заверке у нотариуса)
Решение единственного учредителя	Единственный учредитель
Протокол собрания учредителей	Каждый учредитель
Договор об учреждении ООО	Каждый учредитель
Устав ООО	Не подписывается
Квитанция госпошлины за регистрацию ООО
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса	Собственник квартиры (при регистрации ООО на домашний адрес) либо арендодатель (при регистрации ООО на арендуемое помещение)
Заявление о переходе на УСН или ЕСХН	Единственный учредитель либо учредитель, которому в протоколе собрания учредителей поручено осуществить регистрационные действия

Ранее все документы объемом более одного листа сшивались. С 2013 года прошивать документы для регистрации ООО стало не обязательно (письмо ФНС от 25.09.2013 N СА-3-14/3512). Тем не менее, крайне желательно, чтобы подготовленные бумаги были скреплены хотя бы степлером, скрепками и т.п. (особенно это касается устава, так как в ИФНС могут нарушить порядок следования страниц).

На практике некоторые налоговые службы все же могут требовать прошивки заявления на регистрацию ООО (при заверке заявления на регистрацию ООО, нотариус прошивает его самостоятельно).

8. Оплачиваем госпошлину

Сумма государственной пошлины за открытие ООО в 2019 году составляет 4 000 рублей.

Дата оплаты в квитанции госпошлины должна быть обязательно позднее даты подписания решения единственного учредителя (если 1 учредитель) или протокола собрания учредителей (если 2 и более учредителя). Смысл в том, что сначала всегда принимается и подписывается решение или протокол о создании организации, а только потом оплачивается государственная пошлина.

Если учредитель один, то оплата госпошлины производится единственным учредителем. Если учредителей 2 или более, то произвести оплату может:

Учредитель, назначенный в протоколе общего собрания и договоре об учреждении ответственным за регистрационные действия (самый простой и распространенный вариант).
Каждый учредитель (правильный вариант с точки зрения закона). На каждого учредителя подготавливается своя квитанция, при этом общая сумма госпошлины делится в равных долях на всех учредителей. Заметьте, что если в результате деления сумма получилась с копейками, то ее необходимо округлить в большую сторону до целого рубля.

Для формирования квитанции госпошлины можно воспользоваться одним из следующих способов:

Заполнить квитанцию с помощью специализированного сервиса на официальном сайте ФНС.
Заполнить квитанцию самостоятельно (реквизиты можно узнать на сайте ФНС или в регистрирующей вас налоговой инспекции).

9. Выписываем доверенность на подачу и получение документов

Доверенность на представление интересов в регистрирующем органе необходима, только если заявитель (учредитель) не может самостоятельно осуществить подачу или прием документов. Доверенность оформляется в нотариальной форме (бланк предоставляется нотариусом).

Для подачи документов доверенным лицом, ничего кроме нотариальной доверенности не требуется.

Для получения документов доверенным лицом, помимо доверенности нужно также внести небольшое изменение в заявление на регистрацию ООО. А именно на странице 3 листа Н необходимого заявителя в соответствующей клеточке должна быть цифра «2» («выдать заявителю или лицу, действующему на основании доверенности»).

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

. На сегодняшний день это единственный . Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
или о создании ООО. Тут все понятно - этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и . Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента - организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением организации могут быть следующие документы (по выбору):

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

Лицензии для ;
(для строительных компаний);
Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать . Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
Учетная политика;
Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

Налоговые декларации;
Книги учета доходов и расходов;
Счета-фактуры;
Книги покупок и книги продаж;
Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

ДОКУМЕНТЫ	СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность
Бухгалтерская месячная отчетность
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета
Первичные учётные документы, книги и журналы учета
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов
Налоговые декларации
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)
Документы, связанные с ККТ
Документы по охране труда
Трудовые договоры
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников
Личные карточки работников
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные - 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное - чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий - справкой МЧС; затопления - справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Документы для открытия ООО

Полный пакет документов для регистрации ООО: какие документы нужны для открытия ООО в 2018 году.

По ссылкам доступны для скачивания бланки документов. Также Вам могут понадобиться документы, которые не являются обязательными, но могут быть затребованы налоговой (например, ). Все примеры заполнения документов для ООО подготовлены с помощью бесплатного онлайн-сервиса , шаблоны принадлежат им.

Юридическому лицу не нужно подавать заявление налогоплательщика, чтобы получить . Согласно статье 84 НК РФ инспекция, зарегистрировавшая юридическое лицо, обязана выдать этот документ сразу после регистрации.

Форма Р11001

Заявление на регистрацию ООО можно назвать главным документом в списке: в нем указана вся необходимая информация о будущей организации. Название юридического лица, виды деятельности, информация об учредителях, юридический адрес — все это вносится в Р11001. Обратите внимание — заявление проверяет машина. Оформляя форму на компьютере, не делайте в ней правки от руки, скорее всего, такой документ не пройдет проверку. Заполнить форму Р11001 можно бесплатно в одном из онлайн-сервисов, внести правки можно там же, не перепечатывая заявление.

Учредительные документы ООО

Всё о процедуре создания своего бизнеса в нашей статье:

Одна из самых популярных в России организационно-правовых форм ведения бизнеса - общество с ограниченной ответственностью. Насколько сложна процедура регистрации такого типа организаций? Какие нужны документы для открытия ООО? Самостоятельно что нужно сделать для того, чтобы зарегистрировать филиал организации? Как открыть расчетный банковский счет фирмы?

Законодательная база

Процедура регистрации общества с ограниченной общественностью регулируется двумя основными законодательными источниками. Во-первых, это Гражданский кодекс РФ: в нем разъясняется сущность данной организационно-правовой формы ведения бизнеса, излагаются основные отличия ООО от других юридических субъектов. Во-вторых, это ФЗ "О государственной регистрации юрлиц". В нем, в свою очередь, разъясняются нюансы, раскрывающие то, как оформить деятельность ООО наиболее корректным способом.

Есть также множество подзаконных правовых актов, раскрывающих подробности процедур, характерных для регистрации хозяйственных обществ данного типа.

Что такое ООО?

Прежде чем определяться с тем, какие документы нужны для открытия ООО, изучим сущность этой организационно-правовой формы ведения бизнеса. Общество с ограниченной ответственностью создается одним, двумя или большим количеством лиц при обязательном формировании уставного капитала (минимальный его объем - 10 тыс. руб.). Участники ООО, согласно закону, не несут ответственности по официальным обязательствам создаваемого предприятия (но ведут деятельность, осознавая риск возможных убытков в пределах финансовых величин, отражающих индивидуальные доли в бизнесе).

Так ли ограничена ответственность в ООО?

Как мы сказали выше, участники ООО не несут личной ответственнности по обязательствам своего бизнеса. То есть если у компании будут большие долги, то взыскать их имеют право только с уставного капитала фирмы. Однако у кредиторов ООО есть законное право инициировать процесс банкротства компании, при котором участники ООО все же могут быть привлечены к ответственности, выраженной в субсидиарной форме. В ходе судебных слушаний может быть установлено, что ООО стало неплатежеспособным ввиду осознанных действий его основателей (или, наоборот, отсутствии должной реакции с их стороны). И тогда владельцы компании станут отвечать лично (за счет имущества).

Переходим от теории к практике. Перед нами рекомендованный экспертами алгоритм, следуя которому предприниматель (или группа таковых) может зарегистрировать общество с ограниченной ответственностью. Мы изучим то, какие документы для открытия ООО нужны и каковы нюансы взаимодействия с компетентными государственными органами в ходе придания бизнесу официальной формы.

Регистрация ООО: придумываем название

Первый шаг - придумать название фирмы. Согласно законам РФ, оно должно быть на русском языке (или передавать иностранное слово в транскрипции, например "Бьютифул Энтертейнмент Системс"). ООО может иметь два названия - полное и сокращенное. Если фирма регистрируется в одной из российских республик, то оба наименования могут звучать также и на национальном языке субъекта федерации.

В некоторых случаях в названии компании должен фигурировать род деятельности. В частности, это касается бизнесов, занимающихся некоторыми разновидностями финансовых операций (такими как, например, скупка драгметаллов, организация электронно-платежных сервисов). Эксперты не рекомендуют включать в название фирмы слова "Россия", "Москва", "Олимпийский".

Нужен адрес

Обязательный атрибут ООО - юридический адрес. При отсутствии офиса у фирмы вполне подойдет адрес регистрации по месту жительства одного из соучредителей. В перечень документов для открытия ООО, предназначенных для прописывания фирмы, входят:

гарантийное письмо от владельца недвижимости (квартиры, офиса) о том, что он готов к тому, что на объекте будет зарегистрирована фирма;
свидетельство о праве собственности (если фирма прописывается конкретно в квартире);
копия паспорта (обязательно со страницей, на которой есть штамп о регистрации).

Выбираем код деятельности

Следующий шаг - определиться с так называемым кодом деятельности. В России есть общефедеральный классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), в котором эти самые коды содержатся. Нужно выбрать код (один или несколько), наиболее соответствующий предполагаемому виду деятельности ООО. Записываем цифры, ему соответствующие.

Главные документы

Переходим к "бумажной" составляющей процесса регистрации фирмы. Какие документы нужны для открытия ООО в первую очередь?

К таковым относится, прежде всего, решение о том, что фирма учреждается. Если основателей ООО несколько, то понадобится также и коллегиальный протокол собрания. Какова структура документа, о котором идет речь? В нем необходимо отразить:

название ООО (как полное, так и сокращенное, написанное на языках национальных республик);
адрес;
сведения об уставе фирмы;
информация о руководителе (ФИО, срок полномочий).

В список документов для открытия ООО, как мы помним, также может входить и протокол собрания соучредителей. В нем должна содержаться информация о решении ряда вопросов. А именно:

об утверждении организационно-правовой формы бизнеса;
о наименовании ООО, об адресе фирмы;
о величине уставного капитала;
о долях во владении фирмой;
об уставе;
о руководителе компании.

Решение каждого вопроса должно быть на основе голосования. Факт единогласного принятия каких-либо формулировок подлежит внесению в текст протокола. Затем создается несколько копий этого документа: по одной каждому из соучредителей, для архива фирмы, а также экземпляр для регистрирующего ведомства.

Должен ли входить в пакет документов для открытия ООО договор об учреждении фирмы? Эксперты отмечают, что он необязателен с точки зрения корректной государственной регистрации компании. Данный договор нужен для самих сооснователей (в нем отражаются их взаимные договоренности касательно ведения бизнеса).

В свою очередь, в перечень документов для открытия ООО, относящихся к критически важным, входит устав. Многими экспертами он называется важнейшим в аспекте процедуры регистрации фирмы. Сведения, которые указываются в рамках типовой структуры устава:

название, адрес, срок деятельности фирмы;
сведения об учредителях;
цели создания фирмы, виды деятельности;
правовой статус компании;
информация о филиалах организации;
сведения об уставном капитале, о процедурах изменения его величины;
права и обязанности соучредителей;
процедура выхода участников ООО из бизнеса;
процедура перехода доли во владении фирмой к третьим лицам;
наследование долей в бизнесе;
распределение выручки;
структура управления фирмой;
информация об общем собрании учредителей;
сведения об исполнительных органах в структуре управления;
информация о ревизионных (аудиторских) функциях;
процедура ликвидации фирмы.

Заполняем заявление

Определившись с тем, какие документы нужны для открытия ООО, переходим к практическим шагам по регистрации фирмы. Необходимо заполнить заявление по форме Р11001. Это главный документ для регистрации ООО. Самое важное - не допустить ошибок в его заполнении. Есть требование: шрифт должен быть единообразным, однотипным (нельзя, чтобы одни буквы были напечатанными, а другие - написанными от руки). Также очень многие территориальные структуры ФНС просят, чтобы предприниматели заполняли форму Р11001 шрифтом Courier New в размере 18.

Как только вся необходимая информация будет внесена в заявление, его должны подписать все учредители ООО. Если они в этот момент присутствуют в офисе ФНС, то нотариальное заверение не требуется. Если они подписывают документ заочно, то соответствующая виза нужна.

У нотариуса

Если соучредителям все же приходится обращаться к нотариусу, то ему также понадобятся некоторые бумаги. В их число, как правило, входят уже имеющиеся документы, необходимые для открытия ООО, а именно решение об учреждении фирмы и ее устав. Также понадобятся паспорта сооснователей компании.

Налогообложение: преимущества УСН

После того как заявление подано в ФНС, можно определяться с системой налогообложения. Очень многие предприниматели предпочитают работать по УСН, то есть по упрощенной системе налогообложения. Она являет собой, по сути дела, отдельный налоговый режим. Привлекательность упрощенки очевидна: размер налога при работе с ней достаточно невелик - 6% с выручки или 15% с чистой прибыли. При этом налоги можно уменьшать на величину обязательных платежей в государственные фонды - ПФР и ФСС.

Когда переходить на УСН?

Переход на УСН эксперты рекомендуют осуществлять непосредственно в ходе регистрации фирмы. Заявление на упрощенку подается посредством передачи в ФНС формы типа 26.2-1 (лучше всего одновременно с остальными документами). Вместе с тем, если предприниматель забыл подать заявку на УСН (или решил подумать), у него есть 30 дней после регистрации фирмы для того, чтобы успеть сделать это.

Расчетный счет

Какие документы нужны для открытия ООО, регистрации фирмы и выбора оптимального режима налогообложения, мы выяснили. Следующий важнейший шаг - оформление банковского расчетного счета. Без него стартовать и вести бизнес, конечно, можно (закон не запрещает это), но достаточно тяжело с точки зрения отчетности и бумажной волокиты.

Какие нужны документы для открытия счета ООО в банке? Типовой их перечень таков:

свидетельство о регистрации фирмы из ФНС;
протокол собрания (или решение о создании фирмы);
приказ о назначении руководства фирмы, главбуха;
информация об учредителях;
копия устава (обязательно заверенная нотариусом);
письмо из Росстата (о том, что фирма на учете);
выписка с информацией из ЕГРЮЛ (желательно полученная не ранее месяца до даты обращения в банк);
документы из ПФР и ФСС.

Непосредственно в банке предприниматель заполняет документы в соответствии с внутренними требованиями кредитно-финансовой организации (такие как, например, бланк с образцами подписей, договор, различные заявления и т. д.). Также может понадобиться нотариально заверить некоторые банковские документы.

Уставный капитал

Согласно законам РФ, уставный капитал можно внести на счет фирмы после ее регистрации (но не позднее, чем через 4 месяца). Минимальный его объем - 10 тыс. рублей. Депонируется исключительно в денежном виде, дополнительный - можно имуществом. Желательно, чтобы конкретная цифра, отражающая величину уставного капитала, была кратной количеству соучредителей фирмы (делилась без округления). Если речь идет о пополнении баланса имуществом, то предварительно его нужно оценить посредством обращения к независимым экспертам, результат работы которых в виде специального акта учредители затем подписывают.

Открываем филиал

Мы изучили основные нюансы, характеризующие открытие ООО. Какие документы нужны, мы также теперь знаем. Но наш бизнес растет, расширяется. Вполне вероятно, что нам придется открывать другие офисы под своим брендом. Какие нужны документы для открытия филиала ООО? Вот их типовой перечень:

решение о создании нового подразделения фирмы (на основе общего собрания соучредителей организации);
обновленный устав ООО (в нем должны быть отражены сведения о новых территориальных структурах фирмы);
утвержденное на общем собрании положение о филиале;
доверенность на человека, который будет управлять подразделением.

Процесс внесения изменений в основные учредительные документы ООО осуществляется в ходе обязательного взаимодействия с органами ФНС по месту регистрации головного офиса фирмы. Поэтому осуществлять дополнительные регистрационные процедуры для компании-филиала не нужно. В случае если решено завести для представительства отдельный банковский счет, то по факту его получения необходимо уведомить об этом локальные подразделения ПФР и ФСС. Как отмечают эксперты, оформление обособленного аккаунта в кредитно-финансовом учреждении для филиалов необязательно. Подобного рода решения - прерогатива руководителей головной структуры фирмы.